DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsby kommun Kulturnämnden Antagen i kn 2008-06-18 35 och biblioteken Serie, handlingar Format Arkivläggning/ Allmän administrativ verksamhet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden inklusive tryckta handlingar Kulturnämndens protokoll i original Kulturnämndens arbetsutskotts protokoll i original Chefsgruppens protokoll Arbetsgruppers protokoll i original Pärm, årsvis i paragrafnummerordning efter 2 år Binds in. Häri även förteckningar över ärenden. Datafil Dataserver Serverrum Word och pdf-format Pärm, årsvis i paragrafnummerordning Binds in. Datafil Dataserver Serverrum Word-format Pärm, årsvis i paragrafnummerordning Datafil Dataserver Serverrum Pärm, årsvis i paragrafnummerordning Datafil Dataserver Serverrum Där kulturnämnden har sekreteraransvar.
MBL-protokoll Övriga protokoll som kulturnämnden har sekreteraransvar för Förteckning över ärenden i kulturnämndens protokoll Pärm, årsvis i paragrafnummerordning Datafil Dataserver Serverrum Pärm, årsvis i paragrafnummerordning Datafil Dataserver Serverrum Datafil Dataserver Serverrum T.ex. APT-möten, personalmöten Finns även inbundna tillsammans med protokoll Dataprogram för registrering av kulturnämndens handlingar I programmet registreras inkomna och upprättade handlingar som hör till kulturnämndens ärenden. 1996 började man med digital diarieföring i programmet Ärende som ersattes av W3D3 2005. Inga samkörningar sker. - Databas med handlingar Datafil Dataserver Serverrum I databasen finns handlingar som är upprättade digitalt eller inskannade från pappershandlingar. Inskannade - Diarielistor - Diarieplan med diariebeteckningar handlingar blir bevarade i pdf-format. Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper Från och med 2005 används en ny diarieplan med 11 huvudgrupper. Tidigare användes kommunförbundets diarieplaner. Vid förändringar tas ett arkivexemplar ut på papper. 2
Diarieförda handlingar Originallista över delegationsbeslut med underlag Kulturnämndens reglemente och andra styrdokument Meddelanden och rapporter som kommit in för kännedom och som inte lett till någon åtgärd Övriga in- och utgående skrivelser som inte hör till ett ärende men som kan vara värda att bevara av administrativ eller juridisk orsak eller att de kan ha ett forskningsvärde Korrespondens av tillfällig, ringa och rutinmässig betydelse Kulturnämndens verksamhetsberättelse eller liknande - Underlag - Kulturnämndens verksamhetsberättelse eller liknande Pärm, årsvis Datafil Dataserver Serverrum Datafil Dataserver Serverrum Sorteras efter diarieplansbeteckning och diarienummer T.ex. delegationsordning, verksamhetsmål och liknande 3 år Finns med på sammanträde där ledamöter har möjlighet att ta del av dem vid Datafil Dataserver Serverrum vid vid Datafil Dataserver Serverrum vid T.ex. meddelanden, cirkulär, reklam, handlingar inkomna för kännedom men som inte lett till en åtgärd. Se även Torsby kommuns gallringsplan för handlingar av ringa och tillfällig betydelse. Ingår i diarieförda handlingar. Ingår även i Torsby kommuns stora verksamhetsberättelse. 3
Kurs- och konferensinbjudningar vid Datafil Dataserver Serverrum vid Kurslitteratur från genomgången kurs/utbildning - Tillhör kursdeltagaren som själv beslutar om bevarandet Kopior på statistikrapporter till SCB efter Statistikuppgifter rapporteras digitalt 2 år via Internet. I samband med detta tas Förteckning över förtroendemän i kulturnämnd Datasystem för hantering av register över förtroendevalda - Databas med uppgifter om Datafil Dataserver Serverrum förtroendevalda - Förteckning över ledamöter och ersättare i kommunens nämnder Organisationsplaner Handlingar rörande samlingar som donerats till Torsby kommuns kulturnämnd - Gåvo- och donationshandlingar Pärm, Kultur- till kulturnämnden kartong eller kansliet annan - Avtal angående upphovsrätt och rätten att använda de donerade arkivhandlingarna i t.ex. utställningar och publikationer kapsel en kopia ut på papper. Denna förteckning upprättas varje år. Truman installerades 2002. Inga samkörningar sker. Ett arkivexemplar bevaras på kommunstyrelsens kansli för varje valperiod T.ex. fotosamlingar, manuskript och liknande. 4
Bruksanvisningar till kontorsmaskiner och liknande Enkäter - Svar på externa enkäter, kopia - Kulturnämndens enkäter - Sammanställningar över enkätsvar Inventarieförteckningar Avtal - Avtal som rör ett samarbete eller större åtagande över en längre tid och som kan ha ett forskningsvärde - Avtal av rutinmässig karaktär vid vid 2 år efter avtalstidens utgång Allmänkulturell verksamhet som bedrivs i egen regi t.ex. handlingar rörande bidrag, arrangemang m.m. Kan gallras om sammanställning görs Gäller enkäter som Kulturnämnden I Torsby skickat ut Om sådana upprättas bör de bevaras. T.ex. samarbetsavtal mellan bibliotek och Klarälvdalens folkhögskola samt samarbetsavtal mellan Torsby kommun och Värmlands museum angående Finnkulturcentrum T.ex. avtal rörande leasing av kontorsmaskiner, telefoner, kaffeautomater, hyreskontrakt samt licenser till olika databaser Tryckta kulturprogram, affischer, broschyrer, informationsblad och liknande som framställs av kulturförvaltningen Ett arkivexemplar av böcker och publikationer som kulturnämnden ger ut T.ex. Vad händer I Torsby T.ex. Kulturnämndens skriftserie 5
Protokoll och handlingar från samarbetsorgan I kulturfrågor där kulturnämnden har sekreteraransvar Verksamhetsstatistik, om den ej är redovisad I års- eller verksamhetsberättelser Verksamhetsplaner, allmänna och specifika Handlingar rörande remisser och yttranden - Kulturnämndens egna remisser med svar - Underlag till yttrande vid T.ex. kulturrådet. T.ex. kulturminnesvårdsprogram T.ex. tryckta publikationer från myndigheter. Om underlaget är skrymmande t.ex. en bok eller liknande kan man ta en kopia på omslaget och lägga den i akten. Boken kan man sedan placera i kommunens nämndbibliotek och hänvisa dit från akten. På CD-skiva Datafil Dataserver Serverrum vid - Kulturnämndens yttrande Yttrandet skickas till annan nämnd, kopia i t.ex. myndighet eller annan instans. namngivningsfrågor Datafil Dataserver Serverrum Program och andra handlingar av vikt som hör till kulturminnesvården Handlingar rörande kulturnämndens Se även under rubriken Handlingar bild- och filmsamlingar med rörande samlingar som donerats till tillhörande register Torsby kommuns kulturnämnd - Tidningsurklipp Kartong Närarkiv Tidningsklippen bör klistras upp på syrafritt papper med bokbinderilim. 6
- Fotografier och film Egenproducerade ljudband och videogram Bilddokumentation över arrangemang, verksamheter, byggnader och miljöer Arrangemang Pärm, kartong eller annan förvaringskapsel Närarkiv Foton bör monteras på syrafritt papper med hjälp av fotohörn. Uppgift om vad fotot föreställer samt när det är taget bör framgå. Datafil Dataserver Serverrum Bör skrivas ut på arkivgodkänt papper för bevarande Negativ och filmrullar I godkända negativfickor och på filmrullar Pärm Närarkiv Negativ ska förvaras i godkända negativfickor i ett svalt, mörkt och torrt utrymme med jämn temperatur (+16-20 C) och luftfuktighet (RF 30-40 %). Se upp med så kallad nitratfilm som bör förvaras separat på grund av brandrisken! Bästa förvaring är i ett så kallat klimatarkiv som Värmlandsarkiv i Karlstad tillhandahåller. Magnetband Datafil Dataserver Serverrum Pärm, kartong eller annan förvaringska psel Kassettband, VHS-band och liknande. Förvaras svalt och torrt helst i ett klimatarkiv. Bär spolas om 1 gång per år. Detta förlänger livslängden på banden. Bästa förvaring är i ett så kallat klimatarkiv som Värmlandsarkiv i Karlstad tillhandahåller. Närarkiv Foton bör monteras på syrafritt papper med hjälp av fotohörn. Uppgift om vad fotot föreställer samt när det är taget bör framgå. 7
- Handlingar rörande lokaluthyrning - Arrangörskontrakt - Bokningsschema, bokningsbesked - Program över arrangemang som anordnats av kulturnämnden - Handlingar rörande artistersättning - Dokumentation över arrangemang i form av foton, video/filminspelningar och liknande Handlingar rörande vänorter - Handlingar rörande utnämnande av vänort - Handlingar rörande besök i vänort 2 år efter avtalstidens utgång 2 år efter upphörd giltighet vid T.ex. ansökningar om förhyrning, uthyrningskontrakt som är underlag för debitering och krav av hyror, statistik över uthyrning Barnteater, sagostunder m.m. efter 10 år Ingår I verifikationer, Pärm Närarkiv T.ex. utställningar film Ofta förekommer det en del böcker, broschyrer, flaggor och andra minnessaker i samband med dessa utbyten. Dessa gåvor brukar ställas ut i montrar och liknande. - Program vid mottagning av vänort Dokumentation över kommunens Datafil Dataserver Serverrum Tas ut på papper för bevarande konstsamlingar Pärm Närarkiv Dokumentationen kan bestå av register och/eller foton 8
Handlingar kring inventeringar som kulturnämnden tagit initiativ till, t.ex. byggnadsinventeringar Handlingar som rör utbildningar som Kulturnämnden anordnat Program Datafil Dataserver Serverrum Deltagarlistor Datafil Dataserver Serverrum Undervisningsmaterial som kulturnämnden själv tagit fram och producerat Datafil Pärm Dataserver Serverrum Undervisningsmaterial som kommer färdigt från t.ex. vid myndigheter m.m. Resultat från eventuell prövning Rapport från kursledare, om sådan upprättas Datafil Dataserver Serverrum Datafil Dataserver Serverrum STIM avtal Underlag för statistik, besöksrapporter och liknande Allmänkulturell verksamhet, bidrag 2 år efter upphörd giltighet vid För handlingar som rör upphandlig av utbildare, se under rubriken upphandling Det sker en årlig avstämning med STIM Det vill säga när sammanställning är gjord 9
Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till föreningar Ansökningshandlingar till kulturstipendiat Sammanställningar över utdelade stipendier Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar Studieförbundets ansökningshandlingar Bidragsansökningar från föreningar Biblioteksverksamheten efter 5 år efter 5 år Uppgifterna finns även i kulturnämndens protokoll T.ex. stipendier ur Kulturstipendiet och Christine Rebanes minnesfond. Uppgifterna finns även i kulturnämndens protokoll Med undantag för års- och verksamhetsberättelser Med undantag för års- och verksamhetsberättelser Dataprogram för hantering av bokbestånd och låneverksamheten - Databas med uppgifter om bibliotekets bestånd och nyförvärvslistor - Databas med uppgifter om lånekortsinnehavare och utlånade böcker BOOK-IT togs i bruk 2001. Inga samkörningar sker. Dataprogram för digitala beståndskataloger har införts successivt på skolorna med början 2002. Datafil Dataserver Serverrum Uppdateras kontinuerligt. Speglar samhällsutvecklingen som t.ex. invandringen och den teknologiska utvecklingen. En datafil i Exel-format tas ut med jämna intervall, förslagsvis en gång per år för Datafil Dataserver Serverrum vid bevarande. Uppdateras kontinuerligt. Med kravbevakning. Uppgift om vilka böcker låntagaren lånat försvinner vid återlämning. 10
Utlåningsstatistik till SCB, kopia. Förteckningar över tidskrifter och dagstidningar Informationsbroschyr eller liknande som ges av biblioteket Följesedlar Handlingar rörande bokbussen, fordonshandlingar - Handlingar rörande köp och försäljning - Registreringsbevis - Besiktningshandlingar - Instruktionsböcker - Turlistor för bokbussen - Handlingar rörande bensinkort - Körjournaler och kvitton på bensin - Handlingar rörande försäkringsärenden - Historik/dokumentation om bokbussverksamheten Handlingar rörande prenumeration på tidskrifter vid vid vid Original till SCB Om förteckningar med dessa uppgifter upprättas bör de bevaras. I arkivexemplar bevaras. T.ex. Välkommen till Torsby bibliotek Det gamla besiktningsprotokollet kan gallras när man fått ett nytt vid vid 6 år 2 år Vid t.ex. skadeanmälningar efter slutlig reglering av ärendet vid 11
vid Trasiga böcker Handlingar rom rör personal, inklusive personalredogörarens handlingar Annons om ledig tjänst elektroniskt anslagen annons Ansökningshandlingar: - Ansökan - Meritsammanställning/CV - Betyg/intyg för sökande som fått tjänsten - Betyg/intyg för sökande som inte fått tjänsten Datafil Dataserver Serverrum Kommunen använder ett verktyg för att publicera platsannonser på Internet och/eller intranät. Ibland annonseras tjänster också i tidningar. Annonser från Internet/intranät och annonser i tidningar skrivs ut för bevarande. I diarium eller pärm Handlingar rörande bokreklamationer Datafil Dataserver Serverrum Datafil Dataserver Serverrum I personaldossié Löne- och eller återsänds tidigast Platsannonserna bevaras tillsammans med ansökningarna till tjänsten. Samtliga kommunens platsannonser bevaras också samlade på personalavdelningen. Till löne- och Kopior på betyg/intyg sänds åter till den sökande om han/hon har begärt det annars gallras de vid. Kommunfullmäktiges beslut 010226 7 12
Datafil Dataserver Serverrum eller återsänds tidigast Svarsbrev till de som inte erhållit tjänst Diariet Anställningsbevis blankett-set eller en datafil - mall Med underskrift av arbetsgivare och arbetstagare 1. Arbetstagarens exemplar Till den anställde 2. Arkivexemplar för personaldossié I personaldossié Löne- och personal- Till löne- och 3. Anställningsmyndighetens kulturnämndens - exemplar 4. Personal- och löneavdelningens exemplar kontoret Pärm Löne- och Pärm Kultur- efter 3 år 5. Personalredogörarens exemplar kansliet Handlingar rörande övriga Personaldossié Löne- och överenskommelser i samband med personal- anställning, t.ex. förmåner av olika avdelningen slag Nyckelkvittens, original Pärm Kansliet När nyckeln återlämnas Postöppningsfullmakt Personaldos vid sier Underlag till delegationsbeslut. Hos anställningsmyndigheten kulturnämnden. Se förteckning över anmälan av delegationsbeslut i personalärenden Till löne- och där de gallras efter 3 år. Hos kulturnämndens personalredogörare Till löne- och personalkontor som bevarar dessa handlingar i personaldossié Kvittensen finns hos den som lämnat ut nyckeln (Kulturnämndens kansli) Förvaras på kulturkansliet för att lätt se vem eller vilka som skall öppna posten när den anställde inte är i tjänst. 13
Tjänstgöringsintyg/betyg Personaldossién Löne- och Arbetsgivarintyg till t.ex. A-kassa Pärm Tjänstemans vid rum Datafil Dataserver Serverrum vid Önskemål om höjd sysselsättning vid Anspråk på företrädesrätt till ny anställning vid Rapport om tillbud/olycka I personaldossié Löne- och personal- kontoret Handlingar rörande arbetsmarknadsåtgärder - beslut Arbetsschema Dokumentation över skyddsronder Handlingar rörande I personaldossié kompetensutveckling för personal Löne- och Lönerapportering vid Till löne- och Upprättas månadsvis och omfattar 4 veckor Tjänstgöringsrapport/anställningsbes lut intermittent anställning (springvikarie) - Personal- och löneavdelningens exemplar I personaldossié Löne- och Till löne- och, fungerar också som anställningsbeslut/bevis. 14
- Personalredogörarens exemplar Reseräkningar (med traktamente) - Personal- och löneavdelningens exemplar - Personalredogörarens exemplar Sjukdom/Läkarbesök/Arbetsskada - Personal- och löneavdelningens exemplar - Personalredogörarens exemplar Ledighetsansökan - Personal- och löneavdelningens exemplar Pärm, månadsvis Pärm, månadsvis Pärm Löne- och Pärm, månadsvis Pärm Löne- och efter 3 år efter 3 år efter 3 år Till löne- och Personalredogörarens exemplar. Till löne- och Personalredogörarens exemplar. Till löne- och Pärm Löne- och Pärm, Kultur- - Personalredogörarens Personalredogörarens exemplar. exemplar månadsvis kansliet Läkarintyg Originalet till Försäkringskassan - Ett exemplar Till personalavdelningen, sekretessbelagd, dölj diagnos. - Ett exemplar Pärm, årsvis Arvoden förtroendevalda Personalredogörarens exemplar, sekretessbelagd, dölj diagnos. Tjänstgöringsrapport förtroendevalda Pärm Löne- och efter 3 år Till löne- och 15
Intyg om förlorad arbetsförtjänst Pärm Löne- och efter 3 år Till löne- och EU-bidrag Ansökan kopia Beslut om stöd Verksamhet och kompetensanalys kopia Handlingsplan kopia Registreras i kulturnämndens diarium. Original skickas till rådet för Europeiska socialfonden (ESFrådet). T.ex. Växtkraft Mål 3 insatsområde 1. Registreras i kulturnämndens diarium. Från rådet för Europeiska socialfonden (ESF-rådet) med uppgift om hur mycket pengar som beviljats. OBS en kopia ska alltid skickas till ekonomikontoret för att de ska kunna bokföra det inkomna bidraget på rätt konto samt att de ska få upplysning om väntade bidrag. Registreras i kulturnämndens diarium. Original skickas till rådet för Europeiska socialfonden (ESF rådet) Registreras i kulturnämndens diarium. Original skickas till rådet för Europeiska socialfonden (ESF rådet) 16
Rekvisition begäran om att få bidrag utbetalt enligt beslut kopia Avisering om utbetalt belopp Handlingar rörande ekonomi efter 10 år Registreras i kulturnämndens diarium. Från AMS. Skickas till rådet för Europeiska socialfonden (ESF rådet). Utbetalning från AMS via Pg som ingår i verifikationsserie på ekonomikontoret. 10 år Skickas ut från AMS till projektansvarig som ska vidarebefordra den till ekonomikontoret. Ingår i verifikationsserie på ekonomikontoret. Verifikationer, bokföringsorder och internräkningar Pärm, i verifikationsnummerordning Garantisedlar Följesedlar Räkningsspecifikatioin/debiteringsunderlag, utgående räkning, kopia Handlingar rörande kassahantering vid bibliotek - Kassaregistrering - kassaremsor 10 år 2 år efter garantitidens utgång Pärm Kansliet Pärm Tjänstemans rum efter 6 år För t.ex. lokalhyra, förkomna böcker och bibliotekstjänst (Klarälvdalens folkhögskola) Kassa- och kaffeautomat. 17
- Kassarapport med kassaremsor dagliga Pärm Tjänstemans rum - Kvittens på insättning på bank Pärm Tjänstemans rum Upphandling - Direktupphandling - Antagna offerter - Ej antagna offerter - Anbudsförteckning/beslut Budget - Kulturnämndens förslag till budget - Budgetuppföljning - Budgetrapporter efter 6 år 2 år efter beslut Nämndbeslut finns i protokoll. Är beslutet taget per delegation syns det i tagna delegationsbeslut. Anbudsförteckning/beslut upprättas vid öppnande av anbud. I kulturnämndens diarium hamnar det under upphandling eller delegationer. Sammanställd av Kristina Hellberg 2008 18