3Växel Max. Kom igång guide.

3Växel Max. Kom igång guide.

Innehåll. Så fungerar 3Växel Max...4 Kom igång...5 3Växel-programmet...6 Logga in...9 Hantera svarsgrupper...10 Koppla vidare samtal...12 Använda status (hänvisning)...13 Vidarekoppling (vid olika samtalssituationer)...15 Nummerpresentation...18 Spärrlista...19 Tips... 22 Välkommen. Den här guiden beskriver de viktigaste funktionerna för användare i 3Växel Max. 3Växel Max är en helt mobil telefonväxel för företag i alla branscher och storlekar. Att den är helt mobil innebär att ni kan jobba i företagets växel från era mobiltelefoner var ni än befinner er. Den mobila växelns viktigaste uppgifter: n Att hjälpa er att besvara alla samtal n Att hjälpa kunder att hitta rätt i företaget n Att hantera tillgänglighet för de anställda 3Växel Max är en mycket flexibel lösning där det är enkelt att lägga till användare, funktioner och göra ändringar via användarvänliga program i mobil och dator. Välkommen till 3. 2 3

Så fungerar 3Växel Max Samtal till företaget kommer in på företagets växelnummer. De besvaras av företagets telefonist eller så använder ni en knappvalsfunktion (IVR) där man kan trycka sig fram till rätt funktion på företaget, till exempel tryck 1 för support, tryck 2 för order, och så vidare. Tryck 1 Ekonomi svarsgrupp Olika funktioner i företaget, till exempel support kan använda så kallade svarsgrupper (slingor). Medlemmarna i svarsgruppen hjälps åt att svara på inkommande samtal. Växel -nummer IVR Tryck 2 Växel -telefonister Man kan självklart också ringa direkt till användarnas mobiltelefoner. Alla användare och företagsnummer i växeln kan ha både fasta och mobila nummer. Kund Användare kan styra sin tillgänglighet genom att ange status (hänvisning) i växeln, till exempel vid möte och lunch, och ställa in vidare kopplingar per status. Direkt till användare Tryck 3 Sälj svarsgrupp Inställningar för användare görs enkelt via datorprogrammet, mobilprogrammet eller genom att ringa kortnumret 377 från mobilen. Faxnummer Kom igång Du hanterar dina inställningar i företagets växel genom att logga in i 3Växel (3Switch) datorprogram, mobilprogrammet eller genom att ringa kortnummer 377 från din 3Mobil. Börja med att ladda ner datorprogrammet och mobilprogrammet från tre.se. 4 5

3Växel-programmet 3Växel-programmet i datorn I 3Växel-programmet i datorn hittar du information om företagets alla användare, nummer och funktioner i 3Växel Max. I övre vänstra hörnet hittar du bland annat Inställningar där du går in och gör dina egna inställningar. Det finns en vänstermeny (översiktsfönstret) med olika typer av nummer och användare i växeln. När du klickar på en typ av nummer i vänstermenyn visas alla användare eller nummer av denna typ i det större katalog fönstret till höger. Om du klickar på Katalog visas användare i företaget eller externa kontakter. Du kan se uppgifter för användare genom att markera en användare och klicka på Detaljer längre ner på skärm en. Genom att högerklicka på en användare kan du ringa, SMSa eller maila beroende på vilken information som finns tillgänglig. Ladda ner programmet till datorn För att installera programmet på din dator måste du ha admini stratörsrättigheter. 1. Gå in på tre.se. Välj Företag, välj Kundservice, välj Mobil växel och slutligen 3Växel Max. 2. Ladda ner applikationen till din PC och följ instruktionerna för att installera programmet. 3. Dubbelklicka på ikonen 3Switch på skrivbordet för att öppna programmet. 3Växel-programmet i iphone och Android 3Växel-programmet i iphone/android har tre flikar. Det är Ange status, Katalog och Svarsgrupper. Här kan du göra dina viktigaste inställningar. Om du behöver göra mer detaljerade inställningar rekommenderar vi datorprogrammet. 6 7

Starta programmet i iphone och Android Använder du iphone eller Android hanterar du 3Växel Max från en mobil webbapplikation. 1. Lägg följande länk som ett bokmärke i din mobil: http://mobil.tre.se/3switchweb/ 2. Klicka på länken för att öppna programmet. 3Växel-programmet i övriga mobiler 3Växel-programmet i övriga mobiler innehåller de flesta av funktionerna från datorprogrammet. Om du behöver göra mer detaljerade inställningar rekommenderar vi datorprogrammet. Logga in Starta 3Växel-programmet i din dator eller i din 3Mobil. Du loggar in med ditt mobilnummer som användarnamn (467xxxxxxxx) och lösenord (secret06). Du väljer rollen Användare. Byt lösenord första gången du loggar in. Om du glömmer lösenordet kan företagets administratör skapa ett nytt. Ladda ner programmet till övriga mobiler I övriga mobiler använder du ett program som installeras i mobilen. 1. Skriv in följande länk i mobilens webbläsare eller skicka länken som SMS till mobilen: http://wpbx.tre.se/wpbxfiles/wpbx.jar och följ instruktionerna för att installera programmet. Tips: Använd SMS-funktionen i 3Växel datorprogam för att SMSa länken. Inloggning i datorprogrammet resp iphone/android-programmet. 2. Öppna menyn och välj Program följt av 3Switch Mobile för att öppna programmet. 8 9

Hantera svarsgrupper Administratören på företaget bestämmer i vilka svarsgrupper du ska vara med. Du måste vara inloggad i svarsgruppen för att kunna ta emot samtal. Om en medlem inte svarar eller är upp tagen kopplas samtalet automatiskt vidare till nästa medlem. Kom ihåg att din status måste vara Tillgänglig för att du ska kunna ta emot samtal. Logga in/ut ur svarsgrupp via datorn 1. Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret (vänstermenyn). I kolumnen Mina medlemsskap står det Aktiv om du är inloggad, och Avstängd om du inte är inloggad.. 2. Högerklicka på svarsgruppen och välj Aktivera för att logga in eller Avaktivera för att logga ut. Logga in/ut ur svarsgrupp via iphone och Android 1. Gå in på tredje fliken, Svargrupper, i programmet. 2. Välj den svarsgrupp du vill logga in/ut ur. 3. Klicka på ändraikonen för svarsgruppen. Logga in/ut ur svarsgrupp via övriga mobiler 1. Visa huvudmenyn och välj Svarsgrupp. 2. Markera den svarsgrupp du vill logga in/ut ur. 3. Klicka på svarsgruppen Logga in/ut ur svarsgrupp via 377 1. Ring 377 från din 3Mobil. 2. Tryck 1 för att hantera din aktivering i svarsgrupper. 3. Tryck 1 för att logga ut ur alla svarsgrupper, eller tryck 2 för att logga in i alla svarsgrupper. Vill du uppge en specifik svarsgrupp trycker du 3, ange sedan svars gruppsnumret (inled med 46) följt av #. Tryck 1 för att logga ut. 4. Avsluta samtalet. Visa svarsgruppsnummer Du kan ställa in så att du ser svarsgruppsnumret i din display vid inkommande samtal till svarsgruppen. 1. Gå in i datorprogrammet. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. 2. Nu visas fliken Min information. Under Dolt nummer markerar du rutan Visa svarsgruppsnummer för inkommande samtal. 3. Klicka på Spara. 10 11

Koppla vidare samtal När du har tagit emot ett samtal kan du koppla det vidare till en kollega eller inleda ett trepartssamtal. Generell beskrivning 1. Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. 2. Parkera samtalet genom att trycka på Grön lur. 3. Slå det telefonnummer/kortnummer som du vill koppla till och tryck på Grön lur igen. Du kan även ringa via kontaktboken i mobiltelefonen. 4. Prata med din kollega och tala om att du kopplar över ett samtal, eller vill inleda ett trepartssamtal. 5. Koppla samtalet genom att trycka på 4 och på Grön lur, eller inled ett trepartssamtal genom att trycka på 3 och Grön lur. iphone och Android Innan du kan koppla samtal med iphone och vissa Androidmobiler måste du spara en kontakt i telefonboken som används för att koppla vidare samtal. Döp kontakten till exempelvis Koppla och lägg in siffran 4 som mobilnummer och hemnummer. Du gör sedan så här för att koppla vidare samtal. 1. Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. 2. Klicka på Lägg till samtal. 3. Ring önskat nummer. 4. Prata med din kollega och tala om att du kopplar över ett samtal. 5. För att koppa samtalet till kollegan klickat du på Kontakter och söker upp kontaken som du döpt till Koppla. Dubbelklicka på kontakten och samtalet kopplas vidare. Använda status (hänvisning) Du kan bestämma när du ska vara nåbar genom att ställa in en status (hänvisning) i 3Växel. Du kan till exempel ställa in att alla samtal vidarekopplas till 3Svar när du valt status Möte. Du väljer enkelt typ av status (till exempel möte, lunch och så vidare) i datorn eller i mobilen. Din status ger också information till företagets telefonist om du är nåbar eller inte. Grundinställning för status Vi rekommenderar att du gör en grundinställning per status, där du bestämmer hur samtalen ska hanteras. Du väljer om du ska ha vidarekoppling och i så fall vart samtalet ska vidarekopplas, till exempel till 3Svar, svarsgrupp, huvudnummer, uppläst meddelande, valfritt nummer eller ingen vidarekoppling. När du senare väljer status kommer samtalen att hanteras enligt dina inställningar. Ange vidarekoppling per status i datorn 1. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Status och Ange. 2. Öppna listrutan Status och välj önskad status. 3. Vill du ange en sluttid markerar du rutan Ange sluttid. Ändra datum et i rutan Slutdatum, och ändra tid i rutan Sluttid. 4. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur samtalen ska kopplas vidare. 5. Klicka på Utför för att utföra ändringarna. 6. Klicka på Spara för att spara och stänga dialogrutan. 7. Upprepa denna procedur per status. 12 13

Snabbändring av status via datorn 1. Klicka på pilen vid listrutan Min status högst upp till höger i programfönstret och välj önskad status i listan som visas. Vidarekoppling (vid olika samtalssituationer) Du kan ställa in vidarekoppling av din mobil för olika samtalssituationer, till exempel vidarekoppling av alla samtal, när du inte svarar, inte är nåbar, eller när du är upptagen i telefon. När du får ditt abonnemang är det vidarekopplat till ditt 3Svar när du är upptagen, inte svarar och/eller inte är nåbar. eller 2. Högerklicka på användarikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skärm en. Välj Status följt av önskad status. Ändra status i iphone och Android 1. Gå in på första fliken Ange status. 2. Klicka på önskad status. 3. Ändra eventuellt vidarekoppling genom att klicka på listmenyn och välj vidarekoppling. 4. Klicka på OK för att spara. Meddelandet Status uppdaterad! ska visas. Om du har ett fastnummer kopplat till din mobil kan du ha olika vidarekopplingar för det mobila och det fasta numret. Om du till exempel använder fastnumret som ditt officiella jobbnummer kan du vidarekoppla det till 3Svar för alla samtal när arbetstiden är slut, och låta mobilnummret vara öppet för samtal. Du kan ha automatisk stängning och öppning av ett nummer genom att använda en tidsstyrningslista som skapats av företagets administratör. Ändra status i övriga mobiler Visa huvudmenyn och klicka på status i listan, till exempel Tillgänglig och ändra genom att klicka på önskad status. 14 15

Ställa in vidarekoppling i datorn 1. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar, Vidare - koppling följt av Ange. 2. Om du vill ha olika vidarekoppling för mobil respektive fastnummer klickar du först på fliken Mobil eller Fastnät för att välja vilken profil du ska ändra inställningar för. 3. Öppna listrutan För alla samtal och välj om alla samtal ska kopplas vidare och hur de ska kopplas vidare. Som standard är Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Du kan välja mellan: 3Svar Samtalet kopplas direkt till 3Svar. Huvudnummer Samtalet kopplas direkt till växeln. Öppna listrutan till höger och välj önskat huvudnummer. Nummer Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som anges i rutan till höger. Svarsgrupp Samtalet kopplas vidare till en svarsgrupp. Öppna list rutan till höger och välj önskad svarsgrupp. Uppläst meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att du är upptagen. 4. Öppna listrutan Vid upptaget och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du är upptagen i telefon. 5. Öppna listrutan Vid ej svar och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du inte svarar. 6. Öppna listrutan Vid ej nåbar och välj hur samtalen ska kopplas vidare när telefonen är avstängd eller i ett område utan täckning. 7. På fliken Mobil finns även listrutan Om samtalet spärras där du kan välja hur samtalen ska kopplas vidare om de ingår i spärrlistan. 8. I rutan Tidsstyrningslista kan du se om administratören har till delat dig en tidsstyrningslista. Denna lista styr i så fall när ditt telefonnummer är tillgängligt. 9. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. 10. Klicka på Spara för att spara och stänga dialogrutan. Ställa in vidarekopppling i iphone och Android 1. Du kan endast ställa in vidarekoppling av fastnumret för alla samtal. Gå in på fliken Ange status. En bit ner på sidan kan du ställa in vidarekoppling av fastnumret. Klicka på OK för att spara. Ställa in vidarekoppling i övriga mobiler 1. Välj Samtalsregler i huvudmenyn och därefter Vidarekoppling för att ställa in vidarekopplingar för mobilnumret eller Fastnummer vidarekoppling för att ställa in vidarekopplingar för fastnumret. Du kan göra samma inställningar som i datorn. Ställa in vidarekoppling via kortnummer 377 1. Ring kortnummer 377 från din mobil och välj menyval 2 Hantera vidarekopplingar. Följ instruktionerna. OBS! Viktigt! Använd endast 3Växel-programmet eller kortnummer 377 för att ställa in dina vidarekopplingar. Det fungerar inte att göra dessa inställningar i mobiltelefonens standardmenyer för de som är medlemmar i en 3Växel. 16 17

Nummerpresentation Du kan välja vilket nummer du vill visa när du ringer utgående samtal; ditt mobilnummer, ditt fasta nummer, svarsgruppsnummer, huvudnummer eller om du vill dölja numret när du ringer. Ställa in nummerpresentation i datorn 1. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. 2. Öppna listrutan Nummerpresentation under Dolt nummer och välj vilket telefonnummer som ska visas när du ringer. 3. Klicka på Spara. Ställa in nummerpresentation i Android och iphone 1. Klicka på fliken Ange status. 2. Öppna listrutan en bit ner på sidan. 3. Klicka på önskat nummer som ska visas och OK. 4. När du valt nummer ska meddelandet Nummerpresentation uppdaterad! visas. Ställ in nummerpresentation i övriga mobiler 1. Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler. 2. Välj Nummerpresentation. 3. Välj Nummerpresentation. 4. Välj önskat alternativ. 5. Spara. Spärrlista Det finns olika typer av spärrlistor. För inkommande samtal kan du välja att alltid släppa igenom vissa samtal/nummer (vit lista) och att spärra vissa samtal/nummer (svart lista). Hantera svart lista i datorn I den svarta listan kan du lägga till telefonnummer som aldrig ska gå igenom till din telefon. 1. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för inkommande samtal. Visa fliken Svart lista. 2. Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret. Du kan spärra flera telefonnummer med hjälp av jokertecken. 3. Klicka på Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. 4. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. 18 19

5. Klicka på Utför. 6. Visa fliken Vidarekoppling i dialogrutan och öppna listrutan Om samtalet spärras, välj hur samtalen ska kopplas vidare. Undvik att välja Ingen, för då kopplas samtalet ner utan något meddelande. 7. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. 8. Klicka på Spara för att spara och stänga dialogrutan. Hantera vit lista i datorn Den vita listan innehåller telefonnummer som alltid går igenom oavsett status. Telefonnummer på den vita listan går igenom även om till exempel aktuellt riktnummer är spärrat via den svarta listan. 1. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för inkommande samtal. Visa fliken Vit lista. 2. Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret. Du kan tillåta flera telefonnummer med hjälp av jokertecken. 3. Klicka på Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. 4. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. 5. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. 6. Klicka på Spara för att spara och stänga dialogrutan. Spärrlistor i iphone och Android Ändring av spärrlistor kan för närvarande inte göras i iphone/android. Ändringar gjorda via datorn för abonnemang som används i dessa mobiler gäller självklart. Spärrlistor i övriga mobiler 1. Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Svart Lista eller Vit Lista. 2. Välj Val följt av Lägg till. 3. Skriv det första telefonnumret som ska vara med i listan och välj Lägg till. 4. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. 5. Välj Val följt av Spara. 6. När du har använt den svarta listan ska du välja vad som ska hända med dessa samtal, det vill säga hur de ska vidarekopplas. 7. Välj Vidarekoppling på menyn. 8. Under Om numret är spärrat väljer du hur samtalen ska kopplas vidare. 9. Välj Spara. 20 21

Tips Skicka SMS från datorn Du kan enkelt skicka ett SMS på max 160 tecken från datorprogrammet 1. Klicka på Katalog i vänstermenyn (översiktsfönstret). Du ser då listan med företagets alla användare 2. Markera en kontakt i katalogfönstret, högerklicka och välj SMS. 3. Välj mottagare i listrutan eller skriv in valfritt telefonnummer i rutan och klicka på plus-tecknet. 4. Skriv önskat textmeddelande i rutan Text. 5. Klicka på Skicka. Konferenssamtal/gruppsamtal Du kan enkelt skapa ett konferenssamtal med maximalt 10 deltagare (både interna och externa). Den som startar konferensen står för samtalskostnaderna. Vill du skapa ett konferenssamtal gör du på följande sätt: 1. Meddela övriga deltagare en tidpunkt för konferensen samt den konferenskod på sex valfria siffror som du har valt. 2. För att initiera konferensen ringer du 369 (eller +46735 333 369). Du kan ringa samtalet från 3Switch eller från mobilen. 3. Tryck önskad konferenskod via mobiltelefonen. 4. Nu får du ett meddelande om att ditt samtal är placerat i konferens. Övriga deltagare som anslutit sig till konferensen rings upp och konferensen startar. Övriga konferensdeltagare gör så här: 1. Ring 369 eller +46735 333 369 beroende på om du är intern eller extern kontakt. 2. Ange den konferenskod som du fått från personen som startat konferensen. Lägg på luren. 3. Efter en stund blir du uppringd och när du svarar är du med i konferens samtalet. 22 23

Kundservice. Behöver du support kan du kontakta vår kundservice för företag. Öppettider Vardagar 08.00 18.00. Vardagar 18.00 20.00 samt helger 10.00 19.00 kopplas samtalet till Kundservice konsument. Telefonnummer Kortnummer: 311 från din 3Mobil. 0771 735 311 från annan telefon. Epost foretagskundservice@tre.se Webb tre.se/mobilvaxel tre.se/foretag/mitt3 24