Anbudsinbjudan 2013 HR-system NLL

Transkript

1 Anbudsinbjudan 2013 HR-system NLL Härmed inbjuds Ni att inkomma med anbud gällande avser inköp av nyttjanderättslicens samt support och underhållslicenser för ett HR-system för Norrbottens läns landsting. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget är uppdelat i tre avsnitt Anbudsinbjudan Kravspecifikation Mall för ramavtal Avtalsperioden är med option om förlängning maximalt månader. Det totala värdet för ingående produkter i denna upphandling under ovanstående avtalsperiod inklusive option beräknas uppgå till ca SEK. Vi emotser Ert anbud med intresse. Norrbottens läns landsting Marianne Lundberg Upphandlare Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

2 Innehållsförteckning Anbudsinbjudan 2013 HR-system NLL 1 Allmän Orientering ens omfattning Allmän information och bakgrund Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Ramavtal Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Obligatoriska krav Elektroniska anbud Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av anbud - utvärderingskriterier Kommersiella villkor Kontaktpersoner Anbudspriser Mall för ramavtal Bilagor Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

3 (11) 1 Allmän Orientering Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande. 1.1 ens omfattning en avser inköp av licenser, utbildning och implementering av ett nytt HR-system till Norrbottens läns landsting. Leveranden ska inkludera: Nyttjanderätt för aktuellt IT-system Implementeringsprojekt Installation, intrimning och testning av HR-system till fullt driftfärdigt skick Integration mot landstingets integrationsplattform, export eller import Dokumentation för användare och tekniker Utbildning av användare och teknisk personal konsulttjänster i anknytning till aktuellt IT-system avtalade tjänster för support, felrättning, förvaltning och vidareutveckling av aktuellt IT-system Kunddagar I HR-systemet ska funktioner, beskrivna i förfrågningsunderlaget, för följande områden ingå: Lön & Personal o Generellt funktionella krav o Anställning, Avslut, Pension, LAS o Löneberäkning skatt o Löneuppföljning o Lönerevision o Resor, traktamenten & utlägg o Självservice IT o Drift & Integrationer o Behörigheter Statistik och utdata o Utdata o Historik Omorganisation Härutöver kommer det att ges möjlighet att lämna pris på ett antal optioner som landstinget idag har separate moduler för men som på sikt kan komma att bytas ut, t ex Bemanning Kompetens o Utbildning & Kompetens o Medarbetarsamtal Rehabilitering Arbetsmiljö Rekrytering Löneöversyn Anbudsgivaren ska även kunna erbjuda konsulttjänster för framtida vidareutveckling av t ex kundanpassade rapporter och nya integrationer.

4 (11) Anbudsgivare kommer också att ges en möjlighet att som option lämna pris på driftstjänst. Systemet ska kunna driftas av beställaren. Ange i anbudet om driftstjänst kan erbjudas. Landstinget kommer att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Se avsnitt Allmän information och bakgrund Norrbottens läns landsting har idag ett personal- och lönesystem, PABAS/TOPAS (hädanefter PABAS), som utvecklades på 1970-talet och har använts av landstinget sedan 1986, dvs i 25 år.. NLL driver tillsammans med landstingen i Västernorrland och Värmland utvecklingen av PABAS och delar på gemensamma utvecklingskostnader. Systemet ägs och förvaltas av leverantören Aditro som har sitt kontor i Skellefteå och driftas av Tieto i Stockholm. Eftersom PABAS är ett gammalt system finns det allt färre personer som behärskar det programmeringsspråk som används. Fram till 2011 var det 4 landsting som använde sig av PABAS/TOPAS. Från 2011 valde Landstinget Gävleborgs att gå över till en annan lösning. Anledning till detta angavs främst vara framtidssäkra den tekniska lösningen. Av de 3 kvarvarande Landstingen (Värmland, Västernorrland och Norrbotten) väljer nu Norrbottens Läns Landsting att gå vidare för att säkerställa framtida drift och ekonomi. Att byta ett personal- och lönesystem är ett mycket stort och komplicerat projekt som behöver planeras flera år i förväg. Ett väl fungerande personal- och lönesystem är kritiskt för att landstingets anställda ska få ut rätt lön i rätt tid. Genom den benchmarking (via Capgemini) som Administrativ service deltagit i de senaste tre åren finns fakta på att nuvarande personal- och löneadministration är mycket kostnadseffektiv i jämförelse med såväl offentliga, statliga och privata organisationer. Detta förklaras bl a av hög automatiseringsgrad och en väl utbyggd självservice (PAW). Förnyelsearbetet kommer även att innebära gränssnitt mot nya stödsystem för resursplanering samt korttidsrekrytering. Dessa bägge system kommer också att upphandlas av NLL inom kort. 1.3 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Norrbottens läns landsting,, Luleå Organisationsnummer: Upplysningar under anbudstiden Ansvarig handläggare är upphandlare Marianne Lundberg, Norrbottens läns landsting. Eventuella frågor sker skriftligen eller genom e-post till ansvarig handläggare enligt ovan på nedanstående adress: Adress: Norrbottens läns landsting Övriga kontaktvägar: Tfn: Mobil: Luleå Växel: E-post marianne.lundberg@nll.se

5 (11) Kontaktperson för verksamheten är: Systemförvaltare Daniel Widman, Norrbottens läns landsting Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Tfn: Mobil: Boden Växel: E-post daniel.widman@nll.se 1.5 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Med skriftlig begäran menas att frågan även kan skickas till ansvarig upphandlare i ett e- postmeddelande. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras till webb-sida för aktuell upphandling på adress Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Norrbottens läns landstings hemsida kommer att erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.6 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Norrbottens läns landsting har antagit en miljöpolicy som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. I detta följer att bedriva ett miljöanpassat upphandlingsarbete, där landstinget följer Miljöstyrningsrådets miljökrav. 1.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs.

6 (11) Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. 1.8 Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.9 Underrättelse om beslut Information om vilka anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella uppdraget kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att publiceras på Ett meddelande om när underrättelsen om tilldelningsbeslutet finns att hämta kommer att mailas till samtliga anbudsgivare. Från det att underrättelse om beslutet publicerats samt ett mail har skickats om att underrättelsen är publicerad inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller Ramavtal Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer upphandlingskontrakt att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr råder, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas. Detta varukontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att kontraktet skall vara bindande är att varukontraktet undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppen (anbudstid min 40 dag) förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2.2 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skallkrav). Dessa är markerade med fetstil skall. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att skall-kraven är uppfyllda.

7 (11) 2.3 Elektroniska anbud Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto - Avantra. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Det är också möjligt att nå inloggning mot aktuell upphandling genom webbadressen Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur kan inte tas emot). Storleken på varje enskild fil som kan skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Amesto - Avantra sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud. 2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande Ert anbud skall lämnas in i digital form (E-anbud). De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar material som inte offereras, skall sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. I bilaga Lathund för inlämnande av E-anbud - ATC beskrivs uppladdning av anbudsdokument samt inlämning av anbudet. E-anbudets dokument ska vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, gif, tif och dwg. Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud. Observera de ifyllda bilagor som skall medfölja anbudssvaret; 2013 Kravspec HR-system NLL.xlsx (OBS! 18 flikar) 2013 Prisformulär HR-system NLL.xlsm 2013 Svarsformulär Referenser HR-system NLL.xls (från 2 separata referenser) 2013 Rapportbilaga HR-system NLL.xls

8 (11) 2.5 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens ekonomiska ställning Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut skall på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning. 2.6 Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas för hela leveransen. 2.7 Anbudstidens utgång Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast kl Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande i 6 månader. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.9 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg:

9 (11) 1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt kap 11, 7 och 11, LOU 2 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav. 3 Utvärdering av anbud I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg 1) som de obligatoriska kraven (steg 2) Utvärdering av anbud - utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 1 och 2 ovan kommer anbuden att utvärderas utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga, med hänsyn tagen till kriterierna Pris och kvalitet. Utvärderingsmodellen innebär att en bedömning görs av kvalitativa kriterier, där ett anbudspris får ett absolut påslag beroende på hur mycket företagets redovisade kvalitativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitets poäng. Bedömningen av kvalitetskriteriet utförs av en referensgrupp med representanter från verksamheten. Modellen bygger på att ett jämförelsetal räknas fram enligt följande modell: Jämförelsetal = offererat pris + absolut påslag Absolut påslag = ((max kvalitetspoäng erhållen kvalitets poäng) / max kvalitetspoäng) x påslagsfaktor Utifrån för upphandlingen uppskattat marknadsvärde med viktningen 40 % Pris och 60 % Kvalitativa kriterier är påslagsfaktorn framräknad till beloppet för: SEK Kriterium Pris 40% Med Pris avses mellan anbuden jämförbar prisangivelser i prisbilaga 2013 Prisformulär HR-system NLL.xlsm enligt de förutsättningar som angivits i detta förfrågningsunderlag. Utvärderingspriset baseras på de ingående engångsavgifter och årliga kostnader fördelat över avtalstiden om 6 år. För möten som Beställaren kallar anbudsgivaren till ersätts resekostnader och logi med verklig kostnad. Varken restid eller traktamente ersätts. Övriga resor som Anbudsgivare anser behöva till Beställaren för test eller annat bekostas av Anbudsgivaren. Kriterium Kvalitet 60% Kvalitet baseras på ett antal bör-krav som besvaras av leverantören i dokumentet 2013 Kravspec HR-system NLL.xlxs tillsammans med 16 st test- & demofall som anbuudslämnare ska presentera under en workshop som preliminärt planeras till vecka 47 & 48 tillsammans med landstinget. Test- & demofallen beskrivs i dokumentet 2013 demo- & testfall HR-system NLL.pdf. Bedömning och poängsättning av besvarade bör-krav i dokumenten 2013 kravspec HR-system NLL.xlsx sker enligt nedanstående poängskala.

10 (11) Bör-krav bedöms enligt följande poängskala: Poängskala Bedömning 0p Inte acceptabelt, klarar inte uppställda önskemål för det specifika kriteriet 1p Uppfylls mycket sämre än uppställda önskemål för det specifika kriteriet 2p Något sämre än uppställda önskemål för det specifika kriteriet 3p Uppfyller uppställda önskemål för det specifika kriteriet 4p Bättre än uppställda önskemål för det specifika kriteriet 5p Mycket bättre. Ger avsevärt mervärde utifrån uppställda önskemål och behov inom verksamheten, kan inte begära mer av anbudsgivaren. Anbudsgivarna bedöms i relation till uppsatta önskemål och behov i aktuella verksamheter De bör-krav som, i dokumentet 2013 kravspec HR-system NLL.xlsx, är märkta med T/D ingår även i test- eller demofall och bedöms enligt poängskalan: Poängskala Bedömning 0p Uppfylls ej 1p Uppfylls Varje genomfört Test- & demofall kan ge max 50 poäng och bedöms enligt beskrivning i dokumentet 2013 Testprotokoll HR-system NLL.xlxs. Poängskala Bedömning 0p Ej förevisat test- alternativt demofall 1p Uppfylls mycket sämre än uppställda önskemål för det specifika kriteriet 5p Uppfyller uppställda önskemål för det specifika kriteriet 10p Mycket bättre. Ger avsevärt mervärde utifrån uppställda önskemål och behov inom verksamheten, kan inte begära mer av anbudsgivaren. Anbudsgivarna bedöms i relation till uppsatta önskemål och behov i aktuella verksamheter Poängen från bör-kraven summeras med test- & demofallen och ligger till grund för kvalitetskriteriets betyg. Summan av erhållna bedömningspoäng för kvalitetskriteriet kommer att proportionellt omvandlas till poängskalan Kraven från de olika flikarna i kravspecen fördelas på respektive kvalitetskriterium enligt ovan angiven matris

11 (11) Kvalitetskriterie Kvalitetskriteriet är fördelat procentuellt enligt följande underkriterie: Ingående krav 2013 kravspec HR-system NLL.xlsx Maxpoäng Bör-krav Maxpoäng Test- & Demofall Maxpoäng (Börkrav + test- & demofall) Vikt i % IT Flik 0 + Flik Lön/Personal Flik 1 + Flik 4 + Flik 7 + Flik 8 + Flik 9 + Flik 12 + Flik 15 + Flik 6 utan kapitel Bemanning Flik 6, endast kapitel Kompetens Flik 5 + Flik Utdata Flik 13 + Flik Rehab Flik Rekrytering Flik Totalt: Kommersiella villkor 3.1 Kontaktpersoner Anbudsgivaren ska lämna uppgift om kontaktperson/kontaktpersoner i svarsblanketten. 3.2 Anbudspriser Priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt, och innefatta samtliga med tjänsten förenade kostnader. Anbudspriser lämnas i bilaga 2013 Prisformulär HR-system NLL.xlsm 3.3 Mall för ramavtal Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad Mall för ramavtal i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i Mall för ramavtal, kommer inte att beaktas.

12 (11) 4 Bilagor Kravspec HR-system NLL.xlsx Prisformulär HR-system NLL.xlsm Svarsformulär Referenser HR-system NLL.xls Mall för avtal HR-system NLL.pdf Mall för underhållsavtal HR-system NLL.pdf Demo- & Testfall HR-system NLL.pdf Testprotokoll HR-system NLL.xlsx Rapportbilaga HR-system NLL.xls Bilagor HR-system NLL.zip a. 0.Generella Krav från Länsteknik.pdf b. 0.Kravbeskrivning för all utrustning i NLLnet.pdf c. 1. SSMFS pdf d. 13.Beräkning_arbetsgivaravgift.xls e. 4 LAS-tillämpning.pdf f. 6.Dag_före_röd_dag.xps g. 6.Flexibel_arbtid.xps h. 6.Flexibel_arbtid_tillämp.xps i. 7.Avsteg dygnsvila och kom för bundenhet för läkare.pdf j. 7. Ersättning för jour och beredskap för läkare. pdf k. 7.Ersättningsnivå tolkar.pdf l. 7.Komp_annandagpingst_AG_Nytt_88_08. pdf m. 7.Käkkirurgi.pdf n. 7.Principer för redovisning av jourkostnader för läkare. pdf o. 7.Retroberäkn sjuk_föräldaled.pdf p. 7.Riksavtal_mellan_svensk_scenkonst_och_symf.pdf q. 7.Sjuklönerätt_AB_Cirk_12043.pdf r. 7.Sommar_vintertid_AG_Nytt_82_08. pdf

13 (11) s. 7.Sommar_vintertid_Cirk_1993_075-.pdf t. 7.Sommar_vintertid_tillämning_NLL. pdf u. 7.Tandvård_stafett.pdf v. 7.Tolkningar NLFs Jour- o beredskapsavtal. pdf w. 8. SKV 2727bL.pdf x. 8.Underlag_arbetsgivaravg.pdf y. 13.Beräkning_arbetsgivaravgift.pdf 10. Bilaga Info elektronisk fakturering.pdf 11. Lathund inlämnande av e-anbud.pdf