Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling Arkivmyndighetens beslut 2011:15 Sida 1 (7) 2014-06-23 BESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER Bolag Samtliga bolag och stiftelser i Stockholms stad Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att de i bilaga1 till detta beslut angivna bestämmelserna om bevarande och gallring ska gälla för räkenskapsinformation hos Stockholms stads bolag och stiftelser. I bilaga 2 anges vilka beslut (eller delar av beslut) som innehåller bestämmelser på detta område sedan tidigare. Dessa bestämmelser ersätts i och med att detta beslut träder i kraft. Nytt beslutsdatum Stadsarkivet har 2014-06-23 fattat ett nytt beslut som innebär att även Stockholms stads stiftelser fortsättningsvis kan tillämpa SSA 2011:15 för bevarande och gallring av sin räkenskapsinformation. Beslutet är i övrigt oförändrat vad gäller innehåll och föreskrifter för bevarande och gallring. Datum för beslut Stockholm den 23 juni 2014 På Kulturnämndens vägnar Gabriel Marawgeh Tf Stadsarkivarie Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning och utveckling Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301 stadsarkivet@stockholm.se www.ssa.stockholm.se Bilagor Bilaga 1: Handlingar/informationsmängder med föreslagna frister för gallring och bevarande Bilaga 2: Befintliga gallringsbeslut gällande räkenskapsinformation
Sida 2 (7) Bilaga 1: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation Process Handling/ Informationsmängd Beskrivning/kommentar Avstämnings- och fellistor Sammanställningar som upprättas i samband med fakturering och inbetalningar Faktureringsunderlag, manuell fakturering Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor Inbetalningsjournal Sammanställning av fakturor som inbetalats av kund Inbetalningskort, pluseller bankgiro Inkassojournal Sammanställning av pågående inkassoärenden, antingen egenupprättad eller inkommen från inkassobolag. Inkassosystem Uppgifter och handlingar i inkassoärenden. Gallringfristen räknas från att skulden är avbetalad eller att den skuldsatte är avliden/konkursad. Integrering mellan ekonomi- och inkassosystem Integrering mellan kundoch ekonomisystem, maskinell fakturering Information som förs över för att möjliggöra uppföljning av bristande betalningar Information som förs över för att möjliggöra fakturering eller kontroll/avstämning av fakturering och inbetalning Kundfakturajournal Sammanställning av fakturor som skickats till kund Kundregister Information om organisationseller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans Kundreskontra Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus Manuella fakturor och kassakvitton Frist /10 år
Sida 3 (7) Utskriftsfil för fakturor Kopior av utgående fakturor, under förutsättning att originalinformationen sparas i kund- eller ekonomisystem Avstämnings- och fellistor Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Fakturahanteringssystem Uppgifter om hantering av skannade filer, kontering och attestering Integrering mellan fakturahanterings- och ekonomisystem Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna papper Information som överföring och mottagning Under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt. Leverantörsregister Information om organisationsnummer, leverantörsnummer och företagsnamn samt annat av relevans Leverantörsreskontra Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus Underlag för utbetalningar Attesterade lönefiler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag etc Utbetalningsjournaler Sammanställning av genomförda utbetalningar Fastighetsdeklarationer Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer Kontoutdrag Skatteverket Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt Ansökningar och beslut om jämkning av moms och arbetsgivaravgift Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer Ansökningar som inte handlar om frivillig skattskyldighet
Sida 4 (7) Systemförvaltning Nödvändig dokumentation för att förstå de enskilda posternas behandling och överblicka bokföringskedjan/system Systemförvaltning Ansökningar och beslut om frivillig skattskyldighet Handling som styrker avdragsrätt avseende ingående moms Inklusive underlag som styrker att kostnad förelegat Ska upprättas vid försäljning eller förvärv av fastighet och biläggas avtalet Avstämnings- och fellistor Månadsvisa rutinkontroller vid genomgång av redovisningen Grundboksposter Huvudboksposter Koncernredovisning Kontoplan och konteringsdimensioner Låneförteckningar, äldre lån Vilka poster som ska bevaras bör specificeras i ett tillämpningsbeslut Vilka poster som ska bevaras bör specificeras i ett tillämpningsbeslut I enlighet med anvisningarna för stadshuskoncernen rapporteras uppgifter regelbundet till Cognos Årlig version bevaras i anslutning till bokslut Handling som fasas ut, sedan 2006 sköts lånehantering av staden Lånereskontra, äldre lån Handling som fasas ut, sedan 2006 sköts lånehantering av staden Plus- och bankgirolistor Kontoutdrag från bank sparas i 10 år för att kunna visa transaktioner i händelse av inkassokrav från leverantör Resultatrapport färdigställda investeringsprojekt Räntefakturor Behandlingshistorik och systemdokumentation Behörighetsuppgifter Rapporter till styrelsen eller motsvarande Beställningar och annan hantering av behörigheter till system 17 år med avtalet 10 år 7 år 7 år 10 år
Sida 5 (7) Systemförvaltning Systemloggar Förändringar i systemet såsom: - förändrad kontoplan, andra begrepp och relationer - kund- och leverantörsuppgifter - användar- och behörighetsuppgifter - projektuppgifter - anläggningsregister Systemförvaltning Systemloggar In- och utloggningshistorik Ekonomistyrning Balansräkning Som ingår i bokslut Ekonomistyrning Bokslut Helårsbokslut med bilagor Tertialbokslut med bilagor Ekonomistyrning Budget Helårsbudget med bilagor Ekonomistyrning Resultaträkning Månadsvisa sammanställningar 7 år Ekonomistyrning Resultaträkning Som ingår i bokslut Ekonomistyrning Underlag till treårsplan, budget och delårsrapporter Ekonomistyrning Treårsplan Underlag från avdelningar/enheter som ligger till grund för samlad rapport Ekonomistyrning Årsredovisning Tryckt eller digital version om tryckt version inte upprättas
Sida 6 (7) Bilaga 2. Befintliga gallringsbeslut gällande räkenskapsinformation Bolag Gallringsbeslut Bostadsförmedlingen 2006:17 2007:8 2007:9 2008:7 2009:15 Familjebostäder 2003:14 2005:15 2008:8 Micasa Fastigheter i Stockholm AB 2007:37 2009:30 S:t Erik Försäkring 2003:5 SISAB 2001:2 2001:12 2008:4 Stockholm Business Region 2003:6 2003:11 2008:10 Stockholm Parkering 1998:9 2010:17 Stockholm Vatten 2006:27 Stockholms Hamnar 2003:3 2009:16 Stockholms Stadshus AB 2001:4 Stockholms stadsteater 2004:12 Stockholmshem 1999:6 2001:14 2005:3 2005:4 2005:12 2007:31 Stokab 2005:16 2010:10 Svenska Bostäder 1999:4 2004:14 2005:5 Generella gallringsbeslut för stadens bolag 2003:13 Upphandlingsärenden 1997:8 Vissa räkenskaper 2007:12 Handlingar av ringa betydelse 2010:8 Löne- och personalhandlingar