1 Administrativa föreskrifter

1 Administrativa föreskrifter 1.1 Beteckning och benämning Förfrågningsunderlag för upphandling av. 1.2 Helt eller delat anbud En leverantör kommer att antas varför anbud ska lämnas på hela uppdraget. 1.3 Frågor under anbudstiden Frågor om upphandlingen skall vara skriftliga och ställas via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Svar på frågor samt övriga uppgifter angående upphandlingen under anbudstiden delges registrerade leverantörer via samma länk. Innan anbud lämnas bör därför leverantören kontrollera om eventuellt nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Sista dag för frågor är 2013-01-29. 1.4 Godkännande av förfrågningsunderlag Genom att inkomma med anbud godkänner anbudsgivare de villkor som uppställts i förfrågningsunderlaget. I det fall anbudsgivare finner att villkor eller förutsättningar som angivits i detta underlag är felaktiga skall detta uppmärksammas, samt eventuellt överprövas till förvaltningsrätten, innan anbudstidens slut, för att möjliggöra förtydligande och eventuell rättelse från. 1.5 Kompletterande uppgifter Kompletteringar efter sista anbudsdag kan endast ske på begäran av beställarna om det kan genomföras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det är därför av stor vikt att anbudet är slutgiltigt och komplett vid inlämnandet. 1.6 Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om budgeterade medel inte räcker och anbuden är väsentligen högre än vad kommunen haft anledning att räkna med. 2 Anbudet Anbud skall vara kommunen tillhanda senast 2013-02-08. 2.1 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande t o m 2013-08-31. 2.2 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska samt vara prissatt i SEK exkl moms. 2.3 Anbudets lämnande Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-avrop. Anbudet lämnas på samma sida som där förfrågningsunderlaget hämtades. Elektroniskt anbud kan lämnas förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören är registrerad och inloggad på e-avrop.com 1

När anbud lämnats (knappen Skicka i anbudsinlämningen) genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det som skickats. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur detta skall hanteras (under rubriken Underskrift). Instruktionen bör läsas noga och säkerställas att den följs. Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades OBS! Inlämningsbeviset behöver inte skickas till upphandlande myndighet om inte särskild begäran gjorts. Anbud kan alltid kontrolleras via e-avrop.com (Mina anbud). Klicka på länken nedan för mer information om hur man lämnar elektroniskt anbud. https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 2.4 Anbudsöppning Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Stockholms Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 3 Kriterier för antagande av anbud Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Vid utvärdering av anbud, kommer samtliga angivna omständigheter och förhållanden att prövas. Leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap. 1-2 lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 3.1 Rättelse och nollställning Anbud får förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s k nollställning. Nollställning innebär således, att anbud behandlas så att de blir jämförbara. Komplettering av anbud kan endast begäras avseende lämnat svar och bifogade handlingar. 3.2 Kvalificeringskrav För att leverantören skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga ställda skallkrav är uppfyllda samt att nedanstående handlingar är utan anmärkning. Beställaren kontrollerar med skatteverket att anbudsgivare: Är registrerad för moms och som arbetsgivare Har erlagt arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna Innehar registrering för F-skatt eller FA-skatt Inte har skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket Inte har skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse. Anbudsgivaren skall ha en god ekonomisk ställning. Beställaren kommer att kontrollera detta genom att ta fram en ratingrapport från Upplysningscentralen (UC) soliditets- /likviditetsbedömning vid samma tillfälle för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare som inte kan 2

kontrolleras via UC kan komma att erbjudas möjligheten att på annat sätt styrka sin finansiella ställning. 3.3 Utvärdering Anbudet med lägsta pris kommer att antas. Prissättning I dokument Utvärderingsmodell ska anbudsgivaren ange sitt pris för respektive produkt. Offererad produkt skall ovillkorligen uppfylla kvalitetskraven motsvarande efterfrågad produkt. Efter tilldelning, innan kontrakt tecknas, kommer beställaren tillsammans med antagen anbudsgivare att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta. I de fall beställaren inte accepterar kvalitetskraven för offererade produkter, skall produkten bytas ut och ersättas. Förändringen medför inte att offererat pris kan ändras. 3.4 Tilldelningsbeslut När beslut tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om beslut ut till samtliga anbudsgivare (LOU 9 kap 9 ). I beslutet anges vilken leverantör som kommunen avser att teckna avtal med. 3.5 Kontrakt/beställning Bindande kontrakt sluts genom att skriftlig beställning upprättas efter att tilldelningsbeslut vunnit laga kraft och inga andra hinder föreligger. 4 Kravspecifikation 4.1 Anbudsgivaren Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha teknisk och yrkesmässig kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. 4.2 Samverkan I de fall två eller flera leverantörer, i egenskap av enskilda näringsidkare, vill samarbeta och lämna in ett gemensamt anbud ska en av leverantörerna verka som huvudleverantör. All kommunikation under upphandlingsprocessen kommer att ske via angiven huvudleverantör och avtal kommer enbart att tecknas med en part d.v.s. huvuduppdragstagaren. I anbudet ska företagsuppgifter lämnas för samtliga anbudsgivare som ingår i samarbetet. I anbudet ska det även framgå vem som kommer att verka som huvudleverantör. Samtliga leverantörer måste uppfylla de krav som återfinns i förfrågan. 4.3 Allmänna krav Samtliga produkter som är specificerade i denna upphandling ska vara enligt beskrivning eller likvärdigt. Detta innebär att funktion, form, kulör, storlek, ergonomi och design ska finnas och vara densamma eller likvärdigt som beskriven produkt. Samtliga stolar och bord ska ha glidtassar/ställfötter som är anpassade för plastmattor. Det material som anges för respektive produkt i Förfrågningsunderlaget skall offereras. 4.4 Miljökrav Samtliga produkter skall avseende hållfasthet, ytors motståndskraft, säkerhet, brandskydd och klädsel uppfylla tillämplig europeisk standard eller om sådan inte finns, i fallande prioritetsordning uppfylla följande standarder eller specifikationer: 3

Svensk standard som överensstämmer med godtagen internationell standard eller annan svensk standard Elektriskt manövrerade produkter skall vara CE-märkta Varje till beställaren levererad produkt skall av producent/leverantör vara varaktigt märkt med fabrikatsnamn, modell, tillverkningsår och ev. artikelnummer. Offererade produkter skall vara av stabil, hållbar och kraftig konstruktion och ergonomiskt riktiga och av sådan kvalitet som erfordras för användning inom offentlig miljö och skall uppfylla Arbetsmiljöverkets, för området, gällande föreskrifter. Om beställaren kräver bekräftelse av att kraven är uppfyllda ska detta kunna visas, på något av följande sätt: Intyg att Möbelfaktas krav uppfylls. Intyg från annat provningsinstitut att kraven uppfylls. Uppfyllande av antagen EN-standard; Produkt EN-standard Arbetsbord & förvaringsmöbler SS-EN 14074-1:2004 Bord & skrivbord SS-EN 527-1, SS-EN 527-2, SS-EN 527-1/AC: 2002, SS-EN 15372:2008 Förvaringsmöbler SS-EN 14073-2:2004 Skärmväggar SS-EN 1023-1, SS-EN 1023-2 Arbetsstolar SS-EN 1335-1, SS-EN 1335-2 SS-EN 1335-3 Besöksstolar, soffor och fåtöljer SS-EN 13761 Bord och stolar för skola och utbildningsmiljöer SS-EN 1729-1:2006, SS-EN 1729-2:2006 5 Kommersiella villkor 5.1 Pris Pris ska anges i SEK/styck exkl. moms och inkludera ev. miljöavgifter, transportkostnad, försäkring, ev. förtullning m.m. och samtliga åtaganden enligt detta anbudsunderlag. 5.2 Prisjustering Accepteras ej. 5.3 Leveransvillkor Leverans skall ske fritt levererat Asarums Bildningscenter, inburet och monterat till av beställaren anvisad plats. 5.4 Emballage Kostnader för emballage ska ingå i priset. Engångsemballage samt återvinningsbara förpackningar bör i möjligaste mån användas. Leverantören skall även återta allt emballage kostnadsfritt. 4

5.5 Leveranstid Leverans ska ske 2014-05-05-2014-05-16. 5.6 Följesedel Följesedel skall vara märkt med, leveransadress, beställarens namn och referenskod samt medfölja godset. 5.7 Leveransförsening Leveransförsening skall aviseras beställande enhet i god tid före avtalad leveranstidpunkt för bedömning om senareläggningen kan accepteras eller ej. Om beställaren inte kan acceptera leveransförseningen äger beställaren rätt att antingen annullera beställningen eller att anskaffa varan från annan leverantör (på ursprunglig leverantörs bekostnad.) I övrigt se ALOS 05. 5.8 Fakturaadress Utbildningsförvaltningen 374 81 Karlshamn Referenskod: 4000001 5.9 Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. 5.10 Betalningsvillkor Skall vara 30 dagar efter fakturadatum, se ALOS 05. 5.11 Dröjsmålsränta Regleras enligt gällande räntelag. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständigt adresserade fakturor. Räntefakturor understigande 100 kr godkänns ej. 5.12 Transportskador Skall handläggas av leverantören efter anmälan av beställaren. Skadade varor skall omgående ersättas med nya. 5.13 Garanti Leverantören skall utan särskild ersättning ansvara för fel i arbetets och/eller varans utförande som visar sig inom två (2) år räknat från varans avlämnande, fem (5) år på arbets- och kontorsstolar. Ansvaret avser endast fel som uppstår vid ett riktigt handhavande av varan för avsett ändamål och under iakttagande av skälig aktsamhet. Garantin omfattar inte fel till följd av olyckshändelse eller till följd av normal förslitning eller försämring. Uppkomna fel skall utan kostnad för beställaren åtgärdas av leverantören. 5.14 Försäkring och ansvar Leverantören skall ansvara för alla skador som denna eller dennes anställda vållar beställaren eller tredje man vid utförandet av sitt uppdrag. Leverantören är skyldig att teckna försäkring som täcker dennes ansvar enligt denna bestämmelse. Beställaren svarar ej i något avseende för skada som uppstår med anledning av leverantörens verksamhet. 5

Skador på person eller sak skall ofördröjligen anmälas till leverantörens försäkringsbolag och beställaren. På anmodan skall leverantören tillställa beställaren bevis om försäkringsskydd. Underlåter leverantören att teckna erforderligt försäkringsskydd äger beställaren rätt att utan ersättning häva avtalet. 5.15 Anlitande av underleverantör/överlåtelse av avtal Underleverantör får ej anlitas utan beställarens skriftliga tillstånd. Leverantören äger ej rätt att överlåta avtalet till annan leverantör utan beställarens skriftliga godkännande. Vid bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertagas av den nya ägaren om beställaren skriftligen godkänner detta. 5.16 Etiska regler Leverantören måste leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning. 5.17 Arbets- och anställningsvillkor Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. 5.18 Handlingars inbördes rangordning Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1 skriftlig ändring och tillägg till kontrakt 2 kontrakt 3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag 5 ALOS 05 6 leverantörens anbud 5.19 Force majuere Om part p.g.a. myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall denne, i nödvändig omfattning vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har rätt att så länge de består, använda annan leverantör för att utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till vilken grad denne inte kan fullfölja sina åtaganden. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 5.20 Tvist 6

Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av Blekinge tingsrätt. Under tiden fram till avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning. 7