INLEDNING INNEHÅLL Kom i gång med Mamut Byrå 1 INLEDNING...3 2 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING...4 2.1 Effektiv redovisning/ verifikatsregistrering...4 2.1.1 Översikt över verifikatsregistreringsfönstret...4 2.1.2 Viktiga inställningar som sparar mycket tid...5 2.1.3 Snabbkommandon i verifikatsregistreringen...8 2.1.4 Exempel på effektiv bokföring av verifikat...10 2.2 Översiktlig huvudbok och reskontra...14 2.2.1 Reskontra med OCR och betalningsuppföljning...14 2.2.2 Huvudbok med uppslag och nyckeltal...15 2.3 Mamut Lön...17 2.4 Rapporter Vilka rapporter är viktiga i Mamut?...18 2.4.1 Lista över de viktigaste rapporterna:...19 2.4.2 Utbyte av information...19 3 KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING...20 3.1 Inställningar för en effektiv arbetsdag...20 3.1.1 Inställningar som effektiviserar din arbetsdag...20 3.1.2 Inställningar för Tidsrapportering och Fakturering...22 3.2 Registrering av ny klient...24 3.2.1 Effektivt arbete med aktiviteter...25 3.2.2 Bokföring av timmar och order...26 3.2.3 Fakturering mot klienterna...27 3.2.4 Rapporter status på arbete...29 4 HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM...30 4.1 Flytting av klienter till egna databaser...30 4.1.1 Upprättande av en bas för avskiljande av företags-databaserna...30 4.1.2 Avskiljning av en företagsdatabas till en separat databas...31 4.1.3 Uppdelning av en databas till mindre databaser...31 1
INLEDNING 4.1.4 Användning av Mamut Client Start...32 4.2 Anpassa för ASP-användning...34 4.2.1 Konfigurering i en ASP-miljö...34 4.2.2 Installation...34 4.2.3 Att installera för externa användare (klienter)...35 4.2.4 Användning av Mamut Client Update...36 2
INLEDNING 1 INLEDNING Detta häfte är till för dig som arbetar på en redovisningsbyrå eller som redovisningskonsult och ska använda Mamut Byrå. En produktserie anpassad för redovisningsbyråer Mamut Business Software Byrå är en produktserie som är utarbetad för att effektivisera klientuppföljning och hantering av informationsflödet mellan ditt och dina klienters system. Mamuts system hanterar alla behov hos redovisningsbyrån; allt från redovisning och klientuppföljning till dokumentbehandling, rapportering, webbplats och lön/personal. Effektiv inställning och användning av din programvara Broschyren är ett rättesnöre för vad du som bokförare bör tänka på när du ska sätta upp ditt Mamut system och nyttja möjligheterna i de viktigaste modulerna. Baserat på erfarenheter från kunniga bokförare som dagligen använder Mamuts lösningar, ger vi dig en guide för hur du kan arbeta effektivt med Mamut systemet inom alla arbetsuppgifter i din redovisningsbyrå. Vi visar dig viktiga inställningar, snabbkommandon, genvägar samt tips för effektiv bokföring, viktiga rapporter och överföring av information. Därefter visar vi dig hur du effektivt följer upp klienterna, registrerar timmar och styr aktiviteter. Detta beskrivs med exempelföretaget `Redovisningsbyrån AB. Broschyren tar sin utgångspunkt i funktionaliteten som finns i Mamut Enterprise ASP för Byrå och du får flera tips inom de viktigaste modulerna i systemet. Till slut får du en beskrivning av vad du bör tänka på om du vill lägga upp klienterna i egna databaser eller önskar att sköta klienternas system via ASP på egen server. Funktionaliteten Client Manager som gör det enkelt att administrera många databaser/klienter beskrivs också. Ytterligare information För en detaljerad förklaring på hur du använder funktionaliteterna i Mamut Business Software bör du läsa manualen `Ekonomistyrning, logistik, lön och personal. Här får du detaljerade förklaringar på inställningar, funktioner och effektiv bokförning. Du hittar också tusentals grundliga förklaringar på hemsidan www.mamut.se/support/search. Krav på datorn För installation av programvaran krävs det att du har en dator med Pentium 300 MHz processor eller mer, 128 MB RAM eller mer, Microsoft Windows XP/2000/Me/98, Microsoft Internet Explorer 6.0 eller nyare och 400 MB ledig hårddiskplats. 3
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Detta kapitel handlar om redovisning och löner i Mamut Enterprise Byrå. Först ger vi dig viktig information och tips om hur du anpassar och arbetar enkelt med bokföring i Mamut Enterprise. Det är mycket viktigt att sätta upp Mamut korrekt så att arbetet blir så effektivt som möjligt i förhållande till alla löpande rutinuppgifter. 2.1 Effektiv redovisning/ verifikatsregistrering 2.1.1 ÖVERSIKT ÖVER VERIFIKATSREGISTRERINGSFÖNSTRET För att ge dig ökad kontroll över varje enskilt verifikat, är fönstret du registrerar verifikaten i tvådelat. När verifikatet är klar överförs det till verifikatslistan nederst och gör plats för nästa verifikat. Det är enkelt att hämta fram verifikat igen från listan genom att dubbelklicka på det om du vill redigera beloppen eller ta bort och lägga till rader. Genom detta system får du full fokus på vart och ett av verifikaten och du har visuell kontroll på att verifikaten balanserar och innehåller korrekt information. 1 8 2 5 4 3 7 7 9 6 4
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 1. Välj Redovisning i rullgardinsmenyn till vänster och klicka på Verifikatsregistrering för att öppna modulen. 2. Innan du ska sätta i gång med verifikatsregistreringen kan du lägga in de nya kontona som kan vara aktuella för specifika klienter. Tryck på Kontoplan och lägg in de nya kontona. Läs mer i nästa avsnitt Viktiga inställningar spara mycket tid. 3. Verifikaten registreras ett i taget i den övre delen av fönstret, där du har full kontroll över alla variabler så som Verifikatstyp, Datum och Period för de öppna verifikaten. 4. För att ändringarna av överordnad information från verifikat till verifikat ska gå snabbare kan du låta perioden styras av datumen som du sätter. Det blir därmed färre steg att gå igenom för varje verifikat, något som du kommer att märka vid bokföring av stora mängder av verifikat. 5. Flera inställningar för att effektivisera verifikatsregistreringen gör du genom att klicka på Användarinställningar. Läs mer i nästa avsnitt Viktiga inställninga spara mycket tid. 6. Registrerade verifikat hamnar i listan i det nedersta fönstret. Om de sedan ska redigeras, hämtas de upp i fönstret ovanför genom att dubbelklicka och du gör ändringarna som du önskar utan att behöva ta bort hela verifikatet. Du är också säker på att ändringarna bara påverkar ett verifikat och att de övriga verifikaten förblir orörda. 7. Det är också möjligt att ändra kontonummer, även på konton med momshantering och du kan överstyra momskoden på vilken rad som helst. Detta ger ingen omedelbar påverkan på momshateringen vilket innebär att du inte ser vilken effekt ändringen har på verifikatet. Om verifikatet inte balanserar eller det har uppstått andra fel efter ändringarna får du automatiskt besked om detta. 8. Du har möjlighet att välja räkenskapsår i knappraden överst. I de perioderna du bokför växelvis på två räkenskapsår är det enkelt att växla. 9. Det är enkelt att korrigera verifikat från huvudboken direkt i verifikatslistan. Genom att välja Huvudbok i fönstret längst ner kan du söka dig fram till det relevanta verifikatet och snabbare bokföra motkonteringsverifikat. Du skapar ett nytt verifikat i registreringsfönstret och klicka på krysset för att ta bort verifikatet. Alla raderna från huvudboksverifikatet blir nu kopierat in i det nya verifikatet samtidigt som beloppen bokförs negativt. Alla inställningar kommer nu att vara lika som originalverifikatet och korrigeringen genomförs på ett betryggande sätt samtidigt som du sparar tid. 2.1.2 VIKTIGA INSTÄLLNINGAR SOM SPARAR MYCKET TID För att du ska kunna arbeta så effektivt som möjligt är det viktigt att du ställer in de rätta inställningarna innan du startar arbetet. Allt som kan förhandsdefinieras för att effektivisera arbetet bör förhandsdefinieras. 1. Du har flera valmöjligheter i Mamut. Vid nytt räkenskapsår måste du ta ställning till hur du vill numrera verifikaten. Detta gör du genom att klicka på inställningar i genvägen till vänster och sedan på Redovisning och Redovisningsinställningar. Du kan välja mellan En nummerserie per verifikatstyp som är standard i Mamut eller Gemensam nummerserie för alla verifikatstyper. Om det är många verifikat under året kan det löna sig att ha en nummerserie per verifikatstyp. Dessa inställningar blir låsta när du bokför ett verifikat och du måste vänta till nästa år om du vill byta inställning. 5
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2. Vi rekommenderar att du använder Standard kontoplan i Mamut. Du kan ändå ha behov av att effektivisera arbetet genom att lägga upp egna konton för enskilda klienter. Du lägger upp flera konton på olika leverantörer genom att klicka på Kontoplan i verifikatsregistreringen. 3. Till exempel är 2440 ett vanligt konto för leverantörsskuld, men om det är en koncern kan det vara smart att använda sig av 2441. Klicka på Ny och lägg in det nya numret i förhållande till kontouppställningen. Skriv in namnet på kontona. 4. Du har också möjlighet att knyta kontona mot avdelningar eller projekt, så att detta blir automatiskt registrerat, för att ytterligare effektivisera registreringarna. 5. Klicka på Användarinställningar i verifikatsregistreringsmodulen, där hittar du många möjligheter att anpassa dina rutiner kring verifikatsregistreringen. Om du sätter dig in i alla möjligheter, kan du prova dig fram tills du hittar den kombination som bäst passar dina vanor och behov. Du sparar mycket tid genom att effektiviserar själva registreringsprocessen. Dessa inställningar kan du ändra både i förhållande till olika klienter samt till ingående faktura eller bankverifikat. 6. Du kan välja vilka Kolumner som ska visas i registreringsfönstret. 7. Kryssrutan under Fokus ger dig möjlighet att bestämma var markören ska flytta sig när du trycker [ENTER] eller [TAB]. Om du ställer in detta i förhållande till hur det används mest i ditt företag kan du komma att spara många tangenttryck vid verifikatsregistrering. 8. Du kan aktivera och inaktivera flera Funktioner som styr automatiken i fönstret. Därmed kan du anpassa arbetet efter dina krav på säkerhet eller behov av effektiv registrering. 9. Genom att välja Nytt verifikat vid balans kommer du få ett nytt verifikatsnummer varje gång ett verifikat sparas efter att det balanserats. Detta gör att själva registreringen går snabbare. Samtidig ställer funktionen större krav på att du senare går igenom och kontrollerar verifikaten, innan du för över dem till Huvudboken. 10. Ärva verifikatstexter kommer bara att fungera om du använder dig av Motkonto och bokför två verifikatsrader åt gången. Det som du för in i den första verifikatsraden kommer då att kopieras över till raden som posteras mot motkontot. 11. Väljer du Datum styr perioden kommer denna funktion, vid ändring av datum, knyta verifikatet till perioden som datumet infaller under. Du slipper då att stoppa i periodfältet för varje verifikat. 12. Om datumet för verifikatet inte infaller under perioden, kommer du att få ett meddelande om detta genom funktionen Datum/periodkontroll. Den spärrar dock inte bokföring för avvikande perioder. 13. Valutakurserna du uppger i Valutaregistret registreras med en gilltighetsperiod. Om du bokför verifikatet i en främmande valuta utanför denna period kommer du att få ett meddelande om detta med funktionen Valutadatum-kontroll. På samma sätt som vid datum/periodkontroll, kan du i fortsättningen bortse från detta meddelande om du använder dig av den gamla valutakursen. 14. Fokuserad verifikatlista gör att du hela tiden kommer att fokusera på det sista verifikatet. Om den inte är avmarkerad kommer listan att fortsätta neråt. 15. Om du markerar för Bunthantering tillåts buntvis överföring till Huvudboken av både verifikatstyp och period. Du får en ny rullgardinsmeny tillgänglig i verktygsmenyn. 6
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 16. Med funktionen Verifikatmall får du möjlighet att använda färdigdefinierade verifikatsmallar i verifikatsregistreringen, dessa kan redigera eller skapa nya. Detta kommer att vara väldigt effektivt för dig som har många klienter. En rullgardinsmeny blir tillgänglig i verifikatsregistreringen. Välj önskad verifikatsmall och tryck `ENTER för att börja använda den. Mallar kan också exporteras till andra databaser. Välj Visa Redovisning Verifikatsmallar. 17. Verktygsraden verifikatsmall ger dig tillgång till en verktygsrad med knappar som startar små guider med all information som är nödvändig för korrekt bokföring av verifikaten. För professionella användare med snabbkommandon och kontona i huvudet kommer det kanske att vara effektivare att bokföra rad för rad. 18. Väljer du Registrera momsunderlag netto (exkl. moms.) kan du registrera nettobeloppet på kontona som är upplagda med en momskod. Momsen kommer då att bli uträknade och lagt på en egen rad i verifikatsregistreringen. 19. Länka dokument gör det möjligt att länka ett dokument till ett verifikat. 20. OCR-kontroll genomförs när du skriver in ett OCR nummer i verifikats-registreringen. 21. I rullgardinsmenyn Standard verifikatstyp väljer du vilken verifikatstyp som ska föreslås varje gång du öppnar verifikatsregistreringen. 22. I rullgardinsmenyn Sortera efter väljer du om verifikatslistan ska sorteras efter Registreringsnummer eller Verifikatstyp. 23. Standardfokus bestämmer var markören ska starta när du skapar ett nytt verifikat. Här kan du välja mellan Verifikatsdatum, Verifikatstyp, Period och Verifikatsrad. Val av Verifikatsrad kommer att placera markören i kontokolumnen. 24. Klicka på knappen för Visa alla verifikat om du vill ha tillgång till verifikat bokförda av andra. Verifikaten kommer då att överstyras till dig. I utgångsläget har inte alla användare tillgång till att se alla verifikat, men detta kan överstyras här om du är administrator/superanvändare. 2 5 10 3 4 1 6-7 8-24 7
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Se detaljerade förklaringar och exempel inför verifikatsregistrering på sida 3-29 i manualen Ekonomistyrning, logistik, lön och personal. Om du skulle ha några frågor om funktionerna i användarinställningar hittar du tusentals av uttömmande förklaringar på www.mamut.se/support/search. 2.1.3 SNABBKOMMANDON I VERIFIKATSREGISTRERINGEN Lägg märke till att flera av snabbkommandona har olika funktioner beroende på var du står och vad du gör. I knappraden i verifikatsregistreringen finns också flera funktioner kopplade till snabbkommandon. Här hittar du en kort översikt över de viktigaste: (Ctrl+D) Tar bort (Ctrl+K) Öppnar kontoplanen (Ctrl+H) Överför till huvudboken Tips! Om du för musen över vilken knapp som helst i Mamut får du upp en så kallad ToolTip, som innehåller information om snabbkommandot. 8
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Tangent SNABBKOMMANDON Funktion + Nytt verifikat Börjar på ett nytt verifikatsnummer om det förra är balanserat. Stänger fakturafönstret efter att fakturanumret är in tryckt. Motboka differensen till sista verifikatsraden. (Du måste stå i kontokolumnen på den sista raden.) / eller * Byter Verifikatstyp - Öppnar kontoplanen om du står i kontokolumnen * Kopiera beskrivningen från föregående postering, om du står i kolumnen för beskrivningar. (Gäller *-tangenten på de numeriska tangenterna.) D Lägger in dagens datum CTRL+INSERT Infogar en ny verifikatsrad CTRL+L Visar Verifikatslistan CTRL+B Öppnar Verifikatsinställningar CTRL+A Öppnar Momskodsregistreringen CTRL+K Öppnar Kontoplanen CTRL+R Öppnar Valutaregistret CTRL+I Öppnar Användarinställningar CTRL+P Öppnar Rapportmodulen CTRL+H Överför till huvudbok CTRL+Q Stänger fönstret F1 Öppnar Hjälpfilen F3 Gå till verifikatsmall F4 Ta bort moms i bokföringen F5 Lägger till moms i bokföringen F8 Gå till netto/bruttoläge F9 Sätter fokus i fältet för Verifikatsdatum. F11 Flyttar markören till fältet för val av period. F12 Öppnar kalkylator när du står i beloppsfältet i verifikatsraden. (Oavsett om fältet är tomt eller inte kan du räkna ut beloppet direkt från det egna fönstret.) 1510 Öppnar listan över kunder för bokföring av fordringar på en av dem 2410 Öppnar listan över leverantörer för bokföring av skulder på en av dem CTRL +R Öppnar Valutaregistret ESC Stänger kontoplanen om den är öppen Space Öppnar rullgardinsmenyn där det finns (som vid avdelning, projekt etc.) (mellanrum) 9
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.1.4 EXEMPEL PÅ EFFEKTIV BOKFÖRING AV VERIFIKAT Bokföring av ingående fakturor Det närmar sig månadsslutet och bokföraren Stina Persson ska bokföra alla verifikaten som hon har fått på fakturajournal via e-post från klienten `Ljusprodukter AB. För att arbeta så effektivt som möjligt vill Stina först justera fönstret så att det visar kolumnerna hon behöver vid registrering av Ingående Faktura (IF). Detta gör hon genom Användarinställningar. Här väljer hon också att kolumnerna hon vill ändra ska ha Fokus. Fokus betyder att markören inte hoppar över kolumnen vid registrering. Så här justerar Stina användarinställningarna: Så här ställer Stina in verifikatsregistreringsfönstret: Motkonto: Det lönar sig att använda detta fält eftersom Ingående Faktura ofta bara kostnadsförs mot ett konto. Fakturanummer: Stina vill gärna kolla att fakturanumret som läggs in i verifikatet är korrekt. Hon kan inte bokföra fakturanumret direkt och kan därför inte heller välja Fokus. Momsbehandling: Ska också kontrolleras, men kontona på sidan sätter automatiskt rätt momskod så här väljer hon inte heller Fokus. Avdelning: Stina ska fördela kostnaderna på olika avdelningar så här väljer hon Fokus. Momskod: Ska också kontrolleras, men kontona på sidan sätter automatiskt rätt momskod så här väljer hon inte heller Fokus. Ljusprodukter AB jobbar inte projektbaserat och ingen av företagets utländska kontakter har fakturerat dem under denna period. Stina väljer därför att inte visa kolumner för projekt och valutaavgift. Hon väljer att datum styr period. Perioden för verifikatet sätts då automatiskt till månaden för datumet hon anger. 10
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING När hon börjar bokföra verifikaten använder hon vänster hand för att föra in verifikaten, medan den högra handen tryggt ligger på de nummeriskatangenterna, där hon hittar alla snabbtangenter. Stina startar med en faktura för premunation på Dagens Industri. Så här registrerar Stina Ingående fakturor: För att skapa det första verifikatet trycker hon på [+] Hon trycker sedan [*] till Ingående faktura står som verifikatstyp Markören står nu i datumfältet och Stina skriver 01-15, som är datum på det första verifikatet Stina trycker igen på [+] för att flytta markören till kontofältet i verifikatsraden Hon lägger in konto 2440 som kräver att Stina måste välja en leverantör för registrering av reskontrainformation. I och med Att Dagens Industri inte är upplagt så klickar hon på ny och skriver in leverantörens namn. Hon sparar ett moment genom att knappa in leverantörsnumret, 10010, direkt i kontofältet. Den rätta leverantören har hittats och Stina registrerar fakturainformation: Stina fyller i 28684 som är fakturanumret. Resten av informationen i fönstret följer automatiskt verifikatsdatumen och kontaktinställningarna Hon stänger fönstret genom att trycka [+] Verifikatsraden är nu uppdaterad med 2440 Leverantörsskuld som konto. Fakturanumret är också in lagt i rätt kolumn och i fältet för beskrivningar tillsammans med leverantörsnamnet. Med Fokus i kolumnen för Motkonto skriver Stina 6970 för att bokföra på kontona för Tidningar, tidskrifter med mera Stina trycker [Enter] som lägger in 6970 som motkonto och Fokus flyttas till Avdelningsfältet Med piltangenten [ ] väljer hon Administration som avdelning och trycker [Enter] för att gå vidare Kolumnen Kredit är standard Fokus för konto 2440 och markören flyttar sig hit Stina knappar in 500 som är beloppet på fakturan och trycker [+] 11
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Låt oss sammanfatta vad Stina har knappat in för att registrera fakturorna: [+] [*] [1502] [+] [Leverantörsnummer] [Enter] [Fakturanummer] [+] [Motkonto] [Enter] [ ] [Enter] [500] [+] IF 1 (Ingående faktura) har nu flyttat sig ner i verifikatslistan, Stina får Fokus i datumfältet och är klar att bokföra IF 2 verifikat. Hon behåller Verifikatstyp och Datum från föregående verifikat. De följande verifikaten är från samma månad och hon behöver bara ändra de två första siffrorna. Hon knappar in följande: [+] för att ge henne ett nytt verifikat [23] för att byta till det nya datumet och [+] [Leverantörsnummer] för att bokföra en räkning från en annan leverantör och [Enter] [Fakturanummer] och [+] [Motkonto] [Enter] [Belopp] i kreditfältet och [+] och till slut [+] för att få upp ett till verifikat Så här kan Stina fortsätta att bokföra alla sina ingående fakturor på ett effektivt sätt. Hon avslutar med att överföra alla ingående fakturor till Huvudboken. Reskontran kommer då att uppdateras med de nya posterna och de tillhörande betalningarna kan knytas mot dem. (P.S. Kom ihåg att du också hittar kundreskontra nederst på kontaktkortet till varje kund.) 12
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Bokföring av bankverifikat Innan Stina går över till att bokföra bankverifikaten gör hon några snabba anpassningar i sina användarinställningar. Momsbehandling: Hon tar bort visning av kolumner då denna inte är relevant för henne. Avdelning: Tas också bort då hon inte fördelar balansposterna på avdelningar. Fakturanummer: Hon markerar av för fakturanummer för att det ska gå snabbare att registrera fakturanumret direkt i kontofältet. Verifikatstypen Bank (B), är en betalningsverifikatstyp som används vid bokföring av verifikat angående betalning mot reskontra. De öppna posterna, som vi registrerade som ingående faktura, föreslås att de ska stängas vid val av kontakt. Efter sista överföringen till huvudboken är fönstret tomt och ett nytt verifikat måste skapas. Så här bokför Stina Bankverifikat: [+] för att skapa ett nytt verifikat fyra gånger på [/] för att byta från Ingående Faktura till verifikatstypen Bank [28] för att ändra datum och [+] (tryck [F9] för att flytta markören till datumfältet om den inte flyttar sig automatiskt) [Fakturanummer t.ex..28684 ] direkt i kolumnen för konto och [Enter] [Motkonto t.ex. 1930] och [Enter] [+] för att bekräfta beloppet som föreslås i den ursprungliga fakturan och till slut [+] för att skapa nästa verifikat Det är två saker som vi ska lägga märke till här. Genom att knappa in fakturanumret direkt i kontokolumnen hämtas den aktuella leverantören automatiskt från reskontra. Beloppet från den öppna posten anges också in i den korrekta kolumnen. Detta arbetssätt kan användas för att registrera betalningar på både Ingående och Utgående fakturor. 13
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.2 Översiktlig huvudbok och reskontra Vi ger dig här en kort översikt över de viktigaste funktionerna. För en detaljerad förklaring rekommenderar vi att du läser manualen `Ekonomistyrning, logistik, lön och personal. 2.2.1 RESKONTRA MED OCR OCH BETALNINGSUPPFÖLJNING I Mamut Business Software hittar du Kundreskontra och Leverantörsreskontra. I dessa moduler har du full översikt över alla utestående kundfordringar och leverantörsskulder till klienten. Notera även att du på själva kontaktkortet också hittar reskontra med översikt över varje enskild kunds eller leverantörs verifikat. 1 4 2 2 3 5 9 7 8 6 11 10 1. Välj Redovisning i fokusmenyn till vänster, klicka på Kundreskontra och Reskontralista. 2. Skriv 0 i fältet Kund/Leverantör och Uppdatera för att visa alla verifikat eller klicka på Öppna lista och välj önskad kontakt. 3. För att söka på Verifikatsdatum eller Belopp använd fälten till höger. 4. Önskar du att söka efter en kontakt använder du Urvalsinställningar. 5. Klicka på det verifikat som du vill titta på och du kan se detaljerna i det nedre fönstret. 14
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 6. Använd genvägen här till att Redigera verifikat, Gå till faktura med mer. 7. Inkasso, Factoring och OCR/Bank (inläsning av OCR-filer) stöds självklart och ligger i menyn till vänster i Reskontrafönstret. 8. Du kan automatiskt utföra ränteberäkning baserat på för sent betalda fakturor här. 9. Du kan automatiskt sätta upp påminnelser baserade på fordringar som har förfallit. 10. När du ska läsa in filer från banken med OCR/Bank funktionen måste du göra några inställningar. Lägg märke till fältet `Bokföring där du kan välja om verifikaten ska importeras till `Huvudboken eller `Verifikatsregistrering. Väljer du `Verifikatsregistrering, måste du manuellt överföra verifikaten till huvudboken för att stänga öppna poster. 11. För att få automatisk utbetalning, måste du klicka på Inställningar, Inställningar för utbetalning, klicka på Ny, välj bank och lägg in bankupplysningarna i guiden. 2.2.2 HUVUDBOK MED UPPSLAG OCH NYCKELTAL Period- och terminsavslut, årsavslut och start av nytt räkenskapsår är centrala teman när alla data har blivit samlade i huvudboken. I huvudboken är det möjligt att genomföra sökning på verifikat samt att se olika framställningar och rapporter knutna till nyckeltal, resultat och balans. 2 1 6 7 3 8 5 9 4 10 11 15
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 12. Period- och terminsavslut samt årsavslutning med start av nytt räkenskapsår görs genom att klicka på Visa i huvudmenyn överst, peka på Redovisning och välj respektive Avsluta Period och Årsavslut. Följ sedan den enkla stegen i guiden. 13. För att exportera information om redovisning från Mamut direkt till programmet Norstedts Bokslut, klickar du på Arkiv i huvudmenyn överst och pekar på Export. Välj sedan vilket program som du vill exportera till. 14. Här väljer du vilket år som du önskar att ta fram analyser för. 15. Med rapporten Framtida kontantflöde kan du uppskatta kontantbehållningen för upp till 12 månader framåt i tiden och göra justeringar. 16. I `drilldown kan du enkelt och snabbt se detaljerna i dina verifikat. 17. Det är självklart möjligt att göra detaljerade sökningar. 18. Här kan du användaranpassa gränssnittet och välja vilka kolumner som ska synas. 19. Det är möjligt att sätta upp analyser och rapporter direkt på skärmen från menyn till vänster. Om du högerklickar med musen får du flera möjligheter till vidare behandling som till exempel att exportera till Excel. 20. Du kan också skräddarsy dina egna varianter av rapporterna genom att klicka på ikonerna Rapportinställningar och Kolumninställningar. 21. Klicka på Ny och lägg in informationen du önskar i guiden. 22. Dina egna varianter av rapporterna kan du Exportera eller Importera mellan klienterna genom att klicka här. 16
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.3 Mamut Lön Med Mamut Lön kan du själv utföra löneregistreringen vilket ger stor flexibilitet och full kontroll över denna viktiga arbetsuppgift. Alla uppgifter för registrering, utskrifter och rapporter är tas till vara på ett enkelt och effektivt sätt. Mamut Lön finns i två standardversioner, Mamut Lön Standard och Mamut Lön Professional samt större versioner for dig med avancerade behov. För att få tillgång till/beställa Mamut Lön måste du registrera dig först hos Mamut AB. Mamut Lön Standard innehåller: Löneregistrering för upp till 10 företag Obegränsat antal anställda Tjänsteman, kollektivanställda, timanställda, deltidsanställda Månadslön, halv månadslön, 1, 2 och 4-veckorslön, förskott Uppgift om tjänstebil med beräkningskalkyl PA-anteckningar och CSR hantering Koppling person/avdelning FORA hantering Bilförmånsberäkning och utlandstraktamenten Elektronisk skattedeklaration (eskd) Utbetalningslista till bank Attestlista/lönelista Lönehistorik Mamut Lön Professional innehåller: Obegränsat antal olika löntabeller Uppgift om fackförbund och försäkringskassa Utvidgad FORA hantering Arbetstidsschema Uppdragsregister/löneuppdrag Personallån Utvidgad semesterhantering Svenskt Näringslivs statistik och SCB strukturlönestatistik Mamut Lön Byrå För dig som gör lön för många företag: Inga begränsningar på antal företag som kan hanteras. Dessutom ingår funktioner som samordnad CSR förfrågan samt andra praktiska funktioner för byrån. Mamut Lön Nät När fler gör lön samtidigt: Passar för bokföringsbyrån där flera personer samtidigt kör lön till sina egna klienter. Mamut Lön Kalendarie Automatiserar löneberäkningen: Du markerar närvaro och/eller frånvaro grafiskt i en almanacka. Registreringen kontrolleras gentemot den anställdes arbetsschema. Resultatet kommer med automatik fram på nästa lönebesked. Innehåller Hälsobokslut. 17
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.4 Rapporter Vilka rapporter är viktiga i Mamut? Mamut Mamut Business Software innehåller en omfattande rapportmodul med flera hundra rapporter. 5 6 8 9 7 2 9 4 1 3 1. För att öppna rapportmodulen klickar du på Rapporter i genvägarna till vänster. 2. Du väljer den rapport du vill använda från menyn till vänster och i listan. 3. I detta fält får du en beskrivning av innehållet i rapporten. 4. Välj om du vill skicka rapporten till Skrivare, E-post med mera i fältet Skicka till och klicka på Skriv ut. Nu visas en guide som hjälper dig att ytterligare specificera innehållet i rapporten. 5. Under Favorit lägger du upp de rapporter som du oftast använder. Du kan antingen välja att lägga till enstaka favoritrapporter eller bygga upp ett rapportpaket som skrivs ut samlat. 6. Under Journal ligger alla rapporter som måste skrivas ut på skrivare för att effektueras. 7. Det finns två rapporteringsnivåer i rapportmodulen. Gemensamma rapporter gäller alla företag i databasen och dessa rapportfiler kan inte redigeras och lagras igen. Under Företagsrapporter hittar du rapporter som du har redigerat efter ditt företagsbehov (det vill säga, när du har redigerat en Gemensam rapport blir den sparad som en Företagsrapport). 8. Klicka på Redigera för att göra en ändring i en Gemensam rapport. 18
INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 9. Om du klickar på Gå till rapport-/etikett redigeraren får du bland annat möjlighet att kopiera dina företagsrapporter till andra klienter och importera eller exportera dom. 2.4.1 LISTA ÖVER DE VIKTIGASTE RAPPORTERNA: Redovisning Huvudbok saldolista per konto Huvudbok saldolista per konto, detaljerad Resultaträkning 1 Resultaträkning 2 Momsrapport Momsrapport (avstämning) Moms rapport, detaljerad (Börja alltid med momsrapport (avstämning), därefter momsrapport, om du fortfarande inte får det att stämma kan du skriva ut momsrapport, detaljerad) Reskontra Reskontro kunder, aldersfordelt Reskontro leverandører, aldersfordelt Reskontro kunder, åpne poster mot hovedbok Reskontro leverandører, åpne poster mot hovedbok 2.4.2 UTBYTE AV INFORMATION Mamut har utvecklat flera smarta lösningar för utbyte av information. Vi rekommenderar att du undersöker vilka möjligheter som finns för att effektivisera informationsflödet. Komihåg att du i flera av modulerna har möjlighet att skicka information till skrivare eller e-post och att du då kan välja format som till exempel.pdf eller Word. Här följer en sammanfattning av de viktigaste funktionerna: Export/Import-funktionalitet: Du har möjlighet att effektivt överföra flera typer av information som är registrerad i Mamut Business Software, till exempel verifikat-/fakturajournaler till/från kontakter. Klicka på Arkiv i huvudmenyn, välj Import eller Export. Detta öppnar en rad möjligheter. OCR och automatisk utbetalning: Givetvis stöder Mamut OCR och automatisk utbetalning. Se Reskontra i avsnittet Huvudbok och reskontra Full översikt och enkelt att kontrollera eller läs mer i Mamuts manual. 19
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3 KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING Nu vill vi visa dig ett exempel på hur din redovisning kan bli effektivare med hjälp av Mamut från det att du får ett uppdrag från en ny klient tills du fakturerar klienten. Några av möjligheterna illustreras med hjälp av Redovisningsbyrån AB. Vi vill understryka hur viktigt det är att anpassa systemet till dina behov så att arbetet blir så effektivt som möjligt. 3.1 Inställningar för en effektiv arbetsdag I Mamut CRM-system finns färdig definierade fält och kategorier som du enkelt kan ändra och anpassa till din Redovisningsbyrå. 3.1.1 INSTÄLLNINGAR SOM EFFEKTIVISERAR DIN ARBETSDAG Administratören och avdelningschef Martin Johansson vill anpassa kontaktuppföljningen och aktivitetslistan efter Redovisningsbyrån AB s behov. 1. Anpassningarna Martin ska göra gäller Kontaktuppföljning därför väljer han det i fokusmenyn så att han får tillgång till rätt genväg till vänster. 2. Först vill Martin lägga till några egna kategorier i Mamuts standardfält för att kunna göra urval utifrån vilka tjänster klienterna har beställt. Han vill lägga till tjänsterna Fakturering, Verifikatsregistrering, Kontrollarbete, Rapportering, Budgetering, Årsavslut och Löneadministration. Detta kommer att underlätta när han vill göra ett urval för att till exempel skicka erbjudande om tjänster som klienterna i nuläget inte använder sig av. Han öppnar kontaktkortet, klickar på Lägg till grupp nederst i Gruppfältet, högerklicka på en av standard texterna, väljer Ändra i grundinställningarna, klickar på ny och lägger in de nya tjänsterna. (Fördelen med att använda Grupp-fältet jämfört med att använda tillexempel Statusfältet är att du kan lägga in fler av tjänsterna på en klient.) 3. Redovisningsbyrån AB vill använda Mamuts aktivitetsstyrning så att det blir enkelt att logga och få översikt över arbete. Innan han börjar använda denna ska han lägga in de aktiviteter som passar företaget. Han klickar på Aktivitet i menyn till vänster. I aktivitetslistan högerklickar han på Typfältet, väljer ändra i grundinställningar och klickar på Ny. Nu lägger han till de aktivitetstyper han vill använda. I Statusfältet lägger han till motsvarande aktivitetstyper. (Se listan på exempel på vilka standarder din Redovisningsbyrå kan lägga till i aktivitetslistan.) 20
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 1 2 3 2 3 3 Klientuppföljning och aktiviteter. 21
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING Exempel på standard inställningar i aktivitetslista: Aktivitetstyp Fakturering Ingående verifikat klient Bankavstämning Verifikatsregistrering Budgetering Periodavslut Redovisning Kundfordringar Kundreskontra Kassa Bank Lån Leverantörsskuld Leverantörsreskontra Moms Momsrapport Andra åtgärder Årsredovisning Lön Skatteavdrag Arbetsgivaravgift Momsuppgifter Semesterersättning Aktivitetsstatus Skickat till klient Skickat till skatteverket Skickat SIE-fil Levererat AA Skickat till Brännöbrygga Utfört Ej utfört Väntar på klient Väntar på leverantör Avstämning utfört Avstämning ej utfört Betalt Pågår 3.1.2 INSTÄLLNINGAR FÖR TIDSRAPPORTERING OCH FAKTURERING Innan Martins medarbetare börjar använda klientuppföljningssystemet behöver han göra några inställningar gentemot faktureringen så att arbetet kommer att löpa så friktionsfritt som möjligt. 1. Det är fördelaktigt att kunna skicka samlingsfakturor till klienter så att man undviker att skicka onödigt många fakturor till samma klient. För att möjliggöra samlingsfakturering ska Martin ange att klientens ordrar ska registreras som samlingsorder. Han klickar på Inställningar på genvägarna till vänster, Företagsdatabas, Modulinställningar, Kontaktuppföljning. Under Leverans/betalningsvillkor väljer han Ja i rutan Samlingsfaktura. Nu kommer alla klienter som skapas automatiskt bli registrerade med samlingsorder. (OBS: Denna inställning har ingen effekt på redan upplagda klienter, för att ändra på dessa måste du gå in på varje kontaktkort, välja fliken Inställningar, Kund och ange Ja i rutan för samlingsfakturering.) 2. Martin vill göra en till inställning innan systemet är klart. Han vill att identiska tidrader ska slås samman på fakturan så att den ser mer strukturerad ut. Han klickar på Inställningar, Företagsdatabas, Modulinställningar, Tidsrapporter och Överföring order/projekt. 22
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING I fältet Slå samman rader med samma väljer han Anställd. Systemet är inställt så att alla fält på tidraderna måste ha samma innehåll om de ska kunna slås samman. 1 2 Klientuppföljningssystemet är nu anpassat och klart att användas av medarbetarna. 23
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3.2 Registrering av ny klient Avdelningschefen Martin Johansson ska registrera en ny klient, Ljusprodukter AB, som han har ingått ett avtal med. 1. Martin registrerar klientens kontaktinformation i standardfältet på kontaktkortet. 2. Därefter registrerar han företagsupplyningar i Egendefinierade fält och de tjänster/uppdrag Ljusprodukter har beställt i Grupp fältet. 3. Kontaktperson, Aktiviteter som till exempel förfrågningar skickade via e-post, Dokument som tillexempel avbetalningsvillkor samt Order, registrerar han på flikarna nederst i skärmbilden. 4. Han registrerar kollegan Stina Persson som handläggare i fältet Vår ref. 5. Han lägger också in en Notering till Stina om att arbetet med denna klient ska påbörjas i januari 2006. 6. Då är det dags att lägga in aktiviteterna som Stina ska jobba med mot klienten. Han öppnar aktivitetsmodulen genom att klicka på Aktivitet i menyn till vänster. 7. Han klickar på ikonen Ny i aktivitetslisten och startar med att lägga in verifikatsregistrering i Typfältet, Obehandlad i Statusfältet och datumet 2006-01-02 som Starttid, eftersom det är avtalat med klienten att alla månadens verifikat ska mottas den första arbetsdagen i efterföljande månad. Aktiviteten tilldelar han handläggare Stina Persson. 8. Eftersom Ljusprodukter AB har tecknat ett tvåårigt avtal och det blir många upprepade aktiviteter på kunden vill Martin skapa alla på en gång. Han klicka på ikonen Duplicera aktivitet (i detta fall är det verifikatsregistrering) och väljer att aktiviteten ska upprepas var 4de måndag i de två år som avtalet löper. Martin registrerar alla aktiviteter som ska hanteras under avtalstiden på samma sätt som beskrivs i punkt 7 och 8. När Martin är färdig är arbetsuppgifterna klara att påbörjas. 24
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 2 1 6 4 5 3 7 8 3.2.1 EFFEKTIVT ARBETE MED AKTIVITETER Medarbetar Stina Persson börjar sin arbetsdag 2006-01-02, med att som vanligt öppna aktivitetsmodulen i Redovisningsbyrån AB för att se listan på kommande aktiviteter och klienter. 1. Först anpassar hon aktivitetslistan. Hon går in på Användarinställningar och lägger till en kolumn för Kontakt, Tel. kontakt, Kontaktperson, Tel. kontaktperson så att det går fort att komma i kontakt med klienten om det blir nödvändigt. Hon kryssar ur fältet Ämne eftersom detta är överflödigt. 2. I listan ser hon att aktiviteten inkommande verifikat är loggat som väntar på klient på klienten Ljusprodukter AB. Hon har fått fakturajournalen via e-post och klickar på ikonen Utfört. Aktiviteten kommer nu automatiskt få Status som Utfört och bli avmarkerad i aktivitetslistan. 3. För att importera filen med fakturajournalen klickar hon på Arkiv Import Import/Export Verifikat/fakturajournal. 4. Därefter kan hon påbörja verifikatsregistreringen, den är loggad som verifikatsregistrering. Hon öppnar klientens databas från sitt skrivbord. Hon markerar aktiviteten verifikatsregistrering på kunden Ljusprodukter AB som utförd. 25
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 5. När hon får kontoutdraget kan hon börja med avstämningen. Hon markerar först Bankavstämning som Utförd. 6. När Stina börjar med avstämningen väljer hon Pågår i Status-fältet på aktiviteten Bank, när hon är färdig ändrar hon statusen till Utförd. 3 1 2 4 5 6 1 (Kap. 3.2.2) Stina använder sig av aktivitetslistan på detta sätt i samband med arbete med alla sina klienter, även vid årsavslut. När hon är färdig med uppgift/aktivitet i klientens databas markerar hon aktiviteten som utförd i Redovisningsbyråns databas. 3.2.2 BOKFÖRING AV TIMMAR OCH ORDER Då Stina arbetar med klienterna bokför hon också timmar i Redovisningsbyråns databas. Varje gång som hon är färdig med en arbetsuppgift bokför hon timmarna. 1. När hon är färdig med en aktivitet som till exempel `Verifikatsregistrering eller avstämning av `Bank skapar hon en ny tidsrapport direkt från aktivitetskortet genom att klicka på Ny tidsrapport. 2. Som i andra moduler kan Stina spara mycket tid på att anpassa Användarställningar i förhållande till registreringsbehov i repeterande bokföringar. Stina anpassar registreringsfönstret genom att ta bort kolumnerna som är överflödiga under Användarinställningar. Hon väljer också att lägga in `Order som standard i fältet Överförbar under Standardvärden. Därmed slipper hon att välja var det ska överföras vid varje överföring. 3. Hon fyller i tidsrapporten. Lägg märke till kolumnerna Produktnamn och Pris. Här lägger Stina in tjänsten/aktiviteten med tillhörande pris (detta har systemadministratorn redan lagt in i Produktmodulen) som blir överförd till ordern som går till klienten. Hon lägger också in klientens Kontaktnummer och om hon önskar kan hon bokföra timmarna direkt på en 26
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING existerande order genom att lägga in Ordernummer. I kolumnen Överförbart registreras det att timmarna ska överföras till `Order. 4. Stina blev inte färdig med arbetet och skapar en ny tidrad nästa dag med de återstående arbetstimmarna. 5. Stina är nu färdig med `Verifikatsregistreringen och klickar på Slutföra tidsrapport. Den får nu Status `Behandling klar i högra hörnet. 6. Administratorn Martin Johansson godkänner tidsrapporten så att den blir `Klar för överföring i Status-fältet. 7. Genom att klicka på ikonen Överför till order-/projektmodulen överför han tidsrapporten till ordern (från vilken status som du vill överföra tidsrapporten ifrån kan väljas i Företagsinställningar-knappen överst, som i punkt 2). 5 7 2 6 3 4 För mer detaljerad information se kapitlet `Tidsrapportering i manualen `Ekonomistyrning, logistik, lön och personal. 3.2.3 FAKTURERING MOT KLIENTERNA Vid månadsavslut vill Martin, som är avdelningschef, skicka fakturor med månadens aktiviteter till klienten Ljusprodukter AB. 1. Martin går till order/fakturamodulen via Visa Försäljning/Order/Faktura Orderregistrering. 2. Han väljer Status `Obehandlad samlingsorder. (För att ordern ska sparas som samlingsorder, måste du göra inställningar under kapitel 3.1.2.) 3. Därefter klickar han på ikonen Verkställ (F12). 4. I guiden väljer han vilka order som ska samlas. 27
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 5. Den upprättade samlingsordern verkställer han till samlingsfaktura som han skickar på e-post till kunden. Martin har nu fakturerat Ljusprodukter AB för månadens aktiviteter. 1 3 2 4 5 5 28
KLIENTUPPFÖLJNING, TIDSRAPPORTERING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3.2.4 RAPPORTER STATUS PÅ ARBETE Avdelningschefen Martin Johansson har som vana att med jämna mellanrum kolla status på flera av aktiviteterna som till exempel om bankavstämmningarna är utförda den tionde dagen varje månad. Detta kan han enkelt göra med rapporterna i aktivitetsmodulen. 1. Martin klickar in sig på rapportmodulen via Skriv ut i aktivitetslistan. Han klickar på Aktivitet i rapportöversikten och väljer rapporten Aktivitetslista som innehåller information om aktivitetstyp, ansvarig, aktivitetsstatus och kontaktnamn (klienten). 2. Han väljer Sortera efter på `Aktivitetstyp, ansvarig, startid. 3. Efter att Martin har klickat på Skriv ut, kan han specificera innehållet i rapporten ytterligare. Han väljer att sortera på Status: `Obehandlad och Typ: `Bank från Startid: `2006-01-01 till och med `2006-02-10. 4. I rapporten får han full översikt över bankavstämningar som inte är behandlade och kan kolla med medarbetarna vid behov. 1 2 3 4 Motsvarande kan Martin ta ut statusrapporter på alla önskliga redovisningsaktiviteter. 29
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM 4 HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Här följer en enkel översikt över hur du bör tänka när det gäller Mamut Enterprise Byrå och avskiljande av databaser och ASP-användning. Önskar du en detaljerad förklaring på hur du lägger din lösning tillrätta, rekommenderas det att du läser mer i användardokumentationen för Mamut Client Manager. Denna laddar du ned via Internettsiden www.mamut.se/download. 4.1 Flytting av klienter till egna databaser Detta kapitel behandlar systemen Mamut Office, Enterprise och Enterprise ASP Byrå och hur du urskiljer databaser och använder funktionen Mamut Client Start, som ingår i Mamut Client Manager, till att starta klienter från olika databaser. 4.1.1 UPPRÄTTANDE AV EN BAS FÖR AVSKILJANDE AV FÖRETAGS- DATABASERNA Om du önskar att avskilja företagsdatabaser (klienter) från din databas för att öka hastigheten, säkerheten och möjligheten till att arbeta mer effektivt i flera databaser samtidigt, så kan detta enkelt göras genom att följa förklaringen under. Notera att varje databas måste ha en egen licens. Det är klienterna som är ägaren av licensen. Detta görs om det gäller en separat dator: 1. Installera programmet som en vanlig installation. 2. Genomför en första gångs uppstart, välj utvärderingsversion och utvärdera med dina egna data. 3. Lägg in testinformation i registreringsfönstret som till exempel Testföretag. 4. Välj att utvärdera Enterprise E5. 5. Ta bort markeringen för att installera en exempeldatabas och ange namn och aliasnamn som till exempel Testdatabasen. Lägg inte in mer information, slutför bara upprättandet av databasen. 6. Du har nu skapat en tom databas utan licens som ligger lokalt på din dator. 30
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM 7. Avsluta Mamut. 8. Högerklicka på genvägen till Mamut och välj Properties. Välj sedan fliken för Genvägar och klicka på knappen Gå till mål. 9. Från fönstret som kommer upp, kopiera mappen Data till en mapp på deras server. Ta vara på denna databasen då du kommer att använda den senare varje gång som du ska avskilja en företagsdatabas. Detta görs om det gäller en server: 1. Skapa ett hemområde för kunden om företagsdatabasen ska avskiljas. 2. Sätt upp användarna till kunden så att de automatiskt kan koppla upp sig till dataområdet som blev skapat i punkt 1. 3. Kopiera den tomma databasen du skapade under punkt 8 ovanför dataområdet till kunden. 4. Öppna Client Start, klicka på Ny-knappen och lägg in sökvägen till den nya databasen. Nu finns en tom databas tillgänglig. 4.1.2 AVSKILJNING AV EN FÖRETAGSDATABAS TILL EN SEPARAT DATABAS Nu är en tom databas tillgänglig. Avskilj företagsdatabasen på följande sätt: Så här avskiljer du företagsdatabasen: 1. Starta programmet via Client Start och välj databasen som innehåller företagsdatabasen som ska avskiljas. 2. Ta en säkerhetskopia i Mamut av företagsdatabasen som ska avskiljas utan systemfiler. Lägg denna säkerhetskopia på ett lätt tillgängligt ställe. 3. Stäng Mamut. 4. Starta programmet via Client Start och välj den tomma databasen. 5. Återkopiera säkerhetskopian från punkt 2. Alla företagets data ligger nu i den tidigare tomma databasen. Lägg in licensen till kunden i denna och skapa de användare som behövs. 4.1.3 UPPDELNING AV EN DATABAS TILL MINDRE DATABASER Om du inte vill avskilja alla företagsdatabaserna (klienterna) i egna databaser, kan det ändå vara en fördel att dela upp databasen i mindre databaser. Några förslag är 1. Att dela upp alfabetiskt (denna ger nog den bästa översikten), 2. Att dela upp efter bransch eller 3. Att dela upp efter typ av uppdrag. Stora klienter kan också vara värda att avskilja i en egen databas. 31
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Exempel på organisering: 1. Alfabetisk 2. Branscher 3. Redovisningsuppdrag Klienter A D Entreprenörer Fakturering + redovisning Klienter E L Import Bara redovisning Klienter M T Industri Redovisning och Lön Klienter U Ö Produktutveckling Bara avstämningar 4.1.4 ANVÄNDNING AV MAMUT CLIENT START Efter att du har avskiljt baserna använder du Mamut Client Start till att öppna önskade databaser. Detta program ligger i programpaketet Mamut Client Manager som installeras tillsammans med ditt Mamut system och startas från \\programfiles\mamut\clientmanager. Det kan vara smart att lägga en genväg på skrivbordet. Användning av programmet kräver en egen licens. Med Mamut Client Start kan du öppna olika databaser som ligger på olika områden från samma fönster. Du anger ett namn på databasen och var den är lagrad, i ett eget register, så att du kan välja databas från en lista när du vill öppna en databas. Så här startar du Client Start Starta programmet genom att dubbelklicka på programfilen ClientStart.exe från mappen ClientManager. Som standard är Mamut valt under Starta program nederst. I rullgardinsmenyn kan du också välja att reindexera en databas eller att starta Import/export. 32
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Så skapar du en länk till en ny databas 1. Klicka Ny i översiktsfönstret och skriv in ett Databasnamn. Databasnamnet behöver inte vara identiskt med databasens egentliga namn. Listan används för att avskilja dem från varandra när du ska starta upp databaserna. 2. Skriv in Fil sökväg till databasen. Programmet kontrollerar om det ligger en databas i filnamnet som du anger. I stället för att skriva in Filnamn kan det vara enklare att klicka på Sökknappen och leta dig fram till databasen. En Mamut databas kommer att vara placerad i mappen Data. 33
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM 4.2 Anpassa för ASP-användning Detta kapitel behandlar Mamut Enterprise ASP Byrå och hur du med funktionen Mamut Client Update enkelt kan uppdater dina klienters system samtidigt. Detta är till stor fördel vid användning i en ASP-miljö. Viktigt! För att kunna lägga upp en ASP-miljö och använda klienternas system krävs stora IT-kunskaper. Denna broschyr kommer inte att ge en detaljerad beskrivning av installationen i förhållande till att sätta upp i en ASP-miljö, men ger en enkel översikt. I användarhandboken får du en mer detaljerad beskrivning om hur du sätter upp en sådan lösning. Om du inte har tillräckligt med kunskap om hur du sätter upp en server, rekommenderar vi att du tar kontakt med en datakunnig. Ta kontakt med din säljkonsulent om du önskar hjälp från en Mamut konsulent eller förmedling av IT-konsulenter. 4.2.1 KONFIGURERING I EN ASP-MILJÖ Det bör installeras i två separata Mamut-installationer på ASP Server. Om du har 2 installationer av programfilerna kan du använda en installation tillsammans med Mamut Client Start (se kapitel 1 Flytting av klienter till egna databaser) och låt externa användare nyttja den andra installationen. Externa användare kommer att knyta sig till databasen via en nätverksstation som automatiskt kopplas upp mot en inloggningsskript. De kommer då inte att kunna se vilka andra klienter och databaser som ligger i systemet. 4.2.2 INSTALLATION På varje CD-ROM med Mamut ligger det både ett vanligt installationssätt och ett `Setup2 installationssätt. Dessa installeras i var sin mapp efter instruktionerna i avsnittet `Speciellt för uppsättning av Mamut för ASP-leverantör i användardokumentationen för Mamut Client Manager. Installation 1: (Används av klienter som ska logga in sig via terminal server klient) D:\Setup\Install\setup.exe Installation 2: (Används av systemadministrator och administratörer det är denna installation som administrationsverktyget (Mamut Client Manager) knyts upp mot) D:\Setup\Install\setup2\setup.exe Innan du ska installera i en ASP-miljö bör följande genomföras: Server för ASP är färdig installerad och användare kan logga in. Mamut är installerat och eventuellt uppdaterat utifrån instruktionerna för `Installation/uppdatering av Mamut på Windows 2000 Terminal Server i användardokumentationen för Mamut Client Manager. Avsnittet `Speciellt för att sätta upp för Mamut för ASP-leverantör i användardokumentationen för Mamut Client Manager gås detta igenom. 34
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Mamut og Microsoft Office: Önskar klienten att använda sig av Microsoft Office-paketet måste denna göras tillgänglig/installeras för varje enskild användare som loggar in på Terminal Servern. OBS! Mamut stödjer inga konsulteringar för ASP-användning av Microsoft i sina produkter. Vi rekommenderar att du tittar på Microsofts hemsidor för mer information. 4.2.3 ATT INSTALLERA FÖR EXTERNA ANVÄNDARE (KLIENTER) Detta avsnitt förklarar hur man ger tillgång till server för användare som är knutna genom via terminal server. Detta kommer att vara ASPklienterna. Installationen för de externa användarna måste kopplas till en databas via en nätverksstation. Det finns två sätt att koppla upp denna nätverksstation: Hemområde När en användare är skapad i ActiveDirectory har användaren en flik med namn Profil där. Under denna flik har man en inställning för Home folder. På denna kan man sätta att en bestämd stationsbokstav ska kopplas till en bestämd adress vid inloggning. Man måste här alltid använda samma bokstav för alla användare men låter denna peka till mappen med den aktuella användarens databas. Inloggningsskript På samma flik som beskrivs under Hemområde är det också en inställning för User profile. En av raderna för detta heter Logon script. Här kan man skriva in namnet på en fil som innehåller skript för att bland annat koppla upp stationsbokstaven mot områden. Dessa filer ska ligga i en mapp som är avskild från servern med namnet Netlogon. Filerna kan ha efternamn.bat eller.cmd och innehåller skript som körs när användaren loggar in. Filnamnet ska uppges UTAN komplett sökväg. Bara med filnamn. Här är ett exempel på text som kan ligga i ett sådant skript: @echo off @net use H: \\server\kund1\mamut @net use I: \\server\kund1\gemensam 35
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Detta skript kommer att ge användaren 2 stationer vid inloggning. En som är kopplad till området där Mamut databas kan ligga och en som till exempel är för gemensamma filer för användarens företag. Egentligen är det bara nödvändigt med uppkoppling av en station med tillgång till Mamuts databas. 4.2.4 ANVÄNDNING AV MAMUT CLIENT UPDATE Detta program startas från \\programfiles\mamut\clientmanager\. Mamut Client Update är ett program som är till för administratörer som önskar att kunna uppdatera flera databaser samtidigt som till exempel vid omhändertagande (hostning) av klienter i en ASP-miljö. Så här uppdaterar du databaser 1. Starta programmet genom att dubbelklicka på programfilen ClientUpdate.exe från mappen ClientManager. Filen som ska användas till uppdatering ska alltså vara de nyaste filerna. Programmet kommer själv att kolla om det finns databaser som inte är uppdaterade, i överensstämmelse med databasen du har registrerat i Mamut Client Start. 36
HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM 2. Ta bort bocken om det är någon av databaserna som du inte önskar att uppdatera. 3. Klicka Nästa och därefter Slutför för att starta uppdateringen. Notera! Uppdateringen kan ta lång tid vid stora data mängder. Det är viktigt att du fullföljer uppdateringen. När uppdateringen är utförd får du upp ett statusfönster som talar om att Guiden är slutförd. 37