Information om kommunens byte av ekonomi- och e-handelssystem /Bobbie Baars

Transkript

1 Information om kommunens byte av ekonomi- och e-handelssystem /Bobbie Baars

2 Nyhet på nacka.se

3 Projektet Automatisera Lätt att göra rätt Framtid 2030 Ansvar ALFA

4 Ändringsråd Eva-Lotta Allegri (NK) Jan Runnhagen (U4 Bobbie Baars (NK) DPL/sakkunnig beroende på ändring Acc.test-grupp Intern styrgrupp (ISG) Eva Olin Eva-Lotta Allegri Maria Andersson Sebastian Nordgren Lotta Nordström Extern styrgrupp(esg) Eva Olin (NK) Eva-Lotta Allegri (NK) Maria Andersson (NK) Ylva Misisca-Störtebecker (U4) Sebastian Nordgren* Lotta Nordström* Projektledning Bobbie Baars (NK) Jan Runnhagen (U4) Projektorganisation Version Förklaring * Kallas till ESG-möten, men kan som valfri välja om de bör delta, dvs om mötet innehåller punkter som rör deras ansvarsområden. Roller Acceptanstest: Ruhat Bendav (NK) Utbildning: Ruhat Bendav (NK) Förvaltningsansvarig: Jenny Klein (NK) Lösningsansvariga: Jenny Klein (NK) & Catarina Eriksson (U4) Projektcontroller: Johanna Magnusson Ekonomi Redovisningsrutiner, Bokföring, Kodplan, Anläggning Micaela Björklund (NK) Catarina Eriksson (U4) Anläggning Tatiana Abu-Nijmeh(NK) Irene Ek (U4) Tid och Projekt Eleonore Stangenberg/Ulrika Ohlsson(NK) Irene Ek (U4) Tid Eleonore Stangenberg (NK) Lena Bråvander (U4) Projekt Ulrika Ohlsson (NK) Lena Bråvander (U4) Kund Madelein Almqvist (NK) Catarina Eriksson (U4) Leverantör och EFH Jenny Broberg (NK) Catarina Lundbeck (U4) Budget Prognos Nina Hammargren (NK) Åsa Larsson (U4) E-handel Marika Agetoft(NK) Catarina Lundbeck (U4) Alice Musoke-Muwanga (VC) Integration Malin Borgström (NK) Catarina Lundbeck (U4) Teknik Malin Borgström (NK) Tommie Lindblom (U4) Rapporter Eva-Lotta Allegri (NK) Pehr Halse (U4)

5 Vad ska göras inom projekt ALFA? Införa nya ekonomisystemet Business world (fd Agresso) Införa nya e-handelssystemet Visma Proceedo I båda fallen handlar det om att: Parametersätta/konfigurera/anpassa Testa Utbilda Förankra & Kommunicera Integrera de nya systemen med befintliga system

6 Vad innebär det för kommunen? Idag finns manuella rutiner som ersätts med automatiserade processer, genom att de nya systemen införs. Vi får: standardiserade system, att bygga vidare på automatiserade processer i högre utsträckning än idag De nya systemen lägger en viktig grund för att ytterligare förbättra! Det ska vara lätt att göra rätt!

7 Genomförande Arbetet som sker i projektform genomförs på mycket kort tid Viktigt att förändra processerna så lite som möjligt Arbetet sker parallellt med vanligt arbete Prioritering: Budget 0,2 Omfattning 0,3 Tid 0,5

8 Vi jobbar enligt devisen Tillräckligt bra är bra! Detta för att hinna till årsskiftet. Det innebär att ytterligare funktioner tillkommer under våren 2017 och senare.

9 Leveranser från ALFA 2/1 Visma Proceedo öppnar för beställning 9/1 Business World (UBW) och Visma Proceedo öppnar för alla Logga in via: Citrix Webbläsare Internet Explorer version 11 (Windows) Webbläsare Safari senaste version (Mac/Apple) 25/2 UBW: Budget och Prognos < 31/3 UBW Logga in via webbläsarna: Edge Google Chrome Firefox Kunna utföra visst arbete via appar (applikationer för smarta mobiler)

10 Några hållpunkter 7/11 Kommunens acceptanstester börjar 5/12 Godkännande av acceptanstesten 15/12 Sista avstämning inför GoLive 9/ planerat GoLive 25/2 Budget & Prognos dec-feb slutanvändarutbildningar genomförs

11 Utbildningar Utbildningstyper och scheman finns framtaget Slutanvändare, dvs kommunens medarbetare erbjuds utbildningar under perioden 12 dec 21 feb. Anmälan öppnas i november. Under början av november återkommer ALFA med hur och var man anmäler sig

12 Vad förväntas av mig som chef? Som chef vill vi gärna att du har kunskap om bakgrund till varför kommunen byter ut ekonomisystemet hur förändringarna påverkar medarbetarna känna till fördelar med systembytet känna till projektets avgränsningar att projektet styr på tid och vilka konsekvenser det får Vi ser gärna att ni har en viktig roll i förankringen av projektet till respektive medarbetargrupper

13 Vad förväntas av mig som chef? (forts.) Vi vill bidra till att du som chef tycker att tid medarbetarna lägger ner på projektet är en bra investering. känner att du har en viktig roll i förankringsarbetet och står bakom projektet föregår med gott exempel genom att använda systemen direkt vid driftsättningen och deltar i utbildningarna samt uppmuntrar dina medarbetare att göra detsamma

14 Kommunikation Vilka är förväntningarna? sätta förväntningar på rätt nivå ALFA arbetar med olika typer av målgrupper och når dem via olika kanaler ALFA jobbar i projektet med slutanvändare som har Business world och Visma Proceedo som arbetsverktyg. Vi kommunicerar löpande med dem i projektet.

15 Kommunikation (forts.) Nyheter på Nacka.se vid behov. De återfinns på olika nyhetslistor, som du kan prenumerera på För chefer: För medarbetare: Utbildningarna naturlig kommunikationskanal ALFA har byggt en informationsplats där du och andra kan få information och svar på frågor.

16 Projektplats

17 Efter ALFA Våren 2017 bygger vi vidare på kommunens nya system Bättre rapporter för chefer och snabbare rapportering Öppet system En ingång vid alla typer av inköp-lätt att göra rätt

18 Dialog Tankar? Önskemål? Vilken dörr kan du öppna åt oss?