1. Administrativa föreskrifter

Förfrågningsunderlag 2012-11-23 Upphandlingsansvarig Kungsbacka kommun Upphandling Driftentreprenad Vallda Heberg Linnea Caesar 12/92 Sista anbudsdag: 2013-01-31 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Administrativa föreskrifter 1.1.1. Orientering Upphandlingen omfattar driften av ett nytt äldreboende i Vallda-Heberg, Kungsbacka kommun. Äldreboendet ska drivas för personer med stort omsorgsbehov, både fysiskt och psykiskt. Initialt kommer boendet att ha 4 demens- och 2 somatikavdelningar. Äldreboendet är under uppförande och beräknas vara klart under juli månad 2013. Beräknad driftstart är den 1 oktober 2013. Utföraren kommer att ha tillgång till lokalerna senast den 1/9 2013. Uppdraget omfattar stöd i form av service, personlig omsorg och omvårdnad till de boende till och med undersköterskenivå. Kommunen kommer själv att stå för sjuksköterske- samt rehabiliteringsinsatser som inte kan delegeras. I uppdraget ingår även att tillhandahålla samtliga måltider till de boende samt städning av lokaler och lägenheter. Boendet kommer att utrustas med ett tillagningskök. Driften av tillagningsköket och matsalen ska ingå i utförarens åtagande. Kommunen är huvudman för de vård- och omsorgstjänster som omfattas av denna driftentreprenad. Objektbeskrivning Vallda äldreboende är lantligt beläget längs Valldavägen (väg 942) ca 3 km från Vallda trekant. I omedelbar anslutning till boendet uppför EKSTA ca 40 lägenheter med avsedda för personer äldre än 55 år. Äldreboendet byggs i tre plan med totalt 65 lägenheter och möjlighet till 67 brukare. Första planet innehåller 21 lägenheter och plan 2 och plan 3 innehåller vadera 22 lägenheter. En lägenhet på plan 2 respektive 3 kan utökas så att de blir små tvårumslägenheter. Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 1 av 7

Lägenheterna är placerade i 6 olika enheter med gemensamhetsutrymme inom respektive enhet. I varje bostadsenhet kommer det att finnas kök vardagsrum tvättstuga samt uteplats/balkong. De gemensamma köken får inte användas vid beredning av kött eller fisk vilket innebär att huvudmålen inte får tillagas i köken. Den mat som tillagas i köken ska förtäras i direkt anslutning till tillagningen och överskottet ska kastas då det saknas möjlighet till effektiv kylning. Gemensamt för hela anläggningen finns samlingssal/matsal med plats för 28 personer, aktivitetsrum, personalutrymmen mm. Fastigheten är utrustad med hiss. Samtliga lägenheter byggs så att det ska vara möjligt för personer med demensproblematik att bo i dem. Respektive lägenhet har en yta av ca 33 kvadratmeter. De består av ett rum med kokmöjligheter, liten hall, garderobsutrymmen och handikappanpassad toalett med dusch. Ritningar över boendet finns bifogade i underlaget. Anbudsgivare har även möjlighet att besöka anläggningen efter kontakt med beställarens företrädare; Mikael Strömberg Tel.nr: 0300-83 51 94 E-post: mikael.stromberg@kungsbacka.se Hyresavtal och underhåll Beställaren hyr fastigheten, med undantag av tillagningsköket, av bostadsbolaget EKSTA enligt särskilt hyresavtal. Beställaren kommer att upplåta lokalerna i ett andrahandsavtal kostnadsfritt till utföraren utan besittningsskydd. Ett separat andrahandssavtal kommer att tecknas avseende tillagningsköket. Kostnaden för att hyra tillagningsköket är ca 1800kr/kvm/år inklusive VA, uppvärmning och el. Tillagningsköket är ca 165kvm. Kostnad för hyra av köksinventarier tillkommer. Brukaren hyr sina lägenheter direkt av beställaren. För information om ansvarsfördelning avseende underhåll se punkt 3.1.2 Hyresavtal, skötsel och underhåll. 1.1.2. Avtalsperiod inklusive förlängningsoption Avtalstiden är 36 månader med rätt till maximalt 48 månaders förlängning fördelat på högst 2 (två) tillfällen. Beräknad avtalsstart är 2013-10-01 Accepteras avtalsperiod inklusive eventuella förlängningar och optioner? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.1.3. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Kungsbacka kommun. 1.1.4. Beställare Förvaltningen för Äldreomsorg. 1.1.5. Beskrivning av kommunen Kungsbacka är en av de mest expansiva kommunerna i Sverige. Vi är nu 76 000 invånare, med en befolkningsökning om ca 1000 personer per år. Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 2 av 7

Kungsbacka ligger strategiskt utmed E6 och från staden når man snabbt både havet och inlandet. Dessutom finns Göteborg endast ett par mil norrut och med pendeltåg är avståndet från Kungsbacka till Göteborg ca 20 min. Närhet till kontinenten finns via färjor i Göteborg och Varberg samt via Landvetters flygplats som nås på 30 min. Kommunen är den näst största i Halland och i Göteborgsregionen. De största delarna är Kungsbacka tätort, Särö, Kullavik, Vallda, Onsala, Fjärås, Åsa samt Frillesås. Läs mer på: www.kungsbacka.se Kungsbacka har under innevarande mandatperiod borgerlig majoritet genom en samverkan mellan Moderata Samlingspartiet, Folkpartiet, Centerpartiet och Kristdemokraterna. Kommunen har cirka 6000 anställda i 12 förvaltningar. Nämnden för Äldreomsorg ansvarar för att ge vård och omsorg till personer över 65 år som på grund av sjukdom, åldrande eller annan orsak behöver stöd i sin dagliga livsföring. Inom verksamheten finns olika former av omsorg såsom äldreboende, närståendestöd, rehabilitering, träffpunkter, dagomsorg för dementa, hemsjukvård med mera. Äldreomsorgen har cirka 1100 anställda och budgetomslutningen var cirka 600 Mkr 2011. I dagsläget verkar två entreprenörer på boendesidan, Förenade Care AB och Aleris Omsorg AB. 1.1.6. Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen Förenklat förfarande enligt bestämmelserna i Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU), med gällande ändringar och tillägg. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av allra största vikt att anbudsgivaren lämnar sina allra bästa villkor. 1.1.7. Annons/Publicering Denna upphandling har offentliggjorts och publicerats i allmänt tillgänglig databas, på Kungsbacka kommuns hemsida, samt i förekommande fall i Official Journal (TED). Korrespondens under annonseringsperioden sker mot registrerad prenumerant av aktuell upphandling. 1.1.8. Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 1.1.9. Alternativa anbud Anbud ska utformas helt enligt anbudsförfrågan. Reservationer accepteras inte. 1.1.10. Internt anbud Kungsbacka kommun kommer inte att lämna egenregi anbud. 1.1.11. Allmänna anbudsförutsättningar Hela upphandlingsförfarandet genomförs på svenska och lämnas elektroniskt via TendSign. Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 3 av 7

Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Kommunen får begära att anbud eller ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att anbudsgivaren ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. 1.1.12. Elektroniskt anbudsförfarande Kungsbacka kommun använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud i systemet. Anbud tas ej emot på annat sätt. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 013-47 47 520 vardagar kl. 08.00 17.00. 1.1.13. Förtydliganden och kompletterande frågor om förfrågningsunderlaget Förfrågan har framställts med avsikt att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart och otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Anbudsgivaren rekommenderas att direkt vid mottagandet av förfrågan ta del av de krav som ställs. Kommunen har större möjlighet att lämna förtydliganden och kompletteringar på frågor om de kommer i början av anbudstiden. Frågor bör därför vara kommunen tillhanda senast sex dagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare riskerar att bli obesvarade. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Kungsbacka kommun besvarar frågor via samma funktion. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Uppgifter som publiceras i dokumentet "Frågor och Svar" utgör del av förfrågningsunderlag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Kungsbacka kommun under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivare. 1.1.14. Sista anbudsdag Anbud ska vara inkommet senast 2013-01-31 1.1.15. Anbudets giltighetstid Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 4 av 7

Anbudet ska vara giltigt till och med 2013-06-30 Accepteras anbudets giltighetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.1.16. Sekretessbeläggning av anbud Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 31 kap 16 kan dock ge skydd åt enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. För att underlätta för den upphandlande myndigheten vid sekretessprövning ska anbudsgivare ange om denne önskar sekretessbelägga någon uppgift i anbudet och i sådant fall ange: Vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas Vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs. Sekretessprövning sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om den upphandlande myndigheten gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade sedan upphandlingen avslutats. Anges ingen begäran om sekretess nedan förutsätter upphandlande myndighet att samtliga inlämnade handlingar är att betrakta som offentlig handling. Anhålls sekretess? (Ange i kommentarsfältet vilka uppgifter i anbudet som anhållan gäller och vilken skada ni anser er lida om uppgiften/uppgifterna röjs) (Ja/Nej svar) Nej Ja 1.1.17. Anbudsprövning Prövning av inkomna anbud sker genom att anbuden prövas mot framförda krav i avsnitt "Krav på leverantör", administrativa krav framställda i avsnitt Administrativa Föreskrifter samt kraven i avsnitt Obligatoriska krav på tjänsten". Begränsad kontroll Kontroll/prövning av sådana krav som rör leverantörens lämplighet under avsnitt Krav på leverantör kan komma att genomföras enbart avseende den anbudsgivare som avses tilldelas kontrakt. 1.1.18. Utvärderingskriterier och metod Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till kriterierna kvalité i utförande och pris. I avsnittet Obligatoriska krav på tjänsten framgår minimikrav avseende utförandet av driftentreprenaden. Kommunen har valt ut nio (9) områden (kravpunkter) där anbudsgivaren ges möjlighet att beskriva hur kraven kommer att uppfyllas samt möjligheter att övertrumfa minimikraven. Beskrivningarna ska med utgångspunkt i anbudsgivarens verksamhetsidé, verksamhetsinriktning och verksamhetsmål behandla nedanstående områden: Miljö, se punkt 3.1.9 Bemötande, se punkt 3.1.11 Inflytande, se punkt 3.1.12 Inriktning och kvalité, se punkt 3.1.14 Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 5 av 7

Aktiviteter och sysselsättning, se punkt 3.1.15 Måltider, se punkt 3.1.16 Kontaktperson, se punkt 3.1.17 Bemanning, se punkt 3.1.23 Vård i livets slutskede, se punkt 3.1.30 Beskrivningen ska bifogas anbudet och får totalt vara 17 A4-sidor lång med teckenstorlek 12 och normalt radavstånd. Vidare ska beskrivningen vara anonymiserad, d.v.s. anbudsgivarens namn får ej framgå i texten. En referensgrupp i kommunen kommer att bedöma och poängsätta inlämnad beskrivning/erbjuden kvalité inom respektive område. Referensgruppen kommer enbart att ta hänsyn till och poängsätta utfästelser i beskrivingen som kan kontrolleras vid framtida avtalsuppföljning och/eller mätas. Formuleringar som exempelvis "kontinuerligt", utan att ange hur ofta, det är viktigt för och vi strävar mot, avrådes. Poängsättning och beräkning Referensgruppen kommer att poängsätta varje mervärde de anser att anbudsgivaren utfäster inom respektive område. Poängskala: 1 poäng: Mervärde av liten betydelse. Enskilda utfästelser som för stunden förenklar/förgyller vardagen för brukaren, eller som till liten del kan tänkas bidra till brukarens trygghet. Enskilda utfästelser som leder till förbättring/förenkling av kommunens verksamhet eller miljö i liten utsträckning. Exempel; levande ljus vid middagar, namngiven vice kontaktperson eller användning av miljövänligt tvättmedel. 3 poäng: Mervärde av betydelse. Utfästelser som kan antas ha bestående positiva effekter på brukaren, som på ett tydligt sätt ger välbefinnande eller trygghet till brukaren. Utfästelser som på ett tydligt sätt förbättrar/förenklar för kommunens verksamhet eller miljö. Exempel; olika ombudsfunktioner och rådsfunktioner för brukarinflytande eller kompetenshöjande utbildningar för personalen. 10 poäng: Mervärde av stor betydelse. Utfästelser som bedöms ha bestående och väsentligt positiva effekter på brukaren, som på ett tydligt sätt ger välbefinnande och trygghet. Här värderas inte enskilda utfästelser utan snarare system av utfästelser. Exempel; Ett väl utvecklat, tydligt, uppföljningsbart och ständigt pågående värdegrundsarbete. Det är referensgruppen som avgör vilken betydelse utlovat mervärde är av. Det finns inte någon begränsning på antalet poäng som en anbudsgivare kan erhålla inom respektive område. Antalet tilldelade poäng beror på antalet mervärden som utfästes och digniteten på utfästelserna. Samtliga poäng som anbudsgivaren erhåller inom ett område summeras till en total poäng som sedan genererar ett prisavdrag (mervärdesavdrag). Summa poäng per område Mervärdesavdrag 3-7 poäng 10 kr 8-10 poäng 70 kr 11poäng 100 kr En anbudsgivare kan maximalt erhålla100 kr i mervärdesavdrag per område och totalt 900kr när samtliga mervärdesavdrag summerats. Summan av mervärdesavdragen Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 6 av 7

subtraheras från offererat pris och resulterar i en jämförelsesumma. Jämförelsesumma= offererat pris permanentboende SEK/dygn - mervärdesavdrag i kr. Anbud med lägst jämförelsesumma kommer att tilldelas kontraktet. 1.1.19. Information om avtalstecknande Efter utvärdering fattar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbeslut, som visar vilken leverantör som vunnit upphandlingen och med vilken avtal kommer att tecknas. Därefter skickar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare. Beskedet innehåller namn på den som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal. Beslutet påverkar inte de övriga anbudsgivarnas bundenhet till sina anbud. Avtal kommer att tecknas efter avtalsspärrens utgång och om inte allmän förvaltningsdomstol förordar om åtgärder enligt 16 kap. 1-3 LOU. Utskrivet: 2012-11-23 14:31 Sida 7 av 7