Norstedts Redovisning/ Affärssystem. Byråguide

Transkript

1 Norstedts Redovisning/ Affärssystem Byråguide

2 INLEDNING INNEHÅLL Kom i gång med Norstedts Redovisning/Affärssystem Byrå 1 INLEDNING INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Effektiv redovisning/verifikatsregistrering Översikt över verifikatsregistreringsfönstret Viktiga inställningar som sparar mycket tid Snabbkommandon i verifikatsregistreringen Exempel på effektiv bokföring av verifikat Översiktlig huvudbok och reskontra Reskontra med OCR och betalningsuppföljning Huvudbok med uppslag och nyckeltal Norstedts Lön Rapporter Vilka rapporter är viktiga i Norstedts? Lista över de viktigaste rapporterna: Utbyte av information Tips & trix i redovisningen KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING Inställningar för en effektiv arbetsdag Inställningar som effektiviserar din arbetsdag Registrering av ny klient Effektivt arbete med aktiviteter Fakturering mot klienterna Rapporter status på arbete Tips & trix i kund- och leverantörsreskontran HUR DU SÄTTER UPP DITT SYSTEM Flytting av klienter till egna databaser Avskiljande av företagsdatabaserna Avskiljning av en företagsdatabas till en separat databas Uppdelning av en databas till mindre databaser Användning av Norstedts Client Start Anpassa för ASP-användning Konfigurering i en ASP-miljö Installation Att installera för externa användare (klienter) Användning av Norstedts Client Update...25

3 INLEDNING 1 INLEDNING Detta häfte är till för dig som arbetar på en redovisningsbyrå eller som redovisningskonsult och ska använda Norstedts Redovisning/Affärssystem Byrå. En produktserie anpassad för redovisningsbyråer Norstedts Redovisning/Affärssystem Byrå är en produktserie som är utarbetad för att effektivisera klientuppföljning och hantering av informationsflödet mellan ditt och dina klienters system. Norstedts system hanterar alla behov hos redovisningsbyrån; allt från redovisning och klientuppföljning till dokumentbehandling, rapportering, webbplats och lön/personal. Lönebearbetning görs i det separata programmet Norstedts Lön. Programmen är dock integrerade. Effektiv inställning och användning av din programvara Broschyren är ett rättesnöre för vad du som bokförare bör tänka på när du ska sätta upp ditt Norstedts system och nyttja möjligheterna i de viktigaste modulerna. Baserat på erfarenheter från kunniga bokförare som dagligen använder Norstedts lösningar, ger vi dig en guide för hur du kan arbeta effektivt med Norstedts systemet inom alla arbetsuppgifter i din redovisningsbyrå. Vi visar dig viktiga inställningar, snabbkommandon, genvägar samt tips för effektiv bokföring, viktiga rapporter och överföring av information. Därefter visar vi dig hur du effektivt följer upp klienterna, registrerar timmar och styr aktiviteter. Detta beskrivs med exempelföretaget Redovisningsbyrån AB. Broschyren tar sin utgångspunkt i funktionaliteten som finns i Norstedts Affärssystem för Byrå och du får flera tips inom de viktigaste modulerna i systemet. Väljer du istället Norstedts Redovisning Byrå är det vissa funktioner som beskrivs i denna guide som inte finns i det paketet. I produktbladen för de respektive produkterna kan du se exakt vad som ingår i de olika paketen. Sist i detta dokument får du en beskrivning av vad du bör tänka på om du vill lägga upp klienterna i egna databaser eller önskar att sköta klienternas system via ASP på egen server. Funktionaliteten Client Manager som gör det enkelt att administrera många databaser/klienter beskrivs också. Ytterligare information För en detaljerad förklaring på hur du använder funktionaliteterna i Norstedts bör du läsa manualen Redovisning/reskontra, logistik, och personal. Här får du detaljerade förklaringar på inställningar, funktioner och effektiv bokföring. Du hittar också mängder med Frågor & Svar under fliken Support i ditt program. Dessutom har varje dialog i programmet en hjälpsida som du når via tangenten F1 eller ikonen. Krav på datorn För installation av programvaran krävs det att du har en dator med Pentium 300 MHz processor eller mer, 128 MB RAM eller mer, Microsoft Windows XP/2000/Me/98, Microsoft Internet Explorer 6.0 eller nyare och 400 MB ledig hårddiskplats. 1

4 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Detta kapitel handlar om redovisning i Norstedts Redovisning/Affärssystem. Först ger vi dig viktig information och tips om hur du anpassar och arbetar enkelt med bokföring i Norstedts. Det är mycket viktigt att sätta upp Norstedts korrekt så att arbetet blir så effektivt som möjligt i förhållande till alla löpande rutinuppgifter. 2.1 Effektiv redovisning/verifikatsregistrering ÖVERSIKT ÖVER VERIFIKATSREGISTRERINGSFÖNSTRET För att ge dig ökad kontroll över varje enskilt verifikat, är fönstret du registrerar verifikaten i tvådelat. När verifikatet är klart överförs det till verifikatslistan i den undre delen av fönstret och gör plats för nästa verifikat i den övre delen av fönstret. Det är enkelt att hämta fram verifikat igen från listan genom att dubbelklicka på det om du vill redigera beloppen eller ta bort och lägga till rader. Genom detta system får du full fokus på vart och ett av verifikaten och du har visuell kontroll på att verifikaten balanserar och innehåller korrekt information Välj menyvalet Visa - Redovisning och Verifikatsregistrering för att öppna modulen. 2. Innan du ska sätta i gång med verifikatsregistreringen kan du lägga in de nya kontona som kan vara aktuella för den specifika klienten. Tryck på Kontoplan och lägg in de nya kontona. Läs mer i nästa avsnitt Viktiga inställningar som sparar mycket tid. 3. Verifikaten registreras ett i taget i den övre delen av fönstret, där du har full kontroll över alla variabler så som Verifikatstyp, Datum och Period för de öppna verifikaten. 4. För att ändringarna av överordnad information från verifikat till verifikat ska gå snabbare kan du låta perioden styras av datumen som du sätter. Trycker du på + - tangenten efter att du har angett verifikatsdatum hoppar markören direkt till första kontoraden. 5. Flera inställningar för att effektivisera verifikatsregistreringen gör du genom att klicka på Användarinställningar. Läs mer i nästa avsnitt Viktiga inställningar som sparar mycket tid. 6. Registrerade verifikat hamnar i listan i det nedersta fönstret. Om de sedan ska redigeras, hämtas de upp i fönstret ovanför genom att du dubbelklickar på verifikatet eller så kan du bläddra fram ett verifikat genom att klicka på pil vänster ovanför Ver.typ. Du kan sedan göra ändringarna som du önskar utan att behöva ta bort hela verifikatet. Ändringarna påverkar enbart det specifika verifikatet och de övriga verifikaten förblir orörda. 2

5 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 7. Det är också möjligt att ändra kontonummer och du kan även ändra den förvalda momskoden (kolumnen tas fram under Användarinställningar) på vilken rad som helst. Om verifikatet inte balanserar eller det har uppstått andra fel efter ändringarna får du automatiskt besked om detta. 8. Du har möjlighet att välja räkenskapsår i knappraden överst. I de perioderna du bokför växelvis på två räkenskapsår är det enkelt att växla mellan åren. 9. Även då ett verifikat är överfört till huvudboken har du möjlighet att göra korrigerar. Dock blir de synliga på verifikatet. Det är enkelt att korrigera ett verifikat från huvudboken direkt i verifikatslistan. Genom att välja Huvudbok i fönstret längst ner (det står Verifikatregistrering som standard) kan du söka dig fram till det relevanta verifikatet. Du klickar på knappen för ändra. Du kan sedan välja om du vill radera hela verifikatet eller bara en rad på verifikatet. För att ändra en rad, markerar du den aktuella raden på verifikatet i den övre delen av verifikatfönstret. Sedan klickar du på knappen för radera. Välj att radera rad. Markerad rad kommer att motbokas och du kan lägga in den korrekta raden. När du sedan väljer att spara kommer huvudboken automatiskt att uppdateras och ett rättningsverifikat skrivs ut. Ditt verifikat har fortfarande samma verifikatsnummer men rättningsverifikatet ersätter ditt ursprungsverifikat. (Obs: Om du har låst en redovisningsperiod, har du inte längre möjlighet att göra ändringar i huvudboken.) VIKTIGA INSTÄLLNINGAR SOM SPARAR MYCKET TID För att du ska kunna arbeta så effektivt som möjligt är det viktigt att du ställer in de rätta inställningarna innan du startar arbetet. Allt som kan förhandsdefinieras för att effektivisera arbetet bör göras. 1. Du har flera valmöjligheter i Norstedts. Vid nytt räkenskapsår måste du ta ställning till hur du vill numrera verifikaten. Detta gör du genom att klicka på menyvalet Visa - Inställningar och sedan på knappen Redovisning och Redovisningsinställningar. Du kan välja mellan En nummerserie per verifikatstyp som är standard i Norstedts eller Gemensam nummerserie för alla verifikatstyper. Om det är många verifikat under året kan det löna sig att ha en nummerserie per verifikatstyp. Dessa inställningar blir låsta när du bokför ett verifikat och du måste vänta till nästa år om du vill byta inställning. 2. När du lägger upp ett nytt företag kan du välja bland någon av våra standardkontoplaner. Det finns en för varje företagsform utom för aktiebolag där det finns två, en med ca 300 konton och en med ca 100 konton. Du kan ändå ha behov av att effektivisera arbetet genom att lägga upp egna konton för enskilda klienter. Du når kontoplanen via menyvalet Visa Redovisning - Kontoplan eller via knappen Kontoplan i verifikatsregistreringen. 3. Konto 2440 är standardkonto för leverantörsskuld, men om det är en koncern kan det finnas behov av flera reskontrakonton. Om du registrerar ett nytt konto, t ex 2441 kan du ange att kontot ska vara ett reskontrakonto. Det betyder att alltid när kontot används öppnas reskontran. 4. Du har också möjlighet att knyta kontona mot avdelningar eller projekt, så att detta blir automatiskt registrerat, för att ytterligare effektivisera registreringarna. 5. Klicka på Användarinställningar i verifikatsregistreringsmodulen, där hittar du många möjligheter att anpassa dina rutiner kring verifikatsregistreringen. Du sparar mycket tid genom att effektiviserar själva registreringsprocessen. Här kan du välja vilka Kolumner som ska visas i Verifikatsregistreringen. 6. Kryssrutan under Fokus ger dig möjlighet att bestämma i vilka fält markören ska stanna i vid verifikatsregistrering. Som t ex kolumnen Momskod. Där räcker det med att du markerar kolumnen Visa för att kolumnen ska visas (så att du kan kontrollera att dina transaktioner hamnar på rätt rad i skattedeklarationen), men markören behöver inte stanna i fältet (Fokus). Skulle du behöva göra en ändring i kolumnen Momskod kan du göra det efter att du har skrivit in beloppet i debet eller kredit och tryckt Enter. 7. Under Användarinställningar kan du också aktivera och inaktivera flera Funktioner som styr automatiken i fönstret. Därmed kan du anpassa arbetet efter dina krav på säkerhet eller behov av effektiv registrering. 8. Genom att välja Nytt verifikat vid balans kommer du få ett nytt verifikatsnummer varje gång ett verifikat sparas efter att det balanserats. Detta gör att själva registreringen går snabbare. Samtidig ställer funktionen större krav på att du senare går igenom och kontrollerar verifikaten, innan du för över dem till Huvudboken. 9. Ärva verifikatstexter fungerar om du använder dig av Motkonto och bokför två verifikatsrader åt gången. Den text som du anger på den första verifikatsraden kommer då att kopieras över till raden som konteras på motkontot. Ärva verifikatstexter fungerar också om du på din leverantör har angett ett standardkonto under fliken Inställningar, knappen Reskontra i Kontaktregistret. 10. Väljer du Datum styr perioden kommer denna funktion, vid ändring av datum, knyta verifikatet till perioden som datumet infaller under. Du slipper att stanna i periodfältet för varje verifikat utan kan gå direkt från datumfältet med hjälp av + - tangenten till första kontoraden. 11. Om datumet för verifikatet inte infaller under perioden, kommer du att få ett meddelande om detta genom funktionen Datum/periodkontroll. Den spärrar dock inte bokföring för avvikande perioder. 12. Valutakurserna du uppger i Valutaregistret registreras med en giltighetsperiod. Om du bokför verifikatet i en främmande valuta utanför denna period kommer du att få ett meddelande om detta med funktionen Valutadatum- 3

6 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING kontroll. På samma sätt som vid datum/periodkontroll, kan du i fortsättningen bortse från detta meddelande om du använder dig av den gamla valutakursen. 13. Platser i verifikatslista gör att programmet alltid fokuserar/visar det sista verifikatet i det undre fönstret. 14. Om du markerar för Bunthantering tillåts buntvis överföring till Huvudboken av både verifikatstyp och period. Du får en ny rullgardinsmeny tillgänglig i verktygsmenyn. Du kan då föra över en bunt av verifikat oberoende av verifikatstyp och period, så länge de tillhör samma bunt. Du kan själv styra ett verifikat till ett visst buntnummer. 15. Med funktionen Verifikatsmall får du möjlighet att använda färdigdefinierade verifikatsmallar i verifikatsregistreringen. Verifikatsmallarna kan redigeras och du kan även skapa nya. Detta kan vara väldigt effektivt för dig som har många klienter. En rullgardinsmeny blir tillgänglig i verifikatsregistreringen. Välj önskad verifikatsmall och tryck `ENTER för att börja använda den. Mallar kan också exporteras till andra databaser. Välj Visa Redovisning Verifikatsmallar. Mallarna kan användas till t ex långa löneverifikat eller periodiseringar. 16. Verktygsrad för verifikatsmall ger dig tillgång till en verktygsrad med knappar som startar små guider med all information som är nödvändig för korrekt bokföring av olika typer av affärshändelser. (För professionella användare med snabbkommandon och kontona i huvudet kommer det kanske att vara effektivare att bokföra manuellt utan hjälp av guider.) 17. Väljer du Registrera momsunderlag netto (utan moms) kan du registrera nettobeloppet på konton som är kopplade till en momshanteringsmall i Kontoplanen. Momsen räknas fram och läggs på en egen rad i verifikatsregistreringen. 18. Länka dokument gör det möjligt att länka ett dokument till ett verifikat. 19. OCR-kontroll genomförs när du skriver in ett OCR nummer i verifikatsregistreringen. 20. I rullgardinsmenyn Standard verifikatstyp väljer du vilken verifikatstyp som ska föreslås varje gång du öppnar verifikatsregistreringen. 21. I rullgardinsmenyn Sortera efter väljer du om verifikatslistan ska sorteras efter Registreringsnummer eller Verifikatstyp. 22. Standardfokus bestämmer var markören ska starta när du skapar ett nytt verifikat. Här kan du välja mellan Verifikatsdatum, Verifikatstyp, Period och Verifikatsrad. Val av Verifikatsrad kommer att placera markören i kontokolumnen. 23. Klicka på knappen för Visa alla verifikat om du vill ha tillgång till verifikat bokförda av andra. Verifikaten kommer då att överstyras till dig. I utgångsläget har inte alla användare tillgång till att se alla verifikat, men detta kan överstyras här om du är administrator/superanvändare Se detaljerade förklaringar och exempel inför verifikatsregistrering på sida i manualen Redovisning/reskontra, logistik, och personal. Du hittar också mängder med Frågor & Svar under fliken Support i ditt program SNABBKOMMANDON I VERIFIKATSREGISTRERINGEN Lägg märke till att flera av snabbkommandona har olika funktioner beroende på var du står och vad du gör. 4

7 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING I knappraden i verifikatsregistreringen finns också flera funktioner kopplade till snabbkommandon. Här hittar du en kort översikt över de viktigaste: (Ctrl+D) Tar bort (Ctrl+K) Öppnar kontoplanen (Ctrl+H) Överför till huvudboken Tips! Om du för musen över vilken knapp som helst i Norstedts får du upp en så kallad ToolTip, som innehåller information om snabbkommandot. SNABBKOMMANDON Tangent + Funktion Nytt verifikat Börjar på ett nytt verifikatsnummer om det förra är balanserat. Sparar verifikat - samt öppnar ett nytt verifikat. Stänger reskontrafönstret efter att fakturanumret är intryckt. Motbokar differensen på sista verifikatsraden, dvs salderar ut verifikatet. (Du måste stå i kontokolumnen eller i debet/kredit på den sista raden.) / eller * Byter Verifikatstyp - Första bokstav + Enter * D CTRL+INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+T CTRL+Q F1 F3 F8 F9 F11 F12 Öppnar kontoplanen om du står i kontokolumnen. (Du kan också skriva första siffran i ett kontonummer och Enter så öppnas kontoplanen.) Skriver du i kontokolumnen T och sedan Enter söker programmet första kontonamnet på T, t ex Te ger Telefon osv. Kopiera beskrivningen från föregående transaktionsrad, om du står i kolumnen för beskrivning. (Gäller *-tangenten på det numeriska tangentbordet.) Lägger in dagens datum Infogar en ny verifikatsrad Visar Verifikatslistan Öppnar Verifikatstypsinställningar och nummerserier Öppnar Momshanteringen (mallarna för automatisk moms) Öppnar Kontoplanen Öppnar Valutaregistret Öppnar Användarinställningar Öppnar Rapporter Överför till Huvudbok Öppnar dialogrutan för den övergripande Verifikattexten Stänger fönstret Öppnar Hjälpfilen Gå till verifikatsmall Gå till netto/bruttoläge Sätter fokus i fältet för Verifikatsdatum Flyttar markören till fältet för val av period Öppnar kalkylator när du står i beloppsfältet i verifikatsraden. (Oavsett om fältet är tomt eller inte kan du räkna ut beloppet direkt från det egna fönstret.) 1510 Öppnar listan över kunder för bokföring av fordringar på en av dem 2440 Öppnar listan över leverantörer för bokföring av skulder på en av dem ESC Stänger kontoplanen om du öppnat den via minustecknet i kontokolumnen 5

8 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Space (mellanslag) Öppnar rullgardinsmenyn där det finns (som vid avdelning, projekt etc.) EXEMPEL PÅ EFFEKTIV BOKFÖRING AV VERIFIKAT Bokföring av ingående fakturor Det närmar sig månadsslutet och bokföraren Stina Persson ska bokföra alla verifikaten som hon har fått på fakturajournal via e-post från klienten Ljusprodukter AB. För att arbeta så effektivt som möjligt vill Stina först justera fönstret så att det visar kolumnerna hon behöver vid registrering av Ingående Faktura (IF). Detta gör hon i dialogen Användarinställningar. Här väljer hon också att kolumnerna hon vill ändra ska ha Fokus. Fokus betyder att markören inte hoppar över kolumnen vid registrering. Så här ställer Stina in verifikatsregistreringsfönstret: Motkonto: Det lönar sig att använda detta fält eftersom Ingående Faktura ofta bara kostnadsförs mot ett konto. Fakturanummer: Stina vill gärna kolla att fakturanumret som läggs in i verifikatet är korrekt. Hon kan inte bokföra fakturanumret direkt och kan därför inte heller välja Fokus. Momskod: Ska också kontrolleras, men kontona sätter automatiskt rätt momskod så här väljer hon inte heller Fokus. Avdelning: Stina ska fördela kostnaderna på olika avdelningar så här väljer hon Fokus. Ljusprodukter AB jobbar inte projektbaserat och ingen av företagets utländska kontakter har fakturerat dem under denna period. Stina väljer därför att inte visa kolumner för projekt och valutaavgift. Hon väljer att datum styr period. Perioden för verifikatet sätts då automatiskt till månaden för datumet hon anger. Innan Stina börjar registrera sin faktura, lägger hon upp en ny avdelning under Visa Inställningar Företag och knappen Grundinställningar. Hon markerar Avdelning och klickar på Redigera. Därefter Ny och lägger in avdelningen Lager. Stina startar sedan med en faktura för prenumeration på Dagens Industri. Så här registrerar Stina ingående fakturor: För att skapa det första verifikatet trycker hon på [+] Markören står nu i datumfältet och Stina ändrar datumet till 0115, som är datum på det första verifikatet. Stina trycker igen på [+] för att flytta markören till kontofältet i verifikatsraden Hon lägger in konto 2440 och Enter. Konto 2440 kräver att Stina måste välja en leverantör för registrering av reskontrainformation. I och med att Dagens Industri inte är upplagt så klickar hon på Ny (Ctrl+N) och skriver in leverantörens namn. (Nästa gång hon registrerar en faktura på denna leverantör kan hon spara ett moment genom att knappa in leverantörsnumret, 10010, direkt i kontofältet.) 6

9 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Den rätta leverantören har hittats och Stina registrerar fakturainformation: Stina fyller i som är fakturanumret. Resten av informationen i fönstret följer automatiskt verifikatsdatumen och kontaktinställningarna Hon stänger fönstret genom att trycka [+] Verifikatsraden är nu uppdaterad med 2440 Leverantörsskulder som konto. Fakturanumret är också inlagt i rätt kolumn och i fältet för beskrivningar tillsammans med leverantörsnamnet. Med Fokus i kolumnen för Motkonto skriver Stina 6970 för att bokföra på kontona för Tidningar, tidskrifter med mera Stina trycker [Enter] och Fokus flyttas till Avdelningsfältet Med piltangenten ned väljer hon Administration som avdelning och trycker [Enter] för att gå vidare Kolumnen Kredit är standard Fokus för konto 2440 och markören flyttar sig hit Stina knappar in 500 som är beloppet på fakturan och trycker [+] Låt oss sammanfatta vad Stina har knappat in för att registrera fakturan: [+] [0115] [+] [Leverantörsnummer] [Enter] [Fakturanummer] [+] [Motkonto] [Enter] [ ] [Enter] [500] [+] IF 1 (Ingående faktura) har nu flyttat sig ner i verifikatslistan, Stina får Fokus i datumfältet och är klar att bokföra IF 2 verifikat. Hon behåller Verifikatstyp och Datum från föregående verifikat. De följande verifikaten är från samma månad och hon behöver bara ändra de två sista siffrorna (hon behöver inte radera det datumet som står innan hon skriver in det nya). Hon knappar in följande: [+] för att ge henne ett nytt verifikat [23] för att byta till det nya datumet och [+] [Leverantörsnummer] för att bokföra en räkning från en annan leverantör och [Enter] [Fakturanummer] och [+] [Motkonto] [Enter] [Belopp] i kreditfältet och [+] och till slut [+] för att spara och att nytt verifikat ska öppnas Så här kan Stina fortsätta att bokföra alla sina ingående fakturor på ett effektivt sätt. 7

10 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING Hon avslutar med att överföra alla ingående fakturor till Huvudboken (Ctrl+H). Reskontran kommer att uppdateras med de nya posterna och de tillhörande betalningarna kan knytas mot dem. (P.S. Kom ihåg att du också hittar kundreskontra nederst på kontaktkortet till varje kund.) Bokföring av bankverifikat Innan Stina går över till att bokföra ett antal bankbetalningar gör hon några snabba anpassningar i sina användarinställningar. Motkonto: Hon tar bort markeringen för motkonto då hon betalar många fakturor på samma verifikat. Momskod: Hon tar bort visning av kolumnen då denna inte är relevant för henne i samband med betalningar. Avdelning: Tas också bort då hon inte fördelar balansposterna på avdelningar. Fakturanummer: Hon markerar av för fakturanummer. Verifikatstypen Bank (B), är en betalningsverifikatstyp som används vid bokföring av verifikat gällande betalning av reskontraposter. De öppna posterna, dvs de obetalda fakturorna, som vi registrerade som ingående fakturor, föreslås att de ska stängas/betalas vid val av leverantör när du registrerar i en betalningsverifikatstyp. Så här bokför Stina sin bankbetalning: [+] för att skapa ett nytt verifikat fyra gånger på [/] för att byta från Ingående Faktura till verifikatstypen Bank (om hon har valt att visa alla verifiktatstyper i verifikatsregistreringen) [28] för att ändra datum och [+] (tryck [F9] för att flytta markören till datumfältet om den inte flyttar sig automatiskt) Stina börjar med att ange konto 1930 och det totala beloppet från betalningsavin. Sedan [Enter]. På så sätt kan hon följa hur saldot minskar allt eftersom hon bokar bort fakturor. Blir det en diffferens beror det på att hon har glömt att boka bort någon faktura som har blivit betald. På nästa rad [Fakturanummer t ex ] direkt i kolumnen för konto och därefter [+] Markören hoppar ned till nästa rad och Stina kan ange nästa faktura hon har betalat och [+] och till slut [+] för att spara och skapa nästa verifikat Det är två saker som vi ska lägga märke till här. Genom att knappa in fakturanumret direkt i kontokolumnen hämtas den aktuella leverantörens faktura automatiskt från reskontra. Beloppet från den öppna posten anges också in i den korrekta kolumnen. Tips: Det finns fyra andra sätt att hitta en faktura; ange verifikatsnumret, matchid (står ofta på kvittot från banken), leverantörsid/kundid och i sista hand väljer du 2440 (eller 1510 för kunder) för att på så sätt söka fram rätt leverantör/kund och rätt faktura. Detta arbetssätt kan användas för att registrera betalningar på både Ingående och Utgående fakturor. 8

11 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.2 Översiktlig huvudbok och reskontra Vi ger dig här en kort översikt över de viktigaste funktionerna. För en detaljerad förklaring rekommenderar vi att du läser manualen Redovisning/reskontra, logistik, och personal RESKONTRA MED OCR OCH BETALNINGSUPPFÖLJNING I Norstedts Redovisning/Affärssystem hittar du Kundreskontra och Leverantörsreskontra. I dessa moduler har du full översikt över alla utestående kundfordringar och leverantörsskulder till klienten. Notera även att du på själva kontaktkortet också hittar reskontra med översikt över varje enskild kunds eller leverantörs verifikat Välj menyvalet Visa - Redovisning och Kundreskontra och knappen Reskontralista. 2. Skriv 0 i fältet Kund/Leverantör och Uppdatera för att visa alla verifikat eller klicka på Öppna lista och välj önskad kontakt. 3. För att söka på Verifikatsdatum använd fälten till höger. 4. Önskar du att söka efter en kontakt använder du Urvalsinställningar. 5. Klicka på det verifikat som du vill titta på och du kan se detaljerna i det nedre fönstret. 6. Använd genvägen här till att Redigera verifikat, Gå till faktura med mera. 7. Inkasso, Factoring och OCR/Bank (inläsning av OCR-filer) stöds självklart och ligger i menyn till vänster i Reskontrafönstret. 9

12 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 8. Du kan automatiskt utföra ränteberäkning baserat på för sent betalda fakturor här. 9. Du kan automatiskt sätta upp påminnelser baserade på fordringar som har förfallit. 10. När du ska läsa in filer från banken med OCR/Bank funktionen måste du göra några inställningar. Lägg märke till fältet Kontering där du kan välja om verifikaten ska importeras till Huvudboken eller Verifikatsregistrering. Väljer du Verifikatsregistrering, måste du manuellt överföra verifikaten till huvudboken för att stänga öppna poster. 11. För att få automatisk utbetalning, måste du klicka på Inställningar, Inställningar för utbetalning, klicka på Ny, välj bank och lägg in bankupplysningarna i guiden HUVUDBOK MED UPPSLAG OCH NYCKELTAL Periodavslut, årsavslut och start av nytt räkenskapsår är centrala teman när all data har blivit samlade i huvudboken. I huvudboken är det möjligt att genomföra sökning på verifikat samt att se olika framställningar och rapporter knutna till nyckeltal, resultat och balans Periodavslut samt årsavslut med start av nytt räkenskapsår görs genom att välja menyvalet Visa Redovisning, välja Stäng redovisningsperiod resp. respektive Årsavslut. Följ sedan de enkla stegen i guiden. 2. För att exportera information om redovisning från Norstedts direkt till programmet Norstedts Bokslut, väljer du menyvalet Arkiv Export Bokslut (Sie1). Markera vilket företag du vill exportera ifrån och var du vill lägga exportfilen. Välj därefter Export. 3. Den grafiska Huvudboken hittar du under menyvalet Visa Redovisning. Välj vilket år som du önskar att ta fram analyser för. 4. Med rapporten Framtida kassaflöde kan du uppskatta kontantbehållningen för upp till 12 veckor framåt i tiden och göra justeringar. 5. Genom drilldown kan du enkelt och snabbt se detaljerna i dina verifikat. 6. Det är självklart möjligt att göra detaljerade sökningar. 7. Under Användarinställningar kan du ändra gränssnittet och välja vilka kolumner som ska synas. 8. Det är möjligt att sätta upp analyser och rapporter direkt på skärmen från menyn till vänster. Om du högerklickar med musen får du flera möjligheter till vidare behandling som till exempel att exportera till Excel. 9. Du kan också skräddarsy dina egna varianter av rapporterna genom att klicka på ikonerna Rapportinställningar och Kolumninställningar. 10. Klicka på Ny och lägg in informationen du önskar i guiden. 11. Dina egna varianter av rapporterna kan du Exportera eller Importera mellan klienterna genom att klicka här. 10

13 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.3 Norstedts Lön Med Norstedts Lön kan du själv utföra löneregistreringen vilket ger stor flexibilitet och full kontroll över denna viktiga arbetsuppgift. Alla uppgifter för registrering, utskrifter och rapporter tas till vara på ett enkelt och effektivt sätt. Norstedts Lön finns i två standardversioner, Norstedts Lön Standard och Norstedts Lön Professional samt större versioner för dig med avancerade behov. För att få tillgång till Norstedts Lön måste du beställa programmet hos Kundservice ( ) eller kontakta en säljare hos Norstedts Juridik AB ( ). Norstedts Lön Start innehåller: Löneregistrering för upp till 10 företag Obegränsat antal anställda Tjänsteman, kollektivanställda, timanställda, deltidsanställda Uppgift om tjänstebil med beräkningskalkyl PA-anteckningar och CSR hantering Koppling person/avdelning FORA hantering Bilförmånsberäkning och utlandstraktamenten Elektronisk skattedeklaration (eskd) Utbetalningslista till bank Attestlista/lönelista Lönehistorik Norstedts Lön innehåller (förutom allt i Lön Start) även: Obegränsat antal olika lönetabeller Uppgift om fackförbund och försäkringskassa Utvidgad FORA hantering Arbetstidsschema Uppdragsregister/löneuppdrag Personallån Utvidgad semesterhantering Svenskt Näringslivs statistik och SCB strukturlönestatistik Norstedts Lön Byrå För dig som gör lön för många företag: Inga begränsningar på antal företag som kan hanteras. Dessutom ingår funktioner som samordnad CSR förfrågan samt andra praktiska funktioner för byrån. Norstedts Lön Nät När fler gör lön samtidigt: Passar för bokföringsbyrån där flera personer samtidigt kör lön till sina egna klienter. Norstedts Lön Kalendarie Automatiserar löneberäkningen: Du markerar närvaro och/eller frånvaro grafiskt i en almanacka. Registreringen kontrolleras gentemot den anställdes arbetsschema. Resultatet kommer med automatik fram på nästa lönebesked. Innehåller Hälsobokslut. 11

14 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.4 Rapporter Vilka rapporter är viktiga i Norstedts? Norstedts Redovisning/Affärssystem innehåller en omfattande rapportmodul med flera hundra rapporter För att öppna Rapporterna väljer du menyvalet Visa Redovisning - Rapporter eller klickar på knappen på skrivbordet. 2. Du väljer först på menyn till vänster från vilken del i programmet du vill ta ut en rapport och sedan i listan till höger vilken rapport du önskar. 3. I detta fält får du en beskrivning av innehållet i rapporten. 4. Välj om du vill skicka rapporten till Skrivare, E-post med mera i fältet Skicka till och klicka på Skriv ut. Nu visas en guide som hjälper dig att ytterligare specificera innehållet i rapporten. 5. Under Favorit lägger du upp de rapporter som du oftast använder på det här företaget. Du kan antingen välja att lägga till enstaka favoritrapporter eller bygga upp ett rapportpaket som skrivs ut samlat. 6. Under Journal ligger alla rapporter som måste skrivas ut på skrivare för att verkställas. Du kan t ex inte stänga ett räkenskapsår som har fakturajournaler som inte är utskrivna. 7. Det finns två rapporteringsnivåer i rapportmodulen. Gemensamma rapporter gäller alla företag i databasen och dessa rapportfiler kan inte redigeras, dvs de har alltid standardutseendet. Under Företagsrapporter hittar du rapporter som du har redigerat efter ditt företagsbehov (det vill säga, när du har redigerat en Gemensam rapport blir den sparad som en Företagsrapport). 8. Klicka på Redigera för att göra en ändring i en Gemensam rapport. 9. Tips: Om du klickar på Gå till rapport-/etikett redigeraren har du bland annat möjlighet att kopiera en rapport du har korrigerat till alla dina andra klienter. 10. Tips: Vill du ange antal kopior av din utskrift, kan du kryssa för Välj skrivare. Du får då upp en dialogruta i samband med att du klickar på Skriv ut där du förutom skrivare även kan välja hur många kopior du vill ha. (Vill du att rutan Välj skrivare ska vara ikryssad som standard, kan du välja det under Visa Inställningar Användare Inställningar per Modul och knappen Rapporter.) 12

15 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING LISTA ÖVER DE VIKTIGASTE RAPPORTERNA: Redovisning Huvudbok saldolista per konto och period (stående) Balans, detalj Resultaträkning 2 period ack. jämfört med fg år och budget Verifikationslista (huvudbok) rad för rad Momsrapport Momsrapport (avstämning) Momsrapport, detaljerad För de fyra första rapporterna ovan, dvs huvudbok, balansrapport, resultatrapport och verifikationslista har vi efter kundönskemål tagit fram ytterligare en variant än den som presenteras som standard i programmet. Den nya varianten av rapporterna innehåller färre kolumner än standardrapporterna samt en del finesser som ni kunder har frågat efter, såsom antal transaktionsrader på verifikationslistan. Dessa rapporter finns att ladda ned från Norstedts Nyhetssida i programmet. Där kan du också läsa mer om vad som skiljer dessa rapporter från standardrapporterna. När det gäller momsavstämningen; börja alltid med rapporten Momsrapport (avstämning), därefter Momsrapport, om du fortfarande inte får det att stämma kan du skriva ut Momsrapport, detaljerad. Reskontra Kundfordringar Leverantörsskulder Åldersgrupperad rapport, kunder Åldersgrupperad rapport, leverantörer UTBYTE AV INFORMATION Norstedts har utvecklat flera smarta lösningar för utbyte av information. Vi rekommenderar att du undersöker vilka möjligheter som finns för att effektivisera informationsflödet. Kom ihåg att du i flera av modulerna har möjlighet att skicka information till skrivare eller e-post och att du då kan välja format som till exempel.pdf eller Word. Här följer en sammanfattning av de viktigaste funktionerna: Export/Import-funktionalitet: Du har möjlighet att effektivt överföra flera typer av information som är registrerad i Norstedts, till exempel verifikat-/fakturajournaler till/från kontakter. Klicka på Arkiv i huvudmenyn, välj Import eller Export. Detta öppnar en rad möjligheter. (Observera: Vid vissa exporter tittar programmet vilket räkenskapsår som är satt som Aktivt under Visa Inställningar Redovisning. Endast det aktiva året exporteras ut. Det gäller t ex vid export av Sie4.) OCR och automatisk utbetalning: Givetvis stöder Norstedts OCR och automatisk utbetalning. Se avsnittet Reskontra sidan 94 i Norstedts manualen Redovisning/reskontra, logistik och personal. 13

16 INSTÄLLNINGAR, SNABBKOMMANDON OCH GENVÄGAR I REDOVISNING 2.5 Tips & trix i redovisningen Om du har många klienter och vill lägga upp ett nytt konto för t ex Periodiseringsfond tax 2007 i alla dina klienters kontoplaner finns det en funktion för att kopiera kontoinställningar till flera företag samtidigt. Du väljer menyvalet Arkiv Databasverktyg Företagshantering. Du följer sedan guiden för att lägga upp nya eller ändra befintliga konton. Du kan också välja att lägga upp nya sru-koder. Vi rekommenderar byråer att lägga upp ett mallföretag för varje specifik bolagsform. Det är då möjligt att lägga in generella inställningar som ni på byrån önskar, det kan röra sig om kontoplansändringar, momskopplingar, grundinställningar. Vid uppstart av nytt företag väljer ni att basera detta på ett av byråns mallföretag. Det görs i den vanliga rutinen för ny företagsdatabas, dvs du väljer Arkiv Ny företagsdatabas och väljer ett mallföretag i listan. Om ni har en klient som är helt momsbefriad är det mycket enkelt att ta bort alla momskopplingar i företaget. Välj Visa Inställningar Företag fliken Företagsinställningar, knappen Konton. Välj där Ej momspliktig och alla momskopplingar försvinner i företaget. Denna funktion kan även användas om du inte vill använda dig av automatisk moms i verifikatregistreringen. Ange tillfälligt att företaget inte är momspliktigt, alla automatiska momshanteringsmallar försvinner i kontoplanen. Du kan sedan gå tillbaka till knappen Konton och ange att företaget är momspliktigt (momshanteringsmallarna kommer inte tillbaka till kontoplanen). Du får sedan manuellt gå in i Kontoplanen och ange momskod under fliken Avancerat på de intäktskonton som ska vara med på momsrapporten (skattedeklarationen). (Momskontona 2611 och 2641 har alltid som standard rätt momskod.) Vill du snabbt kunna söka fram ett belopp i huvudboken? Då ska du använda dig av den grafisk huvudboken under Visa Redovisning Huvudbok. I denna huvudbok har du möjlighet att se historiska verifikat per konto obegränsat antal år tillbaka i tiden. Ett visst belopp hittar du lättast genom att under Användarinställningar i huvudboken kryssa för att du vill se kolumnen Belopp. Sedan när du har valt rätt konto (du måste ha valt knappen Verifikatslista till vänster), klickar du bara på rubriken för kolumnen belopp och beloppen sorteras i storleksordning. Det är även här du ändrar om du har glömt att ange ett projekt eller avdelning på en transaktionsrad. Det är bara att markera raden och klicka på knappen för ändra. Beroende på vilket typ av konto som du markerar kan du ändra olika mycket. På konto 1510 kan du t ex ändra förfallodagen på en faktura. Vill du: - att verifikatregistreringen skall startas upp automatiskt när du öppnar programmet? - slippa ange användarnamn och lösenord, när du startar programmet? - att ett visst företag alltid skall öppnas upp som standard? Allt detta anger du under: Visa Inställningar Användare fliken Annat. Konto 1510 och 2440 är reserverade för reskontran. Vill du inte använda reskontra för dina kunder och leverantörer rekommenderar vi att du använder konto 1511 för Kundfordringar och 2441 för Leverantörsskulder. För internredovisningen finns det två typer av objekt, dels Avdelning och dels Projekt. Objekt som följer räkenskapsåret ska läggas upp som en Avdelning och objekt som löper över flera räkenskapsår ska läggas upp som Projekt. I Norstedts Redovisning läggs både Avdelning och Projekt upp via Visa - Inställningar Företag och knappen Grundinställningar. I Norstedts Affärssystem finns däremot ett eget projektregister under Visa Projekt med betydligt fler finesser än i Norstedts Redovisning. Du har också fler projektrapporter i Norstedts Affärssystem. Om du har glömt att ange en momskod på en transaktionsrad, du har t ex glömt att koppla ett nytt försäljningskonto till rätt rad på momsrapporten(skattedeklarationen), är det lätt att komplettera med rätt momskod i efterhand. Du väljer Visa Redovisning Huvudbok. Sök fram rätt verifikat och markerar den transaktionsraden som saknar/har fel momskod. Klicka därefter på knappen för Ändra på verktygsraden och ändra till rätt momskod. Om du registrerar alla månadens verifikat på den sista i månaden kan du ställa in under Användarinställningar i Verifikatregistreringen att du vill att Standardfokus efter att du har sparat ett verifikat ska vara Ny ver.rad. I Verifikatsregistrering kan du skriva ut ett bokföringsunderlag på det aktiva verifikatet. Det går att göra detta även innan verifikatet är sparat! Ställ markören på den vertikala linjen mellan debet och kredit så att en vit pil visas. Högerklicka tills det står bland annat förhandsgranska och välj Förhandsgranska. Det aktuella verifikatet visas på skärmen och du kan välja att skriva ut. Längst ned på ditt skrivbord ligger knappar som tar dig direkt till Huvudboken, Balansrapporten och Resultatrapporten. 14

17 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING Nu vill vi visa dig ett exempel på hur din redovisning kan bli effektivare med hjälp av Norstedts från det att du får ett uppdrag från en ny klient tills du fakturerar klienten. Några av möjligheterna illustreras med hjälp av Redovisningsbyrån AB. 3.1 Inställningar för en effektiv arbetsdag I programmet finns färdig definierade fält och kategorier som du enkelt kan ändra och anpassa till din Redovisningsbyrå INSTÄLLNINGAR SOM EFFEKTIVISERAR DIN ARBETSDAG Administratören och avdelningschef Martin Johansson vill anpassa kontaktuppföljningen och aktivitetslistan efter Redovisningsbyrån AB s behov. 1. Martin väljer menyvalet Visa Kontakt - Kontaktuppföljning. 2. Först vill Martin lägga till några egna kategorier i Norstedts standardfält för att kunna göra urval utifrån vilka tjänster klienterna har beställt. Han vill lägga till tjänsterna Fakturering, Verifikatsregistrering, Kontrollarbete, Rapportering, Budgetering, Årsavslut och Löneadministration. Detta kommer att underlätta när han vill göra ett urval för att till exempel skicka erbjudande om tjänster som klienterna i nuläget inte använder sig av. Han klickar på Lägg till grupp genom att klicka på bilden Grupp, högerklicka på en av standard texterna, väljer Ändra i grundinställningarna, klickar på ny och lägger in de nya tjänsterna. (Fördelen med att använda Grupp-fältet jämfört med att använda till exempel Statusfältet är att du kan lägga in fler av tjänsterna på en klient.) 3. Redovisningsbyrån AB vill använda Norstedts aktivitetsstyrning så att det blir enkelt att logga och få översikt över arbetet. Innan han börjar använda denna ska han lägga in de aktiviteter som passar företaget. Han klickar på menyvalet Visa Aktivitet Aktivitetslista (finns endast i Norstedts Affärssystem). I aktivitetslistan väljer han knappen för Användarinställningar för Aktiviter, klicka på fliken Aktivitetskort. På fältet för Typ, väljer han ändra i grundinställningar genom att högerklicka och klickar på Ny. Nu lägger han till de aktivitetstyper han vill använda. I fältet Status lägger han till motsvarande aktivitetstyper. (Se exempel på nästa sida vilka standarder din Redovisningsbyrå kan lägga till i aktivitetslistan.)

18 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING Exempel på standardinställningar i aktivitetslista: Aktivitetstyp Aktivitetsstatus Fakturering Skickat till klient Bankavstämning Skickat till skatteverket Verifikatsregistrering Skickat SIE-fil Budgetering Levererat AA Periodavslut Skickat till Brännöbrygga Bokslutsbilagor Utfört Avstämn. kundfordringar Ej utfört Anläggningsregister Väntar på klient Kontakter med Bolagsverket Väntar på leverantör Övriga kontakter med bank Avstämning utfört Låneansökan Avstämning ej utfört Avstämn. leverantörsskulder Betalt Leverantörsreskontra Pågår Skattedeklaration Årsredovisning Lön Semesterberäkning 16

19 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3.2 Registrering av ny klient Avdelningschefen Martin Johansson ska registrera en ny klient, Ljusprodukter AB, som han har ingått ett avtal med. 1. Martin registrerar klientens kontaktinformation i standardfältet på kontaktkortet under Visa Kontakt - Kontaktuppföljning. Han börjar med att kryssa för att Ljusprodukter är en kund. 2. Därefter registrerar han företagsupplysningar i Egendefinierade fält och de tjänster/uppdrag Ljusprodukter har beställt i fältet Grupp. 3. Kontaktpersoner, Aktiviteter som till exempel förfrågningar skickade via e-post, Dokument som till exempel avbetalningsvillkor samt nya ordrar under Försäljning/fakturering, registrerar han på flikarna nederst i skärmbilden. 4. Han väljer kollegan Stina Persson som handläggare i droplistan i fältet för Vår ref. (Nya användare/handläggare att välja i fältet för Vår ref. läggs upp under Arkiv Personalregister.) 5. Han lägger också in en Notering till Stina om att arbetet med denna klient ska påbörjas i januari Då är det dags att lägga in aktiviteterna som Stina ska jobba med mot klienten. Martin är kvar i dialogen Kontaktuppföljning och väljer fliken Aktiviteter. 7. Han klickar på ikonen Ny i aktivitetslisten och startar med att lägga in Verifikatsregistrering i fältet Typ, Obehandlad i fältet Status och datumet som Starttid. Avtalet med klienten är att varannan måndag ska alla nya verifikat mottas för registrering. Aktiviteten tilldelar han handläggare Stina Persson. 8. Eftersom Ljusprodukter AB har tecknat ett tvåårigt avtal och det blir många upprepade aktiviteter på kunden vill Martin skapa alla på en gång. Han klickar på ikonen Duplicera aktivitet (i detta fall är det Verifikatsregistrering) och väljer att aktiviteten ska upprepas varannan måndag i de två år som avtalet löper. Martin registrerar alla aktiviteter som ska hanteras under avtalstiden på samma sätt som beskrivs i punkt 7 och 8. När Martin är färdig är arbetsuppgifterna klara att påbörjas

20 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING EFFEKTIVT ARBETE MED AKTIVITETER Medarbetar Stina Persson börjar sin arbetsdag , med att som vanligt öppna aktivitetsmodulen (Visa Aktivitet Aktivitetslista) i Redovisningsbyrån AB för att se listan på kommande aktiviteter och klienter. 1. Först anpassar hon aktivitetslistan. Hon går in på Användarinställningar, fliken Aktivitetslista och lägger till en kolumn för Kontakt, Tel. kontakt, Kontaktperson, Tel. kontaktperson så att det går fort att komma i kontakt med klienten om det blir nödvändigt. Hon kryssar ur fältet Ämne eftersom detta är överflödigt. 2. I listan ser hon att aktiviteten Inkommande verifikat är loggat som väntar på klient på klienten Ljusprodukter AB. Hon har fått fakturajournalen via e-post och klickar på ikonen Utfört. Aktiviteten kommer nu automatiskt få Status som Utförd och bli avmarkerad i aktivitetslistan. 3. För att importera filen med fakturajournalen klickar hon på Arkiv Import Import/Export Verifikat/Fakturajournal. 4. Därefter kan hon påbörja verifikatsregistreringen, den är loggad som Verifikatsregistrering. Hon öppnar klientens databas. Hon markerar aktiviteten Verifikatsregistrering på kunden Ljusprodukter AB som utförd. 5. När hon får kontoutdraget kan hon börja med avstämningen. När Stina börjar med avstämningen väljer hon Pågår i fältet Status på aktiviteten Bankavstämning, när hon är färdig ändrar hon statusen till Utförd Stina använder sig av aktivitetslistan på detta sätt i samband med arbete med alla sina klienter, även vid årsavslut. När hon är färdig med en uppgift/aktivitet i klientens databas markerar hon aktiviteten som utförd i Redovisningsbyråns databas FAKTURERING MOT KLIENTERNA Vid månadsavslut vill Martin, som är avdelningschef, skicka fakturor med månadens arbete till klienten Ljusprodukter AB. Redovisningsbyrån AB har köpt programmet Norstedts Tidbok, där alla handläggare registrerar sina tider. Martin använder sig av integreringen mellan Tidbok och Norstedts Redovisning/Affärssystem. Det innebär att Martin kan granska alla tider från Stina och alla övriga handläggare. Därefter behöver han endast välja Överför i faktureringen i Tidbok så finns det färdiga ordrar i Norstedts Redovisning/Affärssystem. 1. Martin går till order/fakturamodulen via Visa Försäljning/Order/Fakturering Orderregistrering. 2. Han börjar med att gå in under knappen Användarinställningar och fliken Orderrader. Här kan han markera för vilka kolumner han vill se i faktureringen. Alla kolumner som inte används på byrån kan markeringen tas bort. 18

21 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING 3. Därefter klickar han på ikonen Fakturera (F12). 4. I nästa bild väljer han på vänster sida om han vill fakturera endast aktiv order eller alla ordrar samt markerar vilken fakturalayout han önskar. (Han kan under Arkiv Inställning Företag och knappen Grundinställningar ställa in att han alltid vill ha en viss fakturalayout. Det gör han genom att markera Betalningsvillkor och klicka Redigera. Därefter markera det eller de betalningsvillkor han använder och Redigera. Klicka på knappen Avancerat. Högst upp i dialogrutan väljer han sedan vilken fakturalayout som ska väljas för alla kunder som har t ex 30 dagar netto osv.) En testfaktura kommer upp på skärmen. Martin kan nu förhandsgranska alla färdiga fakturor. Han stänger sedan förhandsgranskningen och svarar Ja på att ordrarna ska faktureras. 19

22 KLIENTUPPFÖLJNING OCH AKTIVITETSSTYRNING 6. En fråga kommer om en aktivitet ska skapas på berörda kunder om att en faktura har skickats. Martin kryssar för Visa inte detta meddelandet igen och svarar Nej. Han tycker att det räcker att han kan bevaka fakturorna i reskontran. 7. Därefter kommer slutligen en fråga om fakturorna är godkända. Martin kontrollerar att utskriften blev bra och svarar därefter Ja på frågan. (Hade pappret trasslat, hade Martin svarat Nej och sedan haft möjlighet att skriva ut orginalfakturorna på nytt.) Martin har nu fakturerat Ljusprodukter AB och alla övriga klienter för månadens aktiviteter. Nu finns också alla fakturorna i kundreskontran och det har skapats upp ett verifikat i huvudboken för varje faktura RAPPORTER STATUS PÅ ARBETE Avdelningschefen Martin Johansson har som vana att med jämna mellanrum kontrollera status på flera av aktiviteterna som till exempel om bankavstämningarna är utförda den tionde dagen varje månad. Detta kan han enkelt göra med rapporterna i aktivitetsmodulen. 1. Martin klickar in sig på rapportmodulen via Skriv ut i aktivitetslistan. Han klickar på Aktiviteter i rapportöversikten och väljer rapporten Aktivitetslista som innehåller information om aktivitetstyp, ansvarig, aktivitetsstatus och kontaktnamn (klienten). 2. Han väljer Sortera efter på `Aktivitetstyp, ansvarig, starttid. 3. Efter att Martin har klickat på Skriv ut, kan han specificera innehållet i rapporten ytterligare. Han väljer att sortera på Status: Obehandlad och Typ: Bankavstämning från Starttid: till och med I rapporten får han full översikt över bankavstämningar som inte är behandlade och kan kontrollera med medarbetarna vid behov. Motsvarande kan Martin ta ut statusrapporter på alla önskvärda redovisningsaktiviteter. 3.3 Tips & trix i kund- och leverantörsreskontran Om du använder dig av bankgironummer som leverantörsidnummer underlättar det om du först lägger upp en låtsas- leverantör med nummer Då slipper du frågan om att flytta fram nummerserien varje gång du lägger upp en ny leverantör. Tänk på att en kontakt både kan vara kund och leverantör. Det är kryssen i kontaktregistret som avgör. Det betyder att du bara behöver ange en kontakt en gång. Observera att leverantören både får ett kontaktsnummer och ett leverantörsnummer, medans kunder bara får ett kontaktnummer. Det är dock alltid leverantörsnumret du söker en leverantör på. För att kunna fakturera i programmet behöver du en produkt. Gör du vanligtvis endast fritextfakturor kan du lägga upp en produkt som har produktnummer 1 och ingen text eller pris. När du sedan fakturerar anger du endast 1 och enter på produktraden. Sedan kan du manuellt skriva din beskrivning i fältet för beskrivning och ange ett belopp. Vill du skriva mycket text på en produktrad, välj Ctrl+Shift+E när du har en produktrad markerad. En dialogruta öppnas där du kan skriva in obegränsat med text om produktraden. Den inlagda texten kommer att skrivas ut med kursiv stil under själva produktraden på fakturan. Det finns en guide där du kan ändra inställningarna på flera kontakter/produkter samtidigt! Guiderna hittar du under Visa Kontakt Ändra värden på ett urval kontakter samt under Visa Produkt Uppdatering av ett urval produkter. Ett exempel är då du vill ändra betalningsvillkor på alla dina kunder från 10 dagar netto till 30 dagar netto. Med hjälp av guiden har du gjort det i en handvändning. 20