Granskning kontanthantering Bildningsnämnden

Revisionsrapport Granskning kontanthantering Bildningsnämnden Motala kommun September 2009 Karin Jäderbrink

2009-09-08 Namnförtydligande Namnförtydligande

Innehållsförteckning 1 Revisionell bedömning...1 2 Bakgrund och revisionsfrågor...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål...2 2.3 Metod...3 3 Granskningsresultat...3 3.1 Riktlinjer och regler...3 3.2 Intern kontroll...4 3.3 Stickprov...5

1 Revisionell bedömning Revisorerna har beslutat att granska den interna kontrollen av väsentliga rutiner gällande tillförlitlighet och säkerhet. Tillförlitliga rutiner för intern kontroll i den kommunala verksamheten är viktiga och då särskilt för kontanthanteringen. Bl.a. för att säkerställa att de intäkter som rätteligen tillhör kommunen också kommer kommunen tillgodo samt att personalen inte utsätts för onödig riskexponering Revisorerna i Motala kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen inom Bildningsnämnden. Mot bakgrund av genomförd granskning gör vi bedömningen att Bildningsnämnden inte har tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll för samtliga sina verksamheter. Vi kan konstatera att kontanthanteringen idag sker på olika sätt inom Bildningsnämndens verksamheter och därför behöver göras enhetliga. Vi konstaterar brister inom Aktuella dokumenterade rutiner och ansvarsfördelning Efterlevnad av de rutiner som finns inom grundskolan Momshantering Systematisk uppföljning av intäkter och kostnader för respektive försäljningsställe Förvaring av räkenskapsmaterial Vi föreslår Utarbeta kommungemensamma riktlinjer för kontanthantering och försäljning Utarbeta riktlinjer för respektive försäljningsställe och säkerställ att de är kända i organisationen Genomför internkontroller löpande i syfte att förebygga eventuella oegentligheter 1

Överväg om bankning av kontanter kan ske på ett säkrare sätt i form av hämtning på respektive enhet Förvara räkenskapsmaterial centralt i kommunen 2 Bakgrund och revisionsfrågor 2.1 Bakgrund På olika ställen i kommunen förekommer kontanthantering. Av erfarenhet vet vi att rutiner inte alltid finns eller följs för en säker hantering. Risk att verksamheten förlorar i förtroende om oegentligheter eller slarv upptäcks. Revisorerna har beslutat att granska den interna kontrollen av väsentliga rutiner gällande tillförlitlighet och säkerhet. Tillförlitliga rutiner för intern kontroll i den kommunala verksamheten är viktiga och då särskilt för kontanthanteringen. Bl.a. för att säkerställa att de intäkter som rätteligen tillhör kommunen också kommer kommunen tillgodo samt att personalen inte utsätts för onödig riskexponering 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen har inriktats på att ge svar på följande revisionsfråga: Har Bildningsnämnden tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att säkerställa en god intern kontroll? I steg 1 har kartläggning skett avseende omfattningen av kontanthanteringen inom Bildningsnämnden samt om dokumenterade rutiner finns för dessa. I steg två har avgränsning skett till tre verksamheter d v s simhallen, elevcafeteria Mariebergskolan samt Ekenäs IDA-café som bedriver kontanthantering. Granskning har där skett via intervju samt kontrollmålsteknik med stickprov av Om kassaansvarig finns utsedd Dokumenterade rutiner finns för kassavstämningar dagligen Försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Utgående moms redovisas på korrekt sätt Kontanter hanteras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst 2

Här utöver är syftet att säkerställa att Motala kommuns interna regler samt relevant lagstiftning (KRL) efterlevs på ett tillfredsställande sätt. 2.3 Metod För att besvara ovanstående frågor har intervjuer skett med ekonom, handläggare vid berörda verksamheter, anläggningschef simhall samt kassaansvarig centralt. Vi har tagit del av och analyserat eventuella dokumenterade rutiner för kontanthantering och redovisning samt genomfört stickprov i dagrapporter etc. 3 Granskningsresultat Inom nämndens ansvarsområden finns verksamheter såsom förskola, grundskola, gymnasium, fritidsanläggningar, kulturverksamheter, sysselsättning/arbetsmarknad etc. I kartläggningen framgår att kontanthantering finns i flera av dessa verksamheter såsom elevkafeterior i grundskolor restaurangverksamhet gymnasieskolor cafeterior o försäljning inom vuxen/sysselsättning/integration simhall vandrarhem fritidsgårdar bibliotek kulturskola handkassor och nyckeldepositioner Enligt redovisning från 2008 finns de större volymerna inom restaurangverksamhet samt inom fritidsverksamheten. 3.1 Riktlinjer och regler Motala kommun har vid granskningstillfället inte några kommungemensamma riktlinjer för hur kontanthantering och kassaredovisning skall ske. Revisionen har i tidigare gjorda granskningar påtalat behov av att sådana utarbetas. Tidigare verksamhetsområde Bildning utarbetade 2003 en dokumenterad rutinbeskrivning för elevcafeterior inom grundskolan. Enligt rutinbeskrivningen skall dessa ha utarbetats i samband med genomförd intern kontroll. I rutinbeskrivningen framgår bl.a. 3

Allmänna riktlinjer/rutiner (var inköp ska ske, moms, förvaring, vad intäkterna ska täcka för kostnader etc) Den dagliga hanteringen(avstämning, attestering, förvaring bokföringsmaterial etc) Insättning av kontanta medel (hur ofta, hur mycket kontanter som ska förvaras på skolan, beräkning av moms etc. Bilagor dagrapport, insättningsrapport, insättningsavier samt besked om bankinsättning I granskningen har vi också tagit del av dokumenterade rutinbeskrivningar för nyckeldepositioner inom grundskolan, ekonomisk hantering för Skogsborgs friluftsanläggning. Innehållet i dessa är i stort i enlighet med ovan. I samband med besök på utvalda enheter har vi erhållit kortare dokumenterade versioner av instruktioner och rutinbeskrivningar gällande kassahantering, kontanthantering och värdetransporter. Vår kommentar Vi kan konstatera att det vid granskningstillfället inte finns några kommungemensamma riktlinjer för hur kontanthantering och kassaredovisning skall ske. Inom bildningsnämndens verksamheter har verksamhetsområdet utarbetat dokumenterade riktlinjer för kontanthantering inom delar av sina verksamhetsområden. Dock inte där de större försäljningsvolymerna sker som exempelvis vid simhallen där det finns mer kortfattade instruktioner. I samband med granskningen genomfördes ett byte av kassasystem på simhallen. I samband med detta föreslås förvaltningen ta tillfället i akt och göra en genomgång rutiner, processer, dokumentera dessa och utse ansvariga. Vi bedömer att de riktlinjer som finns framtagna för grundskolan är tydliga vilket underlättar vid hanteringen. 3.2 Intern kontroll Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. 4

I samband med granskningen har frågor ställts om bildningsförvaltningen genomfört några kontroller avseende kontanthanteringen på dessa platser. Enligt de intervjuade har detta ej skett. Samtliga intervjuade har arbetat med kontanthantering under många år. I nämndens antagna internkontrollplan för 2009 finns inte kontroller avseende kontanthantering med. 3.3 Stickprov Resultatet avseende stickprovskontrollerna vid besökta enheter i samband med intervjuerna redovisas nedan. Finns kassaansvarig utsedd? Kassaansvarig skall bl.a. tillse att kassarutinerna är tillfredsställande ur säkerhetssynpunkt. Några dokumenterade underlag/beslut på utsedda kassansvariga finns inte på någon av de besökta enheterna. De intervjuade hänvisar till att formellt kassaansvarig är berörd rektor eller anläggningschef. Attestering av insättningar/dagrapporter mm. sker dock av handläggare/arbetsledare. Dokumenterad beskrivning av innebörden att vara kassaansvarig saknas. Vid Mariebergsskolan samt Simhallen finns det flera handläggare som hanterar kassarutinen. Skiftande behörigheter finns inte i kassasystemet utan samtliga handläggare har samma tillgång till systemen. Vid IDA-caféet är det två handläggare som är ansvariga för kassahantering och avstämning. Finns dokumenterade rutiner för dagliga kassavstämningar? Dokumenterade rutiner finns för elevcafeterior i grundskola. Vid simhallen respektive Ekenäs IDA-caféet finns kortare instruktioner för dagliga kassaavstämningar. Efterlevnaden av dessa varierar. Vi konstaterar att efterlevnaden av riktlinjerna som finns inom grundskolan bör förbättras. Bl.a. används inte en bilaga till instruktionerna avseende periodavstämningar eller Z2- utslag. Nivåerna för hur mycket kontanter som bör förvaras på skolan överstiger också antagna riktlinjer. Bankning bör därför ske oftare än för närvarande. Vi bedömer att riktlinjerna/rutinerna bör ses över, enhetliggöras och aktualiseras framförallt när det gäller simhallen där volymen av försäljning är störst. Nytt kassasystem ska införas vilket också förändrar underlagen m.m. Vi bedömer också att förvaring av dagrapporter, kassarapporter och eventuella periodrapporter ska förvaras centralt i kommunen eftersom det utgör räkenskapsmaterial och sparas i 10 år. Idag förvaras detta hos respektive enhet. 5

Kontrollremsan där alla transaktioner registrerats bör förvaras i minst två år. Mariebergs elevcafeteria Cafeteriaförsäljningen och snabblunch registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till cafeterian. Vid dagens slut sker Z1 avstämning (nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Vaktmästare samt kassahandläggare räknar kassa och stämmer av med försäljningssumma och dokumenterar på dagrapport som attesteras av två personer. Bankning av försäljningssummor sker varannan vecka vilket innebär att kontanterna överstiger de riktlinjer som gäller för kontanthantering elevcafeterior. Z2-listor eller insättningsrapport som riktlinjerna anger ska användas tas ej fram i samband med bankning. Någon kontroll av att summan av att de dagliga avstämningarna, Z1- kvittona är lika med Z2-listan görs inte. Dagrapporter och Z1 kvitton förvaras på skolan och bifogas ej bankinsättningen vilket gör det mycket svårt att stämma av att samtliga dagsförsäljningar bankats. Risk finns därför att bankning ej sker av samtliga försäljningssummor. Ibland sker utlägg ur cafeteriakassan för vissa inköp. Kvitton bifogas dagrapporten när direktinköp gjorts. Förfaringssättet får till resultat att intäkter och kostnader blandas på en ur redovisningssynpunkt felaktigt sätt (nettoredovisning). Inköp skall ske via faktura eller om kontanter behövs via handkassa. Eventuella felslag/differens ska redovisas i dagrapporten. Vid insättning av försäljningssumman konstateras också en felaktig beräkning av moms. Någon uppdelning på 12 % respektive 25 % görs ej. Priser i cafeterian sätts enligt de intervjuade av personal i cafeterian. Enligt riktlinjerna skall intäkterna täcka kostnaderna för inköp av varor samt ev. andra kostnader som rektor beslutar. Lönekostnader, lokalhyra mm ska enligt riktlinjerna inte belasta cafeterian. Någon uppföljning av cafeterians intäkter och kostnader görs enligt uppgift ej systematiskt. Förvaring sker i kassaskåp vilket bedöms som säkert. Nyckel till detta innehas av ett fåtal personer. Simhallen Simhallsavgifter registreras löpande i kassaapparat (byte av system pågår för närvarande) som finns i anslutning till entrén. Respektive personal har egen växelkassa. Vid skiftbyte under dagen stäms kassan av gentemot försäljning och signeras av ansvarig. Båda kassörerna ska räkna första skiftets dagskassa. Vid dagens slut sker Z1 avstämning (nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Statistik såsom antal bad, sol etc registreras i enlighet med mall. 6

Varje kassör låser in sin dagskassa i värdeskåp. Företaget Loomis hämtar varannan vecka för bankning. Speciella rutiner gäller vid hämtning där också avstämning av dagskassor görs återigen och signeras. Efter uppräkning kommer kvitto på insatta medel per fax vilka stäms av mot kassörskornas rapporter. Fax sker till kommunens kassaansvarig av insättning. Av nämnden och fullmäktige antagna taxor och avgifter samt moms finns inlagda direkt i systemet. Dagrapporter tas fram dagligen med Z1 utslag. Rapporten ska attesteras av två personer. Vid granskningen konstateras dock att hälften av stickproven var attesterade av enbart en person. Utlägg ur kassan sker enligt de intervjuade inte vilket också stickprovsgranskningen verifierar. Vid felslag skall kund skriva på kvitto och medfölja dagrapporten. Differenser ska redovisas på separat konto i dagrapport. Enligt kassarutinen från 2005 skall föreståndare föra daglig loggbok över personalens kassaredovisning. Av denna skall det framgå om differensen är noll, minus eller plus. Uppföljning av loggboken skall ske kvartalsvis med enhetschef. Förvaring av kontanter/dagskassor sker i kassaskåp. Förvaring av räkenskapsmaterial sker i låst utrymme. Z2- listor tas ej fram i samband med bankning. Kontroll görs dock av dagskassorna i samband med hämtning av Loomis. Ekenäs IDA-caféet Cafeteriaförsäljningen och snabblunch registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till cafeterian. Två fast anställda arbetar i caféet. Vid dagens slut sker Z1 avstämning (nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Dagskassan räknas av arbetsledare när caféet stängs och förs in i kassabok och signeras av arbetsledare. Dagskassan låses in i kassaskåp. Kassarullar/kontrollremsan där alla transaktioner registrerats sparas på kontoret. Dagskassorna lämnas till banken efter ca 2 till 3 veckor. Kontrollräkning görs av arbetsledare i samband med bankning. Ytterligare signatur i kassabok sker. Summering sker av dagskassorna. Z2- listor tas dock inte fram i samband med bankning och bifogas insättningen. Samordnare åker och bankar. Underlag kommer från bank avseende insatt belopp. Fax sker till kommunens centrala kassaansvariga som information och kontering till insättning. 7

Priser i cafeterian sätts enligt de intervjuade av arbetsledaren tillsammans med samordnaren i cafeterian. Några speciella riktlinjer om vad intäkterna ska täcka för kostnader finns ej dokumenterade men enligt ekonom och samordnare ska de gå runt dock inte personal och lokalkostnad. För 2008 redovisade caféet ett överskott motsvarande 72 tkr enligt utdrag ur ekonomisystem. Uppdelning av försäljning 12 % moms respektive 25 % moms görs vilket också framgår av kassarapport. Försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Stickproven vid Ekenäs Café samt vid Simhallen visar att försäljningsbeloppen stämmer med bankning och dagrapporter. Ingen Z2-rapport eller periodinsättningsrapport används men det framgår i underlagen/kassaböckerna vilka försäljningsdagar som avses. Kontanterna bankas varannan vecka då också kontering sker i kommunens redovisning. Enligt kassaansvarig på centralt ekonomikontor (som stämmer av kommunens likvidkonton) stämmer insättningar huvudsakligen med underlag som faxas till avdelningen från berört café, simhall etc. Stickproven vid Mariebergs Elevcafeteria visar att dagrapporter och Z1 kvitton (som förvaras på skolan) bifogas eller summeras inte tillsammans med bankinsättningen, vilket gör det mycket svårt att stämma av att samtliga dagsförsäljningar bankats. Risk finns därför att bankning ej sker av samtliga försäljningssummor. Vid granskningstillfället påtalades att periodrapport skall tas fram i samband med bankning så att det framgår försäljningsbelopp per dag i jämförelse med insättning/bankning. Ytterligare kontroll bör göras av bildningsnämndens förvaltning. Bankning bedöms ske löpande på simhallen och Ekenäs IDA-café och inom rimlig tid vilket gör att försäljningsbeloppen redovisas i kommunens redovisning utan större dröjsmål. Bildningsnämnden bör överväga om insättning/bankning av kontanter kan ske på ett säkrare sätt. Idag sker bankning på två av de besökta enheterna av egen personal vilket utgör risk för personal med betydliga belopp och tar tid i anspråk. Utgående moms redovisas på korrekt sätt Av stickproven bedöms att utgående moms redovisas korrekt på simhallen respektive Ekenäs IDA-café. Finns inlagda i kassaregistren. För simhallen finns separat avtal mellan Nautilus och kommunen avseende gymverksamhet. Caféet drivs av förening. För Ekenäs IDA-caféet sker uppdelning av försäljning 12 % respektive 25 %. 8

Vid insättning av försäljningssumman gällande Mariebergs elevcafeteria konstateras att felaktig beräkning av moms görs och ej följer riktlinjerna. Någon uppdelning på 12 % respektive 25 % görs ej. Enligt mervärdesskattelagen ska försäljning som sker på serveringslokal beskattas med 25 % moms och ej 12 %. Därför måste en uppdelning ske av serveringsmoms respektive livsmedelsmoms vid redovisning av försålda varor. Kontanter hanteras/förvaras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst Förvaring av kontanter sker på de besökta enheterna antingen i kassaregister, kassaskåp eller värdeskåp mellan bankningarna vilket vi bedömer som tillräcklig. Vi konstaterar samtidigt att åtkomsten av nycklar kan göras mer säker samt att färre har tillgång till aktuella nycklar vid simhallen och Ekenäs IDA-caféet. 9