NORRBOTTENS LÄNS LANDSTING inbjuder till anbudsgivning avseende HÖRAPPARATER för den norra sjukvårdsregionen

Transkript

1 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTING inbjuder till anbudsgivning avseende HÖRAPPARATER för den norra sjukvårdsregionen Beskrivning av upphandlingen en omfattar Hörapparater och är en regionupphandling för den norra sjukvårdsregionen. senheten i Norrbottens läns landsting har mottagit fullmakt att genomföra upphandlingen för Landstinget Västernorrland, Västerbottens läns Landsting och Jämtlands läns Landsting. Med hörapparater avses de produkter som hörselvården inom respektive Landsting har behov av. Upphandlande myndighet/verksamhet Norrbottens läns landsting Länsservice BODEN Beräknat värde av upphandlingen Det totala värdet för ingående produkter i denna upphandling under aktuell avtalsperiod inkl option beräknas uppgå till ca 11 MSEK/år baserat på 2010 års inköpsvolymer. Handläggare Upphandlare Niklas Ranneberg Tfn: Mobil: E-post: niklas.ranneberg@nll.se Avtalsperiod med option om förlängning maximalt ett (1) år + ett (1) år. Sista datum för mottagande av anbud sförfarande Öppet förfarande enligt kap 4, Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Referensnummer Hela eller delar av leveransen / uppdraget 2012 Hörapparater Anbud lämnas för hela eller delar av leveransen. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget är uppdelat i tre avsnitt: 1 Administrativa föreskrifter 2 Kravspecifikation 3 Mall för upphandlingskontrakt Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

2 I underlaget hänvisas till ett antal bilagor, som utgör en del av förfrågningsunderlaget. Vi emotser Ert anbud med intresse. Norrbottens läns landsting Niklas Ranneberg Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

3 Anbudsinbjudan 2012 Hörapparater Innehållsförteckning 1 Allmän Orientering ens omfattning Ramavtal och avropsförfarande Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Samverkansformer vid upphandling Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Ramavtal Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Elektroniska anbud Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivarens tekniska kapacitet Anbudsgivarens kvalitetsarbete Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Prövning och utvärdering av anbud...6 Utvärdering av anbud - utvärderingskriterier Bedömning av handhavande för offererade produkter... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3 Kommersiella villkor Kontaktpersoner Anbudspriser Mall för ramavtal Leveranstid Prisjustering Bilagor Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

4 (1) 1 Allmän Orientering Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande. 1.1 ens omfattning Denna upphandling omfattar hörapparater till: Landstinget Västernorrland Västerbottens läns Landsting Jämtlands läns Landsting Norrbottens läns Landsting, upphandlande myndighet, nedan kallad Landstinget. Med hörapparater avses de produkter som hörselvården inom respektive Landsting har behov av. en ska resultera i att ovannämnda huvudmän tecknar avtal med den/de leverantörer som landstingen, i upphandlingens slutfas, gemensamt beslutat tilldela upphandlingskontrakt. Sjukvårdshuvudmännen har i vissa fall slutit avtal med kommuner inom sitt verksamhetsområde. Där sådant finns skall kommuner efter samråd med sjukvårdshuvudmannen kunna avropa från ingångna avtal. På grund av eventuella organisations- metod- och strukturförändringar kan inte landstinget förbinda sig att avropa angivna volymer, utan antagen leverantör/er är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de redovisade volymerna. Möjlighet skall finnas att under avtalsperioden prova nya eller alternativa produkter. 1.2 Ramavtal och avropsförfarande Landstinget kommer att teckna ramavtal med maximalt sju (7) leverantörer per produktområde. Inom respektive produktområde kommer leverantörerna att rangordnas utifrån det ekonimiskt mest fördelaktiga anbudet. Det innebär att den leverantör som erhåller lägst jämförelsetal rangordnas som nummer ett (1) och så vidare. Landstinget kan frångå rangordningen och istället tillämpa annan fördelningsnyckel. Annan fördelningsnyckel kommer att tillämpas om den medicinska professionen bedömer att grund för avsteg från rangordningen finns med hänsyn taget till den enskilda patientens behov. Produktområde : 1) Hörapparater TYP 1 2) Hörapparater TYP 2 3) Hörapparater TYP 3

5 (2) 1.3 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Norrbottens läns landsting,, Luleå Organisationsnummer: Upplysningar under anbudstiden Ansvarig handläggare är: Niklas Ranneberg, upphandlare, Norrbottens läns landsting. Eventuella frågor sker skriftligen eller genom e-post till ansvarig handläggare enligt ovan på nedanstående adress: Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Tfn: Mobil: Växel: Fax: E-post Niklas.ranneberg@nll.se 1.5 Samverkansformer vid upphandling Överenskommelse om samverkansformer mellan medicintekniska företag och medarbetare i den offentliga hälso- och sjukvården gäller för all samverkan vid upphandling av medicinteknisk utrustning. Denna överenskommelse omfattar alla medarbetare inom den offentliga hälso- och sjukvården samt företag, som marknadsför medicintekniska produkter, diagnostika och tjänster som hör till det medicintekniska området. 1.6 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Med skriftlig begäran menas att frågan även kan skickas till ansvarig upphandlare i ett e- postmeddelande. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras till webb-sida för aktuell upphandling på adress Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Norrbottens läns landstings hemsida kommer erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte

6 (3) beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som har erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.7 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Följ länkarna nedan för information om landstingens miljörabete: Norrbottens läns landsting: Landstinget Västernorrland: aspx Västerbottens läns landsting: Jämtlands läns landsting: linjer.4.287d1bcd11ac4d2b1c html 1.8 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. 1.9 Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas Underrättelse om beslut Information om vilken anbudsgivare som genom beslut tilldelats ramavtal kommer att lämnas till alla anbudssökande och anbudsgivare för den aktuella upphandlingen.

7 (4) Från det att information om beslutet lämnats löper en tidsfrist om minst 10 dagar innan ramavtal kan tecknas Ramavtal Efter underrättelse om beslut och aktuell tidsfrist löpt ut kommer ramavtal att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att domstol inte innan ramavtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. Detta ramavtal utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att ramavtalet skall vara bindande är att detta ramavtal undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat ramavtalet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2.2 Elektroniska anbud Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Avantra upphandling. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Denna sida presenteras även genom webb-adressen och länken E-anbud för specifik upphandling. Denna webb-sida beskriver förfarandet för att kunna avlämna ett elektroniskt anbud. Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur går inte att ta emot). Storleken på varje enskild fil som skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har sparats och mottagits av systemet Avantra upphandling. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Avantra upphandling sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering går inte att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker i öppningsförfarandet.

8 (5) I Avantra upphandling loggas e-postadress och datum samt tidpunkt för anbudslämnande. 2.3 Anbudets form, innehåll samt avlämnande För att effektivisera hanteringen av Ert anbud vill vi att Ni lämnar anbud i digital form (e-anbud). Se beskrivning i föregående punkt. Om anbud inte kan lämnas i digital form (e-anbud), vänligen kontakta ansvarig upphandlare. Se punkt 1.3 ovan. Anbud och funktionsbeskrivningar av offererad utrustning presenterad i prisbilaga eller motsvarande skall vara avfattad på svenska. Broschyrmaterial och övriga bilagor till anbudet kan tillåtas vara författade på engelska. De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, skall sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att genomläsning av inskickat E-anbud ska kunna ske. Anbudssvarets dokument ska vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt, txt, jpg, tif, mm. Observera att filformatet.zip inte tillåts. Detta på grund av att vid anbudsöppningen registreras.zip-filen och inte de i.zip-filen enskilda filerna. Observera de ifyllda bilagor som skall medfölja anbudssvaret; Bilaga 1 (Kravspecifikation) Bilaga 2 (Prisbilaga) Bilaga 3 (Svarsbilaga) 2.4 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.

9 (6) För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens ekonomiska ställning Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet Anbudsgivarens tekniska kapacitet Anbudsgivaren skall ha goda kunskaper i offererat produktsortiment och tillbehör samt en väl utbyggd organisation för lagerhållning, leverans, support och utbildning. Som bevis skall anbudet innehålla en översiktlig beskrivning om anbudsgivaren som innehåller placeringsort, produktkompetens och teknisk support inom landet, ledningsorganisation, inriktning och affärsidé samt hur länge anbudsgivaren arbetat inom produktområdet Anbudsgivarens kvalitetsarbete Anbudsgivaren skall bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Som bevis på att kravet uppfylls skall anbudsgivaren bifoga handlingar som styrker detta arbete. 2.5 Helt eller delat anbud Anbud lämnas för hela eller delar av förfrågan. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta lämnade anbud i sin helhet eller i delar. Anbud skall avges per produktområde. 2.6 Anbudstidens utgång Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande t o m Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.8 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg:

10 (7) 1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt kap 11, 7 och 11, LOU 2 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav. 3 Utvärdering av anbud I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg 1) som de obligatoriska kraven (steg 2) Utvärdering av anbud - utvärderingskriterier Utvärdering av anbud utvärderingskriterier (steg 3) Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 2.8.ovan kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till kriterierna Pris och Kvalitativa kriterier. Utifrån för upphandlingen uppskattade marknadsvärde samt viktningen 60% Pris och 40% Kvalitet, är en påslagsfaktor framräknad per produktgrupp enligt ett belopp angivet nedan. Kriterium Pris: Med pris avses TOTAL SUMMA för i respektive bilaga redovisade produktgrupper. Kvalitativa kriterier: Detta kriterie innebär uppfyllelse av bör-krav i Generella- och Produktspecifika kravspecifikationen. Kvalitetspoäng = Poäng Generella + Poäng Produktspecifika Utvärderingsmodell Utvärderingsmodellen innebär att en bedömning görs av kvalitativa kriterier, där ett anbudspris (TOTAL SUMMA per produktgrupp enligt prisbilaga) får ett absolut påslag beroende på hur mycket anbudsgivarens redovisade kvalitativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitets poäng. Modellen bygger på att ett jämförelsetal räknas fram enligt följande modell: Utvärdering kommer att ske för varje produktgrupp var för sig: Jämförelsetal = offererat totalpris + absolut påslag Absolut påslag = ((max kvalitetspoäng erhållen kvalitets poäng) / max kvalitetspoäng)) x påslagsfaktor Påslagsfaktorn är i denna upphandling framräknad till: 1) Hörapparater TYP ) Hörapparater TYP ) Hörapparater TYP

11 (8) OBS: Anbudet med lägsta jämförelsetal kommer att rangordnas som nummer ett (1). 3 Kommersiella villkor 3.1 Kontaktpersoner Anbudsgivaren ska lämna uppgift om kontaktperson/kontakpersoner i bifogat svarsformulär. 3.2 Anbudspriser Priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkludera eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. I samtliga priser skall ingå eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185). Priser skall anges i den enhet, som redovisas i prisbilagan. Till anbudet skall nettoprislista på övriga produkter och tillbehör bifogas. Av prislista skall det framgå hur många procent (%) rabatt som utgår. Prislistan kommer ej att utvärderas. 3.3 Mall för ramavtal Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad Mall för ramavtal i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i Mall för ramavtal, kommer inte att beaktas. 3.4 Leveranstid Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden. Leveranstider i enlighet med kraven den generella kravspecifikationen 3.5 Prisjustering Pris skall vara fast under 12 månader från avtalsperiodens början. Eventuell prisjustering regleras därefter enligt punkt 11 i Mall för upphandlingskontrakt.. 4 Bilagor Bilaga 1 (Kravspecifikation) Bilaga 2 (Prisbilaga) Bilaga 3 (Svarsformulär)