Förfrågningsunderlag Upphandling Ramavtal 2013 Borr- och sågutrustning NLL

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Ramavtal 2013 Borr- och sågutrustning NLL Härmed inbjuds Ni att inkomma med anbud gällande ramavtal på borr- och sågutrustning för leverans till Norrbottens läns landsting. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget utgörs av följande delar: 1. Anbudsinbjudan 2. Kravspecifikation 3. Prismall 4. Svarsblankett 5. Mall för ramavtal Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara angiven adress tillhanda senast Vi emotser Ert anbud med intresse. Norrbottens läns landsting Oskar Stenberg Upphandlare, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

2 Innehållsförteckning Anbudsinbjudan ramavtal 2013 Borr- och sågutrustning NLL 1 Allmän Orientering ens omfattning Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Ramavtal Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Obligatoriska krav (skall-krav) Elektroniska anbud Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Provuppställning Kommersiella villkor Kontaktpersoner Anbudspriser Mall för ramavtal Leveranstid Garantitid Valutajustering Bilagor... 8, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

3 (9) 1 Allmän Orientering Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande. 1.1 ens omfattning Denna upphandling avser ramavtal på borr- och sågutrustning till Norrbottens läns landsting. Ramavtalet sträcker sig över två år med option om förlängning ytterligare ett (1) + ett (1) år. Avtalsvärdet under hela avtalsperioden beräknas vara ca 3 mkr. Successiva avrop av utrustning och förbrukningsmateriel kommer att ske från en eller flera leverantörer enligt beskrivning i Kravspecifikation och Mall för ramavtal. en avser fabriksny utrustning. 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Norrbottens läns landsting,, Luleå Organisationsnummer: Upplysningar under anbudstiden Ansvarig handläggare är: Upphandlare Oskar Stenberg, Norrbottens läns landsting. Eventuella frågor sker genom e-post till ansvarig handläggare på nedanstående adress: Adress: Norrbottens läns landsting Övriga kontaktvägar: Tfn: Mobil: Växel: Fax: E-post oskar.stenberg@nll.se 1.4 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 dagar före anbudstidens utgång. Med skriftlig begäran menas att frågan även kan skickas till ansvarig upphandlare i ett e-postmeddelande. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 dagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras till webb-sida för aktuell upphandling på adress

4 (9) Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Norrbottens läns landstings hemsida kommer att erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.5 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Norrbottens läns landsting har antagit en miljöpolicy som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. 1.6 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Begäran bifogas som separat dokument i anbudet och namnges så att det för upphandlande myndighet tydligt framgår dokumentets innehåll. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. 1.7 Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.8 Underrättelse om beslut Information om vilka anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella uppdraget kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att publiceras på Ett meddelande om när underrättelsen om tilldelningsbeslutet finns att hämta kommer att mailas till samtliga anbudsgivare. Från det att underrättelse om beslutet publicerats samt ett mail har skickats om att underrättelsen är publicerad inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller. 1.9 Ramavtal Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer upphandlingskontrakt att tecknas med antagen leverantör/leverantörer, under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr råder, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare

5 (9) inte får avslutas. Varukontraktet utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antagna anbud. Förutsättningen för att kontraktet skall vara bindande är att varukontraktet undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppet förfarande (anbudstid minst 40 dag) enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2.2 Obligatoriska krav (skall-krav) Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skallkrav). Dessa är markerade med fetstil skall. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Upphandlande myndighet äger rätt att begära in förtydligande från anbudsgivaren om det finns omständigheter som gör att lämnat svar kan ifrågasättas. 2.3 Elektroniska anbud Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto - Avantra. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Det är också möjligt att nå inloggning mot aktuell upphandling genom webbadressen Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur kan inte tas emot). Storleken på varje enskild fil som kan skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudsgivare när dennes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Amesto - Avantra sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud. 2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande Ert anbud skall lämnas in i digital form (E-anbud).

6 (9) E-anbud och funktionsbeskrivningar av offererad produkt/vara/tjänst presenterad i prisbilaga eller motsvarande skall vara avfattad på svenska. De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Dokumentfilerna skall namnges så att innehållet tydligt framgår. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, skall sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. I bilaga Lathund för inlämnande av E-anbud - ATC beskrivs uppladdning av anbudsdokument samt inlämning av anbudet. E-anbudets dokument ska vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, jpeg, gif, tif och dwg. Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud. Observera de ifyllda bilagor som skall medfölja anbudssvaret; Svarsblankett 2013 Borr- och sågutrustning NLL Prismall 2013 Borr- och sågutrustning NLL Kravspecifikation 2013 Borr- och sågutrustning NLL 2.5 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens ekonomiska ställning Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning.

7 (9) Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut skall på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning. 2.6 Helt eller delat anbud en är indelad i två kategorier, utrustning för traumakirurgi och utrustning för proteskirurgi. Anbud kan lämnas på en eller flera delar. Anbudsgivare måste offerera samtliga poster i den/de kategorier som den har för avsikt att lämna anbud på. Saknas någon post kommer den kategorin av anbudet att förkastas. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta lämnade anbud i sin helhet eller i delar. Ramavtal kommer att träffas med en (1) anbudsgivare för varje kategori. En och samma anbudsgivare kan komma att antas för båda kategorierna. 2.7 Anbudstidens utgång Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande i 6 månader från anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.9 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg: 1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt 10 kap 1 och 2 LOU 2 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav. 3 Utvärdering av anbud. I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg1) som de obligatoriska kraven (steg2) Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 1 och 2 ovan kommer de anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till kriterierna pris och kvalitet. Kriterium Pris (LCC) (40%) Pris skall lämnas enligt avsnitt 3.2.

8 (9) Landstinget kommer för offererad utrustning på trauma respektive protes att genomföra två separata beräkningar av mellan anbuden jämförbart pris enligt angivna priser i bilagan Prismall 2013 borr- och sågutrustning NLL under flikarna Trauma respektive Protes. LCC kalkyler över 7 år kommer upprättas där hänsyn kommer att tas till antalet garantiår. Som ett exempel: För en offererad utrustning som har 1 års garanti kommer kostanden för sex års fullserviceavtal att läggas in i kalkylen. Se bilaga LCC exempel 2013 borr och sågutrustning NLL för exempel. LCC kalkylerna baseras på kostnaden för nedan angivna poster och antal Inköp av utrustning Trauma/Protes Oscillerande såg (handtag exkl batteri) 1 Reciprocerande såg (handtag exkl batteri) 1 Reamer (handtag exkl batteri) 1 Chuck med nyckel 1 AO-fattning, Stor 1 Pindriver, Justerbar 1 Hudsonfattning 1 Modifierad trinkleadaptor 1 Batteriladdare 1 Batteri komplett 3 Fullserviceavtal, pris/utrustning/år 3 För det fall anbudslämare offererar handtag som kan modifieras för att användas till flera ändamål, tex oscillerande sågning och reciprocerande sågning, så kommer anbudspriset räknas på handtag inkl avsett fäste. Detta för att alla anbud ska jämföras på likvärdiga grunder. Kriterium Kvalitet (60%) Utgörs av provning av offererad utrustning enligt det som angivits under punkt Utifrån för upphandlingen uppskattat marknadsvärde (LCC) på poster angivna i prismallen och viktningen 40% pris och 60% kvalitativa kriterier är påslagsfaktorn för kategorierna trauma respektive protes framräknad till: Trauma: kr Protes: kr Utvärderingsmetoden att prissätta kvalitet innebär att man tilldelar anbudsgivaren ett absolut påslag på anbudspriset utifrån hur mycket lägre kvalitetspoäng anbudsgivaren tilldelas i förhållande till max kvalitetspoäng. Jämförelsetal = offererat pris + absolut påslag. Absolut påslag = ((max kvalitetspoäng erhållen kvalitets poäng) / max kvalitetspoäng) x påslagsfaktor.

9 (9) Det anbud som efter beräkning erhåller det lägsta jämförelsetalet kommer att betraktas som det ekonomiskt mest fördelaktiga och därmed väljas i enlighet med reglerna i LOU (Lag om offentlig upphandling). Om två anbud får samma jämförelsetal förbehåller sig Köparen rätten att teckna varukontrakt med den anbudsgivare som fått högst poäng på kriterium kvalitet Provuppställning Offererad utrustning kommer under december januari 2014 att testas i drift vid Piteå älvdals sjukhus och Sunderby sjukhus. Offererad utrustning kommer att testas ca 1-2 veckor på respektive ort. Piteå kommer att testa utrustning avsedd för proteskirurgi och Sunderbyn kommer testa utrustning avsedd för traumakirurgi. Anbudsgivaren väljer själv vilken utrustning som skall offereras i respektive kategori. Flera utrustningar kan offereras i respektive kategori, exempelvis kan flera olika borrhandtag offereras inom kategorin protes men då äger upphandlande myndighet rätten att själva välja ut modeller för testning och utvärdering. Testpersonerna kommer använda utrustningen vid operationer och efter testperioden få betygssätta utrustningen enligt vad som beskrivs i fliken Utvärdering i Kravspecifikation 2013 Borr & såg NLL. Testmallen är densamma för protes och trauma men utrustningen bedöms utifrån det tilltänkta användningsområdet. Ett medelvärde av testpersonernas betyg på respektive utrustning kommer att räknas fram och utgöra den slutgiltiga poängen för respektive utrustning/kategori. Innan provningen av utrustningen påbörjas skall respektive ort kunna erhålla en genomgång av offererad utrustning av reperesentant från anbudsgivaren. Tid och plats bestäms i samråd mellan anbudsgivaren och NLL. Norrbottens läns landsting skall på begäran ges möjlighet att prova offererade produkter inklusive förbrukningsmaterial och tillbehör. För att effektivisera utvärderingen skall minst 1 borrutrustning, 1 sågutrustning (reciprocerande) samt 1 sågutrustning (oscillerande) per kategori kunna lånas ut. Offererar anbudslämnaren samma utrustning för Trauma resp Protes behöver bara en uppsättning lånas ut (dvs en borr och två olika sågar). Anbudsgivare skall stå för samtliga kostnader i samband med provning samt anbudsgivarens eventuella kostnader för resor, logi, uppehälle och traktamente. Anbudsgivaren ansvarar för att förse respektive verksamhet med erforderlig mängd förbrukningsmateriel. Det förbrukningsmateriel som ej använts efter testperiodens slut returneras tillsammans med låneutrustningen. Efter avslutat test äger anbudsgivaren rätt att enlig gällande prislista debitera upphandlande myndighet för det förbrukningsmateriel som använts under testperioden. 3 Kommersiella villkor 3.1 Kontaktpersoner Anbudsgivaren ska lämna uppgift om kontaktperson/kontaktpersoner i anbudet/i bifogat formulär.

10 (9) 3.2 Anbudspriser Priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkludera eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. I samtliga priser skall ingå eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185). Anbudspriser lämnas i anbudsformulärets prisbilaga, se bilaga Prismall 2013 Borroch sågutrustning NLL. Övriga tillbehör och kringutrustningar (utöver det som ingår i anbudspriset), prissätts i fliken Övriga optioner alt. hänvisas till prislista med uppgift om rabatt (%). Förbrukningsmateriel (sågblad etc.) prissätts i fliken övriga optioner alt hänvisas till prislista med uppgift om rabatt (%). Förbrukningsmateriel kommer ej att ingå som en del av utvärderingen. Landstinget äger dock rätt att teckna avtal på förbrukningsmateriel med antagen leverantör/leverantörer. Landstinget äger rätt att avvika från avtalet och köpa förbrukningsmateriel från annan leverantör när så anses befogat. Anbudsgivare föreslår och prissätter modeller på utrustningar med hänsyn taget till de tilltänkta användningsområdena, förfrågningsunderlagets kravspecifikationer samt utvärderingskriterierna. 3.3 Mall för ramavtal Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad mall för ramavtal i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i mallarna för ramavtal kommer inte att beaktas. 3.4 Leveranstid Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden. Ange i anbudet kortast möjliga leveranstid för respektive utrustning i arbetsdagar. 3.5 Garantitid Garantitiden på utrustning skall vara minst ett år efter att utrustningen godkänts och övertagits alternativt tagits i kliniskt bruk. Av anbudet skall framgå att kraven är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i punkt 6 i bifogad Svarsblankett för utrustning. I övrigt enligt ALOS 05 punkt och/eller MONTAGE 85 punkt Valutajustering I samband med att ramavtal tecknas med antagen leverantör/leverantörer skall valutakursen fastställas, så att ett fast pris gäller för leveranser från och med denna tidpunkt. Eventuell valutajustering därefter sker enligt Mall för ramavtal. Om anbudet innehåller valutajustering skall detta anges i svarsblanketten under punkt 7 Valutajustering 4 Bilagor

11 (9) Kravspecifikation 2013 Borr- och sågutrustning NLL Prismall 2013 Borr- och sågutrustning NLL Svarsblankett 2013 Borr- och sågutrustning NLL Mall för ramavtal 2013 Borr- och sågutrustning NLL Prisjusteringsklausul ALOS 05 och/eller MONTAGE 85 (bifogas inte) BMU 93 (bifogas inte) LABU 12 (bifogas inte) Lathund för inlämnande av E-anbud -ATC