Anbudslämnare. Förfrågningsunderlag. Utvärderingsrapport. Upphandlande organisation. 1. Allmän information. 2. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Utvärderingsrapport Upphandlande organisation Nodava Upphandling Ekonomisystem Juhani Halonen 2014/20 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: exsitec AB Ekonomisystem 2014/20 (14/2) Mora Datorer AB Nodava (14/1) Förfrågningsunderlag 1. Allmän information 2. Administrativa föreskrifter 2.5. Anbudstidens utgång Observera att försent inkommet anbud ej kommer att prövas. Anbudet skall ha ankommit till Mora kommuns Inköpscentral senast Anbudets giltighetstid Vid eventuell rättslig prövning av Mora kommuns Inköpscentralens/Köparens tilldelningsbeslut skall anbudens giltighetstid automatiskt förlängas till 14 dagar efter det datum förvaltningsrätten/kammarrättens dom vunnit laga kraft. Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud t.o.m Anbudets giltighetstid och eventuell förlängning därav accepteras enligt ovan. (/Nej svar) Utskrivet: :58 Sida 1 av 10

2 3. Kravspecifikation 3.2. Nytt ekonomisystem Vårt framtida ekonomisystem är ett mycket viktigt system för oss. Det ska stödja våra ekonomiprocesser och vara ett effektivt system för att planera, leda och följa upp vår ekonomi. Offererat system skall vara ett standardsystem som skall ha varit driftsatt och i drift under minst ett räkenskapsår. Vi är fyra ekonomer och cirka 15 slutanvändare som mer eller mindre dagligen kommer att arbeta med systemet. Därför är det viktigt för oss att systemet kan ses som en helhet och att alla delar hänger ihop på ett tydligt sätt. Vi kommer också att värdera användarvänligheten och systemets flexibilitet högt i vår utvärdering. Vi ser framför oss ett grafiskt och tydligt gränssnitt som samtidigt är lättarbetat och smidigt. Viktigt för oss vid valet av system är den framtida leverantörens möjligheter att ge oss det stöd vi behöver både när det gäller införandet av systemet och den fortsatta utvecklingen och driften av det. Vi kommer att ha vårt nya system i många år och därför är leverantörens framtidsplaner och utveckling av systemet av stor vikt för oss samt hur och om man arbetar med användarträffar, nätverk och dialogen kring systemutvecklingen. Det efterfrågade systemet skall kunna hantera flera företag. Det skall gå att redovisa minst två divisioner (VA och Avfall) var för sig i respektive företag och sedan tillsammans vid avstämningar, del- och årsredovisningar. Det skall gå att redovisa separata balans- och resultaträkningar i respektive division. Vid projektfakturering skall underaktiviteter kunna hanteras i en och samma faktura. Uppfylls skall kraven? (/Nej svar) Visma Business är ett standardsystem som har funnits på marknaden sedan Systemet utvecklas och underhålls utav Visma AS i Norge och distribueras i Sverige av Visma Software AB. Exsitec är Partner till Visma Software AB och säljer, levererar, supporterar samt förvaltar ca 250 Visma kunder. Exsitec är Vismas största partner i Sverige och är den enda partnern i Sverige som har den högsta partnernivån Platinum Partner. Systemet kan hantera 9999 företag i en installation och varje företag har en egen databas. I varje företag kan man ha upp till 12 st ansvarsenheter. En ansvarsenhet kan ses som en kod del i kontosträngen men skär genom hela databasen. Exempel på ansvarsenheter kan vara divisioner, projekt, avdelning eller dylikt. Antingen kan man låta ett bolag vara master för en ansvarsenhet eller så kan varje enskilt bolag ha sitt eget data. Det går att skriva ut resultat- och balansräkning för varje enskild ansvarsenhet. De skrivs ut för respektive bolag. Vid fakturering av projekt kan projekt, underprojekt och andra ansvarsenheter kombineras efter behov. Samtliga skall-krav uppfylls. Pyramid kommer att uppfylla ställda krav I anbudet skall i förfrågan efterfrågade och funktionaliteter beskrivas. (Fritextsvar) Utskrivet: :58 Sida 2 av 10

3 se punkt ovan fritextsvar Pyramid har funnits på marknaden i drygt 20 år och utvecklingen har alltid varit kundstyrd. Affärssystemet är lätt att förstå och enkelt att arbeta med. Varje medarbetare kan göra egna personliga inställningar anpassat efter behov och uppgift Lagar och förordningar Ekonomisystemets uppbyggnad och funktioner skall följa lagstiftning och förordningar som berör den verksamhet som ekonomisystemet används i. Uppfylls skall kravet? (/Nej svar) Samtliga moduler/funktioner finns. Kravet är uppfyllt. Pyramid utvecklas kontinuerligt för att följa lagstiftning och förordningar Omfattning Ekonomisystemet skall minst omfatta bl.a. följande delar: Redovisning med bokföring Kundfakturering samt reskontra Hantering av leverantörsfakturor samt reskontra Anläggningsredovisning samt reskontra Rapportverktyg Projekt- och Tidsredovisning Projektfakturering Budget Anbudsgivaren skall beskriva och namnge det offererade ekonomisystemet. Uppfylls skall kravet? (/Nej svar) I Visma Business är alla moduler eller delar helt integrerade med varandra. Kravet är uppfyllt. Pyramid Business Studio. Pyramid har funnits på marknaden i drygt 20 år och utvecklingen har alltid varit kundstyrd. Vår målgrupp är mindre och medelstora företag inom många olika branscher. Pyramid är ett komplett affärssystem som är utvecklat för att passa många olika branschers behov och önskemål. Med bred funktionalitet och ett lättarbetat gränssnitt, utgör Pyramid en modern och flexibel lösning inom ekonomi, information och verksamhetsstöd. Beskrivning hur ekonomisystemet är uppbyggt, med olika delar och moduler. (Fritextsvar) se punkt 3.5 Moduluppbyggt Idag har vi ett av marknadens bredaste utbud av standardmoduler. Som kund har du mycket stora möjligheter att bygga ett standardsystem som svarar mot just dina önskemål och behov! 3.5. Funktionella krav 1. Allmänt Utskrivet: :58 Sida 3 av 10

4 Systemet skall vara på svenska, även för den support som skall ingå i konceptet. Systemet skall kunna skicka och ta emot SIE-filer. Systemet skall kunna redovisa minst två divisioner var för sig och sedan tillsammans vid avstämningar, del- och årsredovisningar. Detta gäller VA och Avfall i respektive ägarbolag. 2. Kundreskontra Systemet skall hantera kundfakturor genom integrering med tid- och projektredovisningen. 3. Leverantörsreskontra Nodava hanterar sina leverantörsfakturor i Mediusflow där flertalet skannas från pappersformat, några registreras direkt via mail, i pdf-format. Mediusflow tolkar fakturauppgifterna, dessa måste dock verifieras manuellt för att efter godkännande bokföras i Movex. Leverantörsbetalningar skickas via fil till Nordea, betalningarna bokförs med automatik i Movex per förfallodag. Nodava kan tänka sig att ersätta Mediusflow med ett annat liknande/motsvarande system som interagerar med det nya ekonomisystemet. Plusgiro- och bankgirobetalningar bör kunna skickas i en gemensam fil till bank. 4. Projekt och tidsredovisning Projektnumren är uppbyggda så att man kan utläsa vilket bolag som avses, om projektet är ett investeringsprojekt eller ett driftprojekt samt vilken aktivitet som avses. Aktiviteter avser vad man arbetat med, t ex vattenverk, avloppsreningsverk, ledningsunderhåll mm. De kollektivanställda redovisar sin tid på projekten månadsvis. Tidrapporten attesteras av respektive arbetsledare och registreras manuellt i Nodava AB, i Movex tidredovisningsmodul. Leverantörsfakturornas kostnader registreras i möjligaste mån in på rätt projekt i respektive ägarbolag. Vissa leverantörsfakturor kan behöva gå genom Nodava AB för att fördelas på de olika ägarbolagen via fakturor. Månadsvis töms projekten i Nodava, tiden omvandlas till pengar och faktureras på respektive ägarbolag och eventuellt övriga externa kunder. De kollektivanställda skriver även en tidrapport som endast avser lönesystemet. Rapporten attesteras av arbetsledaren, kontrolleras mot projektrapporten, scannas och skickas till Löneservice i Älvdalen. Nodavas tidredovisning är uppbyggd enligt följande: projektnummer, aktivitet, arbetskod och timmar. Projekt- och tidredovisningen skall kunna användas för kundfakturering. Systemet bör kunna hantera Projektredovisning enligt den modell vi använder oss av idag. Tidredovisning skall finnas och vara integrerad med modulen projektredovisning. 5. Korskontokontroller Korskontokontroller görs i Movex. Detta innebär att systemet har kontroll på vilka projekt som kostnader kan registreras på i respektive bolag. T ex går det inte att registrera kostnader på ett projekt i Älvdalens Vatten och Avfall som hör till Moravatten och vice versa. Systemet bör kunna utföra korskontokotroller enligt nuvarande funktion. Utskrivet: :58 Sida 4 av 10

5 6. Anläggningsredovisning Investeringar registreras i REMI anläggningsregister. Månadsvis körs avskrivningarna. En bokföringsorder genereras och registreras manuellt i Movex. Ekonomisystemet skall innehålla ett integrerat anläggningsregister. 7. Rapport Syftet med rapporter är att kunna tillgodose informations- och statistikbehov. Systemet skall innehålla standardrapporter samt ha funktion för att kunna skapa egna rapporter. Beskriv i anbudet de standardrapporter som finns. 8. Budget Syftet med processen budgetering är att göra en plan för framtida ekonomiska händelser, såsom uppföljning av det ekonomiska utfallet gällande intäkter, kostnader samt investeringar. Det skall gå att registrera budget och prognoser i systemet. Det skall vara möjligt att kunna utföra månadsuppföljningar samt delårs- och årsbokslut. Anbudsgivaren skall genom att svara "ja" bekräfta att samtliga skall-krav under denna punkt uppfylls. (/Nej svar) Kravet är uppfyllt I anbudet skall kort beskrivas hur/på vilket sätt under denna punkt ställa krav och önskemål uppfylls. (Fritextsvar) Se bilaga 1 svar punkt 3.5 Ser inga problem med att uppfylla ovanstående skall punkter 3.6. Implementering Vi har för avsikt att tillsammans med ny leverantör av ekonomisystem lägga upp ett införandeprojekt med en idé om driftstart enligt nedanstående datum. - Avtal tecknat under september månad - Införande från oktober 2014 och framåt - Driftstart 1 januari 2015 Med denna ambition behöver Nodava i viss mån stöd för att överföra data från nuvarande system till det offererade systemet dock inte avseende kund- och leverantörsreskontra. Anbudsgivaren skall i anbudet lämna förslag på införandeplan, innehållande omfattning med huvudaktiviteter och tidplan. Snarast efter avtalsskrivande skall ett uppstartsmöte ske med kunden, där man i samråd Utskrivet: :58 Sida 5 av 10

6 bestämmer upplägg av införandeplan för att implementera ekonomisystemet samt omfattning av utbildning. Parterna skall överenskomma om skriftliga rutiner för implementeringens uppföljning. Uppfylls skall kraven? (/Nej svar) Leverans och driftstart sker enligt överenskommelse och enligt avtal. Driftstart beslutas i samråd mellan kund och leverantör. Mora Datorer avser att starta implementeringen direkt efter att avtal tecknats Beskrivning och förslag av införandeprojekt enligt ovan. (Fritextsvar) Se bilaga 2 Projektplan, exempel 1. Analys 2. Planering 3. Installation 4. Tester och ev. förbättringar 5. Uppföljning Parallellt med punkt 3-5 sker utbildning 3.7. Leverantörens införandeorganisation Ange i anbudet utsedd projektledare för införandet. Utsedd projektledare skall ha erfarenhet av motsvarande projekt. Anbudsgivaren skall redovisa övriga personer som kan komma att delta i införandet samt redovisa erfarenheter och tidigare installationer av offererat system. Redovisning av tilltänkt införandeorganisation. (Fritextsvar) Exsitec har ca 35 certifierade Visma Konsulter och ca 10 Projektledare som kan vara aktuella för detta införande projekt. Vi strävar efter att ha en så hög beläggningsgrad på våra konsulter och har svårt att reservera personal innan avtalstecknade. Normalt har vi en ställtid på 1-3 veckor för att bemanna ett projekt liknade detta. Vi har gjort fler än 200 Visma Business installationer som i de flesta fall innehåller de moduler som ni efterfrågar. Vi har mycket stor och lång erfarenhet av liknade leveranser. Roller och bemanning: Vi vill gärna tillsammans med er skapa ett bra "team" där vi möter upp med de roller som ni önskar. Normalt tillsätter vi följande roller: -Affärsansvarig, kan vara säljare, konsultchef eller VD -Projektledare, kan också vara lösningsansvarig -Applikationskonsult -Utvecklare, systemutvecklare och integration Börje Sundqvist (Projektledare) 27 års erfarenhet av Pyramid installationer. Senaste stora installationen skedde hos årets företag i Dalarna, Dala-Profil AB i Borlänge. Roger Jonsson Andreas Eriksson Support och underhåll Support via telefon och e-post skall tillhandahållas minst mellan vardagar. I supportåtagandet ingår fri telefonrådgivning. Med telefonrådgivning avses att svara på frågor Utskrivet: :58 Sida 6 av 10

7 kring systemlösningens olika moduler och funktioner. Supportavtalet får inte innehålla några begränsningar hur ofta supporten får kontaktas. All support skall ske på svenska. Anbudsgivaren skall beskriva hur supportorganisationen är uppbyggd, kontaktvägar, mottagningstider och hanteringstider för ärenden samt hur man kommer att hantera ärenden från kunden. Till anbudet skall förslag på support och underhållsavtal bifogas. Vid uppgraderingar skall kunden meddelas skriftligen, där samtliga förändringar beskrivs och förklaras. Dokumentet skall även påvisa hur andra delar och funktioner kan komma att påverkas. I underhållsavgiften skall ingå underhåll pga eventuella anpassningar och integrationer vid nya versioner och uppgraderingar av systemlösningen utan extra kostnader för kunden. Uppfylls skall kraven? (/Nej svar) Bilaga 3 Supportavtal Support på svenska via telefon och e-post tillhandahållas mellan vardagar via support/serviceavtal med programvarutillverkaren. 80% av alla frågor lösens inom 10 minuter. Underhållsavtal tecknas med Mora Datorer AB som uppdaterar programvaran och informerar kunden om förändringar och funktioner. Beskrivning av supportorganisationen och dess uppbyggnad (Fritextsvar) Supporttjänster levereras av Exsitecs dedicerade supportavdelning. Supportavdelningen består i dag av 5 personer som har lång och djup expertis inom affärssystemet Visma Business. Samtliga talar och skriver svenska. Alla supportärende registreras av kund via en kundportal eller av supportpersonalen hos Exsitec. Kunden kan se status på sina ärenden och få självhjälp via en QA databas. I första hand löser supportpersonalen ärendet, vilket är det mest förekommande. I andra hand skickas det vidare till personal med specialkompetens gällande kundens installation, teknik mm. Öppettider på supporten är vardagar :30 Unikum Datasystem har en väl fungerande och effektiv telefonsupport är till för att ge dig professionellt stöd och hjälp. Vår supportavdelning samarbetar nära med vår utvecklingsavdelning för att kunna erbjuda er kunder den bästa supporten till Pyramid Business Studio Integrationer Integration skall/bör vara möjlig med nedanstående system. Ekonomisystemet bör kunna skicka och ta emot flera olika filformat. Integrationerna skall vara klara inför provdrift. EDP Future Bokföringsordrar som Edp Future generar bör kunna skickas via fil till ekonomisystemet. Utskrivet: :58 Sida 7 av 10

8 E-companion Löneverifikaten/bokföringsordrar i lönesystemet bör kunna skickas via fil till ekonomisystemet. In- och utbetalningar Nordea corporate netbank Transaktioner från/till bank- och plusgirot görs dagligen genom att man hämtar inbetalningar, bevakningslistor, information om autogiro samt avvisade betalningar. Utbetalningsfiler skickas två gånger i veckan. e-fakturor Hantering av leverantörsfakturor sker idag med hjälp av Mediusflow. Övriga integrationer Eventuella övriga integrationer som optioner t ex till andra ekonomsystem. Uppfylls skall kraven? (/Nej svar) Visma Business har ett generellt webbservice-baserat integrationsgränssnitt kallat VBS (Visma Business Services) för att hantera integrationer. I de flesta fall sätter man upp en XML-kommunikation där det finns färdiga API:er att lämna och ta emot data i Visma Business. Vi är givetvis beroende av att kunden eller leverantören har kunskap om hur vi ska hämta och lämna informatinon till de system som ska integreras. Ovanstående integrationspunkter kan levereras under förutsättning att vi har en motpart från det system som skall integreras. Kostnader för motpartens insats ingår ej i vårt angivna pris. Ser inga problem med integrationen 4. Anbudsprövning och anbudsutvärdering 4.3. Anbudspris Anbudspriset är summan av i nedan prismatris offererade priser. Observera också att volymer som anges är delvis fiktiva och används enbart i utvärderingssyfte. Specificerade moduler, projektmoment mm enligt nedan prismatris skall prissättas. Om 0 kr offereras på en specificerad position kommer upphandlande myndigheten betrakta att positionen ingår i systempriset.i priset skall kostnader såsom resor, övernattningar mm ingå. (Prismatris) 100,00 % ,00 Förslag till betalplan enligt följande: För projekt och programvara - 50% vid avtalstecknande, 30% vid leverans, 10% vid acceptans / driftsättning, 10% inom 6 månader efter driftsättning. Utbildning och tilläggsarbeten mot löpande månadsvis fakturering. Underhåll- och support - årsvis i förskott, från driftsättning ,00 Specifikation Kvantitet Enhet Pris/enhet Fast pris, en engångskostnad som inkludera samtliga med 1,00 st leveranser (komplett leverans, implementering och driftsättning enligt anbud) förenade kostnader som t.ex. installation av systemet, skall-krav-integrationer och eventuella anpassningar som krävs enligt offererad lösning, tester inför leveransgodkännande osv. exklusive det som ska prissättas specifikt i denna förfrågan ,00 Utskrivet: :58 Sida 8 av 10

9 ,00 Fast pris per år för årlig support och underhållskostnad, för obegränsat antal användare. Denna fördelas på underhållsavgift för licenser på kr/år, kostnad för supportavtal kr/år, samt en timpott för underhållsarbeten på 80 timmar/år. Underhållsavgiften för licenser bygger på licensomfattning enligt förfrågan. 4,00 år , ,00 Utbildning av superanvändar 4,00 personer Totalt 4 dagars utbildning , ,00 Användarlicens, 20 st användare i 4 år 80,00 årslicens Licenser affärssystemet Visma Business 20 användare och 1 Företag/Bolag , , Poängsättning av kriteriet "användarvänlighet". Poängskala som kommer att användas vid utvärderingen: Betyg 4: Användarvänligheten bedöms som påtaglig. Krav och önskemål uppfylls på ett mycket tydligt sätt i anbudet och t o m överträffar våra krav och önskemål samt förväntningar. Det är uppenbart att ett betydande mervärde erbjuds i form av användarvänlighet. Betyg 3: Användarvänligheten bedöms som god. Krav och önskemål uppfylls väl. Ger klart identifierbart mervärde i form av användarvänlighet. Betyg 2: Användarvänligheten bedöms som acceptabel. Krav och önskemål uppfylls. Ger ett visst mervärde i form av användarvänlighet. Betyg 1: Användarvänligheten bedöms som mindre god. Krav och önskemål knappt uppfyllda. Svårt att identifiera något mervärde i form av användarvänlighet. Betyg 0: Inget svar eller klart bristfälligt uppfyllande av ställda krav och önskemål. Inget mervärde erbjuds, användarvänlighet kan inte riktigt upplevas. Vid poängbedömning kommer även decimaler att användas om nödvändigt för att markera även mindre identifierade aspekter kopplade till användarvänligheten enligt förfrågan. Poängbedömning av användarvänlighet enligt skalan här ovan. (Linjär skala) 0,00-4,00 Poäng Kravgräns: 1, ,00 SEK 100,00 % 100,00 % 4,00 Poäng 4,00 Poäng 5. Avtalsvillkor Acceptans av avtalsvillkor Anbudsgivaren skall acceptera samtliga ovan angivna avtalsvillkor. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga angivna avtalsvillkor (/Nej svar) Utskrivet: :58 Sida 9 av 10

10 Utskrivet: :58 Sida 10 av 10