Fördjupad förstudie 1 Fö rstudie E-Arkiv Pröjektplan Ett samarbetspröjekt mellan Kumla Kömmun, Askersunds Kömmun, Laxa Kömmun, Lekebergs Kömmun, Hallsbergs Kömmun öch Karlsköga Kömmun
Fördjupad förstudie 2 Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Mål... 3 1.3 Bakgrund... 3 2 Organisation och bemanning... 4 2.1 Styrgrupp... 4 2.2 Projektledare... 4 2.3 Projektgrupp... 5 2.4 Referensgrupp... 5 2.5 Övriga intressenter... 6 3 Vision... 6 4 Avgränsning... 6 5 Genomförande... 6 5.1 Systeminventering... 6 5.2 Systemvärdering... 7 5.3 Inventering av Informationshanteringsplaner... 7 5.4 Sammanställa och sprida informationsmaterial... 7 5.5 Informationsträffar och utbildningar... 7 5.6 Omvärldsbevakning... 7 5.7 Klassificeringsstruktur... 7 5.8 Klargörande av processer och ansvarsgränser mellan verksamhet och arkivfunktion... 7 6 Övergripande tidplan... 8 7 Beslutspunkter och milstolpar... 8 7.1 Beslutspunkter... 8 7.2 Milstolpar... 8 8 Arbetsformer och kommunikation... 8 8.1 Arbetssätt... 8 8.2 Dokumentation... 8 8.3 Informationsspridning och kommunikation... 9 9 Riskanalys... 9 10 Avvikelse och ändringshantering... 10
Fördjupad förstudie 1 Inledning 3 1.1 Syfte De deltagande kommunerna ska vid projektets avslut ha tillräcklig information om och förståelse för vad ett införande av skulle innebär för att kunna fatta ett välgrundat beslut om nästa steg i sin process. 1.2 Mål Projektet ska senast den 31 december 2015 ge svar på frågorna: Vilka resurser krävs för ett införande av? Vilka nyttor skulle ett införande av ge? Vilka samverkansformer finns för kommunerna och vad innebär dessa? Hur kan ett införande av finansieras? Vilka frågeställningar kommer vi att ställas inför och vad innebär dessa? 1.3 Bakgrund Det har gått fort. Bara under de senaste 10 åren har information och hur vi ser på och förhåller oss till information förändrats dramatiskt. Och hur vi än väljer att förhålla oss till de informationskanaler och informationsproducenter som omger oss kvarstår det faktum att majoriteten av den information som produceras idag är digital. I samhället såväl som inom våra kommunala verksamheter. Att i denna verklighet ta steget till att även arkivera och bevara informationen digitalt är egentligen varken stort eller omvälvande utan snarare självklart och naturligt. Det självklara och naturliga är dock inte alltid enkelt, när det gäller elektronisk arkivering finns ett antal frågor att ta ställning till. Vissa av dessa frågor är tydliga, andra har vi ännu inte förstått eller ens fått syn på. I denna förstudie vill vi lyfta de frågeställningar som finns. Vi vill förstå de bakomliggande faktorerna och konsekvenserna av framtida vägval och strategier. Vi tror att det bästa sättet att nå dit är att samverka, mellan kommuner, mellan förvaltningar och mellan människor. Genom att dela med oss av kunskaper och erfarenheter samtidigt som vi är öppna och lyhörda för omvärlden får vi de bästa förutsättningar att se i vilken riktning vi bör gå. På så sätt säkerställer vi att vi på bästa sätt tar tillvara den digitala teknikens möjligheter till säker och tillgänglig informationsförsörjning för all framtid.
Fördjupad förstudie 4 2 Organisation och bemanning 2.1 Styrgrupp Hans Lundell, Karlskoga Kommun Anna Eriksson, Laxå Kommun Caroline Foglé, Kumla Kommun Gustav Olofsson, Lekeberg Kommun Niklas Tiedermann, Hallsberg Kommun Thomas Svensson, Askersund Kommun Ansvar: Styra och följa upp projektet Kommentera, analysera och stödja projektgruppens arbete Delta i styrgruppsmöten 4 gånger under projektet Utse deltagare till projekt- samt referensgrupp Befogenheter: Godkänna projektplan, lägesrapporter och Besluta om projektadministrativa frågor av vikt Hantera problem som uppstår och inte kan hanteras av projektledaren 2.2 Projektledare, representerar samtliga deltagande kommuner Ansvar: Samordna, kommunicera, administrera och leda projektet Ser till att projektets mål uppnås Sammanställa rapporter och dokumentera projektet Befogenheter: Fördela arbetsuppgifter inom projektgruppen Lämna förslag och rekommendationer till fortsatt arbete till styrgruppen Tid i projektet: 100%
Fördjupad förstudie 2.3 Projektgrupp 5 Annelie Henriksson, Arkivarie, Karlskoga Kommun Anna Lindqvist, Arkivarie, Hallsbergs Kommun Emily Lekman, Arkivarie, Askersunds Kommun Anna Eriksson, Kommunsekreterare, Laxå Kommun Göran Ekberg, Arkivarie, Kumla Kommun Gordana Sutic, Kommunsekreterare, Lekebergs Kommun Ansvar: Bidra med egen kompetens i planerade analyser (effektanalys, nyttoanalys, målgruppsanalys, riskanalys) Förankra och kommunicera förstudiens syfte och löpande arbete inom den egna organisationen Bidra med underlag till förstudien samt granska och ge synpunkter på förslag Delta och bidra i aktiviteter Inläsning av material Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat Tid i projektet: 10% 2.4 Referensgrupp Katarina Karlsson, Askersunds Kommun Angela Eriksson, Laxå Kommun Maria Blomfeldt, Laxå Kommun Susanne Naeslund, Hallsbergs Kommun Linda Kirrander, Lekebergs Kommun Anna-Lena Lilja, Karlskoga Kommun Malin Tinjan, Kumla Kommun Ing-Marie Sääf, Karlskoga Kommun Maria Beck, Karlskoga Kommun Ann-Kristin Swan, Karlskoga Kommun Ansvar: Bidra med egen kompetens i planerade analyser (effektanalys, nyttoanalys, målgruppsanalys, riskanalys, nulägesanalys) Delta och bidra i aktiviteter Inläsning av material Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat Tid i projektet: 2,5-5%
Fördjupad förstudie 2.5 Övriga intressenter 6 För att säkerställa projektets mål krävs att kommunernas IT-beslutsfattare och systemförvaltare intar en aktiv roll. Det åligger projektledaren att i förekommande fall kontakta, informera och delegera uppgifter samt beslutsgrunder till dessa intressenter. Också kommunikatören i Kultur- och Föreningsförvaltningen, Karlskoga Kommun kommer att få en betydande roll i utformandet av intern information samt kommunikationsplan. Övriga beslutsfattare inom kommunerna kommer att informeras löpande under projektets gång. Dessa uppmanas att inta en positiv roll inför sina medarbetare och motivera dessa till att medverka aktivt under planerade utbildningstillfällen. 3 Vision Samtliga deltagande kommuner ska under första kvartalet 2016 besluta om sitt fortsatta agerande i E- arkivsfrågan. 4 Avgränsning Projektet kommer inte att innefatta upphandling av ett system för ering. Däremot kommer hänsyn tas till den upphandling som SKL genomfört Projektet kommer heller inte att omarbeta eller skapa nya dokument- och informationshanteringsplaner. Systemvärderingen kommer att fokusera på genomförbarhet avseende avställning av information för framtida arkivering. Någon handlingsplan för informationsexport per system kommer inte att utarbetas. Arkivkraven på systemnivå kommer att vara koncentrerade kring tre grundkrav; exportfunktion, konverteringsmöjligheter och gallring. Nyttokalkylen kommer att fokusera på de kalkylerade nyttor och effekter ett eventuellt införandeprojekt kommer att ge. Nyttorealiseringsplan kommer inte att ingå, detta ses som en aktivitet under ett eventuellt införandeprojekt. 5 Genomförande 5.1 Systeminventering En systeminventering kommer att ske i nära samarbete med systemägare för samtliga system som producerar bevarandevärd information. Systeminventeringens syfte är att ge en bild av antalet system som producerar bevarandevärd information i kommunerna.
Fördjupad förstudie 5.2 Systemvärdering 7 De system som identifierats under systeminventeringsfasen kommer att värderas. Detta görs för att kunna ge en så korrekt bild av kommande resursbehov som möjligt. Resursbehovet bestäms av systemens förmåga att leverera information till et samt dess möjlighet att möta arkivlagens krav. 5.3 Inventering av Informationshanteringsplaner För att öka förståelsen samt skapa en uppfattning om kommande arbetsbelastning kommer en inventering av kommunernas informationshanteringsplaner (dokumenthanteringsplaner) att genomföras. I detta arbete kommer arkivarierna att ta ett stort ansvar och det är av vikt att dessa ges mandat att fatta de beslut som krävs för att kunna genomföra detta arbete. 5.4 Sammanställa och sprida informationsmaterial Informationsmaterial riktat mot olika målgrupper ska tas fram och lämpliga kanaler för att sprida informationen ska undersökas. Målgrupperna återfinns både inom och utanför projektet och kommer att identifieras genom en målgruppsanalys. 5.5 Informationsträffar och utbildningar Inom projektet kommer presentationer och utbildningar riktade mot olika målgrupper att planeras samt genomföras. Målgrupperna återfinns både inom och utanför projektet och kommer att identifieras genom en målgruppsanalys. Även en kommunikationsplan kommer satt utarbetas. 5.6 Omvärldsbevakning Projektet kommer via olika kanaler att följa andra kommuners arbete med att genomföra förstudier inom området samt deras efterföljande steg i riktning mot ett införande av. Vidare kommer projektet att inhämta information samt kunskap från övriga aktörer inom området såsom E-delegationen, SKL och de av SKL godkända leverantörerna av. 5.7 Klassificeringsstruktur I nära anslutning till projektet kommer en processkartläggning/klassificeringsstruktur att implementeras. 5.8 Klargörande av processer och ansvarsgränser mellan verksamhet och arkivfunktion Projektet kommer att genomföra en nulägesanalys i syfte att tydliggöra kommunernas nuvarande processer vid leverans av information till arkivet. Vidare kommer förslag till framtida digitala arbetsprocess(er) att utarbetas. Förslag till ansvarsfördelning mellan verksamheter och/eller roller kommer att ingå som en del i detta arbete.
Fördjupad förstudie 6 Övergripande tidplan 8 Utbildning (Grundkurs earkiv) Nulägesanalys/fördjupad förstudie Effektanalys Nyttokalkyl Systeminventering Samarbetsförslag Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 7 Beslutspunkter och milstolpar 7.1 Beslutspunkter Godkännande av projektplan Godkännande av Effektanalys samt Nyttokalkyl. Godkännande av Systeminventering och Samarbetsförslag Godkännande av Fördjupad förstudie Godkännande av Projekt 7.2 Milstolpar Effektanalys samt Nyttokalkyl färdigställda juni 2015 Systeminventering och Samarbetsavtal färdigställda september 2015 Fördjupad förstudie färdigställd december 2015 Projekt avrapporterat och godkänt januari 2016 8 Arbetsformer och kommunikation 8.1 Arbetssätt Resurserna inom projektet fördelas på ett antal grupper. Huvuddelen av arbetet förväntas utföras av projektgruppen (inkl. projektledare) med referensgrupp, intressenter samt styrgrupp som viktiga resurser. 8.2 Dokumentation Dokumentation i projektet identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Därtill måste författare framgå av varje dokument. Dokumenten registreras och arkiveras hos Karlskoga Kommun. Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen.
Fördjupad förstudie 9 Följande dokument kommer att produceras inom projektet: Effektanalys Nyttokalkyl Riskanalys Systeminventering Informationsvärdering Samarbetsförslag Finansieringsanalys Vissa av dokumenten kan komma att publiceras gemensamt. Dokumentationen tillgängliggörs för projektdeltagarna i digital form. 8.3 Informationsspridning och kommunikation Projektledaren samordnar frågor och information och sprider denna inom projektet. Vilka kanaler som ska användas samt vilka som är mottagare för vilken information kommer att visas i den kommande kommunikationsplanen. 9 Riskanalys 1. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för att delta i aktiviteter Effekt: Förstudien drar ut på tiden och/eller underlaget blir ofullständigt Sannolikhet: Medel Åtgärd: Fördela arbetet i projektets grupper på ett förnuftigt sätt så att arbetsbördan sprids på flera Personer. Förankra resursbehovet inom verksamheten. 2. Nyckelpersoner är frånvarande Effekt: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs Sannolikhet: Medel Åtgärd: Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras. 3. Ofullständiga svar vid systeminventeringen Effekt: Projektet drar ut på tiden och/eller underlaget blir av sämre kvalitet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Tydliga mallar för systeminventering samt personlig närvaro av projektledaren under inventeringen.
Fördjupad förstudie 10 4. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarkommunerna. Effekt: Minskat intresse för fortsatt samarbete. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Tydlig målformulering. Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar. Aktiv styrgrupp 10 Avvikelse och ändringshantering Projektledaren hanterar löpande mindre förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för projektet. Vid större förändringar eller vid särskilda behov samråder projektledaren med styrgruppen som anses ha befogenhet att fatta avgörande beslut. Avvikelser redovisas i slutrapporten.