System dokumentation Optitec RS - Kassa Sida 1 av 41
Innehållsförteckning Dokument historik... 3 Inledning... 4 Redovisning... 4 Flik: Översikt... 4 Flik: Kassatransaktioner... 5 Flik: Redovisning ny... 6 Flik: Redovisning historik... 7 Flik: Månadsredovisning ny... 9 Loggboken & Behandlingshistorik... 10 Växlingskurser / Valuta... 12 Kontrollpanelen... 13 Kvitto... 13 Betalmedel... 15 Presentkort... 17 Verktyg/Betalmedel... 17 Användarguide Optitec RS Kassa... 18 Inloggning i Optitec RS Kassa... 18 Flik: Inloggning... 18 Flik: Mer information... 19 CleanCash Integration... 19 Köp av enskilda artiklar... 20 Hämta på referens... 22 Återköp... 23 Direkt rättelse... 24 Inbetalning... 25 Utbetalning... 26 Rabatt... 26 Försäljning av presentkort... 27 Använda Presentkort som betalmedel... 29 Autogiro... 30 Kassalåda... 30 Handpenning... 30 Inbetald handpenning... 31 Utnyttjande av handpenning... 31 Fakturor i Optitec RS Kassa... 33 Skapa enskild faktura i Optitec RS Kassa... 33 Skapa faktura via företagsavtal... 34 Skapa Företag... 34 Skapa Avtal... 34 Koppla avtal mot företag... 35 Koppla ordination mot företag... 35 Hämta upp företagsavtal i kassan.... 35 Fakturahantering... 36 Sida 2 av 41
Skapa krav... 36 Ändra fakturor... 36 Betalning av faktura... 37 Om Versionsnummer... 37 Start paramter... 38 Bilaga. Redovisning CleanCash... 39 Exempel 1.... 39 Exempel 2.... 39 Exempel 3.... 40 Exempel 4.... 40 Exempel 5.... 41 Dokument historik 2009-10-28 Skapat Sida 3 av 41
Inledning Detta dokument beskriver modulen Optitec RS Kassa & Fakturering som ingår i installationen av systemet Optitec RS. Redovisning För att komma till Redovisningsfönstret går användaren in via kassan, skriver sitt lösenord och sedan Arkiv Redovisning. Ett nytt fönster öppnas nu med ett antal flikar som beskrivs nedan. Knappen Skriv ut X-Dagrapport skriver ut en avläsningsrapport av kassatransaktionsinformation, informationen baseras på det som är utfört sedan den senaste Z-rapporten har blivit utskriven. Flik: Översikt Under flik Översikt finns det två genvägar/länkar, Skapa ny kassörredovisning som leder till fliken Kassörsredovisning Ny länken Granska eller skriv ut en tidigare redovisning och den leder till Redovisning - Historik. Sida 4 av 41
Flik: Kassatransaktioner Här kan användaren söka upp en kassatransaktion via tidpunkt/datum eller via redovisnings-id. (Varje redovisning får ett unikt nummer) För att söka upp en kassatransaktion via tidpunkt ställ in önskat intervall. Klicka på knappen Uppdatera Nu kommer rutan Kvitton att fyllas med enskilda köp, varje rad representerar ett köp. Markera önskat köp, nu visas all information som finns lagrad om köpet i rutorna för Kvittorader, Betalmedel och Kontokortstransaktioner. Kvittot kan skrivas ut igen om användaren klickar i Kvitto Utskrift och sedan på knappen Skriv ut. Används istället kontantnota vid utskriften kommer kvittot ut på A4 papper. Kassatransaktioner skriver ut en sammanställning av transaktionerna. Varje dagsredovisning och månadsredovisning får ett ID-nummer, med hjälp av detta kan köp på en specifik redovisning visas. Byt flik till Redovisning, fyll i redovisningsid och klicka på Uppdatera så visas köpen i rutan Kvitton. OBS! En kvitto kopia kan endast skrivas ut 1 gång. Samtliga transaktioner kontrolleras att de är i ursprungsformat och visas i grönt i annat fall visas transaktionen i rött. Sida 5 av 41
Flik: Redovisning ny För att skapa en ny dagsredovisning går användaren på fliken Redovisning Ny. Här fylls de olika betalmedlen i på respektive rad. Om butiken vill kan de fylla i antalet av varje valör som finns att redovisa. När detta är klart klicka på knappen Redovisa. Nu skapas en dagsredovisning med de köp som är gjorda efter föregående redovisning och skriv ut -dialogen visas. Om en dagsredovisning är gjord för mindre än tolv timmar sedan kommer en röd text att visas, se nedan. Senaste redovisning: Datum för senaste redovisning Är du säker på att du vill göra en ny redovisning? Sida 6 av 41
Flik: Redovisning historik För att titta på och skriva ut en gammal redovisning kan användaren titta under fliken Redovisning Historik. För att göra en sökning skriv in önskat tidsintervall i rutorna Från och Till Välj om du vill titta på dags- eller månadsredovisning, avsluta med att trycka på knappen Uppdatera. Nu visas alla dagseller månadsredovisningar i rutan till vänster. Markera önskad redovisning, nu visas en sammanställning till höger under fliken Översikt. För att skriva ut redovisningen igen klicka på knappen Återutskrift. Reparera Redovisningsknappen går igenom kvitton som finns registrerade under redovisningen och gör om beräkningar. Funktionen gör inga förändringar i övrigt. Fliken Alla poster visar samtliga poster som för en redovisning. Sida 7 av 41
Fliken Bankning används för att få en samlingsutskrift för flera redovisningar, används ex som rapport vid inlämning av kontanter till bank. OBS! Redovisat belopp måste vara större än 0. Under fliken Redovisade belopp ser man det belopp som kassören har redovisat in vid skapandet av kassör redovisning, detta gäller Z-rapport. Vid felaktigt inslag av tidigare registrering går det att ändra inrapporterat värde här. OBS! Detta gäller endast redovisade belopp alltså kontanter efter att växelkassan har räknats bort vilket innebär dagens försäljning. Ändring loggas som typen: AccountingDetailChanged Sida 8 av 41
Flik: Månadsredovisning ny Månadsredovisning är en sammanställning av samtliga kassörredovisningar för en månad. För att skapa en ny redovisning gå in under fliken Månadsredovisning Ny. Klicka på knappen Redovisa. Det som händer nu är att Optitec RS tittar när senaste månadsredovisningen är gjord och skapar nästföljande månads redovisning. Man kan inte göra månadsredovisning under pågående månad, dvs den första varje månad kan månadsredovisning för föregående månad skapas. Sida 9 av 41
Loggboken & Behandlingshistorik Loggboken finns under menyn arkiv. Här kan man se alla händelser som skett i systemet. Den första fliken Orderlogg visar vad en inloggad person gjort under tidsintervallet. Flik två Systemlogg visar per typ och intervall. T.ex. Användare som loggat in, kontrollpanel som laddats eller artikelhanteringen öppnad. Sida 10 av 41
Länken Behandlingshistorik visar ändringar beträffande artiklar, varugrupper och konton. Utskrift av behandlingshistorik. Sida 11 av 41
Växlingskurser / Valuta Optitec RS Kan hantera betalning med olika valutor, dock måste växlingskurser skrivas in manuellt. Detta görs under menyn arkiv och Växlingskurser/Valuta. Skriv in önskad inkurs och utkurs. Markera vilka valuta alternativ som ska vara tillgängliga. Sida 12 av 41
Kontrollpanelen I kontrollpanelen finns det inställningar som påverkar flera funktioner i Optitec RS Kassa. Kvitto inställningar. Kvitto Användaren har möjlighet att skriva in tre rader i kvittohuvud och ytterligare tre rader för kvittofot, dessa texter skrivs in under fliken kvitto. Fonter, avstånd mellan rader och positioner för logotyp skrivs in här. Länken Standardinställningar fyller i standardvärden för Avstånd mellan raderna, Marginal, Antal position i X-led, Belopp position X-led, Start Y-led och Logo X-led Sida 13 av 41
Figur 1: Kvittoinställningar i kontrollpanelen Sida 14 av 41
Betalmedel Optitec RS konfigureras med fyra stycken betalmedel från början dessa är Betalmedel Kontant Öresavrundning Kontokort Presentkort Beskrivning Används vid kontant betalning i Optitec RS Kassa Används för rapportering av öresavrundning Kan användas om extern kortläsare finns eller om Optitec s kontokortsintegration finns tillgänglig Används för Presentkortsförsäljning. Användaren kan senare komplettera med fler betalmedel om så önskas. Varje betalmedel ska kopplas till ett konto i kontoplanen samt mot en betalfunktion Sida 15 av 41
Betalmedel Casbox.dll ExternalCreditCard.dll ExternalCreditcardAlphyra.dll ExternalCreditcardVirtAlphyra.dll GiftVoucher.dll Round.dll Autogiro.dll Beskrivning kopplas till Betalmedel kontant, får endast finnas kopplad till ETT betalmedel Om en extern kortdragare används till kassan Om Optitec kontokortintegration används i kassan Om Payzone s Virtuella kortlösning används Används till presentkorten Används för betalmedel öresavrundning. Kopplas till Autogiro Om ett betalmedel inte längre ska användas kan kryssrutan Aktiv bockas ur, då kommer inte det betalmedlet att finnas tillgängligt vid betalning i Optitec RS Kassa. Fälten som finns i rutan Betalfunktion används endast vid användning av Kontokorts-integrationen till Spectracard 3. Lägga till nytt betalmedel gör man i kontrollpanelen flik betalmedel och trycker på knappen Ny. Då skapas ett nytt betalmedel som behöver konfigureras med följande data: Namn Koppla betalmedlet till ett konto Beskrivning Betalfunktion. Sida 16 av 41
Presentkort Under rullgardinsmenyn Presentkort finns ett verktyg som visar alla sålda presentkort, i formuläret finns det två knappar, makulera och ta bort makulering. Information som visas om presentkorten är nummer, värde, försäljningsdatum, eventuella noteringar och man kan även se om korten är använda och i så fall när de användes. Verktyg/Betalmedel Under verktyg Betalmedel finns ett rapportverktyg för Spectracard där olika dagsrapporter kan tas fram. Rapport 3 och 5 är de vanligaste. Buntindex är vilken bunt som rapporten skall baseras på. 0 är dagens bunt. 1 igår, 2 i förrgår o.s.v. Sida 17 av 41
Användarguide Optitec RS Kassa Inloggning i Optitec RS Kassa När du startar Optitec RS Kassa presenteras du först med en startdialog. Här kan du bl.a. avläsa kassans versionsnummer: Flik: Inloggning Här måste du ange vilken butik du ska logga in i såväl som kassadatorns namn: Sida 18 av 41
Flik: Mer information Här kan du ställa in språk och om du vill visa eller dölja Systembutiker så som Övningsbutik: CleanCash Integration När du kopplat din kassadator mot CleanCash så kommer du bli automatiskt inloggad i systemet. Optitec RS kommer komma ihåg vilken dator du registrerade dig med och vilken butik. Kassa funktionen kan endast användas om CleanCash enhet är ansluten. Sida 19 av 41
Köp av enskilda artiklar Börja med att välja vilken typ av försäljning, Kassa eller Faktura. Slå sen in din kod. Detta är den kod du använder för att logga in i Journalsystemet. Knappa in eller scanna in streckkod på den enskilda artikeln i rutan Artikelnummer. Benämning och pris fylls i automatiskt samt antal 1. Önskas fler går detta att ändra på. Tryck sedan knappen Lägg till så läggs artikeln upp som en rad på kvittot. Efter detta kan fler artiklar läggas på enligt samma princip. Sida 20 av 41
När kvittot är klart tryck på Betalningsknappen för att slå ut försäljningen. Då kommer en ny ruta upp där betalningsmedel och summa anges som kunden vill betala. Sida 21 av 41
Blir det pengar över visas det i rutan Tillbaka till kund. För att slutföra allting tryck knappen OK, kvitto skrivs ut samt att kassalådan öppnas. Vanligt kvitto är förvalt vid utskrift. Det går att välja kontantnota som skapar ett A4 kvitto istället. Hämta på referens Skriv in referensnummer på den aktuella ordinationen i rutan Nr. Tryck hämta, En följdfråga kommer där handpenning eller fullbetalning väljs. Sida 22 av 41
Nu byggs kvittot upp automatiskt med de priser och artiklar som ingår i ordinationen. Sedan är det klart att slå ut försäljningen. Återköp För att göra återköp måste alternativet Återköp markeras. Då tänds ytterligare en ruta upp där kvittonummer skall anges. Sida 23 av 41
Tryck sedan Hämta så hämtas kvittot upp med minusposter. Sedan är det klart att slå ut. OBS. Återköp måste anges med minus summa till kund. Direkt rättelse Direkt rättelse är en funktion för att ta bort en kvittorad. Om flera artiklar är inlagda så är det viktigt att den önskade artikeln är markerad. Tryck sedan Direkt rättelse, samma artikel kommer upp men som minuspost och tar ut den tidigare. Sida 24 av 41
Inbetalning Inbetalning är funktion för kontanter som läggs in i kassalådan. Tryck knappen, välj konto och summa och knappen OK. Konton lägger man in i artikelhanteringen. Sida 25 av 41
Utbetalning Utbetalning är funktion för kontanter som tas ur kassalådan. Tryck knappen, välj konto och summa och knappen OK. Konton lägger man in i artikelhanteringen. Rabatt Rabatt kan anges på kvittot. Finns det flera kvittorader är det viktigt att artikel som rabatten skall ges på är markerad. Tryck sedan Rabatt knappen. En följdfråga kommer upp där rabattalternativet anges. Förvalt är Vald artikel och rabatt i SEK samt Ej momsfria varor ibockad. Sida 26 av 41
Försäljning av presentkort För att sälja ett presentkort används knappen Presentkort. När användaren klickar på knappen presentkort öppnas en dialogruta och nu ska beloppet på presentkortet skrivas in. Sida 27 av 41
Klicka sedan på knappen Skapa presentkort, och nu kan eventuella noteringar skrivas in, när det är gjort klicka på knappen Ok nu är ett presentkort skapat. När köpet gått genom kassan är presentkortet färdigt att användas. Om köpet avbryts kommer presentkortet att makuleras. Optitec RS har ingen utskrift för Presentkort, om butiken vill använda sig av speciella förtryckta presentkort kan Optitec s presentkortetsid användas som referens. Sida 28 av 41
Använda Presentkort som betalmedel Förbered kundens köp som vanligt, klicka på betalning. Sök upp presentkortet via presentkortsid t. Värdet hämtas från databasen. När ett presentkort används förbrukas hela kortet, d.v.s. kunden ska ha pengar tillbaka om inte köpet är större än eller lika med värdet på kortet. Sida 29 av 41
Autogiro Autogiro finns som val att använda som betalmedel när köpet slås ut. Detta registreras endast som betalmedel. Ingen återrapportering sker om försäljningen sker via referensnummer. Kassalåda Knappen kassalåda öppnar kassalådan, en lådöppning registreras i programmet och detta visas i dagsrapporterna. (Z- eller X-dagrapport) Handpenning Handpenning hanteras som betalmedel. Lägg handpenning som betalmedel i kontrollpanelen. Koppla handpenning till betalfunktion: Downpayment.dll. Sida 30 av 41
Inbetald handpenning Handpenning hanteras inte som försäljning och är därmed borttagen under försäljning varugrupp. Handpenning redovisas under rubrik inbetald handpenning. Utnyttjande av handpenning Hämta order genom att skriva in ordernumret och tryck sedan Hämta. Att order har inbetald handpenning visas i orderfönstret. Sida 31 av 41
Vid betalning av ordern hanteras nu handpenningen som betalningsmedel. Utnyttjad handpenning visas under betalningsmedlen på kassör redovisningen. Sida 32 av 41
Fakturor i Optitec RS Kassa Skapa enskild faktura i Optitec RS Kassa Efter angiven säljarkod markera faktura. Lägg sedan till artiklar, rabatter m.m. som vid vanlig försäljning. Nu heter knappen Faktura istället för Betalning. I fakturarutan kan mottagare väljas. Antingen företag eller privatperson. Även sista betalningsdag kan ändras. Hittas inte företaget så finns möjligheten att här skapa ett företag via knappen Skapa företag. Tryck sedan OK för att slå ut försäljningen. Välj typ av utskrift t.ex. faktura eller fakturaunderlag. Sida 33 av 41
Skapa faktura via företagsavtal Skapa Företag Företag skapas i Optitec RS under menyn företag. Klicka på knappen Ny, ange namn på företaget. OBS, se till så att det är företag och inte remissmottagare som är markerat. Fyll sedan i resterande uppgifter om företaget såsom adress, stad m.m. Rutan Bet. villkor anger man hur många dagar framåt som betalningsvillkoret skall vara. Skapa Avtal I Optitec RS under menyn Företag och undermenyn Avtal skapas avtalen. Klicka på knappen Nytt avtal och ange ett namn för avtalet. Till vänster syns avtalen och till höger syns det valda avtalets villkor. Det går att lägga till villkor för enskilda artiklar eller på en hel varugrupp. För att lägga till en enskild artikel klicka på knappen Lägg till avtalsartikel och välj ut önskad artikel ifrån artikelregistret. För att lägga till en varugrupp klicka på knappen Lägg till avtalsgrupp och välj önskad varugrupp. Alla villkor som läggs till hamnar i rutan ovanför. Rutor som editeras är Rabatt belopp, Pris, Rabatt% och Faktura belopp. Rabatt belopp anger KR i rabatt som dras av på artikel eller varugruppsnivå när faktura skapas. Pris sätter ett avtalspris på en artikel. Exempel är båge som kostar 2450. Sätts 1500 i prisrutan är det detta pris som gäller oavsett originalpris (2450) när företagsavtalet kopplas mot ordinationen. Rabatt% sätter en procentsats på artikel eller varugrupp. Faktura belopp anger beloppet som skall faktureras på artikel eller varugrupp. Sida 34 av 41
Koppla avtal mot företag När företag och avtal är skapat skall dessa kopplas ihop. Det görs under fliken företag. Markera företaget och välj det skapade avtalet i rutan Avtal. Koppla ordination mot företag Det är viktigt att personen är kopplad mot rätt företag innan ordinationen skapas. När sedan ordinationen är klar med önskade artiklar valda finns länken Företagsavtal finns. Klicka den länken så sker en kontroll gentemot det företag och avtal som personen är ansluten till. Detta kan kontrolleras under knappen Alla artiklar. Här fylls det på under kolumnen Faktura vad som skall faktureras. Detta går att ändra manuellt om så önskas. Hämta upp företagsavtal i kassan. I Optitec RS Kassa kan fakturor hämtas upp via referens. När ett företagsavtal är skapat på en ordination och referensen hämtas upp i kassan kommer valet för Kassa eller Faktura. Nästa gång referensen hämtas upp finns bara det valet som är kvar att hämta som val. Sida 35 av 41
Fakturahantering All hantering av fakturor sker i fakturahanteringen. Den kommer man åt efter att ha angett säljarkod i Optitec RS Kassa och sedan under menyn Arkiv. Här kan man välja att titta på fakturor historiskt eller krav som är skapade. Ett intervall anges för den önskade perioden man vill hantera. För varje faktura som markeras i vänstra fältet visas i mitten vilket företag det gäller och vad som är utskrivet. Det högra fältet visar fakturarader på den valda fakturan samt eventuella betalningar som gjorts. Skapa krav När en faktura överskridit sitt sista betalningsdatum kan de filtreras genom att bocka i krav. Sedan kan de hanteras som vanliga fakturor, men vid utskriften är det faktura påminnelser som skapas. Nederst i mitten finns en räknare för hur många krav som skapats. Ändra fakturor Gör ett val för datumintervallen. Markera den önskade fakturan. Till höger i rutan Fakturarader kan rader tas bort via knappen Ta bort fakturarad. För att lägga till artiklar, kan artikelnummer skrivas in i rutan Art.nr. eller en artikel väljas ifrån artikellistan via knappen Välj Antal och priser kan ändras genom att dubbelklicka i den önskade rutan så editeringsläget kommer, markören blinkar och priser går att ändra. Sida 36 av 41
Betalning av faktura Betalningar på en faktura kan läggas till i rutan nederst till höger, Betalningar. Detta förutsätter att plus eller bankgiro finns angett under Konton i artikelhanteringen. Markera önskad faktura och tryck knappen Lägg till betalning Ange betalningsdag, belopp, konto och eventuell notering. Knappen ändra betalning ändrar markerad betalning som gjorts tidigare. Om Versionsnummer Under menyalternativ Hjälp Om finns information om versionsnummer. Sida 37 av 41
Start paramter Med startparameter M får man dialog rutan att välja butik. Det går bara att välja övningsbutik. Sida 38 av 41
Bilaga. Redovisning CleanCash Redovisning mot CleanCash sker enligt exempel nedan. Följande köp har körts mot CleanCash simulator Ver 2.5.3.0 Exempel 1. Köp : Artiklar med 25 % moms, brutto belopp : 400 :- Exempel 2. Köp : Artiklar 1000:- med 25 % moms,300 :- med 0 % moms Sida 39 av 41
Exempel 3. Köp. Momsfritt 300 :- Exempel 4. Inbetalning : 500 :- Sida 40 av 41
Exempel 5. Utbetalning : 600 :- OBS! Utbetalning bokförs som en minus post. Summeras under: Total Refund i Clean Cash Sida 41 av 41