INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Din guide till Exchangekoppling JANUARI 2012 VITEC Affärsområde Mäklare www.vitec.se/maklare info.maklare@vitec.se GÖTEBORG: REDEGATAN 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA VÄXEL: 031-360 61 00 KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-44 74 00 STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STOCKHOLM, VÄXEL: 08-720 36 50
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Januari 2012... 1 Integration med Exchange... 3 Systemkrav... 3 Vad kan synkroniseras... 3 Hur dessa inställningar fungerar med flera interna företag... 3 Installation... 4 Koppla Vitec Säljstöd till exchange... 4 Systeminställningar och företagsinställningar... 5 Koppla vitec användare till exchange konto... 6 Använda Windowsinloggning... 6 Manuella kontouppgifter... 7 Verifiering av anslutning och kontouppgifter... 7 Välja vad som skall synkroniseras och vart... 8 Synkronisering av kontakter... 8 Synkronisering av E-post... 9 Välja personer i Vitec Säljstöd som skall synkroniseras till Kontakter i Outlook... 9 Välja en person att synkronisera med Outlook:... 11 Se vilka personer som synkroniseras med Exchange... 12 Synkronisering av kalenderhändelser... 13 Kortkommandon... 14
Integration med Exchange Behovet av att kunna synkronisera kontakter, e-post och kalenderhändelser ökar i takt med att man jobbar mer och mer utanför kontoret och även med ett ökat behov med mobila enheter och tekniken som går framåt. För att kunna bemöta dessa behov har vi byggt en funktion där möjligheten finns att synkronisera direkt med Exchange Server istället för med Outlook. SYSTEMKRAV Capitex Säljstöd version 5.5 eller senare Tillgång till Exchange 2007 eller senare med EWS installerat (Exchange Web Service) E-post konto i Exchange Modulen för Exchangekopplingen i Vitec Säljstöd (Kontakta Vitec Kundservice) VAD KAN SYNKRONISERAS Med denna nya Exchange koppling är det möjligt att synkronisera Kontakter (Personer och Företag), E-post och kalenderhändelser. Om man även skickar E-post via Vitec Säljstöd, så kommer dessa E-post skickas via Exchange kopplingen. HUR DESSA INSTÄLLNINGAR FUNGERAR MED FLERA INTERNA FÖRETAG Systeminställningarna för Exchange ligger som en systeminställning och en företagsinställning, vilket innebär att har man bara ett internt företag så gäller inställningarna under Systeminställningar för samtliga användare. Är det så att man har flera interna företag, kommer även denna systeminställning för Exchange finnas under Företagsinställningar. Detta innebär att man kan ha olika inställningar för Exchangekopplingen på olika interna företag. I praktiken innebär detta att om man ställer in inställningarna på systeminställningsnivå utan att göra något på företagsinställningsnivå, så kommer systeminställningarna gälla för samtliga användare oavsett tillhörighet. Om man vill ha andra inställningar för Exchange på olika interna företag, ställer man alltså in detta under företagsinställningar. 3
INSTALLATION Denna guide förutsätter att systemkraven uppfylls. Samt att man har tillgång till ett konto i Vitec Säljstöd som har systemrättigheter. KOPPLA VITEC SÄLJSTÖD TILL EXCHANGE 1. Logga in i Vitec Säljstöd med ett konto som har systemrättigheter 2. Gå till Inställningar->Systeminställningar->Exchange- och Outlookintegration. 3. Välj använd Exchange och välj sedan de tillhörande inställningar som passar. URL till Exchange Webservice måste alltid fyllas i om man vill använda Exchange. Använd Exchange Exchange Webbservice URL URL till Exchange server (kommunikation med Exchange EWS) Använd Windowsinloggning i första hand för samtliga användare Om denna bockas i kommer Säljstöd försöka ansluta till Exchange med inloggningsuppgifterna som användaren är inloggad med i Windows. (Obs! Man kan även fylla i användaruppgifter under egna inställningar) Skicka e-post via Exchange för samtliga användare Om denna bockas i, kommer Säljstöd att skicka e-post via Exchange för samtliga användare. Denna inställning slår över E-post Utskick inställningarna på användarkortet. 4. Spara och logga sedan ut Vitec Säljstöd. 4
SYSTEMINSTÄLLNINGAR OCH FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Inställningarna för Exchangeintegrationen finns på både systeminställningar och på företagsinställningar. Detta innebär att man kan skilja på inställningarna för interna företag. Här följer en kort förklaring om hur inställningarna slår igenom: OBS! Detta gäller endast om man har fler än ett internt företag i Vitec Säljstöd Ställer in inställningarna på systeminställningar, men inte på företagsinställningar: Inställningen under systeminställningarna gäller för alla interna företag. Ställer in under systeminställningar och på företagsinställningar: Inställningarna under systeminställningar gäller för alla interna företag, utom det interna företag man gjort än inställning under företagsinställningar på som det skiljer sig mot systeminställningen. 5
KOPPLA VITEC ANVÄNDARE TILL EXCHANGE KONTO För varje användare som skall kunna skicka e-post, synkronisera kontakter och kalenderhändelser måste man koppla Vitec Säljstödskontot till Exchangekontot. OBS! Om man valt inställningen Använd Windowsinloggning i första hand under systeminställningar eller företagsinställningar. Kommer Vitec Säljstöd alltid först försöka med de kontouppgifterna som användaren är inloggad med i Windows i första hand, om det inte lyckats kommer de uppgifterna som är ifyllda nedan försöka användas. Detta kan vara användbart om man t.ex. har andra datorer med Vitec Säljstöd som man inte loggar in med sitt normala Windows konto. Använda Windowsinloggning Under systeminställningar alternativt företagsinställningar, gå till Exchange- och Outlookintegration och bocka i Använd Windowsinloggningen i första hand för samtliga användare 6
Manuella kontouppgifter 1. Logga in i Vitec Säljstöd med det användarkontot som skall kopplas till Exchange. 2. Gå till Inställningar->Egna inställningar->exchange 3. Fyll i uppgifter för domän, användarnamn och lösenord. Verifiering av anslutning och kontouppgifter När man har fyllt i uppgifter om Exchange Webbservice och kontouppgifter, oavsett om man använder Windowsinloggning eller manuella inloggningsuppgifter kommer Vitec Säljstöd att försöka ansluta mot Exchange. I Vitec Säljstöd under Egna inställningar-exchange finns det en liten knapp som indikerar om anslutningen och kontouppgifterna är okej eller inte. När denna knapp lyser rött är något fel med antingen anslutningen eller konto uppgifterna. Lyser denna knapp grönt är anslutning och konto uppgifter verifierade. 7
VÄLJA VAD SOM SKALL SYNKRONISERAS OCH VART Man kan som tidigare nämnt synkronisera kontakter, e-post och kalenderhändelser, men man kan även välja vart det skall synkroniseras när det gäller e-post och kontakter. Synkronisering av kontakter Under inställningarna för Exchange för varje användare ställer man in hur och vart kontakter skall synkroniseras. Gå till Inställningar->Egna inställningar->exchange. Under sektionen Synkronisering av kontakter välj hur kontakter skall synkroniseras. I Outlook kan man ha flera undermappar till Kontakter, därför kan man i Vitec Säljstöd välja med vilka mappar man skall synkronisera. Till Säljstöd: Välj från vilken kontaktmapp i Outlook kontakter skall synkroniseras till Säljstöd. Från Säljstöd: Välj till vilken kontaktmapp i Outlook som kontakter skall synkroniseras från Säljstöd. 8
Synkronisering av E-post 1. Under inställningarna för Exchange för varje användare ställer man in hur och vart E- post skall synkroniseras. Gå till Inställningar->Egna inställningar->exchange. Under sektionen Synkronisering av e-post välj hur e-post skall synkroniseras. I Outlook kan man ha flera undermappar till Inkorgen, därför kan man i Vitec Säljstöd välja med vilka mappar man skall synkronisera. Till Säljstöd: Välj från vilken mapp i Outlook e-post skall synkroniseras till Säljstöd. Välja personer i Vitec Säljstöd som skall synkroniseras till Kontakter i Outlook För att en person skall synkroniseras från Vitec Säljstöd till Outlook, måste det anges på personen i Vitec Säljstöd. För att välja vilka personer som skall synkroniseras med Outlook gör enligt följande: 9
Välja en eller flera personer via Utför menyn att synkronisera med Outlook: Markera en eller fler personer/företag i en lista, högerklicka och välj Utför->Synkronisera med Exchange När man gör detta sätts även bocken i under Utökade uppgifter på personen eller företaget. 10
Välja en person att synkronisera med Outlook: Öppna personen som skall synkroniseras och klicka på plustecknet bredvid Grunduppgifter. Klicka sedan på Utökade uppgifter. Bocka i Synkronisera med Exchange. 11
Se vilka personer som synkroniseras med Exchange Öppna en lista med personer och uppe i menyn klicka på Fält->Lägg till Fält. I listan med fält till höger gå till Användare/kontaktpersoner->Serversynkningar->kopplingsinformation och högerklicka på Synkroniserad med servern och välj lägg till fält. Stäng nu listan för att lägga till fält genom att klicka på krysset i högra hörnet. I listan som ni öppnat finns nu en ny kolumn Synkroniserad med servern. Välj Ja för kolumnen och listan kommer filtrera ut alla personer som synkroniseras med Exchange. 12
Synkronisering av kalenderhändelser Vitec Säljstöd har en egen kalender där man kan lägga upp uppgifter, visningar, m.m. Denna kalender går att synkronisera med Outlook så att alla händelser även kommer in där. Synkroniseringen med Outlook kan vara envägs eller tvåvägs synkronisering. Vitec Säljstöd > Outlook Outlook -> Vitec Säljstöd Inställningarna för att ställa in hur kalenderhändelser skall synkroniseras görs under egna inställningar i Vitec Säljstöd. För att ställa in så att synkroniseringen görs både från Outlook till Vitec Säljstöd och Vitec Säljstöd till Outlook gör enligt följande: 1. För varje användare gå till Inställningar->Egna inställningar->kalender och under Outlooksynkronisering bocka i: Spara kalenderhändelser och att-göra-uppgifter från Vitec Säljstöd även i Outlook Spara kalenderhändelser och uppgifter från Outlook även i Vitec Säljstöd Detta är grundinställningen för att synkroniseringen skall fungera i båda riktningarna. Sen finns det ytterligare inställningar för synkroniseringen och dessa förklaras nedan: Ta bort påminnelse från kalendern i Vitec Säljstöd Detta innebär att själva påminnelsen för kalenderhändelsen tas bort, men kalenderhändelsen kommer synkroniseras. Ta aldrig bort kalenderhändelser från Vitec Säljstöd vid synkronisering med Outlook Detta innebär att om kalenderhändelsen tas bort från Outlook kommer den ligga kvar i Vitec Säljstöd. Visa deltagare i ämnet på kalenderhändelsen i Outlook Om man väljer flera deltagare till kalenderhändelsen i Vitec Säljstöd, kommer alla deltagare i händelsen visas i ämnesfältet. Visa alltid ansvarig Visar den som skapat kalenderhändelsen i ämnet på kalenderhändelsen. Visa personer/företag i ämnet på kalenderhändelsen i Outlook Detta innebär att företaget eller personen som kalenderhändelsen gäller kommer synas i ämnesfältet med eventuellt telefonnummer. Synkronisera deltagare mellan Vitec Säljstöd och Outlook för händelser och uppgifter Synkroniserar inte bara händelsen, utan också deltagare Sänd inbjudan till deltagare i Outlook med automatik för händelser och uppgifter Skickar en inbjudan till kalenderhändelsen med automatik till deltagarnas e-post. 13
Kortkommandon Tryck på Om du vill F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT + F10 CTRL + I CTRL + N CTRL + M CTRL + L CTRL + K CTRL + R CTRL + D CTRL + M CTRL + Q CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z DEL TAB SHIFT + TAB CTRL + HÖGERPIL CTRL + VÄNSTERPIL CTRL + HOME CTRL + END CTRL + F4 CTRL + TAB ALT + F4 ALT + TAB ALT + ESC Visa hjälp Öppna sökrutan Uppdatera en lista Gå till föregående flik i ett registerkort Gå till nästa flik i ett registerkort Starta stavningskontrollen Visa snabbmenyn för ett markerat objekt Nå inmatningsfälten i ett registerkort Nå arbetsflödet i ett registerkort Nå snabbmenyn i en lista Nå listdelen i en lista Nå knapparna i listans verktygsrad Nå registerkortet i listan om detta är öppet Nå månadskalendern om du står i ett datumfält Räkna om månadsvärde till årsvärde Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde Kopiera Klippa ut Klistra in Ångra Ta bort Gå till nästa fält Gå till föregående fält Flytta insättningspunkten till början av nästa ord Flytta insättningspunkten till början av föregående ord Flytta insättningspunkten till början av texten Flytta insättningspunkten till slutet av texten Stänga det aktiva fönstret Växla mellan öppna fönster Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet Växla mellan program i Windows Växla mellan programmen i den ordning som de startades ALT + 253 Skriva tvåan i m² ALT + 252 Skriva trean i m³ 14