VALLENTUNA KOI,IMUN REVISIONEN MISSry 20 16-1 1-10 KOMMUNSTYRELSEN Förstudie: Långsiktigt plnering hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer genomfürt en förstudie v kommunens långsiltig plnering. Fõrstudien hr beþt fem fr gesttlningr i Erfte tt ge en bild v ñrekomsten v Iångsiktig nlyser, kllgiler och långsiktig plnering i kommunen: 1. Hur rbetr kommunstyrelsen med omvárldsnlyser i syfte tt ök kunskpen om nulåge och utveching? z. Vilk lån$siltig ekonomisk kftiler och bedömningr gör styrelsen och nãmndern? g. Görs risknlyser och finns det lterntiv strtegier fiir tt skp hndlingsberedskp? 4. Finns det ett @ sombektr obþktiv prmetrr som befol}ningsstruktur? b. Hur rbetr sty etse och nãmnderñr tt sãkr kompetensñrsõrjningen? Efter genourförd frirstudie kn vi smmntget konstter tt den långsiktig plneringen fürefller vr god ivllentun kommun. Fbrstudien skicks härmd ñr kännedom till kommunstyrelsen. För revisorern Ordfürnde Distribution v rpport - Förstudie: I;ångsiktig plnering Ifummunstyrelsen Kommunfuilmäktiges præidium Kommundi eltören Chefsekonomen REY STO]TElI TUTIA TORG 1. 146 86 VALLENTUIIA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOntffi [.ütu@\ra _ _ErNTltiffi A.sE IiIIYIV.VALLENfUIYA. SE,ml It Vllenhm kmrmun
vv\fvw.pwc.se Förstudie JonnHägg Fredrik Bírkelnd Oktober pot6 pwe
Krtläggning v långsrkttg plnenng Inneh&llsforteckníng 1.1. t.2. Bkgrund.. 3 1.3. t 2.r. 2.2. 2.3. 2.4. 3. Resursfördelningssystem. 9 Kompetensförsörjning och personl......10 Smmnfttnde reflektioner......13 Vllentun kommun 1v16
Krtläggning v långsiktig plnering Scltntnol4fø:ttníng hr på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun genomfört en förstudie v kommunens långsiktig plnering. Förstudien hr beþst fem frågeställningr i syfte tt ge en bild v förekomsten v långsiktig nlyser, klþler och långsiktig plnering i kommunen: Hur rbetr kommunstyrelsen med omvärldsnlyser i syfte tt ök kunskpen om nuläge och utueckling? Vilk långsiktig ekonomisk klþler och bedömningr gör styrelsen och nämn* dern? Görs risknlyser och finns det lterntiv strtegier för tt skp hndlingsberedskp? Finns det ett resursfördelningssystem som bektr objektiv prmetrr som befolkningsstruktur? Hur rbetr styrelse och nämnder för tt säkr kompetensförsörjningen? Smrnntgetkonstters tt den långsiktig plneringen är god ivllentun komrnun. Omvärldsnlyser genomförs i syfte tt ök kunskpen om nuläge och utveckling. Det finns en rd olik långsiktig dokument, som tillsmmns med en beräkningsmodell i Excel hos tjänstemnnledningen, ger god förutsättningr till en god långsiktig plnering. Risk- och scenrionlyser genomförs, om än främst i smbnd med budgetrbetet. Kommunens resursfördelningssystem syftr till tt vr trnsprent smt uppmn till genomtänl,rt och förnkrde förslg från tjänstemännen. Resursfördelningssystemet bektr även objektiv prmetrr så som demogrfi. Vd gäller de långsiktig kompetensförsörjningsfrågorn så pågår det ett rbete med tt t frm en strtegisk kompetensförsörj ningspln. Efter genomförd förstudie kn särskilt uppmärksmms tt soliditeten hr minskt under de senste åren. Kommunen står inför ett kommnde investeringsbehov och det är viktigt tt resulttmålet sätts i reltion till kommunens kommnde investeringr. Om självfinnsieringsgrden på nettoinvesteringr sjunker kommer det innebär en sjunknde soliditet som på sikt försämrr kommunens långsiktig ekonomisk ställning och betlningsförmåg. Det noters även tt nuvrnde resulttmål inte uttrycks i procentuell termer, utn enbrt i tt kommunen sk h ett positivt resultt. menr tt kommunen bör gör en bedömning vvilket resulttmål som krävs för en långsiktigt hållbr ekonomi, givet de investeringsbehov kommunen står inför. Oktober 20'16 Vllentun kommun 2v 16
Krtläggning v långsiktig plnering 7 o Inledníng 1.7. Bøkgrund En stor utmning för de flest kommuner är tt hnter den demogrfisk utvecklingen. För storstdsområden, inte minst stockholmsregionen, utgör också den pågående befolkningsökningen och de bedömningr som görs rörnde fortstt befolkningsökning ytterligre en utmning. För kommuner med bef'olkningstillväxt hndlr det om tt mtch ett ökt behov v service och investeringr mot de ekonomisk och finnsiell förutsättningrn. Behovet v långsiktighet och frmförhållning i form vkommunlekonomisk klþler på lång sikt (ro-zo år) är stort. Utvecklingen utgör också en stor utmning när det gäller kompetensförsörj ningen, såväl numerärt som kvlittivt. Det hr vist sig, blnd nnt i en enkät som genomförts v, tt nlyser, klþler och plnering på lång sikt enligt ovn är ett utvecklingsområrìe i mång kommttner. I)et hndlr dels om de smlde ekonomisk konsekvensern, det vill säg den kommunlekonomisk klþlen på lång sikt, dels behov v omprioritering melln de olik verksmhetsområden. De ftirtroentlevld revisorem i Vllentun kornmun vill rned nledning v dett genomför en krtläggning för tt erhåll kunskp rörnde förekomsten v långsiktig nlyser, klþler och långsiktig plnering i kommunen. 7.2. Kø;rtläggr:.:írz.gerlslTägest illrrríngo:r Inom rmen för krtläggningen besvrs nednstående fem frågestäiiningr. Hur rbetr kommunstyrelsen med omvärldsnlyser i syfte tt ök kunskpen om nuläge och utveckling? Vilk långsiktig ekonomisk klþler och bedömningr gör styrelsen och nämndern? Görs risknlyser och finns det lterntiv strtegier för tt skp hndlingsberedskp? Finns clet ett resursför<lelningssystem som hektr objektiv prmetrr som befolkningsstruktur? Hur rbetr styrelse och nämnder för tt säkr kompetensförsörjningen? Oktober 20'16 Vllentun kommun 3v16
Krtläggning v långsiktig plnering 1.5. Augränsrn;íln,g och tnetod Syftet med förstudien är tt den sk nvänds som underlg för en konstruktiv dilog med kommunstyrelsen. Förstudien hr vgränsts till tt omftt kommunens smlde fl erårsplnering för vilken kommunstyrelsen hr det smlde nsvret. Intervjuer hr genomförts med:. Ekonomichef ' Kommundirektör. Redovisningsnsvrig. Personlchef. HR-strteg Dokumentstudier hr genomförts v för förstudien relevnt dokument. Följnde dokument hr grnskts:. Kommunpln 2or7-2oLg (Fstställd v KF 2016-06-18). Kommunpln zo16-zo18 (Antgen v KF zors-o5-o8). Vllentun översiktspln 2o1o-2o3o (Antgen v KF zoto-og-t7). Bostdsbyggndsprognos 2016 (BBPI6A) ' Befolkningsprognos zo16 (BFPI6A). Å sredovisning zor5 ' Loklresurspln2oLT-2o25. Personlpolitiskt progrm (Fstställt v KF 1991, senst revidert v KSAU zoot). Jämställdhets- och mångfldspln 2or'-2ot7 (Antgen v KF zor5-rr-23). TJänsteskrivelse - svr på motion om kompetensförsörjningspln (DNR KS 2o15.331) Förstudien hr vrit föremål för skgrnskning v berörd tjänstemän. Vllentun kommun 4v16
Krtläggning v långsrktrg plnenng qd t- z.t. Ic,kttø,gelser Otnuärldssnslgse.r Med omvärldsnlys vses här en vidre systemtisk berbetning v den informtion som smls in genom omvärldsbevkning. Omvärldsnlysen är en nþs v en orgnistions, i dett fll v kommunens, utomstående verklighet (omvärlden). I Kommunpln zot6-zo 8 beskrivs den smhällsekonomisk utvecklingen. Beskrirrningen bsers pä Sveriges Kommuner och Lndstings (SKL) ekonomirpport trån pril zor5 smt på SKL:s rpport om budgetförutsättningr for åren zor5-zor8. Vidre berörs även nettoförändringen v sktteintäkter, generell sttsbidrg och kommunlekonomisk utjämning enligt SKL:s prognos i pril 2or1. Det finns inget seprt vsnitt om omvärldsfktorer i kommunplnen. Däremot nämns omvärldspåverknde fktorer under respektive verksmhetsområde. Under vsnittet om socilnämnden uppges till exempel tt socilnämndens budgetrm utöks till följd v kommunliseringen v hemsjukvården i Stockholms län. Dct skns kommenterr om hur den smhällsekonomisk utvecldingen eller nettoförändringen v sktter och bidrg i Sverige kommer tt påverk Vllentun kommun, däremot nlysers och nges påverkn i monetär termer i tbellformt i kommunplnen. Ä.rsredovisningens förvltningsberättelse år zor5 inleds med ett vsnitt om förväntd" utvecj<ìing. T vsnittet finns en ruhrik henämnd omuärldsnlys som utifrån SKL:s bedömningr bcskrivcr utvccldingcn v Svcrigcs ckonomi och befolkningsutveckling. Den omvärldsbevkning som törekommer i kommunpln och årsredovisning, främst i form v SKL:s rpporter, prognoser och bedömningr, behndlr utveckling och trender ntionellt. Generellt skns omvärldsnlyser, det vill säg, en systemtisk berbetning v den informtion som smlts in genom omvärldsbevkningen. Vid intervju med kommundirektören, ekonomichef och redovisningsnsvrig frmkommer dock tt omvärldsnlyser sker på fler håll inom kornrnunerì.. Frrrrtgtrdet v en ny kommunpln inleds med en omvärldsnlys. Omvärldsnlyser uppges ske på controlleroch förvltningschefsnivå, dess nvänds sedn som underlg till den ny kommunplnen. Vllentun kommun hr vrje år enkommunplndg. På kommunplndgen smls hel kommunstyrelsen, smtlig nämnders rbetsutskott, kommunledningen, controllers smt i förekommnde fll kvlitetshndläggre från respektive förvltning. Syftet med kommunplnclgen är tt få en smsyn och gemensm bild v det som redn hänt, nuläget och frmtiden. Under dgen diskuters till exempel demogrfisk förändringr, förändringr i befolkningsstruktur, lgförändringr, förändringr i vilk krv som kommuninvånrn ställer med mer. Inför dgen sk smtlig nämnder h tgit frm en omvärldsnlys som presenters. Utöver ovrstående kn det äverl rör sig om trender och ttitydförändringr i smhället, till exempel tt llt fler föräldrr önskr h brn i förskoln i tidigre åldrr. Enligt ekonomichefen finns ingen begränsning för omvärldsspningen vd gäller tidshorisont, däremot tillämps en treårig tidshorisont vd gäller förvltningrns bedömningr v de ekonomisk effel tern v påverknde omvärldsfktorer. Dett beror på tt hudgeten läggs på t + z ãr (i enlighet med kommunllgen). Någr veckor innn Vllentun kommun 5 v 16
Krtläggning v långsiktig plnering kommunplndgen hr även en bokslutsdg hållits där det gångn året diskuterts. Bokslutsdgen hr fokus pä det somurit, medn kommunplndgen hr fokus pä det som kommer. Det är ekonomichefen som nsvrr för tt bokslutsdg och kommunplndg genomförs med utgångspunkt från kommunstyrelsens beslut om plneringsprocessen stg r níng o ch uppfolj ning. På nämndsnivå dokumenters det presenttionsmteril som viss på boksluts- och kommunplndg. Numer finns en frmtgen presenttionsmll som är politislit förnkrd. Dett för tt få en enhetlighet smt säkerställ tt nämndern nlyserr på ett liknnde sätt. Syftet med ü presenttionern sk h enhetlig mllr är tt de även sk funger som dokumenttion för de som inte är på plts. Ekonomichefen lyfter i intervjun frm tt även om mllen är stndrdiserd finns möjlighet till tt npss omvärldsnlysen efter nämndens verksmhetsområde och unik förutsättningr. Utifrån boksluts- och kommunplndgr rbetr ledningsgrupp och politiken vidre med tt t frm budget och ny kommunpln. Omvärldsbevkning och omvärldsnlys uppges därmed vr viktig inslg i kommunens rbete med frmtgndet vbudget och kommunpln. z.z. L&ngsíktíg ekonotnislc kø,lkgler oeh bedömníngo:r Kommunens budget, som återfinns i Kommunplnen zot6-zot9, innehåller treårig driftsrmr. På tre års sikt redoviss även utvecklingen v pensionskostndern och de finnsiell kostndern smt upplåningsbehovet, främst till följd v investeringr. Även en treårig exploteringspln redoviss. Av Kommunplnen zot6-zot9 frmgår tt den demogrfisk utvecklingen är v stor betydelse för kommunen: "Befolkníngsutuecklíngen ochbeþikningssmmnsöttningen hr stor befudelsefor plnering u denkommunlouerksmhetenbl..iokliseríng och dimensionering u inuesteringr somftrskolor, skolor, uård- och omsorgsboenden och fritidsnlöggningr. Befolkníngsutuecklingen är äuen ett uiktigt instrumentþr beräkning u sktteunderlg." I dokumentet redogörs för utvecklingen v totlt ntl invånre smt den årlig förändringstkten frm till 2c25. Befolkningsprognosen bsers på det prognostiserde bostdsbyggndet i kommunen, som redoviss i en bostdsbyggndsprognos. Bostdsbyggndsprognosen för zo16 (Bostdsbyggndsprognos zot6 BBPr6A, ntgen i KS 2or5.475), dvs. för nästkommnde års budget, bsers på ntgnden om ett successir,t ökt bostdsbyggnde enligt inriktningen i kommunens Öuersiktspln 2o7o- 2o7o. Prognosen redovisr i genomsnitt cirk 4Bo bostäder per år. Såväl bostdsbyggndsprognos som befolkningsprognos ts frm årligen och redoviss i bilg till budget. Kommunens investeringspln redovis s i Kommunplnen. Investeringsplnen sträcker sig över ro år. Investeringrn uppgår smmntget under perioden zot6-zoz5 till r 872 mnkr enligt plnen, vrv r 492 mnkr vser de fem kommnde åren. Enligt Reglerfor styrning ochuppfoljníng u ekonomiochuerksmheterívllentunkommun (ntgen v kommunfullmäktige 2009-02-16) sk vrje nämnds investeringsäsknde innehåll en redogörelse v driftseffektern. I dokumentet tydliggörs även tt investeringr endst får utförs under förutsättning tt driftskostnder inklusive kpitl- och loklkostnder ryms inom driftsbudgeten. I Regler for loklforsörjníng och internhyr (ntgen v kommun- Vllentun kommun 6v16
Kârtläggnlng v långsll(tlg plnerlng fullmäktigc zorr-o6*13) frmgör v vsnitt r.z Nyinvcstcringr i loklcr följnde: "Intrcsteringr inyloklerfår endst görs omuerksmhetenhr ett långsíktigt loklbehou som, efter en behousutredníng, uist sig inte kunn löss inom befintligt.fstíqhetsbestånd. Loklstgrgruppenhqr dethuuudsklignsuretfor dett." I smbnd med intervjuern förs frm tt kommunen hr jobbt med tt ök medvetenheten kring investeringrn och den kommunl ekonomin, med fokus på tt de äsknden som görs sk vr återhållsmm, relistisk och bserde på konkret behov. Kommunen bedriver ett strtegiskt loklresursplneringsrbete som uttrycks i Loklresursplnftr åren 2017-2025. Även förutsättningrn för den strtegisk loklförsörjningen reglers i hlnd ndr Re.glerfor stgrning ochuppfoljníng u ekonomíochuerks mhet er i V llentun kommun o ch Re g I er fo r lo klþ r s ö rj ning o ch int er nhy r. D et f inns en loklresursplneringsgrupp bestående v representnter från vrje förvltning, som i sin tur är berednde till den strtegisk loklresursplneringsgruppen som består v kommunens ledningsgrupp. Loklfrågor v strtegisk krktär sk ts upp i ledningsgruppen innn de behndls i respektive nämnd. Den strtegisk loklplneringen uppges vl ett viktigt undcrlg för dcn tioårig invcstcringsplncn och för bedömningen v verksmheterns behov. I Loklresursplnfir åren zott-zoz5 rcdogörs för styrnde principer på området utifrån ovnnämnd styrdokument smt för loklbehovet för kommunens -,^-1.^^*L^+^- T vçll\ùlru.rçlçl Lv^ctllJçlIUvçL ^ì.^ìl^^l^"^+ l-^-ì'-;"- uçùnrvù ^^- "^-1,-^-l-^+-^*-B'l^ ^^1' o^-r-on{o}*oo i oþtttolìf PUr vul NorlrrruLJUrlrr4u! vur ùq rr r qr rulldù invcstcringsbehov och beräknt färdigställndeår. Långsiktig pensionsprognoser beställs vid behov, vnligen vrt g-4 år, enligt de intervjude. Det bedöms inte finns ett årligt behov v uppdtering. Den centrl tjänstemnnledningen hr även en beräkningsmodell på längre sikt som i stort motsvrr clriftsbudgctcn. Modcllcn bscrs på kommuncns befolkningsprognos och inkluderr driftseffekter v den tioårig investeringsplnen, upplåningsbehov m.m. För beräkning v intäktern nvänds en förlängd version v SKL:s sktter- och bidrgsmodell. Resulttet v modellen nvänds inte i politisk underlg, däremot viss resulttet på kommunplnedgen och modellen nvänds för tt ök kunskpen inom tjänstemnnorgnistionen. 2.P.i. Risknlys och hndlíngsbereciskup Kommunen hr i utgângsläget en låg skuldsättningsnivå och god soliditet, även om soliditeten hr minskt under de senste åren. I digrmmen nedn viss kommunens soliditet exklusive pensionsåtgnden smt kommunens lån i bnker och kreditinstitut per invånre. I soliditetsdigrmmet frmgår tt Vllentun kommun hr en högre soliditet än både liknnde kommuner', länet och riket under perioden 2o1g-2o15. Vd gäller skuldsättningsnivån frmgår tt Vllentun kommun hr lägre lån i bnker och kreditinstitut per invånre än liknnde kommuner och länet under perioden 2o1g-2o15. Dt skns dock för riket år zor3 och 2oL4. Å$ 2o1S hr Vllentun kommun en lägre skuldsättningsnivå i jämförelse med riket. 'Liknnde konrrnun. kommuner är Tlresö, Värmdö, UppÌnds-Bro, Härryd, Österåker, Prtille och Lerum Vllentun kommun 7v16
Krtläggning v långsiktig plnering Soliditet (%) 54,0 53,2 52,O 50,0 48,0 46,0 50 6 49,7 48,2 51,8 50,6 47,6 47,0 51,5 49,0 46,8 45,9 44,0 42,O I 2013 2014 t I 2015 H r Vllentun,, Liknnde kommuner r Stockholms län r Riket Lån i bnker och kreditinstitut (kr/invånre) 25 000 21 836 20 000 18 461 18 260 18 058 16 15 000 12669 13 801 11 355 I ooo 10 000 5 000 0 I 2013 2014 201s I Vllentun Liknnde kommuner Stockholms län Riket Under de senste åren hr dock kommunen hft behov v upplåning och upplåningsbehovet bedöms fortsätt till följd v de öknde investeringsbehoven. En ökd upplåning medför ökde räntekostnder, och de finnsiell kostndern bedöms också ök. En treårig prognos vseende dett redoviss som tidigre nämnts i Kommunplnen. Det finnsiell resulttmålet är ett årligt positir,t blnskrvsresultt enligt Kommunplnen. Delt ger endst begränsd självfinnsiering v investeringr. I dokumentet redogörs för synen på god ekonomisk hushållning, där det blnd nnt konstters Lt"En sund ekonomí" ínnebär också. tt ui kn möt oforutsedd konjunktursuängningr eller demogrfrskforändringr." Målet för god ekonomisk hushållning är tt bedriv verksmhetern kostndseffektivt.i Kommunplnenfor 2077-2079 frmgår också tt det fìnnsiell resulttmålet är ett årligt positivt resultt. I intervjuern frmkommer tt kommunen med utgångspunkt i tt kunn ldr svängningr i exempelvis sktteunderig måste h en viss flexibilitet och mrginl i resulttet. Det finns inget uttryckt resulttmål i procent idg, men enligt de intervjude förs diskussioner om tt mer än två procent kn vr nödvändigt för tt klr v en viss egenfinnsiering v kommnde investeringr. I budgeten Vllentun kommun B v 16
Krtläggning v långsiktig plnering för zott liggcr ctt rcsultt på cirk o,7 proccnt v skttcr och gcncrcll sttsbidrg och utjämning. Prognosen för zo16 är ett resultt om cirk z procent. I dilog med den politisk ledningen görs viss risk- och scenrionlyser enligt intervjuern, i syfte tt vis effekter v t-rlik prioriteringr och utfll. Metl hjätp v tlert excelmodell som tjänstemännen nvänder möjliggörs denn typ v nlyser i smbnd med budgetrbetet, även om det främst är de lgstdgde budget- och plnåren som är fokus och som nts politiskt. I intervjuern uppges tt det även finns en medvetenhet och ctt intresse för de långsiktig frågorn i den politisk ledningen, och tt det finns en vilj v tt plner och nlyser. Det finns även en politisk stbilitet i kommunen som uppftts biclr till ett mer långsiktigt perspektiv. 2.5. Resurs;fu rdelníngssystetlr. Enligt Kommunpln zot6-zor8 tillämpr kommunen en modell för uppräkning och fördelning v budgetrmr som tr sin utgångspunkt i tt gällnde rmr räkns upp med ett prisindex och ett lönekostndsindex. Därtill inkluders: Demogrfimodell med differentierd påverkn beroende på verksmhet n::-::- f rjid.rrurllr5d.r l-:- - ùuul L^-^- Lrçru.r --g pd ---:---^^+^-:- rryrrrvçùlgrrrr5( 'r -^* Förändringr som beror på ändrd verksmhet och effekter v sttlig stsningr Eff'ektiviseringr (generellt 5o procent v pris- och lönekostndsindex) Politisk prioriteringr Sktteintäktern beräkns och ger tillsmmns med utfllet från det kommunlekonomisk utìämningssystemet det ekonomisk ut4rmme som kommunen hr. Nämnderns uppräkning vbudgetrmrn zo16 såg ut som följer: Tbell t. Nämnderns upprökníng enligt Kommunpln zot6-zot8, mnkr Budget zo16 PlnzorT Pln zors Indexuppräkning, lön och pris 43 55 57 Effektiviseringr -2L -27 -zb Demogrfi 37 32 34 Verksmhetsforändringr, politisk prioriteringr 9 10 4 Totlt 67 6g 66 Pris- och lönekostndsindex bsers på uppgifter från SKL och följer ders prognoser, men genomslget hålls tillbk genom kommunens effektiviseringskrv. I Kommunplnen förhrs effektiviseringskrvet på följnde vis: "Kommunens rbete med effektíuiseríng u denbefintliguerksmhetenfortsätter. Vllentunkommuns budgetmodellin- Vllentun kommun 9 v l6
Krtläggning v långsiktig plnering nehåiler ett generellt effektíuiseringskru for tt klr bibehäilen sktteniuå- smtídigt som kostndern årligen ökr. Budgetforslget ínnebär tt nömndernos budgetrmr räkns upp for pris- och löneökningr, men endst till go procent." Det utr5rmme som därmed skps kn nvänds för politisk stsningr och prioriteringr. Resursfördelningsmodellen tr även hänsyn till demogrfìsk förändringr. Enligt Kommunplnen är genomslget för målgruppen för förskol, grundskol, gymnsium och socilnämndens verksmheter hundrprocentigt. Eventuell voi rmförändringr gentemot de budgeterde rmrn justers inte löpnde utn ger upphov till över- eller underskott vid årets slut. S -ftet med nuvrnde modell är tt den sk vr trnsprent smt uppmn till genomtänkt och förnkrde förslg från tjänstemännen. Budgetrbetet är i stor utsträckning en dilog melln tjänstemän och politiker i kommunen. Budget för kommnde år besluts i juni (undntg för vlår). Hur kommunens budgetmodell fungerr beskrivs under kommunplnedgrn enligt de intervjude. 2.4. Kornpetensftrsörjníng ochpersorz.o,l 2.4.1. Strtegisk kontpetensförsörjningspln Inom kommunen fìnns en centrl HR-vdelning bestående v rz nställd. HRvdelningen utgör kontroll- och stödfunktion till förvltningrn. Kommunens personlchef uppfttr, utifrån reglementet för kommunstyrelsen, tt kommunstyrelsens nsvrr för tt personlpolitiken utveckls och efterlevs. Vid intervjun deltr även HR-strteg. Tjänsten som HR-strteg tillkom under våren zo16, men personen som innehr tjänsten hr tidigre jobbt inom kommunen. Det är frmförllt HR-strtegen som hr det övergripnde nsvret för tt driv och utveckl de långsiktig kompetensförsörjningsfrågorn på tjänstemnnnivå, och enligt uppgift utmärker ett stort utvecklingsfokus tjänsten. Vid intervjun frmkommer tt det störst uppdrget inom rmen för tjänsten för närvrnde är tt t frm en strtegisk kompetensfdrsörjningspln. HR-strtegen förklrr tt det först steget i frmtgndet v den strtegisk kompetensförsörjningsplnen är tt genomför en förstudie. Förstudien syftr till tt undersök och krtlägg vd som görs inom kommunen idg, vilk områden som fungerr väl och vilk områden som behöver utvechs eller förbättrs. HR-strtegen beskriver tt förstudien tog sin utgångspunlt i en omvärldsnlys kring forskning på området. Omvärldsnþsen resulterde i frmtgndet v en modell som innehåller de viktig komponentern inom strtegisk kompetensförsörjning. I förstudien hr sedn nyckelpersoner från verksmhetern fått svr på frågeställningr kopplde till förstudien på verksmhets-, enhets- och individnivå. Förvltningschefern hr själv fått välj ut nyckelpersoner. Syftet hr vrit tt fång upp en bred kunskp om verksmheten inom förvltningen. HR-strtegen hr träfft smmnlgt z6 personer från förvltningrn. Plnen är tt förstudien sk fárdigställs i slutet v oktober 2oL6, och tt en åtgärdspln därefter rbets frm. Själv förstudien beskrivs vr ett tjänstemnninititiv, men det hr även inkommit motioner från politiker om kompetensförsörjningsfrågn. I en tjänsteskrivelse till svr på motion om kompetensförsörjningspln från kommunledningskontoret (DNR KS zor5.33r) lyfts det frm tt kommunen ser ett behov v tt jobb strte- Vllentun kommun 10 v 16
Krtläggning v lângsiktig plnering giskt med rekrytcring och kompctcnsutvcckling. Vidrc ûngcs tt HR vdclningcn scdn sist kvrtlet 2o1S rbetr med den strtegisk frågn om kompetensförsörjning, blnd nnt genom tt gör en förstudie om strtegi och verktyg för kompetensförsörjning. Efter genomförd förstudie uppges det finns förutsättningr för tt skp en strtegisk kompetenstörsörj ningspln. I tjänsteskrivelsen nges också tt det krävs en uppdelning på minst tre områden för tt skp en kompetensförsörjningspln för orgnistionen: Anlys vbefintligt och kommnde personlbehov/kompetenser såväi som tillgången på kompetenser på mrknden. I Kompetensutvecklingspln för nställd medrbetre; hur mn kn behåll och utvcckl dc kompetenser som finns och behövs inom orgnistion. Pln för hur kommunen kn få in de kompetenser som inte finns eller kn utveckls hos de nställd medrbetrn. Både HR-strtegen och personlchefen menr tt frågn om kompetensförsörjning hr lyfls från både poliliskt håll så väl som från tjänstemnnorgnistionen. Det beskrivs tinns ett behov v tt t frm en strtegisk kompetensförsörjningspln. 2.4.2. Kontpetensinuenteringsuerktyg Kommunen upphndlde zor3 ett kompetensinventeringsverktyg (KOLL), och det fïnns fortfrnde ett vtl med leverntören. Verktyget omfttr uppgifter om språkktrnskper, legitimtioner/certifikt och utbildningr/exmin. I verktygel är del också uröjligt tt lägg in rollrelevnt kompetenser, exempelvis tör chef'srollen,lärre och ekonomissislenter. Syftet med tt upphndi och nvänd kompetensinventeringsverktyget vr tt få frm underlg för en kompetensförsörjningspln för kommunen smt tt synliggör de kompetenser som finns inom orgnistionen för kommunens chefer. Verktyget hr hittills implementerts på delr v brn- och ungclomsförvltningen, socilforvltningens ntförrv<ìe-lning och v<lelningen för verksmhetsstöd och kviitet (VSK) smt på HR-vdelningen inom kommunledningskontoret. Det hr dock funnits problem med implementeringen och det uppges krävs förändringr i lt-miljön för tt få in ktuell uppgifter på medrbetre i orgnistionen på ett effektivt sätt. Uppgiftern kn förvisso mts in mnuellt, men det beskrivs vr tidskrävnde. Vid intervju med personlchef och HR-strteg beskrivs dett vr nledningen till tt verktyget inte nvänds lik intensivt idg. Det uppges dock tt lt-vdelningen rbetr med tt få till en teknisk lösning och tt mn vser fortsätt nvänd verktyget frmöver. I den förstudie som genomförs utgår mn dock inte från tt det just är verktyget KOLL som sk nvänds, men däremot tt det finns ett lt-stöd som stödjer processen. Det finns en utsedd person på ITvdelningen som hr nsvret för tt gör processen smidig och undvik tidskrävndc dministrtivt rbete. 2.4.5. Personþolitisktprogrtn Vllentun kommun hr ett v kommunfullmäktige fstställt personlpolitiskt progrm. Progrmmet fstställdes 1991, och hr därefter reviderts tre gånger (zooo, zoor och zoot).i det personlpolitisk progrmmet nges kommunens värdegrund och den över- Vllentun kommun 11 v 16
Krtläggning v långsiktig plnering gripnde personlpolitiken kopplt till blnd nnt rörlighet blnd personlen, utveclding v personlen, lön smt jämställdhet och mångfld. Enligt personlchefen är progrmmet tt se som en portl för kommunens smlde personlpolitik, och tt tillämpningen v personlpolitiken frmgår v de olik riktlinjer, regler och rutinbeskrir,'ningr som finns kopplt till de områden som berörs i progrmmet. Till exempel hr kommunen en v kommunfullmäktige fstställd jämställdhets- och mångfldspln. I plnen, som gäller för perioden 2o1;-zor7, nges blnd nnt tt ett systemtiskt jämställdhets- och mångfldsrbete leder till en bättre rbetsmiljö och en ttrltivre rbetsplts. Vidre menr personlchefen tt mn är medveten om tt fler v st,'rdokumenten i kommunen behöver ses över och i viss fll reviders eller utveckls. När det gäller de personlpolitisk styrdokumenten hr HR-vdelningen lgt upp en plnering för revidering v poiicies och riltlinjer inom både rbetsmiljö- och lönebildningsområdet det närmste året. Arbetet beskrivs behövs görs i när smverkn med de fcklig orgnistionern. 2"4.4. Employerbrnding Inom kommunen fïnns en rbetsgrupp på tre personer som rbetr med employer brndín7.2 Arbetsgruppen hr fått i uppdrg v kommunledningen tt t frm förslg på vr kommunen bör syns som rbetsgivre, till exempel i vilk socil medier kommunen bör s''ns när det gäller rbetsgivrvrumärket och rekrytering. I uppdrget ingår även tt t frm ett rbetssätt för hur Vllentun kommun sk rbet med rekryteringsfrågor och rbetsgivrvrumärket. Under våren zo16 tilldeldes Vllentun kommun en utmärkelse som bäst i kommunsverige på strtegisk kompetensförsörjning. Bkom utmärkelsen står det professionell socil nätverket Linkedln. Enligt utmärkelsen hr Vllentun kommun en strtegisk verkshöjd i rekryteringsrbetet och vågr tänk nytt. HR-strtegen och personlchefen menr tt det är viktigt tt rbet med employer brnding för tt kommunen sk uppftts som en ttrktiv rbetsgivre. Att vr en ttrktiv rbetsgivre ses som en viktig del i tt säkr frmtidens kompetensförsörjning. 2 Employer brnding hndlr om hur ett företg, en kommun eller en orgnistion uppftts som rbetsgivre v potentiell, nuvrnde och tidigre nställd. Vllentun kommun 12 v 16
Krtläggning v långsiktig plrterirtg g. Sorrnrnornfø:ttørnde reflektíoner Inom rmen för krtläggningen besvrs t'em frägeställningr. Frågeställningrn berör omvärldsnlyser, den långsiktig ekonomisk plneringen, resursfördelningssystem, kompetensförsörjning smt risknlyser. Smmntget konstters tt den långsiktig plneringen är god i Vllentun kommun. Omvärldsnlyser genomförs i syfte tt ök kunskpen om nuläge och utveckling. Det finns en rd olik långsiktig dokument, som tillsmmns mecl en beräkningsmodell i Excel hos tjänstemnnledningen, ger god förutsättningr till en god långsiktig plnering. Risk- och scenrionlyser genomförs, om än främst i smbnd med budgetrbetet. Kommunens resursfördelningssystem syftr till tt vr trnsprent smt uppmn till genomtänkt och förnkrde förslg från tjänstemännen. Resursfördelningssystemet bektr även objektiv prmetrr så som demogrfi. Vd gäller de långsiktig kompetensför'sörjningsfi'ågoln så pågår tlel el[ lbele ured tt t frm eu strtegisk kompctcnsförsörjningspln. NIpden r r vsq r smm.nftts iktlselsern neh. år reflektioner för de olik fråseställninsrn. ---^--_-_o-- -' Hur rbetr kommunst rrelsen med omvärldsnlyser i syfte tt ök kunskpen om nuläge och utveckling? Den ornvär'ldsbevkning som förekommer i kommunpln och årsredovisning, främst i form v SKL:s rpporter, prognoser och bedömningr, behndlr utveckling och trender ntioncllt. Ccncrcllt skns omvärldsnlyser, det vill säg, en systemtisk berbetning v den informtion som smits in genom omvärldsbevkningen. Viss nlyser görs dock, till exernpel rìges ekonomisk påverkn för Vllentun kommun vd gäller nettoförändringr i sktter och bidrg i kommunplnen. Omvärldsnlyser sker dock inom kommunen på fler ndr sätt. Vrje år hr kommunen enkommunplndg där tjänstemän och politiker smls och diskuterr förutsättningr, omvärld och frmtid. Dgen ligger till grund för frmtgndet v ny kommunpln. Inför ltornnrunplndgen hr vrje nämnd gjort en omvärldsnþ som presenters under dgen. Omvärldsnlysen dokumenters i en frmtgen och kommungemensm mll. Vi ser det som positivt tt omvärldsnlyser genomförs på dett sätt, i ett forum där både politiker och tjänstemän deltr och där syftet är tt ök kunskpen om nuläget och utvecklingen frmåt. Vilk långsiktig ekonomisk klþler ochbedömningr gör st 'relsen och nämndern? Kommunens budget innehåller treårig driftsrmr. På tre års sikt redoviss även utvechingen v pensionskostndern och de finnsiell kostndern smt upplåningsbehovet, främst till följd v investeringr. Även en treårig exploteringspln redoviss. Vllentun kommun '13 v 16
Krtläggning v långsiktig plnering De mer långsiktig dokumenten i kommunen utgörs v befolkningsprognosen (zo16-2o2í),bostdsbyggndsprognosen (zot6-zozg), översiktspln (zoro-2ogo), investeringspln (zo16-zoz5), loklresurspln (zor7 -zoz5) smt pensionsprognos. Befolkningsprognosen bsers sig på det prognostiserde bostdsbyggndet i kommunen, som redoviss i en bostdsbyggndsprognos. Bostdsbyggndsprognosen för zo16 bsers på ntgnden om ett successivt ökt bostdsbyggnde enligt inriktningen i kommunens Översiktspln zoro-zo3o. Investeringsplnen sträcker sig över 10 år. Investeringrn uppgår smmntget under perioden zot6-zoz5 till r 8Zz mnkr enligt plnen, vrv 492 mnkr vser de fem kommnde åren. Kommunen bedriver även ett strtegiskt loklresursplneringsrbete som uttrycks i Loklresurspln för åren 2oLT-2o25. Loklbehovet beskrivs per verksmhetsområde och smmnftts i ktuellt investeringsbehov och beräknt färdigställndeår. Långsiktig pensionsprognoser beställs vid behov, vnligen vrt 3-4 år. Den centrl tjänstemnnledningen hr även en beräkningsmodell på längre sikt som i stort motsvrr driftsbudgeten. Modeilen bsers på kommunens befolkningsprognos och inlduderr driftseffekter v den tioårig investeringsplnen, upplåningsbehov m.m. Resuittet v modellen nvänds inte i politisk underlg, däremot viss resulttet på kommunplnedgen och modellen nvänds för tt ök kunskpen inom tjänstemnnorgnistionen. Vi konstterr tt den det finns en rd olik långsiktig dokument som är väsentlig för en god långsiktig plnering. Inom tjänstemnnledningen finns en beräkningsmodell som nvänds för långsiktig ekonomisk klþler och nlyser. De långsiktig dokumenten, tillsmmns med beräkningsmodellen, visr tt det finns ett långsiktigt tänk i plneringen i kommunen. Dett ger god förutsättningr till en god långsiktig plnering. Görs risknlyser och finns det lterntiv strtegier för tt skp hndlingsberedskp? I Kommunpln zot6-zorb redogörs för synen på god ekonomisk hushållning, där det blnd nnt konstters tt '?n sund ekonomíinnebär också, tt uikn möt ffirutsedd konjunktursuöngningr eller demogrfiskforändríngr." I Kommunplnen 2o17-2o1g frmgår också tt det fïnnsiell resulttmålet är ett årligt positivt resultt. I intervjuern frmkommer tt kommunen med utgångspunkt i tt kunn klr svängningr i exempelvis sktteunderlg måste h en viss flexibilitet och mrginl i resulttet. Det finns inget uttryckt resulttmål i procent idg, men enligt intervjuern förs diskussioner om tt mer än två procent kn vr nödvändigt för tt klr viss egenfinnsiering v kommnde investeringr. I dilog med den politisk ledningen görs viss risk- och scenrionlyser i syfte tt vis effekter v olik prioriteringr och utfll. Med hjälp v den excelmodell som tjänstemännen nvänder för långsiktig beräkningr möjliggörs denn typ v nlyser i smbnd med budgetrbetet. I intervjuern uppges tt det finns en medvetenhet och intresse för också de långsiktig frågorn i den politisk ledningen, och det finns en vilj v tt plner och nþser. Det finns även en politisk stbilitet i kommunen som uppftts bidr till ett mer långsiktigt perspektiv. Vllentun kommun 14 v 16
Krtlggning v långsiktig plnerlng Vi noterr tt det fînns ctt riskpcrspcktiv bcktt i syncn pñ god clconomisk hushållning, där det explicit lyfts frm tt en sund ekonomi innebär tt kunn möt oförutsedd konjunktursvängningr och demogrfisk förändringr. Det genomförs risk- och scenrionlyser i smbnd med budgetrbetet. Dess risk- och scenrionlyser genomförs främst v tjänstemännen i den excelmodell som nvänds för långsiktig beräkningr. Finns det ett resursfördelningssystern som bektr objelctiv prmetrr soul befolluringsstruktur? Enligt Kommunpln zotí-zorb tillämpr kommunen en modell för uppräkning och fördelning vbudgetrmr som tr sin utgångspunlit i tt gällnde rmr räkns upp med ett prisindex och ett lönekostndsindex. Resursfördelningsmodellen tr även hänsyn till förändringr som beror på nyinvesteringr, förändringr som beror på ändrd verksmhet och effekter v sttlig stsningr, politisk prioriteringr, effektiviseringr smt demogrfi. Demogrfimodellen i resursfördelningssystemet hr en differentierd påverkn beroende på verksmhet. Syftet med nuvrnde modell är tt den sk vr trnsprent smt uppmn till gcnomtänlit och förnlcdc förslg från tjänstemännen. Budgetrbetet är i stor utsträckning en dilog melln tjänstemän och politiker i kommunen. Vi ser tt kommunen hr ett resursfördelningssystem som bektr objektiv Drmetrr, till exempel demogrfì. Pris- och lönekostndsindex bsers på uppgifter från SKL och följer ders prognoser. Hur rbetr styrelse och nämnder för L!. säkl' korlrpetensförsörjningen? Under våren zo16 tillkom en ny roll på HR-vclelningen i form v en HR-strteg. Det är frmförllt HR-strtegen som hr det övergripnde nsvret för tt driv och utveckl de långsiktig kompetensförsörjningsfrågorn på tjänstemnnnivå.!änsten tilikom då kommunen såg ett behov v tt fokuser mer på den långsiktig kompetensförsörjningen. Inom rmen för sin tjänst hr HR-strtegen ett uppdrg tt t frm en strtegisk kompetensförsörjningspln. Arbetet med dett hr påbörjts i form v en förstudie som genomförts och som förvänts fárdigställs under hösten 2ot6. Förstudien beskrivs vr ett tjänstemnninititiv, men frågn om kompetensförsörjning hr även ffis frm v politikcn. Dct notcrs också tt kommunen rbetr ktivt med relyteringsfrägor, till exempel finns en rbetsgrupp inom HR-vdelningen som rbetr med employerbrnding. Under våren zo16 tilldeldes Vllentun kommun en utmärkelse som bäst i kommunsverige på strtegisk kompetensförsörjning v det professionell socil nätverket Linkedln. Fokuset på employer brnding lyfts frm som en viktig del i tt kommunen sk uppftts som en ttrktiv rbetsgivre som tänker nytt. Vi noterr tt clet i clgsläget inte finns någon frmtgen strtegisk kompetensförsörjningspln, men tt det pågår ett rbete kring dett. Under hösten zo16 fárcligställs en förstudie som sk ligg till grund för en strtegisk kompetensförsörjningspln. Det är också positivt tt kommunen hr ett fokus på employer brnding-frågor. Utmärkelsen från Linkedln visr tt kommunen hr en strtegiskverkshöjd i rekryteringsrbetet och vågr tänk nytt, något som är viktigt med tnke på dgens rbetsmrknd där det är brist på personl inom en rd olik yrkesktegorier som förekommer i den kommunl sektorn. Vllentun kommun 15 v'16
Krtläggning v långsiktig plnering zot6-to-28 JoqnnIIägg Projektledre Cclrínllultgren Uppdrgsledre Vllentun kommun 16 v 16