Sida 1
Om uppföljning är den regelbundna kontrollen att vi har möjlighet att nå projektets mål. I PPS är det planen, dvs bilden av åtagandet, som gäller och inte verkligheten. Det ska tolkas så att vi gör vårt yttersta för att korrigera eventuella kritiska avvikelser från plan och kalkyl. Så snabbt som möjligt ska vi tillbaka till och fortsätta att följa den överenskomna planen. Projekttidsplanen, budgeten och överenskommet resultat gäller alltså tills dess ett helt nytt läge gör det nödvändigt att göra en ny överenskommelse med styrgrupp. Den eventuella skillnad som kan uppstå mellan projekttidsplanen/åtagandet och den aktuella situationen redovisas med en nulägeslinje i projekttidsplanen. Varje avvikelse ska analyseras med förslag till korrigerande åtgärd. De totala avvikelserna sammanställs till en prognos för tidpunkten för leverans och överlämning, samt en prognos för den totala projektkostnaden. Visualisera arbetet i projektet och hur det går. Använd bilderna i uppföljningen och planering framåt. Engagera medarbetarna och uppmuntra till lärande och förbättringar. Det är viktigt att ständigt söka möjligheter till att förbättra arbetssättet. Dels för att skapa effektivitet, dels för att om möjligt få marginaler för oförutsedda problem. Tänk på att effekten av en åtgärd kan inkasseras först efter att den framgångsrikt har genomförts. Sida 2
, syfte Säkerställa åtagandet och finna förbättringar Genom kontinuerlig återkoppling av åtagandet få en samlad bild av nuläget prognos för återstående arbete underlag till förbättring av arbetssätt skall genomföras med överenskommen regelbundenhet Sida 3
, vad omfattar målets tre dimensioner Tidpunkt Kostnad Resultat Ge svar på hur långt vi har kommit - klara aktiviteter, uppnådda milstolpar - förbrukade resurser prognos för - pågående aktiviteters färdigtidpunkt - aktuella milstolpar och leveranser - återstående resursbehov våra erfarenheter - följs överenskommet arbetssätt - finns det förbättringsförslag, nya lärdomar eventuellt behov av åtgärder vad gäller - bemanning - arbetsfördelning Sida 4
av ett åtagande Ett arbetsklimat där U P P D R A G S G I V A R E Frågar vad som återstår Skapar förutsättningar Frågar efter osäkerhet Tar beslut (ibland obekväma) Efterfrågar leverans Godkänner leverans U P P D R A G S T A G A R E Talar om hur det går med pågående aktiviteter Säkerställer nytta för nästa aktivitet, klargör vad tillräckligt bra betyder Vågar visa osäkerhet och vara ärlig och öppen Vid problem ber om stöd och hjälp Säger ifrån i god tid ( tutar ) Levererar Båda tar sig tid för återkoppling Båda kan initiera en omförhandling som kan leda till ett ändrat åtagande Sida 5
detaljtidsplan Arbetsområde i projekttidsplan Aktiviteter i detaljtidsplan Ansv AAn BCn AAn JJn HHn HHn AAn BCn JJn Budget 600t Prognos 540t 567t 30t 30t 37t 60t 20t 50t 40t 50t 20t 30t 20t 30t sdatum Prototyp klar Prototyp klar Skapa en aktuell bild av återstående aktiviteter och resultat av kalendertidsläget är tydligast, påverkar mest Vid ändring - åtgärda/omplanera direkt, säkra resurstillgången Sida 6
Projekttidsplan med nulägeslinje BP4 BP5 BP5 BP6 BP5 BP6/7 BP8 Inberoenden Beslut om ny plattform Testutrustning tillgänglig Basversion Slutversion Dokumentation Utbildning Leveranser Design klar Prototyp klar Basversion Handbok klar 1:a test klar Upplägg klart Markera återstående kalendertid från idag tills aktiviteten bedöms bli klar Använd nulägeslinjen som underlag för prognos av slutdatum Motivera avvikelser och definiera åtgärdsförslag till styrgruppen Sida 7
Timmar/kostnad Budget och prognos Budget historik Buffert för osäkerhet Prognos Ackumulerad budget, exkl buffert för osäkerhet Ny kalkyl för återstående Upparbetat Kalendertid Budget = överenskommen projektkalkyl, inkl. buffert Prognos = upparbetat + ny kalkyl för återstående sdatum Sluttidpunkt Resursuppföljning S-kurva Sida 8
Resultatets utveckling Tydliggör vad som har producerats Resultat, t.ex. antal framtagna instruktioner rader kod producerad antal takstolar monterade antal utbildade antal uppfyllda krav Visa gärna med visuella bilder Sida 9
, arbetsgång Utgå från detaljtidsplan och personlig plan 1. Identifiera nuläget på personnivå 2. Sammanställ läget (resultat, tid, kostnad) i detaljtidsplan 3. Identifiera avvikelser och analysera konsekvenser (detaljplaneringen) 4. Bedöm eventuella avvikelser mot projektets mål (projektplaneringen) 5. Vidta korrigerande åtgärder direkt 6. Identifiera förbättringsmöjligheter 7. Sammanställ status till styrgruppen, föreslå åtgärder vid behov 8. Sprid information (statusrapport) Framtiden är viktigare än historiken och detaljplanering kan ske vid samma tillfälle Åtgärds- /aktivitetslista Sida 10
Identifiera nuläget på personnivå Utgå från pågående aktiviteter 1. Mät producerat resultat 2. Bedöm återstående resursbehov och färdigtidpunkt 3. Summera nedlagda timmar, upparbetade kostnader och prognosen för det återstående 4. Jämför med personlig plan, detaljtidsplan 5. Flagga eventuella avvikelser eller osäkerhet 6. Diskutera förbättringsmöjligheter Alternera mellan olika former - individuella samtal, i grupp, med verktyg Var överens om vad klar innebär, vad tillräckligt bra betyder Sida 11
Projektmöte/delprojektmöte Följa upp och detaljplanera tillsammans med projektmedarbetarna D A G O R D N I N G Information Åtgärdslista, genomgång Nuläge och detaljplanering - vad har hänt, vad händer närmast - vem gör vad, vem kan stödja vem - personliga åtaganden, detaljtidsplaner - oro och osäkerhet, problem Förbättringsmöjligheter, lärdomar Riskhantering Övriga frågor Nya punkter till åtgärdslistan N Ä R Regelbundet, med överenskommen frekvens R E S U L T A T Alla medarbetare får kunskap om läget i hela projektet/ delprojektet och sitt bidrag till det fortsatta arbetet Förankra innehållet i statusrapporten Uppdatera risklistan och åtgärdslistan Sida 12
Planera och följ upp visuellt Samla gruppen och arbeta aktivt tillsammans Exempel Möten vid tavlor eller i projektrum synliggör arbetet och hur det går anpassade tavlor för olika arbetsgrupper arbetsmöten på väggarna ger engagemang korta möten om många deltagare, t.ex. för statusuppföljning Exempel Att göra Pågår Färdigt När det syns vad jag gör så blir jag mer motiverad Vid distribuerade projekt behövs elektroniska tavlor Sida 13
Ständigt lärande Uppmuntra gruppen att lyfta fram problemen och möjligheter Samla regelbundet gruppen för att identifiera flaskhalsar reflektera över arbetssättet enas om beteenden föreslå förbättringar Prova och följ upp Kan göras regelbundet på projektmöten Sida 14
Förbättringsmöjligheter Ställ regelbundet frågor av typen vad har vi lärt oss av det vi gjort hittills? vilka har nytta av det vi gör? vad hindrar oss i vårt arbete? vad kan vi göra annorlunda? hur kan vi bli effektivare? finns andra som har erfarenheter/ kunskap som vi saknar? hur mycket tid använder vi för produktion, framställning av resultat? hur mycket tid använder vi för granskning/test/provning? hittar vi tillräckligt med brister vid granskning/test/provning? vad kan vi dra in på? hur skulle arbetet bedrivas om vi hade - 30% mindre resurser? - 30% mer resurser? Erfarenheter, ny kunskap kan nyttjas - direkt i det pågående projektet - i kommande projekt, dokumenteras löpande i slutrapporten Sida 15
Dagbok/projektlogg Notera kortfattat i dagboksform de händelser eller situationer som påverkar projektförloppet Exempel Datum Händelse, beskrivning Anteckningar xx-xx-xx Klarkriteria för leveransobjekten framtagna Förankring!! xx-xx-xx Strategiarbete test/provning påbörjat xx-xx-xx xx-xx-xx Genomgång av upplägg av handböcker med NN (samt översättningsarbete) X2000 projektet fick tillgång till vår programförteckning xx-xx-xx Koder för tidrapporteringen klara Kolla med XX. xx-xx-xx xx-xx-xx xx-xx-xx xx-xx-xx xx-xx-xx Nya prioriteringar från produktägaren Kvalitetsaktiviteter beslutas Första planeringsmötet Rutinförteckning klar Beslut om att ändra huvudet i alla standardrapporter utom i avstämningsrapporten NN gav bra input till utvecklarna för att helheten skulle bli bra. En rutin för hantering av underlag måste fram. Sida 16
, checklista Identifiera nuläge, frågor Vet du vem/vilka som skall ha ditt resultat? Överens om kriteriet för klar? Vet du hur mycket arbetstid som återstår innan aktiviteten är klar? Vet du vilken dag aktiviteten blir klar? Klarar du att lägga ner så mycket arbetstid före klar-dagen? Har du allt underlag? Finns något som hindrar dej i ditt arbete? Är det något du är orolig för? Finns det något sätt för dej att arbeta effektivare? Något nytt om framtida aktiviteter, förändringar av planen? Är vi överens om eventuella åtgärder/ korrigeringar och hur de påverkar dej? Åtgärda avvikelser Vet vi orsaken till avvikelsen? Vet vi vad som påverkas, vem/vilka och hur? Har vi isolerat/begränsat avvikelsens effekter? Kan vi omfördela resurser? Kan vi sätta in ytterligare resurser? Kan vi ändra ambitionsnivån? Kan vi förbättra eller ändra arbetssättet? Kan vi öka risktagandet? Kan vi omförhandla målet? Har vi vidtagit åtgärder för att förhindra upprepning? Sida 17