Diarienummer 09-10474 Datum 2009-10-19 Upphandling av gardiner och textilier Förfrågningsunderlag
Diarienummer 09-10474 Författare Lina Schött Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll 1 OM PTS...4 2 UPPHANDLINGENS SYFTE...5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN...6 3.1 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET...6 3.2 JURIDISK STÄLLNING...6 3.2.1 Registreringsbevis...6 3.2.2 Skattekontroll...6 3.2.3 Sanningsförsäkran...6 3.3 EKONOMISK STÄLLNING...6 3.3.1 Kreditupplysning...6 4 KRAV PÅ PRODUKTERNA...7 4.1 SPECIFIKATION AV GARDINER OCH TEXTILIER...7 4.2 LEVERANS...7 5 KOMMERSIELLA VILLKOR...8 5.1 PRIS...8 5.2 KOMMERSIELLA VILLKOR I ÖVRIGT...8 6 UTVÄRDERING...9 6.1 UTVÄRDERING...9 6.2 SAMMA PRIS...9 7 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDET...10 7.1 TIDSFRISTER (SISTA ANBUDSDAG OCH BINDANDE T.O.M. DAG)...10 7.2 UPPHANDLINGSFORM...10 7.3 ANBUDETS FORM OCH ANTAL...10 7.4 SPRÅK...10 7.5 BEKRÄFTELSE...10 7.6 FRÅGOR & SVAR...10 7.7 UTFORMNING AV ANBUD...10 7.8 SEKRETESS...11 7.9 UNDERTECKNANDE, BEHÖRIG FIRMATECKNARE...11 7.10 INLÄMNANDE AV ANBUD...11 Bilagor: 1. A Produktbeskrivning 1. B Våningsplan 2. Avtal 3. Allmänna avtalsvillkor uppdrag 4. Checklista 5. Sanningsförsäkran 6. Svarsmall priser 7. Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling (SKV 4820) Post- och telestyrelsen 3
1 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: konsumenternas intressen i centrum effektiv konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret som är beläget i centrala Stockholm. Se vidare www.pts.se Post- och telestyrelsen 4
2 Upphandlingens syfte PTS har, med anledning av att lokalhyresavtalet för Birger Jarlsgatan 16 i Stockholm är på väg att löpa ut, beslutat att flytta till nya lokaler vid Valhallavägen 117. Inflyttning sker den 1 mars 2010. I samband med flytten har PTS behov av att köpa in gardiner och textilier till de nya lokalerna. Post- och telestyrelsen 5
3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av företaget, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget samt bifogas uppgift om hur länge företaget bedrivit efterfrågad verksamhet. 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis Till anbudet ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. För utländska anbudsgivare bifogas liknande registreringsbevis från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. 3.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren ska vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter, vilket för svenska anbudsgivare visas genom att Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling bifogas anbudet ifylld (se bilaga 7). Utländsk anbudsgivare ska uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket bestyrks genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Intyg får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 3.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska bifoga undertecknad sanningsförsäkran, se bilaga 5. 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, ska bifogas anbudet. Kreditvärdigheten ska vara minst 2 enligt UC skala eller motsvarande, om inte förklaring har lämnats som kan godtas av PTS. Intyget om kreditupplysning får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Post- och telestyrelsen 6
4 Krav på produkterna 4.1 Specifikation av gardiner och textilier I bifogade dokumentation, bilaga 1, finns specifikation av de gardiner och textilier som PTS önskar upphandla. 4.2 Leverans Uppdraget innefattar att leverantören säkerställer att leverans sker till PTS kontor på Valhallavägen 117 den 15 februari 2010. Leverantören skall tillse att gardinerna är monterade och klara senast den 24 februari, 2010 Post- och telestyrelsen 7
5 Kommersiella villkor 5.1 Pris I anbud ska pris anges i svenska kronor och innefatta total kostnad så som frakt, montering och eventuella andra tillkommande kostnader i anslutning till uppdraget. Anbudsgivaren ska använda sig av svarsmallen i bilaga 6 där både delpriser och totalpris ska anges. Svarsmallen bör bifogas anbudet fullständigt ifylld. 5.2 Kommersiella villkor i övrigt Bifogade avtal, bilaga 2 och 3, ska gälla. Post- och telestyrelsen 8
6 Utvärdering 6.1 Utvärdering Endast de anbud som uppfyller samtliga krav kommer att utvärderas. Prövningen av inkomna anbud sker i tre steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställts på leverantören. De anbud som visat sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av att ställda krav på tjänsten är uppfyllda. Den anbudsgivare som har inkommit med det anbud som har det lägsta totalpriset priset kommer att antas. PTS förbehåller sig rätten att inte anta ett anbud alternativt avbryta upphandlingen om inkomna anbud överstiger de ekonomiska medel som PTS har tillgängligt för den aktuella tjänsten. 6.2 Samma pris Skulle två eller flera anbudsgivare ange samma totalpris kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 9
7 Allmänna förutsättningar för anbudet 7.1 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag) Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 14 december 2009 och ska vara bindande t.o.m. den 1 juni 2010. 7.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lag 2007:1091 om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. 7.3 Anbudets form och antal Anbud och informationsmaterial bör lämnas skriftligen i två exemplar, ett original och en kopia. 7.4 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 7.5 Bekräftelse Checklistan i bilaga 3 bör fyllas i av leverantören och inkluderas i anbudet. Checklistan används för att underlätta både leverantörens och den upphandlande enhetens kontroll av anbudet. 7.6 Frågor & svar Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen eller via e-post till Lina Schött, PTS, Box 5398, 102 49 Stockholm, lina.schott@pts.se. Sista dag för att ställa frågor är den 3 december 2009. Samtliga frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling/ snarast möjligt efter detta datum, om inte särskilda skäl föranleder annat. 7.7 Utformning av anbud Anbudet ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och ska hänvisa till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. Post- och telestyrelsen 10
LOU medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivarna accepterar avtalet i ursprungligt skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget, kan komma att förkastas. Ange därför ert pris baserat på bifogade förfrågningsunderlag. 7.8 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter att tilldelningsbeslut har fattats upphör den absoluta sekretessen och PTS har som huvudregel skyldighet att vid begäran lämna ut till PTS inkomna handlingar. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som Ni anser känsliga från sekretessynpunkt, främst vad gäller affärssekretessen, samt av vilken särskild anledning Ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av Er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 7.9 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att firmatecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket bör behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 7.10 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av gardiner och textilier 09-10474 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 19 november 2009 Post- och telestyrelsen 11
Lina Schött Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 12