1 Administrativa föreskrifter

Transkript

1 1 Administrativa föreskrifter 1.1 Beteckning och benämning Förfrågningsunderlag för upphandling av med diarienummer. Upphandlingen genomförs enligt LOU (2007:1091). 1.2 Upphandlingens syfte/omfattning/volym Upphandlingens syfte är att säkerställa s behov av under avtalstiden. Upphandlingen omfattar beställaren behov av transporttjänster inkl förare; hyra av lastbil, kran och extra utrustning. Upphandlingen ska resultera i tecknande av ramavtal med en leverantör. Anbud med lägsta pris kommer att antas. Se vidare under punkten 4, Utvärdering. 1.3 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 1.4 Frågor under anbudstiden Frågor om upphandlingen skall vara skriftliga och ställas via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Svar på frågor samt övriga uppgifter angående upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas bör därför anbudsgivaren kontrollera om eventuellt nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Sista dag för frågor är Kompletterande uppgifter Kompletteringar efter sista anbudsdag kan endast ske på begäran av den upphandlande myndigheten om det kan genomföras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det är därför av stor vikt att anbudet är slutgiltigt och komplett vid inlämnandet. 1.6 Sekretess av anbud För hos upphandlande myndighet förvarade handlingar gäller enligt Tryckfrihetsförordning (1949:105) och enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) bl. a ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om upphandlande myndighets förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet. Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är upphandlande myndighet skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna. Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd. 1.7 Anbudet Anbud skall vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande t o m

2 1.9 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska samt vara prissatt i SEK exkl moms Anbudets lämnande Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-avrop. Klicka på länken nedan för mer information om hur man lämnar elektroniskt anbud Rättelse och nollställning Anbud får förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s k nollställning. Nollställning innebär således, att anbud behandlas så att de blir jämförbara. Komplettering av anbud kan endast begäras avseende lämnat svar och bifogade handlingar. Därefter sker bedömning av utvärderingskriterier enligt nedan Anbudsöppning Varje anbudsgivare som lämnat anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Stockholms Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningen Kvalificering Vid kvalificering av anbud, kommer samtliga angivna omständigheter och förhållanden att prövas. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling enligt LOU (10 kap. 1-2 ) Tilldelningsbeslut När beslut tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om beslut ut till samtliga anbudsgivare (LOU 9 kap 9 ). I beslutet anges vilken leverantör som kommunen avser att teckna avtal med och skälen varför Avtal Bindande avtal/kontrakt sluts genom att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas efter att tilldelningsbeslut vunnit laga kraft och inga andra hinder föreligger. 2 Krav på leverantören För att leverantören skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga ställda skallkrav är uppfyllda. 2.1 Finansiell- och ekonomisk ställning Beställaren kontrollerar med Skatteverket att anbudsgivare: Är registrerad för moms och som arbetsgivare Har erlagt arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna Innehar registrering för F-skatt eller FA-skatt Inte har skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket Inte har skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse. Anbudsgivaren skall ha en god ekonomisk ställning. Beställaren kommer att kontrollera detta genom att ta fram en ratingrapport från Upplysningscentralen (UC) soliditets- /likviditetsbedömning vid samma tillfälle för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare som inte kan kontrolleras via UC kan komma att erbjudas möjligheten att på annat sätt styrka sin finansiella 2

3 ställning. Sådan kontroll kan även komma att ske löpande under avtalstiden. 2.2 Beskrivning av anbudsgivaren Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha teknisk och yrkesmässig kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Anbudsgivaren skall styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet genom att bifoga en kortfattad beskrivning av anbudsgivande företag (ägarstruktur, marknadsposition, affärsidé och hur offererade tjänster och produkter kommer att levereras). 2.3 Miljöledningssystem Leverantören ska vid kontraktsstart ha ett miljöledningsarbete för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Arbetet ska omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och ska minst inkludera följande delar: en implementerad miljöpolicy som är antagen av ledningen och känd av samtliga medarbetare, genom exempelvis en miljöutbildning uppsatta miljömål för att minska miljöbelastning som baseras på för verksamheten identifierade betydande miljöaspekter; exempelvis energi-, drivmedel- och kemikalieanvändning, utsläpp av växthusgaser samt andra emissioner. handlingsplan och rutiner för hur man i verksamheten kontinuerligt arbetar med ständig förbättring, följer upp mål och delmål samt hanterar avvikelser rutiner för att säkerställa att alla miljölagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs rutiner och metoder för att efterleva de miljökrav som anges i avtalet rutiner och metoder för kommunikation och redovisning/rapportering av det egna miljöarbetet som utan anmodan lämnas till den upphandlande myndigheten. Anbudsgivare ska redovisa detta med en beskrivning eventuellt kompletterat med certifikat för ISO 14001, EMAS, branschspecifikt ledningssystem eller likvärdigt. 2.4 Krav på förare Leverantören skall säkerställa att det finns rutiner som minimerar risken att förare är påverkade av alkohol och droger. Vidare skall det också finnas rutiner och lämpliga åtgärder för att hantera eventuella avvikelser, d.v.s. om man upptäcker att förare har varit påverkade av alkohol eller droger under arbetstid. Förare över 65 år skall genomgå läkarundersökning avseende förlängning om körkort för högre behörighet en gång per år. Förare skall ha genomgått utbildning i första hjälpen. 3 Kravspecifikation 3.1 Allmänt Efterfrågade fordon ska användas till transport av bl a schaktmassor, grus och bergmaterial. Boggiebil ska kunna användas vid halkbekämpning och ska kunna konverteras till beställarens sandningsaggregat. All extra utrustning som specificeras i utvärderingsmodellen ska finnas tillgänglig senast vid avtalsstart. 3

4 3.2 Personal/kompetens Leverantören ska inneha erforderliga tillstånd för arbeten enligt denna förfrågan. Leverantören ska se till att kör- och vilotider samt arbetstidsregler följs. Endast branschkunnig personal får anlitas för uppdraget. I de fall särskild behörighet erfordras för utförande av arbete har leverantören ansvar för att giltigt behörighetsbevis finns och kan uppvisas om beställaren så begär. Leverantören förbinder sig att använda för uppdraget erforderligt antal personer. Leverantören är utan oskäligt dröjsmål skyldig att byta ut sådan personal vilken beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Förare ska kunna arbeta självständigt, vara samarbetsvillig samt utföra alla typer av transportuppdrag som fordonet klarar. Förare ska senast vid avtalsstart ha förarbevis samt genomgått utbildning i och följa bestämmelserna i "Säkerhet på väg" (IFS 2009:4). 3.3 Personlyft i korg Den som manövrerar korgen ska vara synnerligen van vid att utföra personlyft i korg på för kranen maximala höjder så att personen i korgen känner förtroende för föraren. 3.4 Arbete med kedjesågtillsats Den som manövrerar kedjesågtillsats ska vara synnerligen uppmärksam både på trädet som beskärs och på eventuell verksamhet på marken. 3.5 Riskörning Vid körning av ris ska risgrip användas. 3.6 Skyddsutrustning Förare ska vid utförande av uppdraget bära certifierad och godkänd varselklädsel enligt gällande regelverk. Vid arbete utanför fordon ska föraren bära godkänd skyddshjälm. 3.7 Åtgärder vid fel Om fel uppstår på fordon på väg till eller under pågående arbete ska detta snarast åtgärdas av leverantören efter att felet upptäckts och anmälts till beställaren. Vid haveri eller annat fel på fordon ska leverantören se till att ett ersättningsfordon finns på plats inom 2 timmar. 3.8 Arbetsområde Beställaren anvisar arbetsområde i varje enskilt fall. Leverantören och av denne anlitad personal ska följa de ordningsregler som tillämpas på arbetsområdet samt tillse att oljor och drivmedel hanteras på sådant sätt att spill undviks och miljöskador förhindras. 3.9 Handhavande Leverantören ansvara för att beställarens arbetsledning snarast underrättas om leverantören har avbrutit eller avser att avbryta tjänstens utförande på grund av att risk föreligger för att fordon fastnar, sjunker, välter eller på annat sätt skadas. 4

5 förbruknings- och slitdelar hålls tillgängliga för att trygga fortlöpande drift av fordon Alkolås Alkolås ska installeras i samtliga offererade fordon. Kalibrering ska göras enligt tillverkarens rekommendationer Miljökrav/särskilda kontraktsvillkor Vid genomförandet av transportuppdraget ska fordon som lägst uppfyller kraven i Euro III användas. Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro V Krav på däck Vid byte av däck på fordon som används för transportuppdraget, ska antioxidanten N'-isopropyl- N'-fenyl-p-fenylendiamin (IPPD) (CasNr ) i de nya däcken ej överstiga 0,85 viktprocent av slitbanegummit Sparsam körning Förarna som omfattas av uppdraget skall ha utbildats i sparsam körning. Leverantören skall kunna visa att ett system finns som följer upp bränsleförbrukningen Service och underhåll Underhåll och service av fordonen ska göras utifrån tillverkarens anvisningar och rekommendationer och vara dokumenterat där det framgår vad som kontrollerats, när kontrollen är genomförd och vilka åtgärder som vidtagits Hydrauloljor Hydrauloljor som används ska uppfylla miljökraven enligt svensk standard SS Om nödvändig produkt inte finns på marknaden eller är olämplig för den avsedda användningen ska leverantören visa detta Buller Leverantören ska ha en rutin för att minimera störande buller från fordonen, minst innefattande rutiner för omedelbara åtgärder mot onormalt störande buller och orsaker till detta, såsom trasiga ljuddämpare, tomgångsvibrationer, tryckluftsljud, otäta luckor, icke använd eller icke fungerande bullerdämpande utrustning, bromsskrik, etc Tvätthall Fordonen ska tvättas i tvätthall som har slam- och oljeavskiljare och efterföljande rening med krav på provtagning från kommun eller motsvarande. Efterföljande rening kan uteslutas om provtagning visar att mängdkraven i Naturvårdsverkets Branschfaktablad Fordonstvättar, utgåva och kommunala krav som finns för utsläpp till kommunens avloppsanläggning uppfylls Bilvårdsprodukter Bilvårdsprodukter som används ska uppfylla de produktrelaterade kriterierna motsvarande miljömärkningen Svanen (kap 1, K3-K20) eller Bra Miljöval (Fordonstvättmedel: krav 1-11, avfettningsmedel: krav1-11) eller motsvarande om inte leverantören kan visa att nödvändig produkt inte finns på marknaden eller är olämplig för den avsedda användningen. 5

6 4 Utvärdering Anbudet med lägsta pris kommer att antas. 5 Avtalsvillkor/kommersiella villkor 5.1 Upphandlingens syfte, omfattning och volym Att upprätta avtal på leverans av inkl förare i enlighet med förfrågningsunderlaget. 5.2 Avtalstid med option på förlängning t o m till samma villkor som ursprungligen avtalats. Besked om utnyttjande av option skall lämnas senast 3 månader innan avtalets slut. 5.3 Pris Pris skall lämnas i SEK/tim exkl moms, se utvärderingsmodell. Priset skall vara fast t o m Leverantören erhåller ej ersättning för fram- och återkörning av fordon. Debitering skall påbörjas först då inställelse skett på anvisad plats i. Leverantören erhåller ersättning per timme för den tid som beställaren beordrat användning av extra utrustning. 5.4 Prisjustering Prisjusteringar efter fastprisperiods utgång skall aviseras beställaren minst 30 dagar innan de är avsedda att träda i kraft. Prisjustering får göras högst 1 gång per år. Efter fastprisperiodens utgång kan prisjustering ske årligen med 80 % av förändringen i SCB's Entreprenadindex lastbilstransporter T92SÅE2 med april 2014 som basmånad. Begärda prisförändringar kan endast tas ut efter godkännande av beställaren. Kan överenskommelse ej träffas om begärd prisjustering, äger båda parter rätt att frånträda avtalet i sin helhet med 3 månaders varsel. Under uppsägningstiden gäller senast avtalat pris. Prisfallsgaranti Om marknadsläget förändras så att den allmänna prisnivån för avtalade produkter sjunker, skall detta avtals priser sänkas i motsvarande grad. 5.5 Kostnadsuppskattning Om beställaren begär det skall leverantören utan kostnad lämna kostnadsförslag. 5.6 Fakturering Av fakturan skall framgå beställande förvaltning, referenskod, person och specificeras med vilken följesedel som avses. Kostnaden för varje bil på följesedel skall specificeras på fakturan. 5.7 Elektronisk fakturering kräver elektronisk fakturering i något av följande format: Fulltextfaktura enligt SFTI-standarden eller Svefaktura. Mer information om samarbetsparters och lösningar kan fås av Jörgen Nilsson via mail jorgen.nilsson@karlshamn.se eller telefon

7 5.8 Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. 5.9 Betalningsvillkor Skall vara 30 dagar efter fakturadatum, se ALOS Dröjsmålsränta Regleras enligt gällande räntelag. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständigt adresserade fakturor. Räntefakturor understigande 100 kr godkänns ej Följesedel Vid avslutat arbete skall följesedel lämnas till beställaren. Följesedel skall numreras eller på annat sätt märkas och innehålla; leveransadress, beställarens namn, referenskod och i förekommande fall speciell märkning 5.12 Beställningsrutiner Beställningar skall kunna göras per telefon, fax eller Avvikelse från beställning I de fall antagen leverantör inte kan skicka beställt fordon får ersättningsfordon inte skickas utan beställarens godkännande Inställelsetid Akuta uppdrag För akuta insatser gäller att uppdraget skall påbörjas inom 2 (två) timmar efter mottagen beställning. Andra uppdrag Vid beställning före kl skall arbete kunna påbörjas samma eftermiddag. Vid beställning före kl skall arbete kunna påbörjas före lunch nästkommande vardag Leveransförsening Leveransförsening skall aviseras beställande enhet i god tid före avtalad leveranstidpunkt för bedömning om senareläggningen kan accepteras eller ej. Om beställaren inte kan acceptera leveransförseningen äger beställaren rätt att antingen annullera beställningen eller att anskaffa tjänsten från annan leverantör (på ursprunglig leverantörs bekostnad) Vite Om inställelsetiden för akuta arbeten inte hålls har beställaren rätt till vite med 1000 SEK för varje påbörjad förseningstimme. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 3000 SEK per tillfälle Statistik Leverantören skall kostnadsfritt och utan anfordran årligen inlämna statistik i allmänt tillgängligt format till s Upphandlingsenhet före januari månads utgång. Statistiken skall utvisa kommunens samlade inköp under året redovisat per kundnummer, artikel, antal timmar och kostnad Ansvar för skada Leverantör ansvarar för samtliga skador som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. 7

8 Om beställaren gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, skall leverantören hålla beställaren skadeslös. Beror skadan på att beställaren lämnat felaktiga upplysningar om beställarens anläggningar skall dock leverantörens ersättningsskyldighet jämkas efter vad som är skäligt med hänsyn till de felaktiga upplysningarnas inverkan på skadan. Detta inkluderar skada på eller förlust av beställaren tillhörig och av leverantören omhändertagen egendom. Leverantörens ansvar för personskada begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. Leverantörens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. Leverantörens ansvar för ren förmögenhetsskada begränsas till 2 Mkr per skadetillfälle och 2 Mkr per år. Leverantören har inte rätt att åberopa eventuella begränsningsregler i lag, författning eller föreskrift, om sådan regel begränsar leverantörens ansvar för skada i förhållande till vad som anges i denna punkt Försäkring Leverantören ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och under avtalstiden, inklusive tillämplig garantitid, vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker leverantörens ansvar enligt detta avtal. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats skall överlämnas till beställaren senast fyra veckor före uppdragets påbörjande. Bevis om att förnyad försäkring finns skall överlämnas till beställaren senast en vecka före det att försäkringen går ut. Om leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar, har beställaren rätt att antingen teckna sådan försäkring på leverantörens bekostnad eller att häva avtalet Sekretess Personer hos leverantören och eventuella underleverantörer och personer anlitade av leverantören och dess eventuella underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretessskyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 brottsbalken Part ska på motpartens anmodan undertecknad tillhandahållen sekretessförbindelse. Leverantörens personal ska kunna legitimera sig Anlitande av underleverantör/överlåtelse av avtal Underleverantör får ej anlitas utan beställarens skriftliga tillstånd. Leverantören äger ej rätt att överlåta avtalet till annan leverantör utan beställarens skriftliga godkännande. Vid bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertagas av den nya ägaren om beställaren skriftligen godkänner detta Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till det avtal som kommer att upprättas kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för parterna Tillämplig lag 8

9 Beställarens och leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt det avtal, som kommer att upprättas, bestäms i sin helhet av svensk lag, förordningar, föreskrifter och standards Etiska regler Leverantören måste leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning Arbets- och anställningsvillkor Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren häva avtalet om bristen är väsentlig Handlingars inbördes rangordning Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1 skriftlig ändring och tillägg till avtal 2 avtal 3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag 5 leverantörens anbud 5.27 Force majuere Om part p.g.a. myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall denne, i nödvändig omfattning vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har rätt att så länge de består, använda annan leverantör för att utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till vilken grad denne inte kan fullfölja sina åtaganden. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Hävning av avtal Hävning av avtalet får ske med en uppsägningstid på 30 dagar om leverantören inte utför sina åligganden och ingen omedelbar rättelse sker efter skriftlig erinran. Om leverantören under avtalstiden inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och sociala avgifter kan avtalet hävas med omedelbar verkan utan rätt till ersättning. Detta gäller även om leverantören under avtalstiden gör sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning eller döms för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Hävningsgrund utan rätt till ersättning för leverantören föreligger dessutom om leverantören inte uppfyller svensk lagstiftning. Hävning av avtalet skall ske skriftligt. 9

10 5.29 Tvist Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av Blekinge tingsrätt. Under tiden fram till avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning. 10