1 Administrativa föreskrifter. Upphandling 2012 Strategisk Reklambyrå. Upphandling dnr Ansvarig: Theresa Hägglund

Transkript

1 1 Administrativa föreskrifter Upphandling 2012 Strategisk Reklambyrå Upphandling dnr Ansvarig: Theresa Hägglund

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄN ORIENTERING UPPHANDLINGSFÖRFARANDE UPPHANDLANDE MYNDIGHET UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG SEKRETESS FÖRETAG UNDER BILDANDE UNDERRÄTTELSE OM BESLUT AVBRYTANDE AV UPPHANDLING ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD LANDSTINGETS MILJÖARBETE 5 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL OBLIGATORISKA KRAV ELEKTRONISKA ANBUD ANBUDETS FORM, INNEHÅLL SAMT AVLÄMNANDE 7 3 PRÖVNING AV ANBUD UTESLUTNING AV LEVERANTÖR KVALIFICERING AV LEVERANTÖR KVALIFICERING AV OBLIGATORISKA KRAV UTVÄRDERING AV ANBUD KRITERIET PRIS KRITERIET KVALITET 8 A. Utbildning och erfarenhet 8 B. Arbetsprov och referensuppdrag 9 C. Referenser 10 D. Fiktivt case 11 E. Muntlig presentation av fiktivt case MUNTLIG PRESENTATION AV ANBUD 13 4 BILAGOR 13

3 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut som huvudregel inte får föregås av förhandlingar. Beakta därför ert pris och övriga villkor som de slutgiltiga. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är: Norrbottens Läns Landsting, Organisationsnummer: För information om Norrbottens Läns Landsting, se hemsida: UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN Ansvarig handläggare är: Theresa Hägglund, Upphandlare, Norrbottens läns landsting Eventuella frågor sker via e post till ansvarig handläggare enligt ovan på nedanstående adress: Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Tfn: Mobil: Växel: Fax: E-post Theresa.hagglund@nll.se 1.4 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering ska vara upphandlande myndighet tillhanda tio (10) kalenderdagar före anbudstidens utgång. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget sex (6) kalenderdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Begäran om förtydligande/komplettering senare än tio dagar innan sista anbudsdag kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras på Norrbottens läns landstings hemsida. Leverantör som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den

4 upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Leverantör kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.5 SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Leverantör som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba Leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som Leverantör vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är Landstinget som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. 1.6 FÖRETAG UNDER BILDANDE Anbud kan lämnas av företag under bildande. Leverantör ska beskriva hur företagsbildningen är planerad t ex företagsform, aktiekapital för aktiebolag, styrelse och ledning på personnivå, tidigare engagemang, förväntat antal anställda och ägare. Av anbudet ska framgå dels nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget ska kunna etableras, dels vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet. Bolaget ska vara bildat före avtalets ikraftträdande. 1.7 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Underrättelse om vilken Leverantör som tilldelats den aktuella tjänsten, kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Detta genom att landstinget publicerar underrättelse om tilldelningsbeslut på samt meddelar alla anbudsgivare om när underrättelsen finns tillgänglig. Från det att underrättelse om tilldelningsbeslutet publicerats enligt ovan samt ett meddelande om publiceringen skickats till alla anbudsgivare inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller. Upphandlingskontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud.

5 Förutsättningen för att avtalen ska vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat avtalen. 1.8 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga Leverantörer att underrättas varvid skäl kommer att anges. 1.9 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud LANDSTINGETS MILJÖARBETE Norrbottens läns landsting har antagit ett miljöpolitiskt program som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. Den kan förändras under avtalstiden. I detta följer att bedriva ett miljöanpassat upphandlingsarbete, där landstinget följer miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier (Miljöstyrningsrådets miljökrav, I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande fall de miljökrav som ställs på leverantören och efterfrågade tjänster. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska. Anbud ska vara inkommet senast Efterfrågade uppgifter ska besvaras direkt i förfrågningsunderlagets dokument och utgöra en del av anbudet. Anbudsgivaren ska besvara ska-kravens uppfyllnad genom att kryssa i rutan för Ja/nej samt i fall där det specifik krävs inkomma med mer detaljerad redogörelse. Vi förutsätter att samtliga numrerade punkter besvaras punkt för punkt. Om hänvisning till annat dokument görs är det viktigt att det tydligt framgår under vilken punkt eller rubrik i detta dokument informationen finns. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas.

6 i förfrågningsunderlaget finns rutor som kryssas i för att markera svars- alternativ. Fältet Anmärkning/kommentar används för svar och kommentarer. Utrymmet är inte begränsat utan expanderar normalt efter utrymmesbehov. Räcker inte textfältet till, kan redovisning ske i separat bilaga med hänvisning till bilage- och sidnummer. Observera att nedanstående ruta obligatoriska krav enligt ovan uppfylls är endast ett exempel och behöver således inte besvaras. Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls. Ja Nej Anmärkning/kommentar: 2.2 OBLIGATORISKA KRAV Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska. Skakrav som är markerade med fet stil måste vara uppfyllda redan när anbudet inges och detta ska således tydligt framgå av anbudet. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på Leverantör och anbudet som på efterfrågad tjänst. 2.3 ELEKTRONISKA ANBUD Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd ATC. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt Lagen om offentlig upphandling(2007:1091), 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Denna sida presenteras även genom webb-adressen och länken E-anbud för specifik upphandling. Denna webb-sida beskriver förfarandet för att kunna avlämna ett elektroniskt anbud. Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur går inte att ta emot). Storleken på varje enskild fil som skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har sparats och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I ATC sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering går inte att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker i öppningsförfarandet. I ATC upphandling loggas e-postadress och datum samt tidpunkt för anbudslämnande.

7 2.4 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL SAMT AVLÄMNANDE Ert anbud ska inlämnas i digital form (E-anbud). De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud ska följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. Anbudssvarets dokument ska vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt, txt, jpg, tif, mm. Observera att filformatet.zip inte tillåts. Detta på grund av att vid anbudsöppningen registreras.zip-filen och inte de i.zip-filen enskilda filerna. 3 PRÖVNING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden enligt nedan. 3.1 UTESLUTNING AV LEVERANTÖR Leverantör kommer att uteslutas om någon av punkterna enligt 10 kap. 1 LOU föreligger. 3.2 KVALIFICERING AV LEVERANTÖR Leverantör prövas mot de kvalificeringskrav som ställs enligt T2 Krav på Leverantör. 3.3 KVALIFICERING AV OBLIGATORISKA KRAV Kvalificerad Leverantör prövas avseende obligatoriska krav som ställs på efterfrågad tjänst, benämnda ska. 3.4 UTVÄRDERING AV ANBUD Under förutsättning av att inkomna anbud uppfyller kraven enligt ovan, kommer det anbud att antas som är det för Norrbottens Läns Landsting, ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till pris och kvalitet. Utvärderingsmodellen innebär att en bedömning görs av kvalitativa kriterier, där ett anbudspris får ett absolut påslag beroende på hur mycket företagets redovisade kvalitativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitetspoäng.

8 Utifrån, för upphandlingen uppskattat marknadsvärde, viktningen 50 % Pris och 50 % Kvalitet, är totala påslagsfaktorn framräknat till 898kr. Utvärdering Den anbudsgivare som har lägst jämförelsetal kommer att antas. Jämförelsetal = offererat pris + totalt prispåslag Om två anbud är likvärdiga antas det anbud som har lägst offererat pris. Ett poäng som inte uppfylls innebär ett påslag på som läggs på av leverantören lämnat anbudspris. Storleken på påslaget finns angiven nedan i direkt anslutning till respektive poäng Kriteriet Pris Priset som kommer att utvärderas är det av anbudsgivaren lämnade priset per timme (kr/h) i T2 Krav på leverantör rub 3.1 Anbudspriser. Landstinget kommer att addera en timme av priset för kompetensområde ett samt en timme för kompetensområden två (enligt T2 Krav på leverantör rub. 3.1 Anbudspriser) och dela detta pris på två för att få fram ett jämförligt timpris Kriteriet Kvalitet Kriteriet kvalitet består av fem (5) olika underkriterier: A. Utbildning och erfarenhet B. Arbetsprov och referensuppdrag C. Referenser D. Fiktivt case E. Muntlig presentation av fiktiv case Dessa kriterier kommer att utvärderas separat enligt nedan. A. Utbildning och erfarenhet Anbudsgivarens personal bör ha: - Lägst gymnasial/ 1-årig folkhögskoleutbildning inom respektive område 1 poäng motsvarande 92,50 kr i påslag - 2-årig folkhögskoleutbildning inom respektive område 3 poäng motsvarande 40kr i påslag - Examen från högskola/universitet eller motsvarande inom respektive område

9 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag Anbudsgivaren bör ha erfarenhet av att utföra tjänster med inriktning mot; rekrytering års erfarenhet 1 poäng motsvarande kr i påslag - Mer än 4 års erfarenhet 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag hälso- och sjukvård års erfarenhet 1 poäng motsvarande 27,75 kr i påslag - Mer än 4 års erfarenhet 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag kultur års erfarenhet 1 poäng motsvarande 27,75 kr i påslag - Mer än 4 års erfarenhet 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag utbildning års erfarenhet 1 poäng motsvarande 27,75 kr i påslag - Mer än 4 års erfarenhet 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag regional utveckling (områdena klimat, miljö, energi, infrastruktur, platsmarknadsföring och kreativa näringar) års erfarenhet 1 poäng motsvarande 27,75 kr i påslag - Mer än 4 års erfarenhet 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag B. Arbetsprov och referensuppdrag Bedömning på inskickade arbetsprov och referensuppdrag enligt T3 Kravspecifiaktion rub Arbetsprov och referensuppdrag kommer att ske både utefter hur väl referensen upplever att samarbetet har fungerat samt att landstinget kommer att bedöma arbetsprovens kvalitet. De inskickade arbetsproverna (en broschyr, en affisch, en valfri produkt) kommer att bedömas av en jury sammansatt av representanter från landstinget. Alla arbetsprover kommer att avidentifieras och bedömningen från juryn kommer att ske utan att juryn har kunskap om vilket bolag som har gjort materialet. De olika arbetsproverna kommer att bedömas separat enligt följande underkriterie: en broschyr o Helhetsintryck o Textkvalitet

10 o Bildkvalitet o Grafisk formgivning (färgval och layout) en affisch o Helhetsintryck o Textkvalitet o Bildkvalitet o Grafisk formgivning (färgval och layout) en valfri produkt o Helhetsintryck o Kreativitet Bedömningen kommer att ske separat inom vardera underkriterie enligt följande skala: 0 poäng, icke godkänd nivå Motsvarande 15 kronor i påslag 1 poäng, godkänd nivå Motsvarande 10 kronor i påslag 3 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas Motsvarande 5kronor i påslag 5 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas Motsvarande 0 kr i påslag De arbetsprov som skickas in ska ha använts av uppdragsgivaren. Arbetsproverna ska vara gjorda av personal som fortfarande är i tjänst hos anbudsgivaren och som kommer att ingå i teamet som kommer att arbeta med landstingets beställningar/avrop. C. Referenser För att kunna utvärdera kvalitén hos genomförda uppdrag så kommer de uppgivna referenserna att kontaktas och bli ombedd att svara på ett antal frågor. Referenserna ska poängsätta samarbetet med anbudsgivaren utifrån följande frågor: Utfördes uppdraget enligt avtalad tidsplan? Arbetade anbudsgivaren självständigt såsom drivande part och kunde på ett professionellt sätt komma med idéer och förslag som sedan genomfördes? Fungerade återkopplingen till beställare under uppdraget? Hölls budgeten för uppdraget? Uppnåddes önskad effekt med uppdraget? Skapades något mervärde? Bedömningen kommer att ske inom vardera delkriterie enligt följande skala: 0 poäng, icke godkänd nivå Motsvarande 13,50 kronor i påslag 1 poäng, godkänd nivå Motsvarande 9 kronor i påslag 3 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas Motsvarande 4,50 kronor i påslag 5 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas Motsvarande 0 kronor i påslag

11 D. Fiktivt case Som en del i utvärderingen ska anbudsgivaren planera en kampanj för division Primärvård vid Norrbottens läns landsting. Kampanjen ska pågå under 6 månader och ha en budget på maximalt kr. En enklare budget med tidsschema, aktiviteter och kostnader ska bifogas. Kampanjen ska beskrivas på max 2 A4-sidor. I beskrivningen ska det tydligt framgå strategi, budskap, val av målgrupp och val av kanaler. Anbudsgivaren ska även motivera valet av dessa. I beskrivningen ska det även ingå enklare skisser på de material som anbudsgivaren anser är lämpliga för att fullgära denna kampanj. Grundförutsättningar och underlag för det fiktiva caset Marknadsför division Primärvårdens vårdcentraler Den 1 januari 2010 infördes valfrihetssystem inom Norrbottens läns landsting ( Vårdval Norrbotten ) i enlighet med lagen om valfrihetssystem (LOV; 2008:962). I korthet innebär detta att alla norrbottningar har rätt att fritt välja vilken vårdcentral de vill lista sig hos. Det innebär att de vårdcentraler som drivs av division Primärvård i Norrbottens läns landsting behöver marknadsföra sig så att norrbottningarna väljer att lista sig hos just dessa vårdcentraler. Det finns 38 vårdcentraler i Norrbotten. 32 av dessa är i landstingets regi, övriga ägs av privata vårdgivare. Om division Primärvård Division Primärvård har drygt anställda och bedriver verksamhet vid 32 vårdcentraler spridda över hela Norrbotten. Utbudet av verksamheter på vårdcentralerna varierar beroende på kommun, men samtliga vårdcentraler erbjuder distriktsvård, läkar- och sköterskemottagning, mödra- och barnhälsovård samt arbetsterapi och sjukgymnastik. På vårdcentraler med längre avstånd till sjukhus finns även jourverksamhet, akutverksamhet, ambulansverksamhet och vårdplatser. På orter som tar emot flyktingar finns flyktingmedicinska enheter inom ramen för primärvården. Förutom vårdcentralerna omfattas landstingets primärvård av: - tre jourcentraler i Boden, Luleå och Piteå med kvälls- och helgöppet. - fyra LSS råd- och stödteam. LSS betyder lag om Stöd och Service till vissa funktionshindrade, och ger rätt särskild hjälp. - hjälpmedelskonsulenter, som ger information och stöd i hjälpmedelsfrågor. Vårdcentralen är vanligtvis den första kontakten med hälso- och sjukvården. Verksamheten bygger på att vara närområdets hjärta - en av samhällets viktiga funktioner. Primärvården ska ge ett bemötande byggt på respekt, helhetssyn och professionellt kunnande. Det är en viktig mötesplats för hälsofrämjande, omvårdande och sjukvårdande insatser som bidrar till befolkningens hälsa och livskraft genom livets alla faser. Primärvårdens vision är en god hälsa - hela livet. Primärvården samarbetar med Umeå universitet i deras regionaliserade läkarutbildning, då studenterna kan göra både sin allmäntjänstgöring och specialisttjänstgöring inom primärvården i Norrbotten. Primärvården tillhandahåller också utbildningslokaler vid Bergnäsets vårdcentral.

12 Bedömning fiktivt case Det fiktiva caset kommer att bedömas av en jury sammansatt av representanter från landstinget. Alla arbetsprover kommer att avidentifieras och bedömningen från juryn kommer att ske utan att juryn har kunskap om vilket bolag som har gjort materialet. Den fiktiva kampanjen utvärderas utifrån följande underkriterier: Budskap; koppling från strategiska slutsatser till kreativ gestaltning Val av målgrupp; riktning och strategi Val av kanaler; riktning och strategi Måluppfyllelse; hur väl uppfylls målet att marknadsföra primärvården Helhetsintryck; riktning och strategi, relevans och rimlighet i val av budskap, kanaler och målgrupp. Bedömningen kommer att ske separat inom vardera underkriterie enligt följande skala: 0 poäng, icke godkänd nivå Motsvarande 36 kronor i påslag 1 poäng, godkänd nivå Motsvarande 24 kronor i påslag 3 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas Motsvarande 12kronor i påslag 5 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas Motsvarande 0 kronor i påslag E. Muntlig presentation av fiktivt case De tre anbudsgivare som har fått lägst jämförelsetal efter sammanräkning av anbudspriset och eventuella prispåslag som erhållits från delkriterierna A, B, C, och D går vidare till sista steget i utvärderingen i form av en muntlig presentation av anbudets fiktiva uppdrag. Där kommer den slutliga rangordningen av leverantörerna att fastställas. Anbudsgivaren ska muntligt redogöra för den fiktiva kampanjen samt arbetssätt och upplägg av arbetet. Norrbottens läns landsting avsätter 45 minuter för mötet, varav presentationen ska ta högst 20 minuter. I samband med presentationen ska utvärderingsgruppen från Landstinget ha möjlighet att ställa frågor om det fiktiva uppdraget. Presentationen kommer att granskas av en grupp bestående av informatörer på Norrbottens läns landsting. Landstinget kommer att bedöma presentationen som sådan utifrån samarbetsförmåga, lyhördhet, flexibilitet och förmågan till kreativ dialog.

13 En sammantagen bedömning utifrån ovan angivna underkriterier kommer att göras enligt följande skala: 0 poäng, icke tillfredsställande nivå Motsvarande 144,75 kronor i påslag 1 poäng, godkänd nivå Motsvarande 96,50 kronor i påslag 3 poäng, väl godkänd nivå, mervärde skapas Motsvarande 48,25 kronor i påslag 5 poäng, mycket väl godkänd nivå, stort mervärde skapas Motsvarande 0 kronor i påslag Anbudens slutliga jämförelsetal görs efter den bedömning anbudsgivaren slutligen erhåller efter den muntliga presentationen. 3.5 MUNTLIG PRESENTATION AV ANBUD Leverantör ska på begäran vara beredd att muntligen presentera innehållet i sitt anbud. 4 BILAGOR 1 Bilaga ett, elektroniska anbud