Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare /IT-enheten Annonser, annonsmanus Annonsansvarig 2 Anonyma brev Registrator Diarieförs och bevaras Anslag/Tillkännagivande av Nämndsekreterar sammanträdesprotokoll Arbetsordningar, reglementen, instruktioner, handböcker Arkivbeskrivning Automatspel, rörande tillstånd och anordnande av Avtal/kontrakt e / IT Bilaga till dokumenthanteri ngsplaner Förvaltningen redovisar dokumentation till IT-enheten där ITenheten inte är applikationsägare - Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) 2 efter upphörd
Antal = hela kalender utöver ursprungset Avtal/licenser med Datainspektionen rörande förvaltningens register Besked till enskilda om att deras brev har mottagits eller överlämnats till annan instans Bidragsansökningar från föreningar, jämte Bidragsansökningar, sammanställning Blanketter, tryckoriginal Cirkulär, kurs- och konferensinbjudningar, reklam, meddelanden av kortvarig betydelse, inkomna för kännedom och allmän information, interna meddelanden samt frågor av ringa betydelse. Personuppgiftso mbud giltighet Delegationsbeslut Ing i protokoll Delegationsbeslut, anmälda inför nämnden Nämndsekreterar e Delegationsordning Delgivningar Nämndsekreterar 2
Antal = hela kalender utöver ursprungset Diarieförda. (Undantag: Diarieförda med rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden kan gallras) e Diarienummerordn ing med aktomslag i arkivkartong Diarier IT - Dokumenthanteringsplaner med Då ny plan antagits arkivbeskrivning Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cd-skivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. f hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) Se även: Fotografier Enhetsplaner Enkäter / IT Verksamhetshandboken Ett exemplar bevaras (Hemsidan bevaras två gånger per av IT-enheten) Årligen Arkivkartong. Digitalt framställd information bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier kompletteras med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på lämpligt sätt (enligt ITenhetens direktiv). 5 Enkätresultat och sammanställning
Antal = hela kalender utöver ursprungset bevaras Enkäter, sammanställningar av Diariet E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) E-post, sekretess E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess EU-projekt Handlingar av tillfällig eller ringa art (Definieras i Riksarkivets författninssamling RAFS 1991:6). Pappershandlinge n i arkiv-utrymme Enligt plan för respektive handling omedelbart som e-post. som pappershandling Utskrift på papper som hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Sekretesshandlinge n registreras omedelbart För hantering av från EU-projekt se dokumenthanteringsplanen KS Allmän
Antal = hela kalender utöver ursprungset Inkommen handling i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgifter Instruktioner, handböcker, reglementen, arbetsordningar Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens/ förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde Inventarieförteckningar Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Kopior av som i original förvaras på annat håll inom kommunen / IT, efter det att innehållet dokumenterats i en tjänsteantecknin g som tillförts ärendet 2 efter inaktualitet 2 Kopior, avskrifter, utdrag, dubbletter och
Antal = hela kalender utöver ursprungset överexemplar som inkommit endast som information och som inte föranlett någon åtgärd Kopior utsända inför styrelsemöten/ sammanträden, kopior av inkomna som för kännedom anmälts på styrelsemöten/sammanträden Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas efter vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt 2 Årligen Kurser, utbildningar och konferenser anordnade i egen regi Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Körjournaler Licenser rörande system/applikationer IT-enheten / ITsamordnare Loggar för t.ex. fax, e-post och Internet samt elektroniska sp från t.ex. cookie- och globalfiler / ITenheten Årligen 2. Sekretessbelagt material: 2
Antal = hela kalender utöver ursprungset Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar; avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper, samverkansgrupper eller liknande Organisationsplaner och organisationsscheman Postlista Registrator Pressmeddelanden, egna enhet 5 Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Inkomna gallras vid inaktualitet Kopieras på arkivbeständigt papper. Datum och tidning antecknas Projekt, protokoll/mötesanteckningar och från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ing respektive Kronologiskt i arkivkartong När projektet upphör
Antal = hela kalender utöver ursprungset Protokoll och bilagor av långsiktigt värde Protokoll och bilagor från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor, från skyddronder, MBL-för etc. Protokoll och, kopior av, som i original finns på annan plats Redogörelser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett led i förvaltningens egna arbete och som inte har ett egenvärde Registerförteckning Registerutdrag, begäran om Reglementen, arbetsordningar, instruktioner, handböcker Reklamationer respektive enhet Personuppgiftso mbud Personuppgiftso mbud / IT 2 Kronologiskt i arkivkartong Kronologiskt i arkivkartong Alla versioner skall bevaras
Antal = hela kalender utöver ursprungset Statistik, egenproducerad (av väsentlig betydelse, Årligen t.ex. framtagen i samband med bokslut) Statistik, besöksrapporter och liknande, underlag för Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska 2 centralbyrån Statistiskt underlag till sberättelse 2 Synpunkter/Klagomål I diariet Synpunkter/Klagomål kopia I synpunkts- hanterings- systemet Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Se: Fotografier Tryckoriginal (material för att kunna mångfaldiga en handling) Uppdrag gällande utredningar/projekt Diariet Utrymningsplan Verksamhetsansv arig Då ny plan utkommer Verksamhetsplaner Voteringslistor Sekreterare Efter kontroll och uppgifterna
Antal = hela kalender utöver ursprungset Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Års- eller verksamhetsberättelser, som utgör underlag till Års- och verksamhetsberättelser från föreningar som erhållit/ansökt om bidrag skrivits in i protokollet Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper