Användarmanual Attestering Upprättad av Maria Rosén Upprättat 2008-06-19 Version 5.0
Innehållsförteckning Inledning...3 1.1 Ledigheter...3 1.2 Övertid/Mertid...3 1.3 Sjuk...3 1.4 Avsluta Egenrapportering...3 2 Attestering...4 2.1 Starta Attestering...4 2.2 Ta fram underlag...5 2.3 Attestera...6 2.4 Ta bort attestering...6 2.5 Avslå attestering...7 2.6 Attestering för utredning...7 2.7 Detaljer...7 2.8 Ackumulatorer...8 2.9 Skriv ut det du har attesterat...8 2.10 Översikt...9 2 2008-06-19
Inledning Egenrapportering är ett delsystem/modul inom personal- och löneadministration. Egenrapportering når du via www.mah.se/egenrapportering och du kan nå den även om du befinner dig någon annanstans än på din arbetsplats. Denna instruktion beskriver hur du som chef eller granskare använder Attestfunktionen i Egenrapportering (ER) samt kortfattat om vilka regler som gäller för ledigheter, övertid och sjuk. Allt som rapporterats/ansökts av en medarbetare måste antingen godkännas eller avslås av behörig chef. Posterna måste ha status Godkänd i Attest, för att kunna importeras till Palasso Lön. OBS! Du kan aldrig attestera det du rapporterat på dig själv. 1.1 Ledigheter Semester: Man måste ta ut minst 20 dagar per år och inte ha mer än 40 sparade dagar. Från 20080101 så finns det ett beslut för lärarpersonal att all semester förläggs från måndagen efter midsommar om inte annat överenskommits Föräldraledighet: En arbetstagare har rätt att vara helt ledig till dess att barnet är 1 ½ år. 1.2 Övertid/Mertid Övertid: Man får högst arbeta 50 timmar under en kalendermånad eller 150 timmar under ett kalenderår. Övertid ska alltid vara beordrad. Mertid: Under ett kalenderår får den uttagna mertiden och övertiden sammanlagt vara högst 200 timmar. Mertiden får dock inte överstiga 175 timmar på ett kalenderår. Aftonundervisning: Obekvämstillägg för lärare. Utgår för schemalagt arbete som lärare utför på tid mellan kl 18.00 fredag och 07.00 måndag samt på tid i övrigt mellan kl 18.00 och 07.00. 1.3 Sjuk Kortare sjukfall tom dag 7 rapporteras i egenrapportering. Från och med dag 8 ska man ha läkarintyg som skickas in till löneavdelningen i original. Sjuk är enbart för kännedom, dvs. det ska inte attesteras eller granskas. 1.4 Avsluta Egenrapportering Du avslutar Egenrapportering genom att klicka i funktionsträdet på Stäng. När du klickar på Stäng i funktionsträdet kontrollerar Egenrapportering att du har sparat alla uppgifter som du har ändrat. Om du har glömt att spara dina uppgifter öppnas ett varningsfönster för de uppgifter som du har ändrat OBS! För att undvika eventuella låsningar använd ej X (krysset) i fönstret för att avsluta Egenrapportering. Om du råkar stänga fönstret med X, logga in igen och kontrollera att det som du har rapporterat sist finns med. 3 2008-06-19
2 Attestering 2.1 Starta Attestering När du har poster att attestera skickas ett E-mail från driftservice@palasso.com till dig med följande text : Det finns poster i Palasso Attest som behöver attesteras Detta är ett automatgenererat mail, du kan ej svara på detta mail. Mail från systeminstans mah I funktionsträdet Egenrapportering väljer du Attestering. När du klickar på funktionen Attestering kommer följande bild upp. 4 2008-06-19
2.2 Ta fram underlag Fliken Urval är förvald. I denna funktion kan du attestera: ledigheter, sjukförsäkran, resor och övertid/mertid. Steg 1. Välj Typ av underlag genom att klicka på pilen för rullistan Frånvaro, tillägg och resor (både ledigheter, semester, tillägg och resor) är förvald Om du vill kan du göra ytterligare urval genom att söka på personnummer eller efternamn. I fältet Organisation, under fältet Typ av organisation, syns den institution/avdelning/enhet du har behörighet att attestera. Har du attesträtt till fler än en organisationsenhet, välj denna genom att klicka på pilen i Alla tillgängliga. Välj den institution/avdelning/enhet som du vill se underlag på. Fältet Datum fr o m t o m visar tiden för händelser 1 år tillbaka och 1 år framåt. Steg 2. Välj Status genom att bocka i respektive ruta (översta delen av bilden) Rapporterade är alltid förvalt. Om du väljer markera alla visas samtliga status OBS! Om du är godkännare och har en granskare som skall granska rapporterade händelser då måste du bocka i ruta Granskad och inte i ruta Rapporterade. Följande Status finns att välja: Rapporterade Granskad Beviljad Överförd För utredning Godkänd Ej godkänd ny obehandlad ansökan, för ställningstagande/attest behandlad ansökan av granskaren använder vi inte på Malmö högskola efter godkännande, när ansökan blivit importerad till lönesystemet när du som chef valt att utreda ansökan när du som chef godkänt ansökan när du som chef avslagit en ansökan Steg 3. Välj Visa I nedersta delen av bilden visas nu de poster som överensstämmer med din behörighet och det urval du har gjort Om du vill sortera t ex namn i stigande/fallande ordning klickar du på rubriken i listrutan. Samma sak gäller för alla rubriker i listrutan. 5 2008-06-19
2.3 Attestera Steg 1. Markera rad/rader Om du vill attestera alla rader klicka på Markera alla (röd pil) För att ångra klicka på Ångra allt eller klicka någonstans i bilden, då avmarkeras alla rader. Du kan också markera enstaka rader genom att klicka på raderna. För att se information kopplad till en rad markera den och klicka sedan på fliken Detaljer. (se avsnitt Detaljer). Återgå till fliken Urval Steg 2. Välj vilken status du vill sätta på valda rader (Attestera (granska), Avslå, För utredning) OBS! Om du vill ångra attesteringen när du klickat på Attestera, men inte sparat, skall du klicka på Ånga allt. Då blir statusen som den var innan du klickade på Attestera. Vill du endast ångra en rad, markerar du raden och klickar på Ta bort attestering. Steg 4. Klicka på Spara. Efter attest ändras status till Godkänd eller Granskad beroende på din behörighet. Även om du har sparat en attestering, och upptäcker att du skulle t ex avslå den istället för att godkänna den, kan du alltid ångra dig (inte om den har fått status Överförd ) genom att klicka på knappen Ta bort attestering. Då har ledigheten/tillägg, resan fått status Rapporterad. Klicka på Spara. 2.4 Ta bort attestering Även om du har godkänt en rapportering har du möjlighet att ta bort den under förutsättning att den inte har fått status Överförd. Steg 1 Markera raden du vill ändra Steg 2 Klicka på knappen Ta bort attestering. Steg 3 Klicka på Spara. Nu har rapporten fått status Rapporterad och den anställde kan ändra den eller ta bort den. 6 2008-06-19
2.5 Avslå attestering Om du som chef anser att rapporteringen är bristfälligt, kan du avslå den. På så sätt kan rapportören få möjlighet att ändra rapporteringen så du kan attestera den senare. Steg 1. Markera raden du vill avslå. Steg 2. Välj Avslå. Steg 3. Välj Anteckning. Här kan du lämna ett meddelande till rapportören t ex varför du har avslagit ansökan. Steg 4. Raden har fått status Ej godkänd. OBS! När du avslår en rapport, får rapportören direkt ett E-mail som ser ut som följande: T ex: ADAM ADAMSSON (attesterarens namn) har inte godkänt din ledighet, 080514 Semester. Nu kan rapportören ta bort eller ändra rapporteringen. 2.6 Attestering för utredning Om du vill utreda en rapportering och samtidigt låsa den så att rapportören inte kan ändra den kan du välja att markera För utredning. Du som chef bestämmer när rapporteringen skall godkännas. Steg 1. Välj För utredning Steg 2. Klicka på Spara OBS! Vill du titta på de poster du har ändrat status, måste du markera ärendets nya Status. 2.7 Detaljer Du kan se ytterligare information om ett ärende, t ex vem som har rapporterat in det m.m. Steg 1. I fliken Urval markerar du den rad du vill se detaljer på. Steg 2. Klicka på fliken Detaljer. Nedanstående bild kommer upp. Steg 3. Klicka på fliken Urval för att återgå till attestering. Nu kan du fortsätta attesteringen. 7 2008-06-19
2.8 Ackumulatorer När en ledighet mm skall attesteras är det viktigt att först titta på hur ackumulatorerna ser ut. Steg 1. I fliken Urval markerar du den rad du vill se ackumulatorn. Steg 2. Klicka på Ackumulatorer. Steg 3. Välj t ex semester i Ackgrupp. Steg 4. Klicka på knappen Hämta. Fönstret Ackumulatorer öppnas. I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Under Ej beräknade händelser visas de rapporteringar och överföringar som har gjorts efter senaste beräkning. Dessa dagar är inte avräknade från semester kvarvarande 2.9 Skriv ut det du har attesterat När du har attesterat en eller flera rapporter, kan du, om du vill skriva ut dem på papper. Välj status Granskad eller Godkänd (utifrån den roll du har) och klicka på knappen skriv ut allt i bilden Urval 8 2008-06-19
2.10 Översikt Steg 1. Klicka på Översikt i fliken Urval Fönstret Översikt öppnas Du kan se frånvaro: Ledig (L), Sjuk (S), Semester (Se) och Resa (R) på den eller de organisationsenheter du har behörighet till Steg 2 Välj den avdelning du vill se på detaljer under flik Organisationsenhet Steg 3 I fälten Fr.o.m. T o m kan du välja vilka månader du vill söka (datumintervallet får vara högst 92 dagar.) Steg 4 Frånvaro/Resa är förvalt. OBS! Schema används ej. Om det finns underliggande avdelningar/enheter kan du markera för Underliggande organisationer. Om du markerar Visa alla personer då visas alla som tillhör organisationen även om det inte finns någon ledighet rapporterat på dessa personer. Steg 5 Välj vilken frånvaro du vill se och klicka på knappen Visa. Översiktsbilden fylls med inrapporterad frånvaro. All frånvaro som är inlagd i Egenrapportering eller Lön visas, även det som inte är attesterat ännu. När en dag/dagar innehåller fler än en frånvaro, visas (#) istället för bokstav för respektive frånvaro. Om du vill se vilka frånvaro/resor som finns för varje dag skall du klicka i den rutan du vill se mer information om. Vill du skriva ut klickar du på knappen Skriv ut. Vill du föra över uppgifterna till ett exceldokument klickar du på knappen Till excel. Steg 6 Klicka på Stäng. Du kommer tillbaka till huvudfönstret. 9 2008-06-19