KOMMLIN FILIPSTADS. Fax: E-post: lipstad.se. Revisionsrapport angående gemensam administrativ nämnd

Transkript

1 FILIPSTADS KOMMLIN Dtum För kdnnedom: Kommunstyrelsen Kommuffillmhige Revisionsrpport ngående gemensm dministrtiv nämnd Vi hr, tillsmmns med revisorem i Kristinehmns, Krlskog och Storfors kommuner genomfört en grundläggnde grnskning v den gemensmm nämnden med huvudinriktning mot verksmhetsstyrning, uppfolj ning och intern kontro ll. Vår grnskning hr vist tt den gemensmm dministrtiv nämnden är i ett uppstrtsskede v sin verksmhet. För vår grnskning hr dett inneburit tt det sknts underlg for tt kunn grnsk verksmhetens mål och resultt för 2012 och vi hr heller inte fått tgit del v någon pln for uppföljning v den intem kontrollen i nämnden eller riskbedömning som underlg for denn. Vår övergripnde bedömning, utifrån den kort tiden nämnden vrit ktiv, är ändå tt nämnden i llt väsentligt verkr enligt de intentioner och riktlinjer som fstställdes vid bildndet. Vi nser dock tt nämnden under 2013 bör prioriter tt strukturer och orgniser rbetet med intem kontroll. Fön'ko m mu n rev i sorern ty^ål"l,ltrs-äkä Hugosson Ordfrnde FILIPSTADS KOMMUN Box FILIPSTAD Besök: Hntverksgtn 22 Tel vx: 'l 00 Fx: E-post: kommun@fi lipstd.se org.nr: lnternet:

2 Kristinehmns kommun Gemensm dministrtiv nämnd, Lönecentrum Östr Värmlnd Revisionsrpport KPMG AB Krlstd Antl sidor: 2013 KPMG Bohlins AB, Swedish limited libility prtnership nd member firm of the KPMG network of independent member firms ffilited with KPMG lnterntionl, Swiss cooperiive. All rights reserved

3 Kristinehmns kommun 20 I Innehåll r 9.t.1 9.r.2 9.r.3 9.r.4 Smmnfttning Bkgrund Syfte Avgränsning Revisionskriterier Ansvrig nämnd/styrelse Metod Projektorgnistion Resultt Gemensm dministrtiv nämnd Styrning och ledning Uppft ljning och kontroll Intern kontroll Budget och utfll KPMG Bohlins AB, Swedish limited Iibility prtnership nd member firm of the KPMG network of independent member flrms ffilited with KPIMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserued.

4 Kristinehmns kommun 20 I l. Smmnfttning Vi hr v Kristinehmn kommuns revisorer fått i uppdrg tt rbet frm en modell for en årlig grundläggnde grnskning v gemensmm nämndern med ndr kommuner där huvudinriktningen är verksmhetsstyrning, uppföljning och intem kontroll. Denn grnskning vser den gemensmm dministrtiv nämnden, Lönecentrum Östr Värmlnd. Nämndern sk enligt kommunllgens 9 kp.2 $ grnsks v revisorem hos respektive huvudmn. Det övergripnde syftet med grnskningen är tt den sk utgör ett underlg för den årlig nsvrsgrnskningen v de gemensmm nämndem med fokus på styrning, ledning och kontroll v verksmheten. Utifrån genomförd grnskning kn vi konstter tt den gemensmm dministrtiv nämnden är i ett uppstrtsskede v sin verksmhet. Vår övergripnde bedömning utifrån utifrån genomford grnskning r tt nämnden i llt väsentligt verkr enligt de intentioner och riktlinjer som fstställdes vid bildndet. Ovnstående hr inneburit tt det sknts underlg for tt kunn grnsk verksmhetens mål och resultt under 2012, något som kommer finns under Vi hr heller inte fått tgit del v någon pln för uppftiljning v den intern kontrollen i nämnden eller riskbedömning som underlg för denn. Vår bedömning är tt mn under 2013 bör prioriter tt utveckl ett system for rbetet med intern kontroll i 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserved.

5 Krislinehmns kommun 20 I Bkgrund Vi hr v Kristinehmn kommuns revisorer fått i uppdrg tt rbet frm en modell för en årlig grundläggnde grnskning v gemensmm nämndem med ndr kommuner där huvudinriktningen är verksmhetsstyrning, uppföljning och intern kontroll. Denn grnskning vser den gemensmm dministrtiv nämnden, Lönecentrum Östr Värmlnd. Nämndern sk enlis kommunllgens 9 kp. 2 $ grnsks v revisorern hos respektive huvudmn. Uppdrget ingår i revisionsplnen för är Kristinehmns, Filipstd, Krlskog och Storfors kommuner bildde den I september 2012 även en ny gemensm dministrtiv nämnd. Kristinehmns kommun är värdkommun, och verksmheten är orgnistoriskt forlgd under kommunledningsförvltningen i Kristinehmn. Den verksmhet som ingår i nämnden inledningsvis är lönedministrtion därv nmnet Lönecentrum Östr Värmlnd GÖ9. Cirk tjugo personer från de fyr kommunern ingår i centrt. De ingående kommunems revisorer sk årligen genomltir en gemensm risk- och väsentlighetsbedömning v respektive nämnds verksmhet. De skkunnig biträden till revisorern i värdkommunen, Kristinehmns kommun, kommer sedn ges grnsknin gsuppdrg utifrån bedömnin gen. Mot bkgrund v de krv som ställs i kommunllgen beträffnde revisorerns nsvr tt grnsk ll verksmhet årligen (9 kp 9$ KL) bedömer revisorern tt det årligen bör genomftirs en grundläggnde grnskning ovsett om riskbedömningen visr behov v fordjupde instser. Utifrån ovnstående hr revisorern i Kristinehmns kommun gjort bedömningen tt foljnde grnskning sk genomförs. 3. Syfte Det övergripnde syftet med den grundläggnde grnskningen är tt utgör ett underlg ltjr den årlig nsvrsgrnskningen v den gemensmm nämnden I grnskningen hr följnde revisionsfrågor särskilt belysts: nlys och utvärdering. O 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserved.

6 Kristinehmns kommun Avgränsning Grnskningen hr utgjort en grundläggnde grnskning v verksmhetsäret Revisionskriterier Vi hr övergripnde bedömt om verksmheten uppfzller; 6. Ansvrig nämnd/styrelse 7. Metod Grnskningen hr vsett den gemensmm dministrtiv nämnden i östr Värmlnd. Grnskningen hr genomförts genom: reglemente. 8. Projektorgnistion Grnskningen hr genomförts v Ann Täng, konsult, under ledning v Mikel Lind, certifierd kommunl revisor och kundnsvrig i Kristinehmns kommun. 9. Resultt 9.1 Gemensm dministrtiv nämnd Från I september är 2012 hr Krlskog, Kristinehmn, Stofors och Filipstds kommun en gemensm nämnd for tt hnter lönedministrtion. Kristinehmns kommun är värdkommun. Verksmheten klls Lönecentrum Östr Värmlnd GÖD och är plcerd i Kristinehmn. Orgnistoriskt finns verksmheten inom kommunledningsförvltningen och cirk tjugo personer ingår i centrtr Ur reglementet2 för den gemensmm nämnden nges tt tjänsteutbudet initilt sk utgörs v lönedministrtion, utdt, sttistik, systemförvltning och supporl. Utöver ovnstående sk de ingående kommunern genom seprt vtl även kunn hnter pensions- och personlknutn frågor i nämndens verksmhet. I hämtt den l5.jnuri Reglemente för gemensm dministrtiv nämnd för Kristinehmn, Krlskog, Stofors och Filipstds kommuner, 20ll O 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reseryed.

7 Kristinehmns kommun 20 I Nämnden hnterr löner for personl och fortroendevld i smtlig ingående kommuner, totlt rör det sig om drygt personer, se tbell 1 Filiostd Krlskos Kristinehmn Storfors Antl nställd \ \ 925 1) Filipstds kommun inkl bolg och stiftelse2) Krlskog kommun inkl Bergslgens räddningstjänst och hyresbostäder 3) Kristinehmns kommun inkl bolg Tbell 1. Tbellen visr fordelningen v den personl (inkl. flortroendevld) som Lönecentrum Östr Värmlnd hnterr löner flor. Vrje månd hnterr verksmheten drygt 8200 lönespecifiktioner. Dess fördelr sig på respektive kommun enligt nedn, se tbell 2; Filiostd Krlskos Kristinehmn Storfors Antl 624 1) 3 69s 2) ) 546 lönespecifiktioner l) Filipstds kommun inkl bolg och stiftelse 2) Krlskog kommun inkl Bergslgens räddningstjänst och hyresbostäder 3) Kristinehmns kommun inkl kommunl bolg Tbell 2. Tbellen redovisr ntlet lönespecifiktioner per kommun som Lönecentrum Östr Värmlnd hnterr vrje månd. Totlt omfttr ovnstående lönespecifiktioner vrje månd cirk 119, 5 mkr. I nednstående tbell 3 redoviss respektive kommuns kostnd. Summ utbetld löner nuri 2013 Filiostd Krlskog Kristinehmn Storfors kr kr kr <r 1) 2) 3) 1) Filipstds kommun inkl bolg och stiftelse 2) Krlskog kommun inkl Bergslgens räddningstjänst och hyresbostäder 3) Kristinehmns kommun inkl bolg Tbell 3. Tbellen visr summn v vrje månds lönespecifiktioner per kommun. Vid vår intervjuer hr det frmkommit tt mn innn beslutet om tt inrätt en gemensm nämnd for lönehnteringen genomforde en krtläggning över respektive ingående kommuns processer vid hntering v löner. Smtlig kommuner nvände sig redn v det nuvrnde systemet Personec P men trots dett fnns viss skillnder i rutinern. Viss justeringr i rutinern gjordes innn verksmheten strtde upp men rbetet med tt t frm gemensmm rutiner for hnteringen v löner kommer tt ske under år Idg rbetr personlen i verksmheten kommuninriktt med en vrsin kommun men på sikt r målet tt mn sk kunn rbet mot en eller fler kommuner. Nämnden består v fyr ledmöter med respektive ersättre. Ordfornde utses v Kristinehmns kommun och vice ordfornde roterr melln övrig ingående kommuners ledmöter. Vid tiden för vår grnskning hde nämnden smmnträtt två gånger. Tnken är tt nämnden sk träffs tre gånger per år. O 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish memberfirm of KPMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserved.

8 Kristinehmns kommun 20 I Under är 2012 hr nämnden smmnträtt vid två tillftillen och vid dess hr smtlig ledmöter vrit ntur/rnde. Utifrån de protokoll vi tgit del v från nämnden hr inriktningen vid dess smmnträden främst vrit tt ftt formell beslut om konstituernde v nämnden, delegtionsordning, ttestförteckning, budget och verksmhetsmål för är 2013 smt logotyp for den gemensmm nämnden. I vtlet3 för nämnden nges tt en smrådsgrupp med de ingående kommunerns personlchefer smt den gemensmm nämndens chef sk inrätts. Gruppen sk ses en gång per kvrtl och rbet med budgetsmråd, säkerställ tt plnen för budget- och verksmhetsplnering hålls smt bered frågor som rör nämndens uppdrg och eventuell forändring v dett. Vid tiden for vår grnskning hde gruppen smmnträtt vid ett pr tillfiillen Styrning och ledning Enligt kommunllgens tredje kpitel prgrf sk nämnder beslut i frågor som rör forvltningen och i frågor som de enligt lg eller nnn förfttning sk nsvr for. Utöver dett sk nämndern beslut i frågor som fullmäktige delegert till dem smt nsvr for tt bered fullmäktiges ärenden och se till tt ders beslut verkställs. De sk även redovis till fullmäktige hur de fullgjort de uppdrg som fullmäktige givit dem Utöver ovnstående nges i smm lg fr. nämndern sk se till tt verksmheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt smt de föreskrifter eller lgr som gäller för verksmheten. De skll också se till tt den intem kontrollen är tillräcklig. I Kristinehmns kommun finns en styrmodell for mndtperioden med vision, övergripnde mål, mål och kvlitetsindiktorer beslutde v kommunfullmäktige. Utifrån dess sk nämndern i kommunen utrbet egn verksmhetsmål. För år 2012 hde inte nämnden rbett frm någon verksmhetspln med måi, något som kommer tt finns är Uppfiiljning och kontroll I nämndens reglemente5 nges tt mn sk redovis uppföljning v måi, ekonomsikt utfll och resultt v övrig verksmhet. Till kommr.rnstyrelsen och kommunfullmäktige i de deltgnde kommunern sk mn rpporter hur verksmheten utveckls och hur den ekonomisk ställningen är under budgetåret. En fullständig rpportering v dett sk ske genom de delårsrpporter som respektive kommunfullmäktige beslutt om. Intern kontroll Vid tiden för vår grnskning hde nämnden inte utvecklt ett system for rbetet med den intern kontrollen. Vi hr därför inte kunnt t del v och bedöm någon pln för uppföljning v intem kontroll eller riskbedömning som underlg för denn. 3 Avtl melln kommunern Krlskog, Storfors, Kristinehmn och Filipstd om gemensm dministrtiv nämnd, Kommunllg 1991:900 5 Reglemente för gemensm dministrtiv nämnd för Kristinehmn, Krlskog, Stofors och Filipstds kommuner, 2013 KPIVIG Bohlin6 AB, the Swedish member firm of KPI\4G lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserved

9 Kristinehmns kommn 20 I Budget och utfll I vtlet nges ll budgeten sk fstställs v Kristinehmns kommuns kommunfullmäktige efter smråd med övrig ingående kommuner. Den florst mj vrje år sk medlemskommunern få förslg på budget for nästkommnde år. Nämndens kostnder sk fordels med en {ärdedel per kommun. Vidre sk en fijrskottsbetlning ske med hälften v den beräknde kostnden for respektive kommun vid två tillfiillen under året. En slutlig reglering v det bidrg vrje kommun sk betl sker 31 december vrje år. Från och med år 2013 hr nämnden en gemensm budget fststäild. Då flordels ll kostnder efter fördelningsnyckeln och efter årsskiftet fkturers ll kommunern sin del v totlkostnden. Utifrån de protokoll vi erhållit från nämnden nges tt modellen för fordelningsnyckeln sk nvänds under forst hlvåret är 2013 för tt sedn utvärders. Den totl kostnden för nämnden under år 2012 vr tkr, men ekonomiskt utfll för nämnden for smm vr 0 kr då smtlig ingående kommuner sk bär sin egn kostnder. Nämnden hr dock hft viss gemensmm kostnder under året som fördelts enligt den fstställd fördelningsnyckeln (ndel lönetrnsktioner per kommun). De gemensmm kostndern uppgick till 565 tkr och hr enligt uppgifter från kommunen vrit lönen for lönecentrums chef smt uppstrtskostnder för verksmheten. Kommentter Vi kn konstter tt under är 2012 hr tid ägnts åt tt skp en gemensm verksmhet med gemensmm rutiner inom nämnden. Utifrån den inventering v underlg som genomforts frmgår tt nämnden i llt väsentligt verkr enligt de intentioner och riktlinjer som fstställdes vid bildndet. Vår bedömning är tt nämnden bör prioriter tt utveckl ett system ltjr rbetet med intern kontroll med övergripnde styrdokument som beskriver hur nyckelprocesser och rutiner är orgniserde inom verksmheten så tt de fortroendevlds roll och nsvr flör den intern kontrollen underlätts. Vidre bör nämnden genomfor en riskbedömning för tillsyn v den intern kontrollen smt frmrbet en pln for årlig uppföljning v den intern kontrollen. Vi vill också i förhnd påpek vikten v tt den gemensmm nämnden i rbetet med verksmhetspln och mål inför är 2013 utgår från Kristinehmns kommuns mål och riktlinjer då de är värdkommun för nämnden. KPMG, dg som ovn Qr*^- /Ann Tång konsult C ertifi erd kommunl rev i s or O 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG lnterntionl, Swiss coopertive. All rights reserved