Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Proffsdagar 2016-05-26
EFFECTO
Processorganisation Styrgrupp Ekonomichefer Processledargrupp Budget Uppföljning Prognos Redovisning och Bokslut Inköp Leverantörsfakturor Kundfakturor
Vision Moderna och effektiva ekonomiprocesser för Malmö stad Malmö stads ekonomiprocesser ska vara moderna och effektiva samt kännetecknas av hög kvalité och säkerhet. Vi ska ha en kultur som tillåter och uppmuntrar förbättringar och förenklingar av ekonomiprocesser i syfte att frigöra mer tid för analys och verksamhetsstöd.
Kundnytta Effektiva ekonomiprocesser av hög kvalité som stödjer verksamheten/kundernas behov och kommunens ekonomistyrning. Medarbetare inom stadens ekonomifunktioner ska ha god kunskap, om både ekonomiprocesserna i Malmö stad och den verksamhet man arbetar i, för att tillgodose kunderna som finns lokalt och centralt.
Ledtid Effektiva ekonomiprocesser i jämförelse med jämförbara organisationer utifrån transaktionskostnad och ledtid. Korta ledtider förväntas innebära lägre kostnader för processen och/eller möjliggöra snabbare beslut och större förmåga att anpassa verksamheten utifrån förändrade förutsättningar. Korta ledtider i processer där det är möjligt med bibehållen eller högre kvalité genom optimering och standardisering samt genom eliminering av överflödiga aktiviteter. Utnyttja IT-stödens fulla funktionalitet för effektivisering och automatisering.
Processutveckling Malmö stad ska ha en processhandbok som beskriver roller och ansvar för processer samt metoder och verktyg för kartläggning och utveckling av processer. Processledare och processdeltagare ska ha god kunskap i verktyg och metoder som används vid kartläggning och utveckling av processer. Processerna ska ständigt utvecklas, förbättras och effektiviseras. Effekten av genomförda förändringar ska mätas och analyseras.
Processhandbok Roller och ansvar Metodik och verktyg för processkartläggning Metodik och verktyg för processutveckling
Mäta och följa upp processer Bryta ner mål till mål för processen Identifiera kunder Inventera kundernas behov och önskemål Ta fram mått för att mäta kundnöjdhet och måluppfyllelse
UPPHANDLING AV EKONOMISYSTEM
Raindance - avtal 2006-2012 2013-2014 2015-2016 2017
Styrgrupp Ekonomichefer Projektledare Projektgrupp Budget Uppföljning Prognos Redovisning och bokslut Inköp Leverantörsfakturor Kundfakturor Anläggningsredovisning Tid & Projekt Internfakturering Utdata Centrala behov och krav Teknik Centrala systemkrav Ekonomimodell Kommun- och koncernkonsolidering
Upphandling av ekonomisystem Projektplan Februari 2015 Omvärldsanalys Marknadsanalys Behovskartläggning Våren 2015 Annonsering Utvärdering Hösten 2015 Implementering 2016 och 2017
Omvärldsanalys Hur har andra gjort? Vilka system används? Vilka krav har ställts?
Marknadsanalys Unit4 Business World (Agresso), Unit4 Raindance, CGI Aditro Buisness Suite, Aditro Visma Proceedo, Visma Hypergene, Hypergene AARO, Aaro Systems
Ett eller flera system Fördelar ett system En inloggning Administration av användare och styrmodeller på ett ställe Inga integrationer mellan processtöden En databas Enklare förvaltning en part Lägre kostnader för licenser, underhåll, integrationer, administration och utbildning Fördelar flera system Bättre funktionalitet och processtöd Färre användare per system - bättre prestanda? Egna tidplaner
Upphandling ekonomisystem Del 1: Ekonomisystem Huvudbok Rapporter och analys Workflow Elektroniska inköp Leverantörsfakturor Internfakturor Kundfakturor Anläggningsredovisning Tidrapportering Projektredovisning Del 2: Konsolidering Kommunen Koncernen Del 3: Budget och prognos Budget Prognos
Behov av vara eller tjänst Är inköp utanför SNAS tillåtet? Ja Gör inköpet med kort Nej Ja Finns artikel I registret? Info till anmodare att inköpet ej är tillåtet Nej Nej Lägg anmodan i SNAS (som standardinköp) Lägg anmodan I SNAS (som fritext) Skall order för ny leverantör godkännas? Ja Attestera inköp (i SNAS) Nässjö kontaktar Strategiskt Inköp Process för avtalsteckning Nej Går flödet via Schenker Ja Finns godkänd leverantör för denna artikel I SNAS? Ja Nässjö lägger inköpet Nej Skriv ut inköpsorder Skicka inköpsorder En beställd vara eller tjänst Behov och krav - metod De nödvändiga förändringar som berör ekonomisystemet Nuläge absoluta urvalskriterier! Nr Identifierade problem Prio System Rutin Kommu- Efter- nikation levnad 1.1 Gör inköpet med kort Anställda begär faktura i stället för att använda kortet Hög X X Alla ställen tar inte kort X Leverantören fakturerar trots att kortet lämnats hos dem X X X Alla anställda har inte kort X Hög Det tar tid för en kostnad (utläggsrapport) att komma in på projektet Hög X Servicerapport skrivs ej/kostnader tas ej med Hög X X Alla anställda vill inte ha kort Hög X X Nödvändiga förändringar innan ett införande Nr Identifierade problem Prio System Rutin Kommu- nikation Efter- levnad Probleminventering Identifiering av styrkor 1.1 Gör inköpet med kort Anställda begär faktura i stället för att använda kortet Hög X X Alla ställen tar inte kort X Leverantören fakturerar trots att kortet lämnats hos dem X X X Alla anställda har inte kort X Hög Det tar tid för en kostnad (utläggsrapport) att komma in på projektet Hög X Servicerapport skrivs ej/kostnader tas ej med Hög X X Alla anställda vill inte ha kort Hög X X Behov av vara eller tjänst Finns artikel I SNAS? Nej Finns leverantören i SNAS? Nej Inköp på mer än 10.000 kr? Ja Ja Ja Lägg anmodan i SNAS (som standardinköp) Lägg anmodan I SNAS (som fritext) Kontakta Operativt Inköp för hjälp med inköpet Attestera inköp (i SNAS) Operativt Inköp (Schenker Nässjö) kontrollerar ordern Operativt Inköp instruerar hur inköp ska göras Skriv ut inköpsorder Skicka inköpsorder En beställd vara eller tjänst Börläge Nej Gör inköpet med kort Prioritering av problem Prioriterade Problem Styrkor NULÄGE Grundbultar BÖRLÄGE Problem med prio Hög samt identifierade styrkor grundbultar i börläget
Workshop 1 - nuläge
Workshop 1 styrkor/svagheter
Workshop 2-4
Workshop 2-4 - börläge
Workshop 2-4 interna krav
Workshop 2-4 - kravlista
Krav per del Ekonomisystem Koncernsystem Budget&Prognos Ska krav 31 35 21 Allmänna krav 167 107 119 Redovisning & bokslut 45 Leverantörsfaktura 99 Kundfaktura 150 Internfaktura 61 Inköp 153 Anläggningsredovisning 87 Tid & Projekt 84 Utdata & analys 106 Budget och prognos 95 Koncernrapportering 69 Teknik 26 26 26 Totalt: 1009 237 261
Upphandling Selektivt förfarande Anbudsinbjudan Utvärdering av leverantörer Förfrågningsunderlag Utvärdering av anbud
Steg 1 - Anbudsansökan Uteslutning Ej dömd för brott, ej i konkurs etc. Juridisk ställning och registrering Registrerad AB, HB eller motsvarande samt inneha för organisationsformen lagenlig skattesedel. Ekonomisk ställning Minst riskklass 3 hos UC
Steg 1 - anbudsansökan Organisation, teknisk förmåga, yrkeskunnande och tidigare erfarenhet Huvudprojektledare Anbudsgivare Referenser Kvalitets- och miljöledningssystem Sociala och etiska hänsyn Antidiskriminering Meddelarfrihet
Förfrågningsunderlag
Steg 2 - Upphandling Anbudstid: 28 augusti 7 oktober Anbudsöppning: 8 oktober Verifiering/utvärdering: Oktober-november
Utvärdering Poäng Applikation 550 poäng (55 %) Poäng Teknik 50 poäng (5 %) Pris 300 poäng (30 %) Användarvänlighet 100 poäng (10 %) 1 000 poäng (100 %)
Utvärdering viktning del 1 Redovisning & bokslut samt Allmänna krav 20 % Leverantörsreskontra 18 % Inköp 15 % Internfakturering 12 % Utdata & analys 10 % Kundreskontra och fakturering 10 % Anläggningsredovisning 10 % Tidrapportering- och projektredovisning 5 %
Utvärdering av anbudsansökande Anbudssökande Ekonomisystem Konsolidering Budget Hypergene x CGI, Raindance x x x Unit4, Agresso x x x Aditro, Aditro Business Suite x x Fujitsu, Dynamics AX x x x Itelligence, SAP x x x
Utvärdering av anbudsansökande Anbudssökande Ekonomisystem Konsolidering Budget Hypergene x CGI, Raindance x x x Unit4, Agresso x x x Aditro, Aditro Business Suite x x Fujitsu, Dynamics AX x x x Itelligence, SAP x x x
Utvärdering av anbud Anbudssökande Ekonomisystem Konsolidering Budget Hypergene x CGI, Raindance x x x Aditro, Aditro Business Suite x x
Utvärdering Ekonomisystem Anbudsgivare Pris Applikation Teknik Användarvänlighet Totalt CGI 300 501 39 63 903
Utvärdering Konsolidering Anbudsgivare Pris Applikation Teknik Användarvänlighet Totalt CGI 300 519 39 55 913
Utvärdering Budet&Prognos Anbudsgivare Pris Applikation Teknik Användarvänlighet Totalt CGI 300 520 39 66 925 Hypergene 108 543 50 81 782
Utvärdering Budget&Prognos
Tilldelningsbeslut DEL 1 Ekonomisystem: CGI, Raindance DEL 2 Konsolidering: CGI, Raindance DEL 3 Budget&Prognos: CGI, Raindance
Avtal Malmö stad 2016-2022 (sju år) 2023-2025 (tre år) 2026-2027 (två år) 2028 (ett år) VA-syd 2016-2019 (fyra år) 2020-2021 (tre år) 2022 (ett år)
Avtal Huvudavtal Bilaga 1 - Anslutningsavtal för VA SYD Bilaga 7 - Kravspecifikation Bilaga 8 - Underhållsavtal Bilaga 15 - Deponeringsavtal Bilaga 12 - Utbildningsplan Bilaga 13 - Ersättning Bilaga 10 - Ram för Införandeprojekt Bilaga 11 - Projektplan för Införandeprojekt Bilaga 9 - Leverantörens rekommendation avseende driftmiljö Bilaga 14 - Nyckelpersoner Bilaga 3 - Anbudsinbjudan Bilaga 2 - Ansökningsinbjudan Bilaga 4 - Frågor och svar Bilaga 6 - Anbudet Bilaga 5 - Anbudsansökan
Kommunlicens Ekonomisystem Huvudbok och bokslut Inköp Kundfakturor Leverantörsfakturor Internfakturor Tid och Projekt Efterkalkyl Mobila tjänster AXT Budget&Prognos Konsolidering Avtal - moduler
Framgångsfaktorer Projektledare heltid Projektorganisation bredd Förankring i organisationen IT-med från början Metodik Processbeskrivningar Tydliga krav i upphandlingen Ta hand om de interna kraven Granska anbuden noggrant
IMPLEMENTERING AV EKONOMISYSTEM
Ekonomisystem i Malmö stad Ny teknisk plattform 33 systemföretag (förvaltningar samt bolag, donationer, stiftelser och kommunalförbund) 9 000 användare varav 3000 beställare 13 000 000 transaktioner årligen 850 000 externa leverantörsfakturor 100 000 interna fakturor
Namntävling Sundance Malmek EKO Knutpunkten ECO Kosing Economia Måns Apollo Moneypenny Frans Ekosmart Braindance Rainbow
EKOT http://ekot.malmo.se
Omfattning Teknisk installation av programvaran Implementera system och moduler/funktioner: Huvudekonomisystem Huvudbok, inkl. processtöd Kundreskontra och fakturering, inkl. processtöd Internfakturering Leverantörsreskontra Anläggningsredovisning E-handel och Marknadsplats Projektredovisning inkl. Tidrapportering Rapporter och analys Mobila applikationer ( appar ) Konsolidering Budget och prognos Sätta upp integrationer till och från affärssystemet Konvertera register, kodplan och historik Utbilda systemförvaltare, superanvändare och användare Ta fram processbeskrivning, aktivitetsbeskrivning, utbildningsmaterial och systemdokumentation Ta fram förvaltningsorganisation
Organisation Styrgrupp Strategiskt vägval Projektledningsgrupp Referensgrupp Användargrupp Kundfaktura Leverantörsfaktura Redovisning och Bokslut Inköp Anläggningsredovisning Budget & Prognos Bolag, Stiftelser, Donationer och Kommunalförbund Internfaktura Tid och Projekt Konsolidering Teknik Integration Rapporter och Analys
Huvudekonomisystem Planering och uppstart Jan-feb Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning Aug-dec Produktion Jan 2017
Budget&Prognos Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning piloter Aug-dec Produktion Jan 2017 Utrullning övriga förvaltningar Våren 2017 Produktion övriga förvaltningar hösten 2017
Konsolidering Förstudie Analys och design Implementering Produktion Jan-feb 2016 Feb-mar 2017 Mar-jun 2017 Aug-sep 2017
Risker Nr Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde 1 Att någon av nyckelpersoner blir sjuk/slutar 1 3 4 2 Att inte ekonomimodellen blir klar i tid 1 3 4 3 Att alla försystem kan anpassa sig till ny ekonomimodell 2 3 5 4 Ny teknisk systemmiljö byter från Oracle till Microsoft 2 3 5 5 Gemensam driftsättning förvaltningar 3 3 6 6 Ökad arbetsbelastning under införandet. 2 2 4 7 Bristande kommunikation 1 2 3 8 Teknik, ex version av programvaror 2 2 4 9 Försenad leverans CGI 1 3 4 10 Sena ändringar i projektet 1 1 2 11 Organisationsförändringar inom Malmö stad 3 2 5 12 Tolkning av avtalet 1 2 3 13 Samarbetsproblem inom projektet 1 2 3
Ekonomimodell KONTO KOSTNADS- STÄLLE VERKSAMHET MOTPART AKTIVITET OBJEKT PROJEKT KOMPLEMENT SLAG XXXXX XXXX XXXX XXX XXXX XXXX XXXX XXX XXXXX
Produktion 2017-01-01 Ny miljö Ny länk - ekot.malmo.se Beställningar Fakturor Ny kodsträng Användarstöd
Nyvarande Raindance Hantera ankomna leverantörsfakturor Läsa in/registrera in- och utbetalningar Bokslut Föra över obetalda kund- och leverantörsfakturor Föra över anläggningstillgångar Överföra räkenskapsmaterial till datalager/qlikview och e-arkiv Överföring av saldo: budget och utfall Arkivera ekonomisystemet
TACK!