Dokumenthanteringsplan Servicenämnden Antagen 2013-06-12
Dokumenthanteringsplan Servicenämnden Innehållsförteckning 1. Måltid...3 2. IT...79 3. Bilpool...11 4. Projekt...15 5. Administration...19 6. Fastighet (ej färdigställd)...- 7. Städ...27 Anvisningar: Denna dokumenthanteringsplan har till syfte att vara ett stöd i frågan om en befintlig handling ska bevaras eller gallras. Planen ska alltså inte ses som en förteckning över vilka handlingstyper förvaltningen ska producera. Som ett extra stöd till den tjänsteman som hanterar en handling anges också vilka handlingstyper som generellt ska diarieföras. Handlingar som ska bevaras: Handlingar som ska bevaras överlämnas till kommunens centralarkiv i Stadshuset vid tidpunkt som anges i denna dokumenthanteringsplan och eftersamråd med kommunarkivarien. Överlämning gäller originalhandlingar. Kopior av handlingar kan alltid slängas. Diarieförda handlingar: När diarieförda handlingar gallras ska notering om detta göras i diariet. Noteringen ska innehålla uppgift om att handlingen har gallrats, datum för gallringen samt hänvisning till det aktuella gallringsbeslutet (t.ex. dokumenthanteringsplanen). Elektroniska handlingar som ska bevaras måste alltid skrivas ut. Gallra betyder slänga och rensa betyder i princip att ta bort onödigt material.
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 MÅLTID Annons för personal rekrytering offentliga jobb server 2 år diarieförs.kopia till diariepärm Anställningsbeslut kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Anställningsbeslut längre än 6mån diarieförs. Kopia till diariepärm. Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst offentliga jobb server 2 år Ansökningshandlingar, erhållen tjänst diarieförs. Kopia till diariepärm. Arbetsbeskrivningar köken pärm vid inaktualitet när ny arbetsbeskrivning upprättas Arbetsskadeanmälan/tillbud diarieförs Avtal på handledning/utbildning arbetsrum pärm 5 år diarieförs Beslut/anmälan om skolmjölksstöd arbetsrum pärm bevaras 5 år diarieförs Beslutsmeddelande om nystartsjobb rum 2255A pärm vid inaktualitet när avtalet mellan AoF och SoT upphör Betyg Bevis på behörighetsgivande utbildning till löneenheten Erbjudande om anställning arbetsrum pärm Helen åtk Friskvårdssubvention till löneenheten Fördelning av månadslön till löneenheten Handlingsplan arbetsmiljö Sot på Rudolf pärm 2 år Handlingsplan för specialkost SoT på Rudolf pärm i köken vid inaktualitet när personen upphör med specialkost Intyg/betyg från timanställd till löneenheten Kontrollrapport/livsmedelsinspektion köken egenkontrollpärm 2 år inkl svaret till MoS Körjournaler till löneenheten Läkarintyg / medicinsktunderlag till löneenheten Sida 1
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 MÅLTID Månadsrapporter T3 till löneenheten Namn på anställdas kontaktpersoner SoT på Rudolf server vid inaktualitet när anställningen upphör Protokoll APT SoT på Rudolf server 2 år arbetsplatsträff Protokoll fackliga förhandlingar närarkiv 2248 diariepärm bevaras 5 år diarieförs Protokoll skyddsrond arbetsrum pärm bevaras 5 år Protokoll utvecklingssamtal arbetsrum pärm 2 år Riskbedömmning SoT på Rudolf pärm i köken vid inaktualitet när ny riskbedömmning upprättas Riskklassificering från MoS köken egenkontrollpärm 2 år intyg efter tillsyn Sammanställning på sökande per tjänst offentliga jobb server 2 år diarieförs. Kopia till diariepärm. Semesteransökan arbetsrum pärm vid inaktualitet när semesterlistan är upprättad Semesterlistor arbetsrum pärm 2 år Spontan ansökningar arbetsrum vid inaktualitet gallras när ansökan är besvarad Tjänstledighetsansökan till löneenheten Tjänstgöringsintyg arbetsrum pärm 2 år Uppehållsanställda start och slutdatum till löneenheten Sida 2
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 MÅLTID Bekräftelse på innehav av växelkassa ekonomienheten Beslut registrerad livsmedelsanläggning köken egenkontrollpärm vid inaktualitet för kök som stängs sparas besluten 2år Cirkulär och annan information arbetsrum pärm vid inaktualitet när ersättnings information har kommit Debiteringar till VoO,BoF, GoV osv raindanceportalen server 10 år Debiteringsunderlag arbetsrum pärm 2 år Enkäter, sammanställningar Ekis server bevaras svar och andra underlag gallras Insättning dagskassa från Loomis Sverige AB Intyg om specialkost från region skåne arbetsrum 2255A vid inaktualitet när eleven upphör med specialkosten Kassarapporter ekonomienheten Kundfakturor raindanceportalen server 10 år Ledighetsansökan kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Ledighetsansökan längre än 6 mån Leverantörsfakturor raindanceportalen server 10 år Matsedlar hemsida/ekis server vid inaktualitet när ny matsedel publiceras Mer-över-och jourtidsjournal arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras efter kontroll Offerter/ordererkännande arbetsrum pärm vid inaktualitet Ordersammandrag exp från Menigo arbetsrum pärm vid inaktualitet Pin och Puk koder till mob.abonemang arbetsrum pärm vid inaktualitet när abonemanget är uppsagt Portionsstatistik Mashie webbplats Kostprogram f.o.m 2011 Portionsstatistik Aivo server Kostprogram t.o.m 2010 Rapport Alcontrol Laboratories SoT på Rudolf server 5 år Samarbetsavtal om måltidsleverans närarkiv 2248 diariepärm 5 år diarieförs Skadeanmälan till AFA försäkring till löneenheten Verksamhetssystem: Aivo server äldre kostprogram Mashie webbplats nytt kostprogram Sida 3
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 MÅLTID Arkivbeskrivning SoT på Rudolf server bevaras 5 år diarieförs Diarieförda handlingar närarkiv 2248 pärm gallras enligt dokumenthanteringsplan Diariet Platina server bevaras 10 år skriv ut ärendelista varje år Egenkontroller köken pärm 2 år Följesedlar,orderbekräftelse, specifikationer arbetsrum pärm vid inaktualitet Infoblad till rektorer SoT på rudolf server 2 år e-post till rektorerna Inventarieförteckning närarkiv 2248 pärm 5 år uppdateras varje år, diarieförs Klagomål av rutinartad karaktär närarkiv 2248 diariepärm 2 år diarieförs Konsekvensbeskrivningar SoT på Rudolf server 2 år till Fösam Sida 4
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 IT-AVD Avtal leasing SoT på Rudolf server 2 år 2 år efter utgånget avtal Avtal licenser, program SoT på Rudolf server 5 år Diarieförs Avtal mobila teletjänster SoT på Rudolf server 2 år 5år Avtal Service/Support SoT på Rudolf server vid inaktualitet Interna debiteringsunderlag arbetsrum pärm vid inaktualitet När debiteringen är gjord Interna överenskommelser SoT på Rudolf server 5 år Diarieförs. Avtalspärm Interndebiteringar Raindanceportalen server 10 år Kvittenser arbetsrum pärm vid inaktualitet Efter återlämnande Leveransavtal SoT på Rudolf server 2 år T.ex. ATEA, diarieförs. Avtalspärm Leverantörsfakturor Raindanceportalen server 10 år Licensnyckel SoT på Rudolf server vid inaktualitet När licensen upphör att gälla Projekthandlingar externa arbetsrum pärm 2 år Byte av mobilleverantör Projekthandlingar interna arbetsrum pärm 2 år Teknisk dokumentation SoT på Rudolf server vid inaktualitet när systemet tas bort Kvittenser avseende surfplattor arbetsrum pärm vid inaktualitet Efter återlämnade Sida 1
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 IT-AVD Korrespondens av betydande karaktär Outlook server vid inaktualitet Svar på prisförfrågan från leverantör Outlook server vid inaktualitet T.ex. från Prenad Beställning baserat på prisförfrågan Outlook server vid inaktualitet T.ex. från Prenad Sida 2
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 IT-AVD Annons för personalrekrytering Offentliga jobb server 2år diarieförs Anställningsbeslut kortare än 6mån arbetsrum pärm 3år Anställningsbeslut längre än 6mån diarieförs. Kopia till diariepärmen Ansökan om pension före 67års ålder Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Offentliga jobb server 2år Ansökningshandlingar erhållen tjänst diarieförs. Kopia till diariepärmen Arbetsskadeanmälan/tillbud diarieförs Avgångsanmälan diarieförs. Kopia till diariepärmen Avtal av handledning/utbildning närarkiv 2248 diariepärm 2år diarieförs Bevis på behörighetsgivande utbildning till löneenheten Friskvårdssubventioner till löneenheten Kursintyg till anställd Körersättning till löneenheten Ledighetsansökan kortare än 6mån arbetsrum pärm 3år Ledighetsansökan längre än 6mån Läkarintyg / medicinsktunderlag till löneenheten Månadsrapporter T3 till löneenheten Protokoll APT SoT på Rudolf server 2år Protokoll utvecklingssamtal arbetsrum pärm 2år Rehabiliteringsärende/handlingar Adato server bevaras Sammanställning av sökande per tjänst Offentliga jobb server 2år diarieförs Sekretessförbindelser arbetsrum pärm bevaras 5 år när anställningen upphör Semesteransökan/listor SoT på Rudolf server 5 år Spontan ansökningar arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras efter svar Tjänstledighetsansökan till löneenheten Utdrag ur belastningsregister till anställd skickas till den anställde Sida 3
O:\SoT Förvaltningsgemensamt\Administrativa rutiner\arkiv\dokumenthanteringsplaner\2012\dokumenthanteringsplan SoT 2012 IT-AVD Bekräftelse på mobilt bredband arbetsrum pärm vid inaktualitet efter kontroll av beställningen Bekräftelser på uppsägning av mobilabonnemang arbetsrum pärm vid inaktualitet efter kontroll av beställningen Beredskapsdokument (beskrivning) SoT på Rudolf server vid inaktualitet vid ny backup Beställning av säkerhetsnyckel arbetsrum pärm vid inaktualitet (om vi får info) för distansarbete Driftslogg SoT på Rudolf server vid inaktualitet vid uppdatering Företagsabonnemang arbetsrum pärm vid inaktualitet Telia Inventarielistor SoT på Rudolf server 5år uppdateras varje år, diarieförs IP-lista SoT på Rudolf server vid inaktualitet vid uppdatering Meddelande om ändring i mobilabonnemang arbetsrum pärm vid inaktualitet efter kontroll av beställningen Serverlista SoT på Rudolf server vid inaktualitet vid uppdatering Sim-, PIN- och PUK-koder från Telia vidare till anställd vidare till abonnenten Tjänstekatalog SoT på Rudolf server bevaras 5 år Sida 4
BILPOOLEN Avtal rutinmässiga arbetsrum pärm 1 år gasflaskor, conteiner, Bekräftelse av ägarbyte Transportstyrelsen arbetsrum pärm 1 år Bekräftelse på avreg Transportstyrelsen arbetsrum pärm 1 år Beställningserkännande tex Din bil Sverige arbetsrum pärm vid inaktualitet när kommunen upphör att äga bilen Drivmedelskort, gas,bensin,disel Gaskort till användare. Bensinkort till stationen Följesedlar,orderbekräftelser,specifikationer arbetsrum pärm vid inaktualitet när fakturan har kommit Försäkringsbrev från TryggHansa arbetsrum pärm 3 år Inlösen av fordon Kallelse till bilbesiktning - - vidare till användaren Leasingkontrakt tex Toyota Leverantörsutbetalning arbetsrum pärm 5 år Miljötillsynsbesök,beslut,förteckning arbetsrum pärm 5 år från MoS Registreringsbevis Transportstyrelsen arbetsrum pärm vid inaktualitet när kommunen upphör att äga bilen Skadeanmälan-Motorfordon arbetsrum pärm vid inaktualitet när kommunen upphör att äga bilen Statistikblad Parkeringsanmärkningssystem MoS Överenskommelse av bil arbetsrum pärm 5 år skannas in på SoT på Rudolf Sida 1
BILPOOLEN Anhållan om bibehållen lön för utbildning till löneenheten Annons för personalrekrytering Offentliga jobb server 2 år diarieförs Anställningsbeslut kortare än 6 mån arbetsrum pärm 3 år Anställningsbeslut längre än 6 mån diarieförs. Kopia till diariepärm Ansökan om pension före 67års ålder till löneenheten Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Offentliga jobb server 2 år Ansökningshandlingar erhållen tjänst diarieförs. Kopia till diariepärm Arbetsskadeanmälan/tillbud diarieförs. Kopia till diariepärm Avgångsanmälan till löneenheten Bevis på behörighetsgivande utbildning till löneenheten Friskvårdsubventioner till löneenheten Intyg på behörighetsgivande utbildning till löneenheten Ledighetsansökan kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Ledighetsansökan längre än 6mån till löneenheten Läkarintyg / medicinsktunderlag till löneenheten Protokoll APT SoT på Rudolf server 2 år Protokoll utvecklingssamtal arbetsrum pärm 2 år Rehabiliteringsärende / handlingar Adato server bevaras Sammanställning av sökande per tjänst Offentliga jobb server 2 år diarieförs. Kopia till diariepärm Semesteransökan arbetsrum pärm vid inaktualitet när semesterlistan är upprättad Semesterlistor arbetsrum pärm 2 år Spontan ansökningar arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras efter svar Tjänsledighetsansökan till löneenheten Betyg Tjänstgöringsintyg arbetsrum pärm 2 år Sida 2
BILPOOLEN Broschyrer och manualer arbetsrum pärm vid inaktualitet Diarieförda handlingar närarkiv 2248 pärm gallras enligt dokumenthanteringsplanen Diariet Platina server bevaras 10 år skriv ut ärendelista varje år Dokumenthanteringsplan SoT på Rudolf server bevaras 10 år diarieförs Fotodokumentation SoT på Rudolf server vid inaktualitet när kommunen upphör att äga bilen Garantibevis arbetsrum pärm vid inaktualitet närgarantin upphör Instruktioner för förhyrning av källarbilar SoT på Rudolf server vid inaktualitet när instruktinerna uppdateras Inventarielistor SoT på Rudolf server 5 år uppdateras varje år och diarieförs Nyckelkvittenser arbetsrum pärm vid inaktualitet när nyckeln byter ägare Nycklar arbetsrum extra nycklar till källarbilarna Pin och Puk koder till mob.abonemang arbetsrum pärm vid inaktualitet när abonemanget är uppsagt Regler för användning av fordon inom Eslöv SoT på Rudolf server vid inaktualitet när reglerna uppdateras Regler för hantering av drivmedelskort SoT på Rudolf server vid inaktualitet när reglerna uppdateras Säkerhetsdatablad arbetsrum pärm vid inaktualitet när produkten inte används längre Sida 3
BILPOOLEN Debiteringsunderlag för 12:e delar raindanceportalen server 10 år bilaga till debiteringar Debiteringsunderlag för externa fakturor raindanceportalen server 10 år bilaga till debiteringar Debiteringsunderlag för interna fakturor raindanceportalen server 10 år bilaga till debiteringar Insättningsuppgifter från AoF raindanceportalen server 10 år Insättningsuppgifter från Kvarndamm raindanceportalen server 10 år Interndebiteringar raindanceportalen server 10 år Kundfakturor raindanceportalen server 10 år Leasing engagemangslistor Leverantörsfakturor raindanceportalen server 10 år Startbrev från Nordea Sida 4
Projektavdelningen HANDLING FÖRVARING MEDIUM BEVARA/ TILL KA ANMÄRKNING GALLRA Vid avslutat projekt överlämnas samtliga handlingar i projektet till Fastighet i en zippad fil. En kopia av filen behålls av Projektavdelningen. Projektledarpärm arkiveras i närarkiv. UTREDNINGSHANDLINGAR I BYGGPROJEKT Dokumenthanteringsplanen talar om vilken information som hanteras av myndigheten och visar vad som skall bevaras och vad som skall gallras Utredningar som ligger till grund för projektet Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Skisser Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Protokoll Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Kalkyler Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Korrespondens Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Nämndsskrivelser/Beslut Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace PROJEKTERINGSHANDLINGAR I BYGGPROJEKT A-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Brandskyddsdokumentation Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Bygglovshandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace EL-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Geoteknik Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace K-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Markhandlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Projekteringstidplaner Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Vent-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Vs-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Projektspecifika handlingar, tex hiss, storkök etc Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Protokoll Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Kalkyler Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Korrespondens Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Sida 1
Projektavdelningen HANDLING FÖRVARING MEDIUM BEVARA/ TILL KA ANMÄRKNING GALLRA Nämndsskrivelser/Beslut Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Endast handlingar som är stämplade med BYGGHANDLINGAR I BYGGPROJEKT bygghandling A-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace AF-del Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace APD-plan Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Brandskyddsdokumentation Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Bygglovshandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace EL-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Geoteknik Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace K-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Markhandlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Projekteringstidplaner Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Vent-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Vs-handlingar/Ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Projektspecifika handlingar, tex hiss, storkök etc Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Protokoll Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Kalkyler Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Meddelande om avvikelser ÄTA Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Korrespondens Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Nyckekvitton i byggcylindersystem Närarkiv Pärm gallras efter återlämnande MYNDIGHETSHANDLINGAR I BYGGPROJEKT Arbetsmiljöhandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Bygglovshandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Handlingar till Miljö- och hälsa Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Övriga myndighetshandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace UPPHANDLING/FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG I BYGGPROJEKT Sida 2
Projektavdelningen HANDLING FÖRVARING MEDIUM BEVARA/ TILL KA ANMÄRKNING GALLRA AF-del med tillhörande annons, bilagor och ritningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Upphandlingsprotokoll Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Antagna Anbud-Tilldelningsbeslut Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Ej antagna anbud Närarkiv Pärm 2 år Korrespondens Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Nämndsskrivelser/Beslut Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace EKONOMI I BYGGPROJEKT Bankgarantier / Säkerhet Närarkiv Pärm Återsänds när garantitiden har gått ut Betalningsplaner Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Kontorapporter Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Budgetkalkyl Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace RELATIONSHANDLINGAR I BYGGPROJEKT Besiktningsprotokoll Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Beskrivningar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Bygglovshandlingar Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Drift- och underhållspärmar för samtliga ingående delar i byggprojektet Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace Ritningar för samtliga ingående delar i byggprojektet Arbetsrum/Server Projektledarpärm/Projektserver Projectplace AVDELNINGENS PERSONALÄRENDEN Annons för personalrekrytering Ansökningshandlingar erhållen tjänst Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Sammanställning av sökande per tjänst Anställningsbeslut Spontan ansökningar Ansökan om tjänstledighet Anhållan om bibehållen lön för utbildning Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Hanteras av administrativa avd. Sida 3
Projektavdelningen HANDLING FÖRVARING MEDIUM BEVARA/ TILL KA ANMÄRKNING GALLRA Anmälan arbetsskada/tillbud Diarieförs Attestförteckning Hanteras av administrativa avd. Timredovisning SoT på Rudolf Servern 2 år Hanteras av administrativa avd. Debiteringar raindanceportalen Servern 10 år Hanteras av administrativa avd. Debiteringsunderlag arbetsrum Pärm 2 år Pin och Puk koder till mob.abonemang Närarkiv Pärm Hanteras av administrativa avd. Leverantörsfakturor raindanceportalen Servern 10 år Protokoll utvecklingssamtal Arbetsrum Pärm 1 år AVDELNINGENS AVTAL Avtal leasing Närarkiv Pärm 2 år exp Bilar Avtal service Närarkiv Pärm 2 år exp.plotter Avtal licenser, programvaror Närarkiv Pärm 5 år exp.projectplace Sida 4
ADMINISTRATION Adm kostnadsfördelning på SoT raindanceportalen server 10 år Arkivbeskrivning Avtal närarkiv 2248 avtalspärm bevaras 10 år diarieförs Avtal rutinmässiga närarkiv 2248 pärm 2 år diarieförs.leasing, massagefåfölj, support Bokslut Bokslutsunderlag arbetsrum pärm 2 år Budget bevaras ingår i diarieförda handlingar Budgetunderlag, förslag och rapporter arbetsrum pärm vid inaktualitet Delårsrapport Diarieförda handlingar närarkiv 2248 pärm gallras enligt dokumenthanteringsplanen Diariet Platina server bevaras 10 år skriv ut ärendelista årsvis Dokumenthanteringsplaner närarkiv 2248 pärm bevaras 3 år Nämnden 1/år. Sista inför sommaren. Gallringsbeslut närarkiv 2248 pärm bevaras 3 år diareiförs Interndebiteringar raindanceportalen server 10 å Toshibamaskiner och personalkostn. Internkontroll plan/uppföljning Internkontroll underlag arbetsrum pärm 2 år Inventarieförteckningar närarkiv pärm 5 år uppdateras varje år, diarieförs Leverantörsfakturor raindanceportalen server 10 år Mål och riktlinjer för admavd SoT på Rudolf server 5 år Ordererkännande arbetsrum pärm vid inaktualitet kastas när fakturan har inkommit Organisationsplaner SoT på Rudolf server Personalbokslut Postlistor Platina server intergrerat i diariesystemet Systematiskt arbetsmiljöarbete diarieförs riskbedömning, handlingsplan uppföljning Systematiskt brandskyddsarbete diarieförs Års och verksamhetsberättelser del av bokslutet Sida 1
ADMINISTRATION Anhållan om bibehållen lön för utbildning närarkiv 2248 pärm 1 år Annons för personalrekrytering Offentliga jobb server 2 år diarieförs kopia till diariepårm Anställningsbeslut kortare än 6 mån arbetsrum pärm 3 år Anställningsbeslut längre än 6 mån diarieförs kopia till diariepårm Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Offentliga jobb server 2 år Ansökningshandlingar erhållen tjänst diarieförs kopia till diariepärm Arbetsbeskrivningar SoT på Rudolf server vid inaktualitet vid förändrad arbetsfördelning Arbetsgivarintyg Arbetsmiljöuppgiftsfördelningsblankett närarkiv 2248 pärm vid inaktualitet förnyas var 5:e år och diarieförs Arbetsmiljöutredningar diarieförs Avgångsanmälan Betyg Bevis på behörighetsgivande utbildning Disciplinärende Adato + diarieförs i Platina Dödsfall Facklig tidrapport Friskvårdssubventioner LAS-varsel paragraf 7,18 diarieförs Ledighetsansökan kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Ledighetsansökan längre än 6mån Läkarintyg / medicinsktunderlag till löneenheten Närvarolista för utbildningsdagar arbetsrum pärm vid inaktualitet efter godkännande i lönesystemet Protokoll från skyddsronder arbetsrum pärm bevaras 5 år diarieförs Protokoll m. bilagor från förhandlingar MBL diarieförs Protokoll utvecklingssamtal arbetsrum pärm 2 år Protokoll/ mötesanteckningar APT SoT på Rudolf server 2 år Protokoll/ mötesanteckningar Led.grupp SoT på Rudolf server 2 år Rehabiliteringärende/handlingar Sammanställning av arbetsskador,tillbud diarieförs Sammanställning av sökande per tjänst Offentliga jobb server 2 år diarieförs Semesterlistor SoT på Rudolf server 2 år Spontan ansökningar arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras efter svar enligt mall Tjänstgöringsintyg arbetsrum pärm 2 år Utvecklingsamtal arbetsrum pärm 2 år Sida 2
ADMINISTRATION AFS Arbetsmiljöverkets författningssaml. arbetsrum pärm SoT bibiliotek Bevis om anslag 2255A pärm ingår i nämndens protokoll Delegationsordning diarieförs skannas till SoT på Rudolf Ersättning förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda Eslövs kommun författningssamling arbetsrum pärm SoT bibiliotek Intyg på förlorad inkomst från nämndledmot Kallelse till Servicenämnden 2255A pärm 2 år diarieförs Närvarolista från servicenämnden arbetsrum pärm 1 år underlag för arvode Protokoll från samarbetsorgan 2255A pärm exp Fösam Protokoll och handlingar från Servicenämnd SoT på Rudolf server bevaras 5 år diarieförs Reglemente för Servicenämnden Tjänstgöringsrapport för förtroendevalda Underrättelse om utställning från MoS 2255A pärm ingår i nämndens protokoll Sida 3
ADMINISTRATION Anmälan arbetsskador diarieförs ett ärende per avdelning/år Anmälan tillbud diarieförs ett ärende per avdelning/år Fackliteratur, prenumerationer arbetsrum vid inaktualitet SoT bibliotek Fax journal arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras varje dag Fax kvitto arbetsrum vid inaktualitet Fullmakt för postöppning närarkiv 2248 pärm vid inaktualitet när anställningen upphör ID-nummer. Användarlista,Cirkulationsmall Gem på Rudolf server 10 år pärm i närarkiv ID-nummer. Attestlista Gem på Rudolf server 10 år pärm i närarkiv ID-nummer. Beslut om rätt att teckna beslutattest närarkiv 2248 pärm gallras vid årsskifte pärm i närarkiv och kopia till ID-nummer. Utkvittering av ID-nummer närarkiv 2248 pärm gallras vid årsskifte pärm i närarkiv Klagomål/synpunkter närarkiv 2248 pärm 2 år diarieförs Nyckelkvittenser närarkiv 2248 pärm vid inaktualitet när nyckeln återlämnas Pin och Puk koder till mob.abonemang närarkiv 2248 pärm vid inaktualitet när abonemanget är uppsagt Register över telefonabonemang SoT på Rudolf server vid inaktualitet efter uppdatering Verksamhetssystemet EZ-Bokning server bokningssystem för bilar och lokaler Sida 4
STÄD Annons för personalrekrytering Offentliga jobb server 2 år diarieförs Anställningsbeslut kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Anställningsbeslut längre än 6mån diarieförs. Kopia till diariepärmen Ansökan om pension före 67års ålder Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Offentliga jobb server 2 år Ansökningshandlingar erhållen tjänst diarieförs. Kopia till diariepärmen Arbetsskadeanmälan/tillbud diarieförs Avgångsanmälan diarieförs. Kopia till diariepärmen Avtal av handledning/utbildning närarkiv 2248 diariepärm 2 år diarieförs Beredskapsplan,kontaktpers vid akutläge arbetsrum pärm vid inaktualitet när anställningen upphör Betyg Bevis på behörighetsgivande utbildning till löneenheten Deltidsintyg från arbetsförmedlingen till löneenheten Friskvårdssubventioner till löneenheten Klagomål arbetsrum pärm 2 år Kursintyg till anställd Körersättning till löneenheten Ledighetsansökan kortare än 6mån arbetsrum pärm 3 år Ledighetsansökan längre än 6mån Läkarintyg / medicinsktunderlag till löneenheten Mer-över-jourtidsjournal, flexlistor arbetsrum pärm 1 år låsbart skåp Månadsrapporter T3 till löneenheten Nyckelkvittenser arbetsrum pärm vid inaktualitet när nyckeln lämnas tillbaka Protokoll APT SoT på Rudolf server 2 år arbetsplatsträffar Protokoll uvecklingsamtal arbetsrum pärm 2 år Rehabiliteringsärende/handlingar Adato server bevaras Sammanställning av sökande per tjänst Offentliga jobb server 2 år diarieförs Sekrestessförbindelser arbetsrum pärm vid inaktualitet när anställningen upphör Semesteransökan/listor arbetsrum pärm 2 år Spontan ansökningar arbetsrum pärm vid inaktualitet gallras efter svar SRY bekräftelse på utblidning/kurser arbetsrum pärm 2 år Tjänsgöringsintyg arbetsrum pärm 2 år Tjänstledighetsansökan till löneenheten Utdrag ur belastningsregister till anställd skickas till den anställde Sida 1
STÄD Anbud arbetsrum pärm 2 år där HBV eller annan upph.enhet används Avtal / kontrakt externa arbetsrum pärm 2 år 2år efter avtalet upphört Avtal / kontrakt interna SoT på Rudolf server 2 år 2år efter avtalet upphört Avtal rutinmässiga arbetsrum pärm vid inaktualitet 1år efter avtalet upphört exp entremattor Beställningar arbetsrum pärm 2 år Debiteringar raindanceportalen server 10 år Debiteringsunderlag arbetsrum pärm 2 år Diarieförda handlingar närarkiv 2248 pärm gallras enligt dokumenthanteringsplan Diariet Platina server bevaras 10 år ärendelista skrivs ut varje år Dokumenthanteringsplan SoT på Rudolf server bevaras 10 år diarieförs Följesedlar arbetsrum pärm 1 år Förteckning och ritningar arbetsrum pärm vid inaktualitet Garantibevis på maskiner raindanceportalen server 10 år fakturan är garantibeviset Info från upphandlingsgruppen i Lund arbetsrum e-post vid inaktualitet Infoblad / lathundar arbetsrum pärm vid inaktualitet Interna/externa dibiteringar raindanceportalen server 10 år bokföringsorder Inventarieförteckning närarkiv 2248 pärm 5 år uppdateras varje år, diarieförs Kundfakturor raindanceportalen server 10 år Kvalitetskontroll på utförd städning SoT på Rudolf server 1 år Leverantörsfakturor raindanceportalen server 10 år Offerter arbetsrum pärm 2 år där HBV eller annan upph.enhet används Pin och Puk koder till mob.abonemang arbetsrum pärm vid inaktualitet när abonemanget är uppsagt Planer och utredningar arbetsrum pärm vid inaktualitet Städbeskrivningar SoT på Rudolf server vid inaktualitet när ny beskrivning upprättas Verksamhetssystemet Städet STÄDET webbplats vid inaktualitet beräkningsprogram tider/ytor Sida 2