Anbudsförfrågan 1(8) 2015-04-10 114-2447-2015 Anbudsförfrågan gällande kort och långtidshyra av hyrbilar med högmarkfrigång och fyrhjulsdrift för fältbruk under 2015 till Länsstyrelsen i s län Bakgrund Länsstyrelsen genomför många olika aktiviteter under barmarkssäsongen. Det rör sig bland annat om kontrollverksamhet för lämnade jordbruksstöd samt inventeringar och fältstudier av olika slag. I många fall sker förflyttningar utanför det allmänna vägnätet vilket ställer särskilda krav på fordonen Men anledningen till detta finns behov av att hyra bilar med hög markfrigång och fyrhjulsdrift med stora lastutrymmen. Länsstyrelsen i inbjuder er att lämna anbud på angivna tjänster. Administrativa bestämmelser Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. 3 LOU (2007:1091). Avtal kommer att tecknas som ett avropsavtal med lägsta pris rangordning. Anbudet ska vara skriftligt och skrivet på svenska. Endast anbud inskickade per post accepteras. Anbudet ska skickas i slutet kuvert som sedan i sin tur ska ligga i ett ytterkuvert (för att undvika att anbudet öppnas av misstag). Båda kuverten ska vara märkta med ANBUD Hyrbilar med hög markfrigång under 2015 och dnr 114-2447-2015 Sista datum för mottagande av anbud är 2015-04-22 OBS! Endast skriftliga anbud inkomna i rätt tid kommer att utvärderas. Vid en eventuell överprövning ska anbudens giltighetstid automatiskt förlängas till 14 dagar efter det datum förvaltningsrättens/kammarrättens/regeringsrättens dom har vunnit laga kraft Anbudet skickas till adress: Länsstyrelsen i s län Diarium och arkiv Storgatan 71B 901 86 UMEÅ Länsstyrelsen Storgatan 71 B Växel 010-225 40 00 Fax 010-225 41 10 vasterbotten@lansstyrelsen.se 901 86 UMEÅ www.lansstyrelsen.se/vasterbotten
Anbudsförfrågan 2 Det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Upphandlingen kan komma att avgöras utan förhandling. Om uttrycken skall eller ska har angivits avses krav som måste vara uppfyllda för att anbudet ska vara kvalificerat att gå vidare i anbudsbedömningen. Meddelande om vem som har fått anbudet samt motivering (tilldelningsbeslut), skickas till anbudsgivarna e-post, Spärrtiden dvs. tid för överprövning är 10 dagar och tidräkningen startar från och med dagen efter e-post har skickats. Ni ska därför uppge e-postadress dit tilldelningsbeslutet ska skickas. Kontrakt kommer att skrivas först efter att de 10 dagarna har passerat (spärrtiden/överprövningstiden). Anbudsgivaren ska lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i denna anbudsförfrågan och anbudet ska innehålla svar på samtliga frågeställningar. Möjlighet att komplettera uppgifter i anbud är begränsade. Reservationer gällande ställda krav accepteras inte. Anbud kan lämnas på hela eller delar av uppdraget. Anbud kan lämnas på fordonstyp. Anbud kan även samtliga fordonstyper. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. Namn: Helen Dahlberg Telefonnr: 010-225 42 09 E-postadress: helen.dahlberg@lansstyrelsen.se Vårt referensnummer: 114-2447-2015 Eventuella frågor rörande anbudsunderlaget ska ställas per e-post till kontaktpersonen enligt ovan och kommer att besvaras på Länsstyrelsens webbplats http://www.lansstyrelsen.se/vasterbotten/sv/omlansstyrelsen/upphandlingar/pages/default.aspx under aktuell rubrik för upphandlingen. Frågorna ska vara ställda senast 5 kalender dagar innan anbudstidens utgång för att kunna tas i beaktande och kommer att besvaras senast 3 kalenderdagar innan anbudstidens utgång. Kvalifikationskrav Anbudsgivaren ska lämna uppgifter till länsstyrelsen om sin förmåga att utföra uppdraget enligt kravspecifikationen. Leverantören ska enligt LOU (2007:1091) 10 kap. 1 uteslutas från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som beskrivs i den 1.
Anbudsförfrågan 3 Av anbudet ska framgå om anbudsgivaren avser att anlita underleverantör. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att godkänna leverantörernas eventuella underleverantörer. Skatter och sociala avgifter Länsstyrelsen gör registrerings-, avgifts- och skattekontroll. Anbudsgivaren ska lämna namn/firma, adress och person/org.nr i anbudet. Anbudsgivande företag ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige alternativt hemlandet om företaget är registrerat i annat land. Anbudsgivare som har oreglerade skatteskulder kan komma att diskvalificeras. I det fall företaget avser att använda underleverantör för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget ska även dessa företag uppfylla ovanstående krav. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att godkänna leverantörernas eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren behöver ej lämna in några uppgifter mer än sitt organisationsnummer. Skattekontroll görs av Länsstyrelsen via avtal med Skatteverket. Sanningsförsäkran Leverantören ska intyga att det inte finns någon grund för uteslutning från deltagande i upphandling, enligt 15 kap 13 1 st LOU, genom att bifoga sanningsförsäkran undertecknad av behörig firmatecknare eller annan behörig företrädare (bilaga 2). Enligt LOU ska upphandlande myndighet utesluta leverantör från deltagande om leverantören enligt lagakraftvunnen dom dömts för Deltagande i kriminell organisation Bestickning Bedrägeri Penningtvätt Ekonomisk redovisning och ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska intyga att ansvarsförsäkring finns genom att bifoga kopia på gällande ansvarsförsäkring. Anbudsgivaren ska intyga att de har ekonomiska möjligheter att leverera tjänsten genom att bifoga kopia på kreditinformation för bedömning från ett kreditupplysningsbolag eller likande dokumentation. Underlaget bör ej vara äldre än 6 månader och för inskickat ekonomiskt underlag ska inte vara äldre än 12 månader. Av kopian ska framgå organisationsnummer och vem som är firmatecknare.
Anbudsförfrågan 4 Begäran om upplysningar Offentlig upphandling SKV 4820 behöver inte skickas in. Länsstyrelsen kommer att kontrollera uppgifterna direkt via Skattemyndigheten. Kravspecifikation Anbudsgivaren ska ha den tekniska förmåga, kapacitet och resurser som krävs för att utföra uppdraget. Det innebär att företaget ska beskriva Er: Erfarenhet inom området Kompetens inom området Kapacitet och resurser för att utföra uppdraget Vid anmodan ska anbudsgivaren skicka in dokument för att bekräfta sin tekniska förmågan samt kapacitet och resurser. Bilkategorier Kategori A Mindre SUV eller Kombi med hög markfrigång och fyrhjulsdrift (VW Tiguan, Volvo XC60, Nissan Qashqai, Toyota RAV4 eller likvärdig). 19 cm är minsta tillåtna markfrigång. Kategori B Större SUV med fyrhjuldrift (Nissan X-Trail, Qashqai +2, Volvo XC70 eller likvärdig) 20 cm är minsta tillåtna markfrigång. Vänligen fyll i Prisbilaga Bilaga 1. Kravspecifikation gemensam för samtliga fordonklasser Fordonen ska under hela hyresperioden uppfylla lagstadgade krav Märke och modellbeteckning ska anges Fordonen ska vara av 2010 års modell eller senare. Pris ska anges för fria mil Fordonen ska ha lastgaller och/eller lasthållare som på ett godtagbart sätt kan förankra lasten i lastutrymmet Fordonen ska vara utrustade med krockskydd och antisladdsystem i enlighet med bestämmelserna i Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor Samtliga fordon ska kunna köras med B-körkort
Anbudsförfrågan 5 Fordonen ska vara utrustade med däck som har minst tre (3) mm mönsterdjup. Fordonen ska vara rökfria. Fordonen ska vara utrustade med radio. Fordonen ska vara utrustade med AC eller motsvarande. Fordonen ska vara utrustade med: - Vägkarta - Första hjälpen-kudde - Instruktionsbok för det förhyrda fordonet - Reflexväst -Varningstriangel Kravspecifikation per fordonsklass för fältbruk Biltyp A (lämplig för ex elfiske) Markfrigång >180 mm Lastvolym >400 liter Dragkrok Ja Däck Anpassade för skogsbilvägar Motorstyrka (maxeffekt) >75 kw Drivsystem 4-hjulsdrift Maxålder 4 Biltyp B (lämplig för ex nätfiske med båt på trailer) Markfrigång >200 mm Lastvolym >500 liter Dragkrok Ja Däck Anpassade för skogsbilvägar Motorstyrka (maxeffekt) >100 kw Drivsystem 4-hjulsdrift Maxålder 4 Krav på tjänsten Inga särskilda kostnader ska påföras för tvätt eller tankning efter hyrtidens utgång. Vid leverans av fordonen ska ett besiktningsprotokoll medfölja varje fordon där eventuella skador finns angivna. Detta protokoll ska finnas med även om inga skador finns vid hyresperiodens början, vilket då ska framgå i protokollet. Leverantören ska säkerställa att fordonsskatt gällande lagstiftning, samt stå för samtliga kostnader i samband med detta
Anbudsförfrågan 6 Vid leverans av fordon ska leverantören tillse att dessa är fulltankade Kostnad för tankning, exkl. bränslekostnaden, av återlämnade fordon ska ingå i priset för fordonshyran. Fordonen ska vara försäkrade av leverantören. Självriskreducering (CDR) och stöldskydd (TP) ska ingå i priset. Försäkringskonstruktionen ska vara sådan att den ska täcka skador som inträffar dels vid fordonens ordinarie användning och uppställning vid Länsstyrelsen, dels vid den begränsade privata användning som kan förutses och dels vid tider då fordonen är uppställda på annan plats än Länsstyrelsen. Anbudsgivare ska redovisa försäkringsvillkor och hanteringen vid uppkommen skada Leverantören ska stå för alla kostnader som uppkommer till följd av normalt slitage. Med detta avses slitage som inte innebär större värdeminskning än vad som är normalt för den aktuella typen av fordon under den aktuella hyresperioden Journummer för resenärer eller dess företrädare Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla en supportfunktion (help-desk). Den ska vara bemannad med personal under helgfri vardag mellan kl 07:00-18:00. Syftet med help-desken är att avropsberättigad ska kunna få hjälp vid problem med det förhyrda fordonet. Åtgärder vid problem med fordonet Vid problem med fordonet ska leverantören åtgärda problemet. Om problemet innebär att fordonet ej är körbart så ska leverantören tillse att resenären kan fortsätta resan. Leverantören ska stå för alla kostnader i samband med detta förutom i de fall problemet uppstått genom resenärens förskyllan. I det fall leverantören inte löser problemet inom 60 minuter ska ett hyresdygn dras av från aktuell hyra, om inte problemet uppstått genom resenärens förskyllan. Samråd vid service Vid service samt byte av fordon ska planering av bytestillfället ske i god tid före bytet/servicen i samråd med ansvarig kontaktperson hos länsstyrelsen ska leverantören på begäran tillhandahålla likvärdigt ersättningsfordon.
Anbudsförfrågan 7 Estimerat behov av fältmässiga bilar under barmarkssäsongen 2015 Biltyp A Månad April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Antal 1 på månadsbasis 5 på månadsbasis 11 på månadsbasis 11 på månadsbasis 11 på månadsbasis, 1 på veckobasis 8 på månadsbasis, 1 på veckobasis 4 på månadsbasis, 1 på veckobasis 1 på månadsbasis, 1 på veckobasis 1 bil strödagar Biltyp B Månad Juli Augusti September Oktober Antal 1 på månadsbasis 2 på månadsbasis 1 på månadsbasis 1 på månadsbasis Anbudsutvärdering Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Under anbudsprövningen kan beställaren medge att anbudsgivaren får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet (LOU 15 kap. 12 ). Prövningen av inkomna anbud sker i tre steg:
Anbudsförfrågan 8 Steg 1: Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören och undersökningen. Steg 2: De anbud som visat sig uppfylla dessa krav går genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven i kravspecifikationen är uppfyllda. Att samtliga ska-krav är uppfyllda är en förutsättning för att anbudet går vidare till anbudsutvärdering steg 3. Steg 3: Bland de anbud som därefter kvarstår kommer anbuden att rangordnas efter pris per fordonsklass. Pris ska anges per fordonsklass, vilket innebär att om fler än en bilmodell erbjuds ska samma pris gälla för samtliga bilmodeller inom respektive fordonsklass. Om två anbud lämnar samma pris kommer lottning att avgöra. Helen Dahlberg Upphandlare Bilaga: 1. Prisbilaga 3. Sanningsförsäkran