Datum Diarienr 2014-03-10 14LS1736 T1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FARLIGT AVFALL OCH ICKE FARLIGT AVFALL Innehållsförteckning 1 Allmän orientering... 1 1.1 Upphandlingens omfattning och innehåll... 1 1.2 Upphandlingsförfarande... 2 1.3 Upphandlande myndighet... 2 1.4 Upplysningar under anbudstiden... 3 1.5 Samverkansformer vid upphandling... 3 1.6 Förtydligande av förfrågningsunderlag... 3 1.7 Sekretess... 3 1.8 Underrättelse om beslut... 4 1.8.1 Upphandlingskontrakt...4 1.9 Avbrytande av upphandling... 4 1.10 Ersättning för upprättande av anbud... 4 1.11 Landstingets miljöarbete... 4 2 Upphandlingsföreskrifter... 5 2.1 Obligatoriska krav... 5 2.2 Krav på tjänst... 5 2.3 Anbudets form och innehåll... 5 2.4 Helt eller delat anbud... 6 2.5 Sista datum för inlämnande av anbud... 6 2.6 Anbudets giltighetstid... 6 2.7 Avlämnande av anbud... 6 2.8 Plats och tid för öppning av anbud... 6 3 Prövning av anbud... 7 3.1 Uteslutning av leverantör... 7 3.2 Kvalificering av leverantör... 7 3.3 Kvalificering av obligatoriska krav... 7 3.4 Utvärdering av anbud... 7 3.5 Muntlig presentation av anbud... 7 4 Kommersiella villkor... 7 4.1 Anbudspriser... 7 4.2 Mall för upphandlingskontrakt... 8
2014-03-10 14LS1736 1 (8) 1 Allmän orientering 1.1 Upphandlingens omfattning och innehåll Landstinget avser att upphandla en helhetslösning för omhändertagande, transport och destruktion av sjukvårdsavfall och farligt avfall som uppkommer i Landstingets samtliga verksamheter. I en andra del av upphandlingen avser vi upphandla icke farligt avfall. För såväl det farliga avfallet som det icke farliga avfallet erbjuds anbudsgivaren möjlighet att lämna prisavdrag på fraktioner. Vid annonseringstillfället uppgår det totala värdet för upphandlingen till ca 4,2 miljoner kronor/år. Observera att Landstinget inte kan garantera några volymer i den här upphandlingen. Med sjukvårdsavfall menas det humanbiologiska avfall som uppkommer inom sjukvården som inte kan härledas till farligt avfall. Se T2.1 Prisbilaga farligt avfall. Med farligt avfall menas de avfallsfraktioner som uppkommer inom sjukvården som har en avfallskod som härleds till farligt avfall. Se T2.1 Prisbilaga farligt avfall. Med icke farligt avfall menas de avfallsfraktioner som uppkommer inom sjukvården som har en avfallskod som inte kan härledas till farligt avfall. Se T2.2 Prisbilaga icke farligt avfall. Landstinget bedriver akutsjukhus på tre orter, Sundsvall, Örnsköldsvik och Sollefteå. I Härnösand återfinns Landstingets kansli samt Närvård Härnösand. På orter i området intill sjukhusen bedriver Landstinget primärvård där många behandlingar som inte kräver akutsjukvård ges. Således genereras avfallsfraktioner som är nämnt ovan i enlighet med prisbilagorna på samtliga orter, anbudsgivaren måste beakta att mindre orter där Landstinget bedriver primär- och tandvård kan komma att avropa tjänster i enlighet med förfrågningsunderlaget efter avtalstecknandet. Inom Landstinget finns en serviceförvaltning som har huvudansvar för att ge anvisningar för, omhänderta, transportera och i vissa fall avdöda farligt avfall så det kan skickas vidare för slutbehandling/destruktion. De enheter som svarar för uppdraget inom förvaltningen transporterar det vårdspecifika avfallet till akutsjukhusen där avfallet behandlas/lagras för vidare transport till slutdestruktion. Vidare svarar dessa enheter för miljöstationer där enheter inom vården kan lämna ifrån sig sitt övriga farliga avfall som exempelvis lampor, batterier och kemikalier mm. Vid samtliga akutsjukhus sorteras avfallet i ett antal andra avfallsfraktioner, såsom exempelvis metall, glas, plast, wellpapp, deponi, träavfall osv. fraktionerna framgår i detalj i T2.2 Prisbilaga icke farligt avfall. I nuläget så hämtar ett antal olika entreprenörer detta avfall som Landstinget genererar. I denna upphandling vill vi erbjuda entreprenörer att ange vilka fraktioner av vårt avfall som är intressant att göra prisavdrag på i enlighet med T2.2 Prisbilaga icke farligt avfall. Emballage för kemiskt- och läkemedelsavfall samt etiketter för läkemedelsavfall finns idag upphandlat inom ett annat avtalsområde. Vid behov kan Landstinget komma att köpa etiketter och emballage från antagen leverantör vilket framgår av T3.1 Kravspecifikation farligt avfall.
2014-03-10 14LS1736 2 (8) En närmare beskrivning av tjänsten innehåll framgår av dokumenten T2 Krav på leverantör och T4 Mall för upphandlingskontrakt. Nedan redovisas en historisk uppskattning över hämtningstillfällen, antal pallar, kilo, liter etc. för respektive ort gällande biologiskt avfall, läkemedelsavfall och cytotoxiskt avfall samt lösningsmedel för Sundsvall. Sundsvall: Biologiskt avfall: ca 4 pallar 3 ggr/år. Frysförvaringsmöjlighet: 4 pallar i ett utrymme om 7.6 m3. Cytostatika: ca 15 pallar/ månad och hämtningar ca 1 ggr/månad. Läkemedelsavfall: ca 2 pallar/ månad. Lösningsmedel: Varje kvartal from 2013. Ungefärliga mängder enligt statistikunderlag bifogat i upphandlingsunderlaget. Sollefteå: Biologiskt avfall: ca 3-4 fyra pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Frysförvaringsmöjlighet: 700 liter i frysbox. Cytostatika: ca 23 pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Läkemedelsavfall: ca 3-4 fyra pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Örnsköldsvik: Biologiskt avfall: ca 4 pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Frysförvaringsmöjlighet: 500 liter i frysbox. Cytostatika: ca 30 pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Läkemedelsavfall: ca 3-4 fyra pallar per år, hämtning ca en gång i kvartalet. Härnösand: Biologiskt avfall: 0 kg Cytostatika: Körs internt till Sundsvall. Läkemedelsavfall: Körs internt till Sundsvall. 1.2 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och förutsättningar enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 1.3 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Landstinget Västernorrland Organisationsnummer: 232100-0206 För information om Landstinget, se hemsida: www.lvn.se
2014-03-10 14LS1736 3 (8) 1.4 Upplysningar under anbudstiden Eventuella frågor sker skriftligen eller genom e-post till ansvarig handläggare enligt nedan kontaktuppgifter. Ansvarig handläggare: Helena Fahlén Adress Landstinget Västernorrland Landstingsservice Upphandling 871 85 HÄRNÖSAND Telefon: 0611-804 10 E-post: helena.fahlen@lvn.se Fax: 0611-802 00 1.5 Samverkansformer vid upphandling Sveriges kommuner och landstings överenskommelse med branschorganisationen Swedish Medtech om samverkan mellan vården och industrin skall respekteras och efterlevas. Information om samverkansavtalet finner du på adress: http://www.swedishmedtech.se/sidor/samverkansavtalet.aspx 1.6 Förtydligande av förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast tio (10) dagar före anbudstidens utgång. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast sex (6) dagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Leverantör som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Leverantör kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter att upphandlingen har avslutats och prövas då från fall till fall.
2014-03-10 14LS1736 4 (8) Leverantör som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba leverantören om uppgifterna röjs. Leverantör som önskar sekretess i valda delar, bifogar begäran om sekretess med anbudet. Alla uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 1.8 Underrättelse om beslut Underrättelse om vilken leverantör som tilldelats det aktuella kontraktet, kommer att lämnas till samtliga leverantörer som har inkommit med anbud för den aktuella upphandlingen. 1.8.1 Upphandlingskontrakt Efter tilldelningsbeslut kommer upphandlingskontrakt att tecknas med antagen leverantör, alternativt antagna leverantörer, under förutsättning att domstol inte innan avtalens tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller att göra om upphandlingen. Detta upphandlingskontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalen ska vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknats av samtliga parter i den aktuella upphandlingen. 1.9 Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga leverantörer att underrättas varvid skälen därtill kommer att anges. 1.10 Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 1.11 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för Landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Se www.lvn.se för utförligare information. I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande fall de miljökrav som ställs på leverantören och efterfrågade tjänster.
2014-03-10 14LS1736 5 (8) 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav (benämnda ska) som måste vara uppfyllda redan när anbudet inges. I förekommande fall kan obligatoriska krav uppställas som ska vara uppfyllda vid kontraktets fullgörande, dvs. särskilda villkor för kontraktets fullgörande som följer av 6 kap. 13 LOU. Dessa krav är också obligatoriska så till vida att det av anbudet ska framgå att leverantören accepterar att de angivna kraven utgör leverantörens åtagande vid kontraktets fullgörande. Leverantören är således skyldig att uppfylla uppställda krav först vid den tidpunkt vid vilken leverantör inlett fullgörelsen av det kontrakt som är föremål för upphandling. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på leverantören och anbudet som på efterfrågad tjänst. 2.2 Krav på tjänst De krav som gäller för tjänsten redovisas i dokumenten T3.1 Kravspecifikation farligt avfall och T3.2 Kravspecifikation icke farligt avfall 2.3 Anbudets form och innehåll Anbudet inges skriftligt, avfattat på svenska samt undertecknat av behörig företrädare hos leverantören. Efterfrågade uppgifter besvaras direkt i förfrågningsunderlagets dokument, inklusive bilagor och utgöra en del av anbudet. Dessa svar har företräde om leverantören lämnar motstridig information på annan plats i anbudet, t ex accepterar ett obligatoriskt krav och samtidigt tillför villkor i anbudet som strider mot detta krav. Dokument T1 Administrativa föreskrifter samt T4 Mall för Upphandlingskontrakt kräver ej ifyllnad samt bifogas ej till leverantörens anbud. Vid utvärdering av anbud kommer arbetet att fördelas mellan flera personer inom en utvärderingsgrupp, alternativt flera utvärderingsgrupper. Det är därför extra viktigt att all information som rör ett visst avsnitt presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt. Vi förutsätter att samtliga numrerade punkter besvaras punkt för punkt. Om hänvisning till annat dokument görs är det viktigt att det tydligt framgår under vilken punkt eller rubrik i detta dokument informationen finns. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Innehållet under respektive flik/rubrik i anbudet utformas så att det går lätt att hitta i materialet, är uppbyggt med en logisk indelning och har en tydlig innehållsförteckning och sidnumrering. i förfrågningsunderlaget är kryssrutor som kryssas i för att markera svarsalternativ. Fältet Anmärkning/kommentar används för svar och kommentarer. Utrymmet är inte begränsat utan expanderar normalt efter utrymmesbehov. Räcker inte textfältet till, kan redovisning ske i separat bilaga med hänvisning till bilage- och sidnummer.
2014-03-10 14LS1736 6 (8) Svarsrutor och fält kan se ut som nedan visat. Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls. Ja Nej Anmärkning/kommentar: 2.4 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas för hela eller delar av uppdraget. Med delar avses komplett delområde: - Farligt avfall - Icke farligt avfall Landstinget har för avsikt att anta en (1) leverantör för hela uppdraget eller en (1) leverantör per delområde. 2.5 Sista datum för inlämnande av anbud Anbud ska vara angiven adress tillhanda senast 2014-04-22. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.6 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i sex (6) månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas fram till dess att avtal kan tecknas, dock i högst tolv (12) månader efter anbudstidens utgång. 2.7 Avlämnande av anbud Anbud ska lämnas elektroniskt (e-anbud) via Landstinget Västernorrlands leverantörsportal http://www.lvn.se/aktuella-upphandlingar. Här kan anbudsgivaren ladda upp dokument, filer, med mera, för att vid önskat tillfälle lämna in anbudet. Tänk på att uppladdning och inlämning kan ta en stund, så var ute i god tid före sista anbudstid. Support för leverantörsportalen kan endast lämnas under kontorstid 08.00 16.00. 2.8 Plats och tid för öppning av anbud Anbudsöppning äger rum så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Anbudsöppningen är inte offentlig. På anbudsgivares begäran och bekostnad kan en representant för handelskammare dock få närvara. Om sådan representation önskas meddelas detta till ansvarig handläggare senast sju (7) dagar före sista anbudsdag.
2014-03-10 14LS1736 7 (8) 3 Prövning av anbud Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden enligt nedan. 3.1 Uteslutning av leverantör En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i denna offentliga upphandling enligt 10 kap. 1 LOU. 3.2 Kvalificering av leverantör Leverantör prövas mot de kvalificeringskrav som ställs enligt T2 Krav på leverantör. 3.3 Kvalificering av obligatoriska krav Kvalificerad leverantör prövas avseende obligatoriska krav som ställs på efterfrågad tjänst enligt T3.1 Kravspecifikation farligt avfall och T3.2 Kravspecifikation icke farligt avfall. 3.4 Utvärdering av anbud Under förutsättning av att inkomna anbud uppfyller kvalificeringskrav och obligatoriska krav enligt ovan, kommer det/de anbud att antas som erbjuder lägsta pris. Med lägst pris avses det sammanlagda totalpriset för respektive avfallsområde enligt beskrivning i dokumenten T2.1 Prisbilaga farligt avfall och T2.2 Prisbilaga icke farligt avfall. Separat utvärdering kommer att ske för respektive delområde (farligt avfall och icke farligt avfall). 3.5 Muntlig presentation av anbud Leverantör ska på begäran vara beredd att muntligen presentera innehållet i sitt anbud. 4 Kommersiella villkor 4.1 Anbudspriser Alla priser ska anges i svenska kronor (SEK) exkl mervärdesskatt och inkludera samtliga kostnader.
2014-03-10 14LS1736 8 (8) För att underlätta en rättvis anbudsutvärdering ska T2.1 Prisbilaga farligt avfall och/eller T2.2 Prisbilaga icke farligt avfall ifyllas och bifogas anbudet. Leverantören bör observera att en felaktigt ifylld anbudsspecifikation kan komma att medföra att dennes anbud förkastas. 4.2 Mall för upphandlingskontrakt Leverantör ska acceptera fastställda villkor i bifogad T4 Mall för upphandlingskontrakt i sin helhet. Av anbudet ska framgå att kraven är uppfyllda genom att Leverantör fyller i aktuell punkt i T2 Krav på leverantör. Anm: Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga avtalet. Andra kommersiella villkor, t ex egna standardvillkor, som Leverantör bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i T4 Mall för upphandlingskontrakt, kommer inte att beaktas.