Så skickar ni elektroniska fakturor till Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved
Information till leverantörer 2 (5) Bästa leverantör, kan ta emot e-fakturor via Basware. Detta dokument innehåller viktig information för er och er e- fakturaoperatör samt beskriver steg för steg hur ni kommer igång. Vårt mål är att minska kostnaderna både för oss som företag och för er som leverantör. Vidare bidrar elektronisk fakturahantering till en förbättrad miljö. För att kunna skicka elektroniska fakturor behöver ni ha en e-fakturaoperatör. Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e-fakturor, kontakta gärna Basware på activation.services@basware.com så hjälper de er att hitta en lösning. Gör så här: STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör Om ni redan anlitar en e-fakturaoperatör/van, be denne kontrollera att samtrafikförbindelse existerar med Basware och delge operatören detta dokument. STEG 2. Skapa en testfaktura Nästa steg är att skapa en testfaktura. Säkerställ att alla obligatoriska fakturafält (avsnitt C) finns med och var extra observant på JMs krav om att beställarens referens ska finnas angivet. Det är även önskvärt att ni under testfasen indikerar att det handlar om en testfaktura genom att skriva TEST någonstans i fakturafälten, lämpligen på huvud och radnivå. Vänligen ange Beställarens referens som K00131 och Beställare som Anna Hansson under testfasen. STEG 3. Skicka testfakturan a) Be er operatör att de skickar/routar testfakturan till JM via Basware som verifierar och konverterar fakturan i enlighet med uppställda krav. b) Vänligen informera samtidigt JMs kontaktperson via e-post e-faktura@jm.se när ni skickar testfakturan. STEG 4. Feedback från JM JM granskar testfakturan och godkänner er för påkoppling av skarpa e-fakturor alternativt ber er justera testfakturan och upprepa steg 2 och 3. STEG 5. Börja sända e-fakturor Vänligen meddela JMs kontaktperson via e-postadress e-faktura@jm.se när ni har skickat er första produktionsfaktura. Han/hon kommer då att kontrollera att fakturan mottagits på ett korrekt sätt. Vid eventuella felaktigheter kan det bli nödvändigt att återgå till testfas. Om ni eller er e-fakturaoperatör har frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta Basware på activation.services@basware.com. De kommer att göra allt de kan för att hjälpa er! Med vänlig hälsning,
Information till leverantörer 3 (5) A. ALLMÄN INFORMATION KRING E-FAKTURA TILL JM 1. Fakturatyper Giltiga fakturatyper är debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor 2. Samlingsfaktura JM kan elektroniskt ta emot både enkla fakturor och samlingsfakturor. JM har som krav att fakturering ska ske på samma sätt elektroniskt som tidigare skett via pappersfaktura. Det betyder att om samlingsfaktura idag skickas i pappersform så ska samlingsfaktura även skickas i elektroniskt format. Om detta inte är möjligt, vänligen kontakta JM enligt kontaktuppgifter nedan innan ni går vidare. 3. Format Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e-fakturaoperatör och Basware, vilket vanligtvis är det format som er e-fakturaoperatör kan hantera. 4. Fakturabild Fakturabilder ska bifogas i PDF- eller TIFF-format. Om det inte bifogas någon fakturabild, eller om den är i ett annat format, genereras en standardiserad fakturabild. 5. Bilagor JM behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Om er e- fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med JM innan ni går vidare. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta Basware. B. E-FAKTURAADRESSER OCH OPERTÖRS ID Basware är den e-fakturaoperatör som levererar e-faktura till JM. Operatör Basware Corporation Operatörs ID BAWCFI22 Vänligen försäkra er om att ni har rätt e-fakturaadress/ovt i fakturan. Fakturor utan giltig e- fakturaadress kommer inte att kunna nå JM. Enhet /Företag Org.nr E-fakturaadress 556045-2103 000755604521031000 JM Entreprenad 556060-8837 000755604521031920 JM Suomi OY 1974161-8 003719741618 JM Norge AS Ännu ej aktuell för e-faktura Bruket i Kalhäll Exploaterings KB 969653-9122 000755604521031840 JM Värmdöstrand AB 556001-6213 000755604521031870 SBC Bo 556754-2138 000755604521033780 AB Vävnaden 556806-1419 000755604521033806 AB Grammet 1 556806-1427 000755604521033807
Information till leverantörer 4 (5) Enhet /Företag Org.nr E-fakturaadress BRO Haifa AB 556821-1949 000755604521033810 Förvaltnings AB Hyresrätten2 556810-9580 000755604521033813 Stockholm Pundet 1 AB 556852-1297 000755604521033815 Förvalt.AB Storskogen 556869-2098 000755604521033817 Kvarnholmen Utveckling AB 556710-5514 000755604521038000 Kvarnholmen Holding AB 556710-2263 000755604521038001 Holmenkvarnen 5 AB 556710-2388 000755604521038002 Holmenkvarnen 6 AB 556710-2321 000755604521038003 Holmenkvarnen 7 AB 556710-2313 000755604521038004 Holmenkvarnen 8 AB 556708-8728 000755604521038005 Holmenkvarnen 1 AB 556710-3451 000755604521038006 C. OBLIGATORISK INFORMATION PÅ E-FAKTUROR TILL JM Vänligen säkerställ att följande typer av information finns med på era e-fakturor till JM. Merparten av informationen är lagstadgad, medan de övriga fälten behövs för att möjliggöra automatisk fakturahantering hos JM. Typ av information Leverantörens e-fakturaadress Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens organisationsnummer Leverantörens kontonummer Kundens e-fakturaadress Kundens namn Kundens adress Beställarens referens Beställare Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Fakturabelopp brutto Fakturabelopp netto Kommentar Leverantörens e-fakturaadress T.ex bankgiro eller plusgironummer e- fakturaadress. Se avsnitt B ovan. Namn på beställande företag Kundens faktureringsadress Leverantörsfakturor som skickas till JM ska alltid innehålla en referens om projektelement (exempel P.035101.1.4), kostnadsställe (exempel K00033) eller förvaltarenhet (Exempel F00020) Namn på beställare Fakturabelopp inklusive moms Fakturabelopp exklusive moms
Information till leverantörer 5 (5) Typ av information Omvänd betalningsskyldighet VAT nr Valuta För varje produktrad: Kontraktsnummer Ordernummer Kommentar Ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan om det är aktuellt. Valutakod, t.ex. SEK Om kontraktsnummer existerar ska denna information finnas med i fakturainformationen. Se avsnitt D nedan. Om Ordernummer existerar ska denna information finnas med i fakturainformationen. Se avsnitt D nedan. D. KOMPLETTERANDE INFORMATION VI BER ER ATT NOTERA FÖLJANDE: JM har som krav att fakturor alltid innehåller beställarens referens enligt tabellen ovan. När ni ska skicka er första riktiga e-faktura (ej testfaktura) ber vi er informera JMs kontaktperson via e-faktura@jm.se. JM använder kontraktsnummer för att automatiskt matcha er faktura gentemot kontraktet varför det är viktigt att ni får med denna information på fakturan. JM använder ordernummer för att automatiskt matcha er faktura gentemot den lagda ordern var vänlig och inkludera JMs ordernummer i fakturan i de fall detta är tillämpligt. E. KONTAKTINFORMATION Företag e-postadress Telefonnummer e-faktura@jm.se Ekonomi & Finans: Anna Hansson, 08-782 85 58 Inköp: Marcus Lund, 08-782 87 61 IT: Morgan Holdar, 08-782 11 57 Basware service desk support.center.scandinavia@basware.com +46 8 50 57 44 44