INNEHÅLL KUNDRESKONTRA 1. MODULENS SYFTE OCH UPPBYGGNAD... 4 SYFTE... 4 FUNKTIONER I KUNDMODULEN... 4 KUNDREGISTRERING... 4 UPPLÄGGNING AV NYA KUNDER... 5 ELEKTRONISKA KUNDFAKTUROR... 5 FLÖDE I KUNDMODULEN... 6 FUNKTIONER I NAVIGATOR... 6 2. SÖK KUND... 8 3. REGISTRERA EXTERN KUNDFAKTURA... 12 EXTERN KUNDFAKTURA... 12 UTSKRIFT AV FAKTUROR OCH BUNTÖVERSIKT... 22 GODKÄNNA FAKTUROR... 24 VIDAREFAKTURERING... 26 UTSKRIFT AV FAKTUROR OCH BUNTÖVERSIKT... 35 GODKÄNNA FAKTUROR... 36 4. KOPIERA EXTERN KUNDFAKTURA... 38 KOPIERA SAMMA FAKTURA TILL FLERA OLIKA KUNDER... 38 KOPIERA SAMMA FAKTURA VARJE MÅNAD... 43 KOPIERA EN FAKTURA... 47 5. REGISTRERA INBETALNINGAR... 52 6. REGISTRERA EXTERN KREDITFAKTURA... 58 KREDITERA HEL FAKTURA... 58 KREDITERA DEL AV FAKTURA... 64 KREDITERA ENDAST MOMS... 70 KREDITERA EN VISS FAKTURARAD... 76 KREDITERA EN REDAN DELKREDITERAD FAKTURA... 83 Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 1
KREDITERING AV KONTERING (VID FLERA KONTERINGAR PER FAKTURARAD)... 84 7. REGISTRERA INTRASTATINFORMATION.. 91 8. REGISTRERA KUNDSAMTAL... 92 9. RÄTTA EXTERNA FAKTUROR OCH KREDITFAKTUROR... 94 RÄTTA OPOSTAD FAKTURA... 94 RÄTTA EN OPOSTAD KREDITFAKTURA... 103 RÄTTA POSTAD FAKTURA ELLER KREDITFAKTURA... 107 10. RÄTTA UTBOKNING FRÅN UTREDNINGSKONTOT... 111 RÄTTA EN OPOSTAD UTBOKNING FRÅN UTREDNINGSKONTOT... 111 RÄTTA EN POSTAD UTBOKNING FRÅN UTREDNINGSKONTOT... 114 11. KOPIERA INBETALNINGAR... 117 KOPIERA UTAN ÄNDRING... 117 ÄNDRING AV KONTERING ELLER TEXT... 121 12. SÖK FAKTURA OCH BETALNINGSINFORMATION... 124 SÖK EXTERNFAKTURA OCH KUNDINBETALNING... 124 SÖK DIVERSE INBETALNINGAR... 128 SÖK UTESTÅENDE KUNDFORDRINGAR... 130 SÖK KUNDÖVERSIKT... 133 SÖK FAKTURAÖVERSIKT... 135 13. PÅMINNELSER, RÄNTEFAKTUROR OCH INKASSO... 137 PÅMINNELSER... 137 Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 2
RÄNTEFAKTUROR... 138 INKASSO... 141 14. GRANSKNING I KUNDRESKONTRAN... 143 BOKFÖRINGSORDER... 144 15. UTSKRIFT AV FAKTUROR OCH KREDITFAKTUROR... 145 UTSKRIFT AV HEL BUNTS FAKTUROR... 145 UTSKRIFT AV ENSTAKA FAKTUROR... 146 APPENDIX... 149 BIFOGA BILAGA - INLEDNING... 149 FIL SOM BILAGA... 150 TA BORT BILAGA... 153 Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 3
1. Modulens syfte och uppbyggnad Syfte Kundmodulen används för att registrera fakturor, kreditfakturor och inbetalningar. I kundreskontran kan du se vilka utestående kundfordringar din avdelning har. Alla universitetets inbetalningar av både bidrag och betalningar från kunder görs i kundmodulen. Funktioner i kundmodulen Institution/enhet Ställa ut externa fakturor: Extern faktura används vid fakturering av uppdrag och vid försäljning till en kund utanför universitetet. (OBS! Bidrag ska rekvireras, inte faktureras!) Rättelser av extern faktura: Används om konteringen på en utställd faktura behöver ändras. Detta görs i kundreskontran både för betalda och obetalda fakturor. Ställa ut externa kreditfakturor Inkomsthantering: Utbokning av inkomster från institutionens utredningskonto. Rätta utbokning från utredningskontot Sektionen Ekonomi Statsbudgetmedel: Läggs in i kundreskontran på verksamhetsnivå. Inkomsthantering: Bokföring av inbetalningar till institutionernas utredningskonto. Betalning av kundfakturor Framställa påminnelser och skicka ut till kunder Framställa räntefakturor och skicka ut till kunder Upplägg av nya kunder Kundregistrering Kundregistreringen sköts centralt av sektionen Ekonomi. Samtliga kunder har en momssats registrerad som standardvärde. Statliga kunder: 0% Övriga kunder inkl. de statliga affärsverken: 25% Om en kund har 25% moms inlagd som standardvärde går det att momsbefria en kund i samband med fakturering men då måste även orsaken anges (se vidare kapitel 3, Registrera extern kundfaktura). Till varje kund kopplas ett kundfordringskonto, en finansiär och en koncernkod. Dessa uppgifter fylls i automatiskt när du ställer ut en faktura till kunden. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 4
Uppläggning av nya kunder Om en kund saknas i kundregistret ska ett tydligt underlag skickas till Sektionen Ekonomi/ kundupplägg. Det går att skicka begäran antingen via mail till kundupplagg@eken.lu.se eller med post till Sektionen Ekonomi/kundgruppen, hst 31. Underlaget ska innehålla följande uppgifter: Huruvida det gäller ett företag, en privat person eller en statlig myndighet. Kundens namn. Eventuell avdelning, sektion eller institution. Fullständig adress (gata/box, stad, postnummer och land). VAT-nummer (gäller det en kund inom EG ska VAT-nummer finnas). Organisationsnummer/Personnummer (för alla svenska kunder). Uppgiftslämnarens namn, institution/avdelning, datum, telefonnummer samt e-postadress. Det finns två blanketter för detta ändamål som du hittar på Ekonomiportalen, en för svenska kunder och en för utländska kunder. Elektroniska kundfakturor Från och med 1 juli 2008 sker all fakturering mellan statliga myndigheter elektroniskt. För institutionernas del innebär detta att från och med lördagen den 6 september 2008 hanteras kundfakturor enligt nedan. Fr o m 16 december 2013 kan även elektronisk fakturering ske till de icke-statliga kunder som önskar. Alla kunder har en märkning som visar om de är en printkund eller en E-kund. Printkunder kunder som får pappersfakturor. Dessa hanteras tills vidare precis som tidigare institutionen skriver ut fakturan och skickar den med post till kunden. Så småningom ska även fakturor till printkunder skickas till vår fakturaväxel för utskrift och kuvertering vilket vi kommer att informera om när detta blir aktuellt. E-kunder kunder som får elektroniska fakturor. Detta gäller alla statliga myndigheter och några icke-statliga. Skillnaden mot tidigare är att institutionerna får godkänna att fakturan är OK för att skickas iväg och det framställs inte heller någon pappersfaktura. En del kunder kan dessutom ta emot elektroniska bilagor, kontrollera vilka i dokumenten för E-fakturakunder (se länk nedan). För övriga kunder så måste bilagorna skickas separat med post och då med hänvisning till vilken faktura bilagan avser. Referens på kundfakturor (gäller både fakturor och kreditfakturor) När vi skickar E-fakturor är det speciellt viktigt att alla fakturor har en referens hos kunden och att den referensen ser ut så som kunden har angivit. Det gäller både för statliga och icke-statliga, eftersom även många av de icke-statliga kunder som inte kan ta emot elektroniska fakturor istället använder sig av skanning. För att underlätta för er att ange referens finns på Ekonomiwebben tre dokument: Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 5
E-fakturakunder som vi uppdaterar dagligen med de kunder som är e- fakturakunder och hur deras referens ska se ut, samt om de kan ta emot bilagor elektroniskt. Det finns ett dokument med statliga kunder och ett med övriga kunder. Speciella faktureringsadresser där vi har skannat in de brev som kunderna skickat till oss när de börjat hantera fakturor elektroniskt. Flöde i kundmodulen Fakturor 1. Kundfakturan registreras. (Institution) 2. Registreraren skriver ut fakturan. (Institution) 3. Registreraren skriver ut en buntöversikt över vad som har registrerats. (Institution) 4. Granskning av underlag och av det som har registrerats samt underskrift av buntöversikten. (Institution) 5. Godkännande av fakturor så att elektroniska fakturor kan skickas. (Institution) 6. Konteringarna postas till huvudboken och alla saldon uppdateras. Elektroniska fakturor skickas. (Görs en gång per dygn central rutin) 7. Bokföring av fakturainbetalningen. (Sektionen Ekonomi) Inbetalningar (inte fakturainbetalningar) 1. Bokföring av inbetalningar till institutionens utredningskonto. (Sektionen Ekonomi) 2. Utbokning från institutionens utredningskonto. (Institution) 3. Registreraren skriver ut en buntöversikt över vad som registrerats. (Institution) 4. Granskning av underlag och av det som registrerats samt underskrift av buntöversikten. (Institution) 5. Konteringarna postas till huvudboken och alla saldon uppdateras. (Görs en gång per dygn central rutin) Funktioner i Navigator 1. Registrera/Externfaktura Här registrerar du externa kundfakturor. Det är också här du rättar fakturor som inte postats. 2. Registrera/Inbetalning Här bokar du ut dina inkomster från institutionens utredningskonto. Det är också här som du rättar opostade utbokningar från utredningskontot. 3. Registrera/Extern kreditfaktura Det här alternativet använder du för att registrera externa kreditfakturor. Här rättar du även opostade kreditfakturor. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 6
4. Registrera/Kundsamtal Här kan du registrera uppgifter som du fått när du samtalat med kunden och titta på tidigare registrerade uppgifter. 5. Kopiera/Externfaktura Här kopierar du externa kundfakturor. Du kan efter att du kopierat fakturan ändra belopp, beskrivning, byta kund mm. 6. Uppdatera/Faktura och kreditfaktura Här rättar du postade fakturor och kreditfakturor. 7. Uppdatera/Inbetalning Här kan du rätta postade utbokningar från utredningskontot. 8. Sök/kund Här kan du se om en viss kund finns upplagd i kundregistret och om så är fallet kundens adressuppgifter. 9. Sök/Externfaktura och kundinbetalning Här kan du söka efter uppgifter på enstaka fakturor och inbetalningar eller en särskild kunds alla fakturor. 10. Sök/Diverse inbetalningar Här kan du söka fram utbokningar från institutionens utredningskonto. 11. Sök/Utestående kundfordringar Här ser du vilka utestående kundfordringar du har och hur gamla dessa fordringar är. 12. Sök/Fakturaöversikt Här kan du få en sammanställning över enstaka fakturor. 13. Sök/Kundöversikt Här kan du se hur mycket du har fakturerat en viss kund. 14. Rapporter/Beställ rapporter och fakt. utskr. Här beställer du rapporter och fakturautskrifter. 15. Övrigt/Jobbkö Här kan du titta på tidigare beställda rapporter samt skriva ut dem. 16. Övrigt/Profiler Används vid ändring av användarparametrar, t ex förvald skrivare. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 7
2. Sök kund Gå till Navigator: Sök/Kund Det här formuläret använder du när du vill söka efter registrerade kunder. Det är ett sökformulär och tillåter inte några registreringar. Du använder det för att se om en kund finns upplagd och om adressen stämmer. Gör denna kontroll innan du börjar registrera din faktura. Om kunden inte finns upplagd, skickar du ett underlag för uppläggning till sektionen Ekonomi (se kapitel 1 Modulens syfte och uppbyggnad). Fönstret Sök/ange kunder visas. Ange därefter sökvillkor. Du kan t ex söka på: Kundnamn (hela eller delar av namnet) Kundnummer Adress Postnummer Ort Land Organisationsnummer (Om du vill söka på organisationsnummer måste du först välja fliken <Avancerad>.) Vatnr (Finns i fältet Momsregistreringsnummer under fliken <Avancerad>.) Du kan fylla i sökvillkoren direkt i fälten eller använda värdelistorna. Om du vill tömma fälten för att utföra ny sökning, klickar du på knappen <Rensa>. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 8
Klicka på knappen <Sök> när sökvillkoren är ifyllda Fönstret Matchningsresultat visas. Här visas: Kundnamn Kundnummer Om kunden är aktiv Kundens adress (ev adresser) Postnummer Ort Land Organisationsnummer För att se organisationsnummer, använd rullningslisten åt höger för att se alla fält. När du sökt fram din kund och har fått fram sökresultatet så kan du ställa markören på önskad rad (förutsatt att det finns ett kundnummer på raden) och klicka på knappen <OK>. På så sätt kan du se kundens samtliga adresser. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 9
Fönstret Kunder - Standard visas. Vill du endast se de adresser som är aktiva för fakturering klickar du här. I fönstret Kunder-Standard kan du söka efter en viss adress eller kund direkt. Vid sökning efter en underadress till den valda kunden ställer man först markören i något av fälten under fliken <Adresser>. Ställ formuläret i sökläge genom att trycka F11. Fyll i en del av den adress du vill söka med omgiven av % (som är en sökoperatör som ersätter övriga tecken) på den rad som är blåmarkerad. T ex %BARNSPECIALISTERNA% för att söka efter den sista adressen i listan ovan. Utför sökningen genom att trycka Ctrl + F11. Vill du söka efter en ny kund ställer du markören i fältet Namn (eller i något av de andra fälten i övre delen av formuläret). Ställ formuläret i sökläge genom att trycka F11. Fyll i det du vill söka efter (använd % som ersättning för tecken) i önskat fält. Utför sökningen genom att trycka Ctrl+F11. Om det i fältet Kontonamn står Faktureringsadress betyder det att kunden bett oss skicka fakturor till en scanningcentral. För mer information och lista se dokument på följande länk: http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/faktura/kundfaktura/om-kunder-medspeciella-fakturakrav Om kunden är en e-kund så måste även dokumenten E-fakturakunder kontrolleras: http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/faktura/kundfaktura/om-kunder-medspeciella-fakturakrav Vill du se adressnumret eller om en adress är aktiv så klickar du på knappen <Öppna> i fönstret Kunder-Standard. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 10
Fönstret Kundadresser visas Vill du använda adressnumret när du fakturerar så är det detta nummer som du ska Om en adress ska gå att använda för fakturering så måste fälten som är inringade i bilden ovan vara ifyllda. OBS! Klicka inte på knappen <Ny> för då får du ett meddelande om att du inte kan skapa poster här. Tips vid sökning av kund När du söker efter en kund ska man alltid använda versaler. Använd dig också av tecknet % istället för att skriva ut hela namnet. Exempel: Du vill söka efter Universitetet i Oslo men är osäker på om det heter Oslo universitet eller Universitetet i Oslo. Fyll i %OSLO% i fältet Kundnamn och klicka på knappen <Sök>. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 11
3. Registrera extern kundfaktura Extern kundfaktura Alla fakturor ska registreras buntvis. Bunten sparas automatiskt när du lämnar formuläret och går vidare till fakturaregistreringen (transaktioner). Gå till Navigator: Registrera/Externfaktura Fönstret Transaktionsbuntar visas. Fält i fönstret Transaktionsbuntar : Källa: Fältet fylls i automatiskt och värdet ska inte ändras. Namn: Tryck <Tab> så fylls buntnamnet i automatiskt. Om du registrerar flera buntar på en och samma dag, räknas buntens löpnummer upp automatiskt. Du kan lägga till valfri text efter buntnamnet. Buntdatum: Dagens datum fylls i automatiskt och ska inte ändras. Bokföringsdatum: Dagens datum fylls i automatiskt, men kan ändras till ett bokföringsdatum i annan öppen period. Period: Visar i vilken period (månad och år) du bokför. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 12
Valuta: SEK fylls i automatiskt och ska aldrig ändras även om bunten innehåller fakturor i utländsk valuta. Status: Statusen på bunten blir automatiskt Ny. Här kan du själv gå in och ändra till något av följande alternativ om du vill se hur långt du har kommit med en viss bunt. Öppen: Påbörjad men inte färdig bunt. Stängd: När antal fakturor och totalbelopp stämmer överens med kontrollantalet och beloppet, kan du ändra statusen till Stängd för att se att bunten är komplett. Om du valt att ändra statusen till Öppen på en bunt som du har påbörjat, kan du t ex söka fram bunten genom att ange statusen som en sökparameter. Tänk på att statusen aldrig ändras automatiskt. Kommentarer: Här kan du ange en valfri kommentar till bunten. Kommentaren skrivs inte ut på några rapporter eller fakturor utan syns bara på skärmen. Säkerhetskod: (fältet till höger under kommentar) Visar vilken säkerhetskod den registrerade fakturan har d.v.s. vem som har rätt att se den registrerade fakturan. Säkerhetskoden ska bara ändras om du registrerar åt någon annan. Kontroll antal: Här kan du fylla i det antal fakturor som du tänker registrera. Uppgiften är frivillig och det automatiskt ifyllda värdet är 0. Kontroll belopp: Här kan du fylla i summan av alla fakturor som ska ingå i bunten (inkl moms). Räkna ihop och skriv in det totala beloppet utan att ta hänsyn till valutan (ex 1 000 SEK + 1 000 USD = 2 000). Uppgiften är frivillig och det automatiskt ifyllda värdet är 0. Faktiskt antal: Här ser du hur många fakturor som är registrerade i bunten. Faktiskt belopp: Här ser du det sammanlagda beloppet av de fakturor som finns registrerade i bunten. Differens antal: Visar skillnaden mellan det antal du angav under Kontroll antal och det antal som finns registrerade i bunten. Differens belopp: Visar skillnaden mellan det belopp du angav under Kontroll Belopp och det sammanlagda beloppet som finns registrerat i bunten. Eftersom uppgifterna om antal och belopp är frivilliga, kommer differenserna att visas som negativa värden i de fall då du valt att inte utnyttja denna kontrollmöjlighet. Klicka på knappen <Transaktioner> för att gå vidare och registrera dina fakturor. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 13
Fönstret Transaktioner visas. Fält i fönstret Transaktioner : Källa: Värdet i fältet fylls i automatiskt och ska inte ändras. Datum (fakturadatum): Dagens datum fylls i automatiskt eftersom fakturadatum alltid ska vara detsamma som den dag då du ställer ut fakturan. Om du går in i en tidigare påbörjad faktura så ändras fakturadatum automatiskt till dagens datum. Nummer (fakturanummer): Systemet fyller i det nummer som fakturan får när du går vidare till nästa formulär eller när du sparar fakturan. Bokföringsdatum: Datumet hämtas från buntnivå. Klass: Värdet i fältet fylls i automatiskt och ska inte ändras. Valuta: SEK fylls i automatiskt. Här anger du den valuta som avses om fakturan avser annan valuta än SEK. När du valt en annan valuta än SEK kommer den aktuella kursen att beräknas automatiskt. Typ: Kostnadsställe+Faktura fylls i automatiskt och ska inte ändras. Dokumentnummer: Fylls i automatiskt när fakturan avslutas. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 14
Referens: Fältet används bara i samband med räntefakturering då ett referensnummer sätts automatiskt. Transaktion: Fältet används bara i samband med räntefakturering och då fylls dessa uppgifter i automatiskt. När du passerat fältet Transaktion visas fönstret Transaktionsinformation. Fält i fönstret Transaktionsinformation : Säljande enhet: Namnet på ditt kostnadsställe fylls i automatiskt. Vår referens: Registrerarens namn fylls i automatiskt. Detta kan du ändra om det är någon annan som är Vår referens. Er referens: Här ska du ange kundens referens. I takt med att fler och fler företag använder sig av skanning och elektroniska fakturor är det viktigt att rätt referens anges. Kontrollera därför alltid följande förteckningar på Ekonomiwebben: Speciella faktureringsadresser och E- fakturakunder. Om du vid registrering av din kundfaktura glömmer att fylla i fältet Er referens får du ett felmeddelande om att detta fält är obligatoriskt. När du fyllt i fältet Er referens och gått ur fönstret Transaktionsinformation måste du först spara för att knappen <Radposter> ska tändas och du ska kunna fortsätta registrera din kundfaktura. Inst telefonnummer: Registrerarens telefonnummer fylls i automatiskt. Om det är någon annan som är vår referens så kan du ändra telefonnumret. Textrader na 1-3: Här har du möjlighet att skriva in extra text som kommer att skrivas ut på fakturan under artikelraderna. Tillgångsnummer: Om fakturan avser en försäljning av en anläggningstillgång anger du tillgångsnumret i Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 15
detta fält. Tillgångsnumret hittar du i anläggningsregistret. Kundtyp: Fältet används inte eftersom vi för närvarande inte behöver intrastatrapportera försäljning. Varor/Tjänster: Fältet används inte eftersom vi för närvarande inte behöver intrastatrapportera försäljning. Fakturastatus: I detta fält ser du om fakturan blivit godkänd. Om inte kan du ändra till status G (Godkänd), alt. till GS (Godkänd skickas ej). Klicka på knappen <OK> för att lämna fönstret. Du är nu tillbaka i fönstret Transaktioner och fortsätter att registrera där. Slutförd: När du registrerar fakturan är detta fält blankt. När du är klar med hela fakturan, klickar du på knappen <Avsluta> längst nere i fönstret. Då kontrolleras att alla obligatoriska fält är ifyllda. Fältet Slutförd längst uppe till höger markeras med och knappen byter namn till <Ej komplett>. Uppgifter i blocket Utestående fordran ska inte fyllas i. Här kan du när fakturan är avslutad se hur mycket som återstår att betala. Uppgifterna i blocket Leverera till ska inte fyllas i. TIPS! Det räcker med att du anger början på namnet och trycker <Tab> så får du fram en lista på alla de kunder vars namn stämmer med din sökning. Fakturaadress namn: Här anger du namnet på den kund som du ska fakturera. Fakturaadress nummer: Om du känner till kundnumret kan du ange detta i stället för namnet. Fakturaadress adress: Detta fält visar en systemkod för kundens adress. Välj adress ur värdelistan. Fakturaadress adress: Här visas adressen i klartext. Fakturaadress kontaktperson: Detta fält används inte. Vill du ange en kontaktperson hos kunden gör du detta i fältet Er referens. Uppgifterna under blocken Köpare och Betalande kund fylls i automatiskt och ska inte ändras. Åtagande: Fältet används inte. Betalningssätt: Fältet används inte. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 16
Säljare: Fältet används inte. Kundbank Fältet används inte. Bankkontor: Fältet används inte. Betalningsvillkor: Universitetets betalningsvillkor är för vanliga fakturor 30 dagar från fakturadatum. Det finns dock vissa organ inom EG som tillämpar 60 dagar. Om du registrerar en sådan faktura kan du välja detta alternativ i värdelistan. Kontonummer: Fältet används inte. Förfallodatum: Räknas automatiskt ut med ledning av betalningsvillkoret och fakturadatum (normalt 30 dagar från fakturadatum). Kontonummer: Fältet används inte. Sista giltighetsdatum: Fältet används inte. Klicka på knappen <Radposter>. Fönstret Rader visas. Fält i fönstret Rader : I det här fönstret registrerar du de varor eller tjänster som du fakturerar kunden. Nr: Systemet fyller automatiskt i radnummer. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 17
Artikel: Fältet används inte. Beskrivning: Fyll i en beskrivning av fakturaraden, d v s vad försäljningen avser. Beskrivningen skrivs ut på artikelraden på fakturan. Om du vill se hela texten kan du använda dig av verktyget [REDIGERA FÄLT]. Kvantitet: Fyll i antal. Automatiskt ifyllt värde är 1. Enhet: Välj enhet ur värdelistan. Pris per enhet: Fyll i priset per enhet exklusive moms. Belopp: Systemet räknar här ut beloppet (antal gånger pris per enhet). Momskod: Här lägger systemet ut kundens momssats. Denna kan du ändra om en annan momssats ska gälla för den aktuella fakturaraden. Välj ur värdelistan. Om Ingen väljs så blir det obligatoriskt att registrera momsbefrielseorsak under fliken Momsbefrielse. Fält under fliken Momsbefrielse : Nr, Artikel och Beskrivning: Följer med från fliken Huvud. Ska inte ändras. Momshantering: Måste fyllas i med värdet Befriad. Certifikat: Fältet används inte. Orsak: Innehåller en värdelista där du ska välja orsak till varför fakturan inte innehåller någon moms. Beskrivning av de olika momsbefrielseorsakerna finns i EA-handboken, avsnitt Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 18
2.6.4.8 Fakturainnehåll. Glöm heller inte att ändra leveransdatum om det är aktuellt, se avsnittet om knappen Frakt ovan. Övriga fält i fönstret Rader används inte. Gå till fakturaradens konteringar genom att klicka på knappen <Konteringar>. Du får ett meddelande om att du ska Korrigera intäktskonteringen. Det betyder att du ska fylla i konteringen. Klicka på knappen <OK> för att ta bort meddelandet. Fönstret Konteringar visas. Fält i fönstret Konteringar : Transaktionsrad: Systemet visar vilken fakturarad (radpost) som du konterar. Du kan dela upp en transaktionsrad på flera konteringar. Detaljrad: Fältet används inte. Klass: Intäkter är förifyllt och ska inte ändras. Huvudbokskonto: Ange kodsträng i fältet Huvudbokskonto genom att ta fram värdelistan i fältet (det finns värdelistor för respektive kodsträngsdel). Koncernkod och finansiär fylls i automatiskt. När du lämnar konteringsfältet görs automatiskt en kontroll av att du verkligen fyllt i de delar av kodsträngen som är obligatoriska. Om du försöker lämna kodsträngen utan att ha fyllt i en godkänd kontering, får du ett meddelande som talar om vad som är fel. Bokföringsdatum: Dagens datum fylls i automatiskt och ska inte ändras. %: Systemet föreslår att konteringen ska avse 100% av transaktionsraden. Om du delar upp Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 19
konteringen på flera rader kan du här ange hur många procent av transaktionsraden som konteringen avser. Jämför nästa fält. Belopp: Systemet föreslår att konteringen avser hela beloppet från transaktionsraden om du inte i föregående fält har angett en egen procentsats. I de fall du delar upp konteringen på flera rader, kan du här ange hur stort belopp varje konteringsrad avser. I dessa fall räknar systemet ut hur stor procentsats detta belopp motsvarar. Summan av konteringsraderna måste vara samma som beloppet på transaktionsraden. Efter fältet Belopp finns ett fält som du ska fylla i när du ska fakturera ett uppdrag, Radkontering information. Radkontering information [ ] Om du använder konto som börjar på 33 så ska du även ange diarienumret i ekontrakt. Det gör du i detta fält. Tabba till eller klicka i fältet. Följande fönster öppnas: Fyll i Ja i fältet Kontrakt finns och ange uppdragsavtalets diarienummer i fältet Diarienummer. 1 Obs! Diarienumret i ekontrakt är i formen KONTRAKT ÅÅÅÅ/löpnummer. För att överföringen till ekontrakt ska fungera är det viktigt att du anger det exakt. Klicka på <OK> i fönstret Radkontering information. Om du vill fortsätta att kontera samma transaktion trycker du <Pil Ned>. Om du däremot vill registrera flera fakturarader på fakturan, går du tillbaka till fönstret Rader och trycker <Pil Ned>. Då får du upp rad 2, som du fyller i på motsvarande sätt som ovan. Belopp på transaktionsrad: Visar beloppet för den transaktionsrad som du konterar. Bokf. datum för postning: När du registrerar fakturan är detta fält tomt. När transaktionen har postats till redovisningen syns postningsdatumet i fältet. 1 Mer information om ekontrakt finns på Ekonomiwebben: http://www.ekonomiwebben.lu.se/formitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 20
Konteringsregel: Fältet används inte. Beskrivning: Här ser du i klartext den kodsträng som du konterat. Om du vill se hela texten, kan du använda dig av verktyget [REDIGERA FÄLT]. Momskonto: Fältet används inte. Beskrivning: Fältet används inte. Kommentarer: Här har du möjlighet att skriva in en valfri kommentar till konteringsraden. Denna kommentar skrivs inte ut på fakturan utan syns endast på skärmen och i vissa rapporter. När du är klar med fakturan går du tillbaka till fönstret Transaktioner. Knappen Frakt : Om en vara eller tjänst är levererad vid en annan tidpunkt än när fakturan skickats ska du ange det datum varan eller tjänsten levererats. Du klickar då på knappen <Frakt>. Fönstret Frakt visas. Här ska du fylla i fältet Leveransdatum Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 21
Spara och stäng ner fönstret Frakt. Bifoga bilagor till e-fakturakunder Läs mer i appendix. Avsluta fakturan Klicka på knappen <Avsluta>. Då görs en kontroll av att alla obligatoriska fält är ifyllda. OBS! I samband med att du avslutar din faktura görs en kontroll av att fakturan är i hela kronor. Om beloppet ej är i hela kronor så öresavrundas fakturan till närmaste hela kronor. Om du vill registrera flera fakturor i samma bunt, tryck <Pil Ned> så kan du fortsätta registrera nästa faktura. När du är klar med hela fakturabunten ska du skriva ut en Buntöversikt fakturor och kreditfakturor samt fakturorna i bunten. Utskrift av fakturor och buntöversikt När registreringen är klar ska fakturorna och en Buntöversikt fakturor och kreditfakturor skrivas ut. Buntöversikten visar vilka fakturor som registrerats i bunten. Hur du beställer buntöversikten ser du i Rapporter och jobbkö. Buntöversikten innehåller dessa uppgifter: Alla fakturarader med beskrivning, kontering och belopp Kundens fullständiga namn och adress Om kunden är en E-fakturakund, kan ta emot bilagor och i så fall hur många bilagor som finns. (Alla kunder är märkta med bilaga Ja inför framtiden men bilagor måste skickas per post tills vidare) När buntöversikten är utskriven kan bara beskrivningstexten, fälten i transaktionsinformation och momsbefrielseorsak ändras på fakturan. Hittar du något Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 22
annat fel måste fakturan makuleras och registreras på nytt. Vid utskrift av kundfakturor beställer du ditt jobb enligt Rapporter och jobbkö. Antingen väljer du Utskrift av enstaka fakturor eller Utskrift av hel bunts fakturor. Du kan däremot inte skriva ut fakturorna direkt eller via nyutskrift. Du måste gå in i jobbkön och när jobbet Utskrift fakturor Externt dokument är klart, dvs det står Avslutad Normal, ställer du markören på den rad som du vill skriva ut och klickar på knappen <Visa utdata>. Fakturan visas då på skärmen. När du vill skriva ut fakturan på papper väljer du något av utskriftsalternativen i webbläsaren. Har du både utländska och svenska fakturor i samma bunt skapas 2 rader med Utskrift fakturor Externt dokument. Du måste då öppna båda jobben för att få ut alla dina fakturor. Det kommer bara att skapas fakturor för de kunder som är printkunder, dvs de kunder som det på buntöversikten står E-fakt: N på. Du ska därför alltid kontrollera antalet utskrivna fakturor med din buntöversikt. När både fakturorna och buntöversikten är utskrivna, skriver du under buntöversikten och lämnar den till granskaren tillsammans med fakturorna och underlaget för dessa. Granskaren kontrollerar att: fakturan stämmer med underlaget vad gäller kund och belopp. fakturerat belopp omfattar påslag för full kostnadstäckning enligt gällande bestämmelser. moms debiteras i förekommande fall. bokföringen är korrekt. Granskaren skriver under buntöversikten med sin namnteckning. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 23
Godkänna fakturor För att institutionen ska ha kontroll över när de elektroniska fakturorna skickas iväg måste man även godkänna sina fakturor. Godkänna fakturor ska göras för alla fakturor även för printfakturor. Du kan välja att antingen godkänna en hel bunt eller godkänna fakturorna en och en. Ska hela bunten godkännas väljer du rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt och vill du bara godkänna enstaka fakturor söker du upp din faktura, går till fönstret Transaktionsinformation och till fältet Fakturastatus där du manuellt ändrar till Godkänd. När du registrerat din faktura får den status Ej Godkänd (EG). Kör du rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt får samtliga fakturor statusen Godkänd (G). Här ändrar du status antingen manuellt eller med rapporten. Buntöversikt måste vara utskriven för att du ska kunna godkänna dina fakturor. Har du inte skrivit ut buntöversikt kommer rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt att avslutas med Varning och dina fakturor blir ej godkända. I samband med kvällens postning så hämtas alla godkända fakturor till E-kunder och skickas iväg till vår fakturaväxel som sedan skickar dessa vidare till kunderna. Det finns ytterligare en status Godkänd skickas ej. Denna status använder du om fakturan/kreditfakturan av någon anledning inte ska skickas till kunden. Exempel: Du har felaktigt fakturerat moms till en statlig myndighet, men kunden har sedan betalat fakturan exklusive moms till oss. Då gör du en kreditfaktura på momsbeloppet men kunden har ju redan dragit av beloppet och ska därför inte ha någon kreditfaktura. När det gäller fältet Fakturastatus så kan du ändra detta fält fram tills fakturan är postad dvs klockan 21.30 varje dag. Du kan bara ändra Fakturastatus till Godkänd skickas ej om fakturan ska skickas vid ett senare tillfälle. Upptäcker du att fakturan är fel måste du makulera hela fakturan. Om du däremot upptäcker felet efter postning måste du kreditera fakturan och godkänna kreditfakturan så skickas även denna iväg till kunden. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 24
Rapport Kontroll av ej godkända fakturor Det finns en rapport som du kan använda för att se att du inte glömt att godkänna några fakturor. Ta regelbundet ut rapporten Kontroll av ej godkända fakturor/kreditfakturor och välj status Ej Godkänd och Godkänd skickas ej. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 25
Vidarefakturering När en avdelning har betalt en faktura där en extern part (t ex ett annat universitet eller ett företag) ska stå för kostnaden, ska avdelningen vidarefakturera denna. Du registrerar denna faktura på samma sätt som en vanlig kundfaktura. För mer information om vidarefakturering, se avsnitt 4.4.4 Utlägg/vidarefakturering åt annan juridisk person i EAhandboken. Statlig kund Är kunden statlig (se Myndighetsregistret på ESV:s hemsida) ska du inte vidarefakturera momsen utan du registrerar nettobeloppet på fakturarad 1 och skriver då inget om moms i beskrivningen. Du registrerar bara en konteringsrad, med samma aktivitet och ev. fritt fält som ursprungsfakturan i leverantörsreskontran, men byt ut kostnadskontot till konto 541800 U Vidarefakturering inomstatlig istället. Tänk på att ta bort finansiärkoden, men låt koncernkoden stå kvar. Ange momskod Ingen och momsbefrielseorsak Momsfri försäljning mellan statliga myndigheter. Annars är hanteringen som nedan för icke-statlig kund. Icke-statlig kund Icke-statliga kunder är t ex svenska och utländska företag och utländska universitet. Vid vidarefakturering ska moms läggas på fakturan. Gå till Navigator: Registrera/Externfaktura Fönstret Transaktionsbuntar visas. Fält i fönstret Transaktionsbuntar : Källa: Fältet fylls i automatiskt och värdet ska inte ändras. Namn: Tryck <Tab> så fylls buntnamnet i automatiskt. Om du registrerar flera buntar på en Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 26
och samma dag, räknas buntens löpnummer upp automatiskt. Du kan lägga till valfri text efter buntnamnet. Buntdatum: Dagens datum fylls i automatiskt och ska inte ändras. Bokföringsdatum: Dagens datum fylls i automatiskt, men kan ändras till ett bokföringsdatum i annan öppen period. Period: Visar i vilken period (månad och år) du bokför. Valuta: SEK fylls i automatiskt och ska aldrig ändras även om bunten innehåller fakturor i utländsk valuta. Status: Statusen på bunten blir automatiskt Ny. Här kan du själv gå in och ändra till något av följande alternativ om du vill se hur långt du har kommit med en viss bunt. Öppen: Påbörjad men inte färdig bunt. Stängd: När antal fakturor och totalbelopp stämmer överens med kontrollantalet och beloppet, kan du ändra statusen till Stängd för att se att bunten är komplett. Om du valt att ändra statusen till Öppen på en bunt som du har påbörjat, kan du t ex söka fram bunten genom att ange statusen som en sökparameter. Tänk på att statusen aldrig ändras automatiskt. Kommentarer: Här kan du ange en valfri kommentar till bunten. Kommentaren skrivs inte ut på några rapporter eller fakturor utan syns bara på skärmen. Säkerhetskod: (fältet till höger under kommentar) Visar vilken säkerhetskod den registrerade fakturan har dvs vem som har rätt att se den registrerade fakturan. Säkerhetskoden ska bara ändras om du registrerar åt någon annan. Kontroll antal: Här kan du fylla i det antal fakturor som du tänker registrera. Uppgiften är frivillig och det automatiskt ifyllda värdet är 0. Kontroll belopp: Här kan du fylla i summan av alla fakturor som ska ingå i bunten (inkl moms). Räkna ihop och skriv in det totala beloppet utan att ta hänsyn till valutan (ex 1 000 SEK + 1 000 USD = 2 000). Uppgiften är frivillig och det automatiskt ifyllda värdet är 0. Faktiskt antal: Här ser du hur många fakturor som är registrerade i bunten. Faktiskt belopp: Här ser du det sammanlagda beloppet av de fakturor som finns registrerade i bunten. Differens antal: Visar skillnaden mellan det antal du angav under Kontroll antal och det antal som finns registrerade i bunten. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 27
Differens belopp: Visar skillnaden mellan det belopp du angav under Kontroll Belopp och det sammanlagda beloppet som finns registrerat i bunten. Eftersom uppgifterna om antal och belopp är frivilliga, kommer differenserna att visas som negativa värden i de fall då du valt att inte utnyttja denna kontrollmöjlighet. Klicka på knappen <Transaktioner> för att gå vidare och registrera dina fakturor. Fönstret Transaktioner visas. Fält i fönstret Transaktioner : Källa: Värdet i fältet fylls i automatiskt och ska inte ändras. Datum (fakturadatum): Dagens datum fylls i automatiskt eftersom fakturadatum alltid ska vara detsamma som den dag då du ställer ut fakturan. Om du går in i en tidigare påbörjad faktura så ändras fakturadatum automatiskt till dagens datum. Nummer (fakturanummer): Systemet fyller i det nummer som fakturan får när du går vidare till nästa formulär eller när du sparar fakturan. Bokföringsdatum: Datumet hämtas från buntnivå. Klass: Värdet i fältet fylls i automatiskt och ska inte ändras. Valuta: SEK fylls i automatiskt. Här anger du den valuta som avses om fakturan avser annan valuta än SEK. När du valt en annan valuta än SEK kommer den aktuella kursen att beräknas Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 28
automatiskt. Typ: Kostnadsställe+Faktura fylls i automatiskt och ska inte ändras. Dokumentnummer: Fylls i automatiskt när fakturan avslutas. Referens: Fältet används bara i samband med räntefakturering då ett referensnummer sätts automatiskt. Transaktion: Fältet används bara i samband med räntefakturering och då fylls dessa uppgifter i automatiskt. När du passerat fältet Transaktion visas fönstret Transaktionsinformation. Fält i fönstret Transaktionsinformation : Säljande enhet: Namnet på ditt kostnadsställe fylls i automatiskt. Vår referens: Registrerarens namn fylls i automatiskt. Detta kan du ändra om det är någon annan som är Vår referens. Er referens: Här ska du ange kundens referens. I takt med att fler och fler företag använder sig av skanning och elektroniska fakturor är det viktigt att rätt referens anges. Kontrollera därför alltid följande förteckningar på Ekonomiwebben: Speciella faktureringsadresser och E- fakturakunder. Om du vid registrering av din kundfaktura glömmer att fylla i fältet Er referens får du ett felmeddelande om att detta fält är obligatoriskt. När du fyllt i fältet Er referens och gått ur fönstret Transaktionsinformation måste du först spara för att knappen <Radposter> ska tändas och du ska kunna fortsätta registrera din kundfaktura. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 29
Inst telefonnummer: Registrerarens telefonnummer fylls i automatiskt. Om det är någon annan som är vår referens så kan du ändra telefonnumret. Textrader na 1-3: Här har du möjlighet att skriva in extra text som kommer att skrivas ut på fakturan under artikelraderna. Tillgångsnummer: Om fakturan avser en försäljning av en anläggningstillgång anger du tillgångsnumret i detta fält. Tillgångsnumret hittar du i anläggningsregistret. Kundtyp: Fältet används inte eftersom vi för närvarande inte behöver intrastatrapportera försäljning. Varor/Tjänster: Fältet används inte eftersom vi för närvarande inte behöver intrastatrapportera försäljning. Fakturastatus: I detta fält ser du om fakturan blivit godkänd. Om inte kan du ändra till status G (Godkänd), alt. till GS (Godkänd skickas ej). Klicka på knappen <OK> för att lämna fönstret. Du är nu tillbaka i fönstret Transaktioner och fortsätter att registrera där. Slutförd: När du registrerar fakturan är detta fält blankt. När du är klar med hela fakturan, klickar du på knappen <Avsluta> längst nere i fönstret. Då kontrolleras att alla obligatoriska fält är ifyllda. Fältet Slutförd längst uppe till höger markeras med V och knappen byter namn till <Ej komplett>. Uppgifter i blocket Utestående fordran ska inte fyllas i. Här kan du när fakturan är avslutad se hur mycket som återstår att betala. Uppgifterna i blocket Leverera till ska inte fyllas i. TIPS! Det räcker med att du anger början på namnet och trycker <Tab> så får du fram en lista på alla de kunder vars namn stämmer med din sökning. Fakturaadress namn: Här anger du namnet på den kund som du ska fakturera. Fakturaadress nummer: Om du känner till kundnumret kan du ange detta i stället för namnet. Fakturaadress adress: Detta fält visar en systemkod för kundens adress. Välj adress ur värdelistan. Fakturaadress adress: Här visas adressen i klartext. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 30
Fakturaadress kontaktperson: Detta fält används inte. Vill du ange en kontaktperson hos kunden gör du detta i fältet Er referens. Uppgifterna under blocken Köpare och Betalande kund fylls i automatiskt och ska inte ändras. Åtagande: Fältet används inte. Betalningssätt: Fältet används inte. Säljare: Fältet används inte. Kundbank Fältet används inte. Bankkontor: Fältet används inte. Betalningsvillkor: Universitetets betalningsvillkor är för vanliga fakturor 30 dagar från fakturadatum. Det finns dock vissa organ inom EG som tillämpar 60 dagar. Om du registrerar en sådan faktura kan du välja detta alternativ i värdelistan. Kontonummer: Fältet används inte. Förfallodatum: Räknas automatiskt ut med ledning av betalningsvillkoret och fakturadatum (normalt 30 dagar från fakturadatum). Kontonummer: Fältet används inte. Sista giltighetsdatum: Fältet används inte. Klicka på knappen <Radposter>. Fönstret Rader visas. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 31
Fält i fönstret Rader : Nr: Systemet fyller automatiskt i radnummer. Artikel: Fältet används inte. Beskrivning: På fakturarad 1 registrerar du nettobeloppet och kan t ex skriva hänvisning till ursprungsfakturan. Om du vill se hela texten kan du använda dig av verktyget [REDIGERA FÄLT]. Kvantitet: Fyll i antal. Automatiskt ifyllt värde är 1. Enhet: Välj enhet ur värdelistan. Pris per enhet: Fyll i priset per enhet exkl. moms. Belopp: Systemet räknar här ut beloppet (antal gånger pris per enhet). Momskod: Här väljer du aktuell momskod (samma momssats om ursprungsfakturan). Övriga fält används inte. Gå till fakturaradens konteringar genom att klicka på knappen <Konteringar>. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 32
Du får ett meddelande om att du ska Korrigera intäktskonteringen. Det betyder att du ska fylla i konteringen. Klicka på knappen <OK> för att ta bort meddelandet. Fönstret Konteringar visas. Fält i fönstret Konteringar : Transaktionsrad: Systemet visar vilken fakturarad (radpost) som du konterar. Du kan dela upp en transaktionsrad på flera konteringar. Detaljrad: Fältet används inte. Klass: Intäkter är förifyllt och ska inte ändras. Huvudbokskonto: På konteringsraden konterar du beloppet på konto 318200 I Vidarefakturering utomstatlig. Koncernkoden och finansiärkoden som fylls i automatiskt ska du låta stå kvar. Välj aktuell rapportkod. Bokföringsdatum: Dagens datum fylls i automatiskt och ska inte ändras. %: Systemet föreslår att konteringen ska avse 100% av transaktionsraden. Om du delar upp konteringen på flera rader kan du här ange hur många procent av transaktionsraden som konteringen avser. Jämför nästa fält. Belopp: Systemet föreslår att konteringen avser hela beloppet från transaktionsraden om du inte i föregående fält har angett en egen procentsats. I de fall du delar upp konteringen på flera rader, kan du här ange hur stort belopp varje konteringsrad avser. I dessa fall räknar systemet ut hur stor procentsats detta belopp motsvarar. Summan av konteringsraderna Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 33
måste vara samma som beloppet på transaktionsraden. Om du vill fortsätta att kontera samma transaktion trycker du <Pil Ned>. Om du däremot vill registrera flera fakturarader på fakturan, går du tillbaka till fönstret Rader och trycker <Pil Ned>. Då får du upp rad 2, som du fyller i på motsvarande sätt som ovan. Belopp på transaktionsrad: Visar beloppet för den transaktionsrad som du konterar. Bokf. datum för postning: När du registrerar fakturan är detta fält tomt. När transaktionen har postats till redovisningen syns postningsdatumet i fältet. Konteringsregel: Fältet används inte. Beskrivning: Här ser du i klartext den kodsträng som du konterat. Om du vill se hela texten, kan du använda dig av verktyget [REDIGERA FÄLT]. Momskonto: Fältet används inte. Beskrivning: Fältet används inte. Kommentarer: Här har du möjlighet att skriva in en valfri kommentar till konteringsraden. Denna kommentar skrivs inte ut på fakturan utan syns endast på skärmen och i vissa rapporter. Bifoga bilagor till e-fakturakunder Läs mer i appendix. Avsluta fakturan När du är klar med fakturan går du tillbaka till fönstret Transaktioner och klickar på knappen <Avsluta>. Då görs en kontroll av att alla obligatoriska fält är ifyllda. OBS! I samband med att du avslutar din faktura görs en kontroll av att fakturan är i hela kronor. Om beloppet ej är i hela kronor så öresavrundas fakturan till närmaste hela kronor. Om du vill registrera flera fakturor i samma bunt, tryck <Pil Ned> så kan du fortsätta registrera nästa faktura. När du är klar med hela fakturabunten ska du skriva ut en Buntöversikt fakturor och kreditfakturor samt fakturorna i bunten. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 34
Utskrift av fakturor och buntöversikt När registreringen är klar ska fakturorna och en Buntöversikt fakturor och kreditfakturor skrivas ut. Buntöversikten visar vilka fakturor som registrerats i bunten. Hur du beställer buntöversikten ser du i Rapporter och jobbkö. Buntöversikten innehåller dessa uppgifter: Alla fakturarader med beskrivning, kontering och belopp Kundens fullständiga namn och adress Om kunden är en E-fakturakund, kan ta emot bilagor och i så fall hur många bilagor som finns. (Alla kunder är märkta med bilaga Ja inför framtiden men bilagor måste skickas per post tills vidare) När buntöversikten är utskriven kan bara beskrivningstexten, fälten i transaktionsinformation och momsbefrielseorsak ändras på fakturan. Hittar du något annat fel måste fakturan makuleras och registreras på nytt. Vid utskrift av kundfakturor beställer du ditt jobb enligt Rapporter och jobbkö. Antingen väljer du Utskrift av enstaka fakturor eller Utskrift av hel bunts fakturor. Du kan däremot inte skriva ut fakturorna direkt eller via nyutskrift. Du måste gå in i jobbkön och när jobbet Utskrift fakturor Externt dokument är klart, dvs det står Avslutad Normal, ställer du markören på den rad som du vill skriva ut och klickar på knappen <Visa utdata>. Fakturan visas då på skärmen. När du vill skriva ut fakturan på papper väljer du något av utskriftsalternativen i webbläsaren. Har du både utländska och svenska fakturor i samma bunt skapas 2 rader med Utskrift fakturor Externt dokument. Du måste då öppna båda jobben för att få ut alla dina fakturor. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 35
Det kommer bara att skapas fakturor för de kunder som är printkunder, dvs de kunder som det på buntöversikten står E-fakt: N på. Du ska därför alltid kontrollera antalet utskrivna fakturor med din buntöversikt. När både fakturorna och buntöversikten är utskrivna, skriver du under buntöversikten och lämnar den till granskaren tillsammans med fakturorna och underlaget för dessa. Granskaren kontrollerar att: fakturan stämmer med underlaget vad gäller kund och belopp. fakturerat belopp omfattar påslag för full kostnadstäckning enligt gällande bestämmelser. moms debiteras i förekommande fall. bokföringen är korrekt. Granskaren skriver under buntöversikten med sin namnteckning. Godkänna fakturor För att institutionen ska ha kontroll över när de elektroniska fakturorna skickas iväg måste man även godkänna sina fakturor. Godkänna fakturor ska göras för alla fakturor även för printfakturor. Du kan välja att antingen godkänna en hel bunt eller godkänna fakturorna en och en. Ska hela bunten godkännas väljer du rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt och vill du bara godkänna enstaka fakturor söker du upp din faktura, går till fönstret Transaktionsinformation och till fältet Fakturastatus där du manuellt ändrar till Godkänd. När du registrerat din faktura får den status Ej Godkänd (EG). Kör du rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt får samtliga fakturor statusen Godkänd (G). Här ändrar du status antingen manuellt eller med rapporten. Buntöversikt måste vara utskriven för att du ska kunna godkänna dina fakturor. Har du inte skrivit ut buntöversikt kommer rapporten Godkänn fakturor/kreditfakturor i bunt att avslutas med Varning och dina fakturor blir ej godkända. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 36
I samband med kvällens postning så hämtas alla godkända fakturor till E-kunder och skickas iväg till vår fakturaväxel som sedan skickar dessa vidare till kunderna. Det finns ytterligare en status Godkänd skickas ej. Denna status använder du om fakturan/kreditfakturan av någon anledning inte ska skickas till kunden. Exempel: Du har felaktigt fakturerat moms till en statlig myndighet, men kunden har sedan betalat fakturan exklusive moms till oss. Då gör du en kreditfaktura på momsbeloppet men kunden har ju redan dragit av beloppet och ska därför inte ha någon kreditfaktura. När det gäller fältet Fakturastatus så kan du ändra detta fält fram tills fakturan är postad dvs klockan 21.30 varje dag. Du kan bara ändra Fakturastatus till Godkänd skickas ej om fakturan ska skickas vid ett senare tillfälle. Upptäcker du att fakturan är fel måste du makulera hela fakturan. Om du däremot upptäcker felet efter postning måste du kreditera fakturan och godkänna kreditfakturan så skickas även denna iväg till kunden. Rapport Kontroll av ej godkända fakturor Det finns en rapport som du kan använda för att se att du inte glömt att godkänna några fakturor. Ta regelbundet ut rapporten Kontroll av ej godkända fakturor/kreditfakturor och välj status Ej Godkänd och Godkänd skickas ej. Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 37
4. Kopiera extern kundfaktura Kopiera samma faktura till flera olika kunder Du kan välja att kopiera dina fakturor antingen en gång, månadsvis eller årligen. Det går även att kopiera om du ska ställa ut likadana fakturor till ett antal kunder. Då gör du en faktura som du sedan kopierar. Du får sedan söka fram kopiorna och ändra kundnamnet på dessa. Om du ändrar kundnamn måste dina fakturor konteras om, eftersom finansiär och koncernkod är kopplade till respektive kund. Gå till Navigator: Kopiera/Externfaktura Fönstret Kopiera transaktioner visas. Fält i fönstret Kopiera transaktioner : Du börjar med att söka upp den faktura du vill kopiera. Tryck <F11> för att ställa dig i sökläge. Under Modelltransaktion kan du söka på följande fält: Källa Transaktionsnr (Fakturanummer) Valuta Referens Fakturaadress Nummer (Kundnummer) Villkor Typ Kundreskontra (Uppdaterad 2014-12-29) 38