Gatukontoret. Projektägare, styrgruppsmedlem och referensgrupp

Relevanta dokument
Gatukontoret. Projektledare, delprojektledare och projektmedlem

Policy för projektarbete

Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

FÖRFATTNINGSSAMLING Flik Projektmodell för Vingåkers Kommun

Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Projektarbete. Innehåll

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY

Projektprocessen. Projektprocess

Projektprocessen. Projektprocess

Region Gotlands projektmodell. Riktlinjer fastställda av ledningskontoret,

Guide till projektmodell - ProjectBase

Ekonomiprojektet Översyn av ekonomimodell och förberedelse inför val av ekonomiadministrativa system

Ladok3-införande. Projektorganisation, roller Ansvar och befogenheter

Projektkontoret. Januari

E-tjänst Särskilt boende Projektplan Version 1.0

Bilaga 5 b: Mall för projektplan

UFV 2014/1186. Arbetssätt Projektplan. Fastställd av universitetsdirektören Reviderad

Metodstöd 2

Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6)

Projektarbete med IT-verktyg - modulanpassat

PROJEKTORGANISATION [PROJEKTNAMN]

Projektstyrningspolicy för Strängnäs kommun

Bilaga 5 b Mall för projektplan

Region Gotlands projektmodell

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) Projektregler. för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Xxxx Multiprojekt, organisation

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Riktlinjer för projekt i Nacka kommun

PROJEKT DOKUMENT-ID VERSION

Projektstyrningsmodell

Projektmodell - UPPDRAGiL

Projektspecifikation

Översikt PPS - Projektledning

Projekt- och kvalitetsstyrning på Frontec

FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 69/ Ks14 1

Översikt Projektilen version 2.0

Card Consulting. Projektmetodik Lars Ahlgren Card Consulting

Projektorganisation. Tieto PPS AH003, 6.8.0, Sida 1

Intressent och kommunikationsplan

Lilla Ratten STOCKHOLMS STADS PROJEKTMODELL

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (11) för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Affär och projekt. Tieto PPS AH046, 5.2.0, Sida 1

Projektil Projektstyrningsmodell med uppdragsdel. En handbok för Örebro kommun Version

Regionalt befolkningsnav Utgåva P Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv

Projektdirektiv Översiktsplan Katrineholm - Staden och landsbygden

Styrning och ledning av program, projekt och uppdrag

Projektmodell - PROJEKTiL

VU KF Verksamhetsutveckling, fas 2b grupperllegiestruktur Sida: 1 (7) Delprojektdirektiv

Välja strategi, styrgrupp

Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1)

ORU 2018/ Projektdirektiv. Framtidens lärarutbildning

Modell för portföljledning

Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidssatt

Projektdirektiv. Projektnamn: Projektägare: Styrgrupp: Projektledare: Startdatum: Januari Slutdatum: December 2019.

SLSO Utvärdering av Kompetenslyftet ehälsa i primärvården

Processbeskrivning Projektstyrning

Stockholms läns landstings projektmodell. PROJEKTiL. Projekt modell 2.0

Universitetsgemensam ITverksamhet

Projektplan. 1. Bakgrund. Projektnamn: Barnrättsarbete i Eslövs kommun. Projektägare: Elsa von Friesen. Projektledare: Sara Mattisson.

Projektledning (2 dagar)

Rubrikförklaringar till projektmallar

Projektplan GIS STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (9) Dnr STN-1121/2015

Aktiviteter vid avtalets upphörande

PROJEKTDIREKTIV. Gemensam Folktandvårdsorganisation i Jämtland, Västernorrland, Västerbotten och Norrbotten

Dokumentnamn: Projektdirektiv för utredning av ett nytt eventuellt kulturhus Skapad av: Kommunledningsförvaltningen Kommunstyrelsen PROJEKTDIREKTIV

fafner ledarskap- och organisationsutveckling Tingsryd

Delprojektdirektiv Delprojekt Kompetensgrupper steg 2 VU KF Verksamhetsutveckling, fas 2b MP Sida: 1 (7) Delprojektdirektiv

Mobil närvård Västra Götaland Projektplan Mobil närvård Projektnamn

Ramverk för kvalitetsarbete i utbildning på. grundnivå och avancerad nivå

Styrgrupp, projekt. Tieto PPS AH018, 7.4.1, Sida 1

Information och kriskommunikation

Lokal destinationsutveckling, Case Strängnäs

INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Agneta Bränberg

Ny dataskyddsförordning (GDPR) - Projektdirektiv för anpassning i

Prioriterade nyckeltal

Att skapa projektgruppen

Välkommen till Huddinge. En kommun i tillväxt

Styr- och handledningsdokument

Generell projektmodell för projekt inom tekniska kontoret och stadsbyggnadskontoret

Riktlinjer för styrning av interna utvecklingsprojekt

Projektdirektiv Projekt Arbetslinjen 2.0

Introduktion till projektledning

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET

Utöver projektdirektivet ska en teknisk dokumentation för projektet arbetas fram.

Arbeta med projekt och program Riktlinjer för Tillväxtverkets chefer och medarbetare

IZatrineholms kommun '\

IT-enhetens projektmodell. Orion

Norrbottens Läns Landsting. Projektmodell PROJEKTiL

Projektförlängning 2018: Dataskyddsförordningen

Vägledning projekt. Version:

Projekt Insektsbekämpning 2011

Modell för projektledning

Projektplan Visualiserade planeringsförutsättningar och budget

Projektdirektiv. Kravspecifikation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö

Transkript:

Gatukontoret Projektägare, styrgruppsmedlem och referensgrupp 1

Innehållsförteckning 1. Projektarbete på gatukontoret - sid 3-5 2. Projektägare - sid 6-9 3. Styrgruppsmedlem - sid 10-13 4. Referensgrupp - sid 14-15 2

1. Projektarbete på gatukontoret Då en omfattande del av gatukontorets verksamhet sker i projektform, måste vi ständigt förbättra projektmognad och arbetssätt i projekten. Ett projekt består av en unik uppsättning processer med start- och slutdatum. Arbetssättet omfattar struktur, färdigheter och förhållningssätt. Projektarbete sker i en tvärfunktionell organisationsform, och genomförs med hjälp av interna och externa resurser. Gatukontorets projektledning baseras på terminologin och grundprinciperna i svensk internationell standard SS-ISO 21500 Vägledning för projektledning Begrepp och processer. Syfte & Förväntningar Denna skrift tydliggör chefens olika roller i en projekt-/linjematris. Inför varje samtal eller möte behöver chefen vara klar över sin roll, som växlar över dagen. Ibland innebär samma möte flera roller och förmågan att skilja på position, roll och person blir avgörande för fortsatt projektmognad. Förväntningen är att cheferna ska förstå de olika rollerna och vara duktiga på att agera i dem alla. Mål Målet är att cheferna i sina olika roller säkerställer den strategiska länken mellan linjen och projekten. Vidare ska portföljmöten, styrgruppsmöten och möten mellan projektledaren och projektägaren resp projektledaren/teammedlemmen och resursägaren ha rätt fokus, så att beslut fattas i rätt forum och projektarbetet kan förbli effektivt. Utveckling Projektarbete är en väg till en lärande organisation, då projektledare kan utvecklas i sitt ledarskap genom att börja som delprojektledare för att sedan växa genom mer komplexa, omfattande och riskfyllda projekt. Projektmedlemmarna lär sig samtidigt mycket om helheten genom att arbeta tvärfunktionellt. Arbetsroller i projekt När ett projekt initieras utses en projektägare som blir den strategiska länken mellan styrgruppen och projektet. Det utses även en tvärfunktionell styrgrupp representerade av ledningsgruppsmedlem, kategoriägare och enhetschefer från olika avdelningar. Projektägaren internrekryterar en projektledare, som i sin tur rekryterar delprojektledare och projektmedlemmar. Enhetscheferna är våra resurs ägare och har ansvaret för att det finns tillgängliga och kompetenta medarbetare att låna ut till projekten. En del linjechefer får också roller i referensgrupper, som har en granskande och rådgivande roll i projekt, medan alla beslut fattas av projektledare, projektägare och styrgrupp. 3

Projektledningens ämnesområden 2. Intressenter 1. Samordning 3. Omfattning 4. Resurser 10. Kostnad 5. Upphandling 9. Risk 8. Kvalitet 7. Tid 6. Kommunikation Samordning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera, fastställa, kombinera, förena, samordna, styra och stänga aktiviteterna och processerna relaterade till projektet. Intressenter: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera projektets sponsor, kunder och andra intressenter. 4 Omfattning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och precisera det arbete och resultat som krävs. Resurser: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och tillföra lämpliga resurser till projektet, såsom personal, lokaler, utrustning, material, infrastruktur och verktyg. Upphandling: Här ingår de processer som krävs för att planera och genomföra inköp av produkter, tjänster eller resultat samt hantera leverantörsrelationer. Kommunikation: Här ingår de processer som krävs för att planera, hantera och distribuera information som är relevant för projektet. Tid: Här ingår de processer som krävs för att schemalägga projektets aktiviteter och för att följa upp progressen för att styra projektets tidplan. Kvalitet: Här ingår de processer som krävs för att planera och etablera kvalitetssäkring och kvalitetsstyrning. Risk: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera hot och möjligheter. Kostnad: Här ingår de processer som krävs för att utveckla budgeten och att följa upp progressen för att styra kostnaderna.

Projektägare Strategisk styrning av projektet gentemot kategorin Är uppdragsgivare till projektledaren Följa GK:s ledarfilosofi Styrgruppsmedlem Stödja PL så denna kan fullfölja sitt uppdrag Ansvara för att projektet drivs enligt GK/FK:s projektmodell Följa GK:s ledarfilosofi Övergripande styrning av projektet Strategisk länk mellan projekt & linje Referensgruppsmedlem Granska och ge råd till projektledningen 5

2. Projektägare 1. Omfattning Samordning 2. Intressenter 3. 4. Resurser Projektägare 6. Kostnad Strategisk styrning av projektet gentemot kategorin Är uppdragsgivare till projektledaren Följa GK:s ledarfilosofi 5. Kommunikation Projektägaren är ledningsgruppens och styrgruppens representant som uppdragsgivare till projektledaren. Kan vara antingen en ledningsgruppsmedlem eller enhetschef. Det viktigaste i valet av projektägare är att denne har mandat och förmåga att kunna avgränsa projektet och definiera krav på projektets omfattning. Projektägaren internrekryterar en projektledare, som i sin tur rekryterar delprojektledare och projektmedlemmar. 6

Projektägare 1. Samordning Levererar projektdirektiv Prioriterar projektets leveranser utifrån mål och strategier samt övriga projekt i portföljen Styr projektet utifrån kostnad, tid och omfattning. Är styrgruppsmedlem och har förberedande möten med Projektledare inför styrgruppsmöten och avstämningsmöten mellan styrgruppsmöten Kompetenser Kompetens i att vara en aktiv projektbeställare Kunskap om de olika verksamhetsprocesserna och beslutspunkter Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen 7

Projektägare 2. Intressenter Hantera viktiga intressenter i linjen för att säkra nyttohemtagningen 3. Omfattning Styrgruppens omfattningsgeneral Kunskap om vilken omfattning som krävs för att få den förväntade nyttan 4. Resurser (Rekommenderar/beslutar om) Tillsättning av projektledare i samråd med styrgrupp och linjen 8

Projektägare 5. Kommunikation Förbereda och kommunicera med linjen avseende projektets leveranser/färdigställande 6. Kostnad Säkra projektets finansiering Kunskap om ekonomiska processer i Malmö stad Specifik kunskap om tekniska förvaltningarnas ekonomiska processer 9

2. Styrgruppsmedlem 1. 2. Styrgruppsmedlem 6. Kostnad Stödja PL så denna kan fullfölja sitt uppdrag Ansvara för att projektet drivs enligt GK/FK:s projektmodell Följa GK:s ledarfilosofi Övergripande styrning av projektet 3. Omfattning Samordning Upphandling 5. Risk 4. Tid Styrgruppsmedlem är en ansvarsfull, beslutsfattande och tillitsfull partner till projektet, med målet att säkra framdrift. I beslutsgrindarna har styrgruppen ansvar för besluten om att stänga en fas baserat på delrapport och leveransrapport samt att öppna nästa fas baserat på projektplanen. 10 Styrgruppsordförande i våra styrgrupper är alltid en representant från ledningsgruppen.

Styrgruppsmedlem Säkrar den strategiska kopplingen mellan projektet och övrig verksamhet 1. Samordning Begär statusrapporter från projektledaren Granskar och godkänner projektplanen Säkrar finansiering av projekt Fattar beslut om öppning/stängning av projektfaser (grindbeslut) utifrån omfattning, kostnad och tid Minimerar risktagandet Optimerar nyttohemtagningen Kompetenser Förståelse för alla delar i projektplanen Kunskap om de olika verksamhetsprocesserna och beslutspunkterna Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen Ha kompetens att hantera styrparametrar (projekttriangeln) och förmåga att balansera mellan dessa 11

Styrgruppsmedlem 2. Ha kunskap om vad som utgör SMARTA mål 3. Omfattning Upphandling Kunskap om LoU och delegationsordning 4. Tid Kunna tolka tidsplanen (och eventuell nätplan) och relatera den till övrig planering i portföljen (övrig verksamhet och/de andra rojekten) 12

Styrgruppsmedlem 5. Risk Fatta beslut som avser risker Kunskap om och förståelse för risktagande och kunskap om riskhanteringsstrategier 6. Kostnad Kunskap om ekonomiska processer i Malmö stad Specifik kunskap om tekniska förvaltningarnas ekonomiska processer Kunna tolka ekonomiska kalkyler från projektetprocesser 13

2. Referensgrupp 1. Omfattning Referensgruppsmedlem Granska och ge råd till projektledningen 2. Kvalitet Referensgrupp har till syfte att kvalitetssäkra projektet med avseende på nyttohemtagning, produktkvalitet och processkvalitet, men inte har någon formell beslutsrätt i projektet. Referensgruppsmöten har man lämpligen ett par veckor inför öppning av en beslutsgrind, där man låter referensgruppen granska de olika leveranserna, från den fas man snart ska stänga i projektprocessen, och ge sina bästa rekommendationer inför grindbeslutet. 14

Referensgrupp 1. Omfattning Granska och ge råd till projektet utifrån kompetens och erfarenhet 2. Kvalitet Granska och ge råd till projektet utifrån kompetens och erfarenhet avseende produktoch processkvalitet 15

16 GATUKONTORET 205 80 Malmö, Telefon 040-34 10 00 E-post: gatukontoret@malmo.se Hemsida: www.malmo.se/gatukontoret