Kravspecifikation för Debitering av konsumtionsavgifter VA-Renhållning programvara och support.

Transkript

1 Bilaga 1B Kravspecifikation för Debitering av konsumtionsavgifter VA-Renhållning programvara och support. 1. Inledning Herrljunga kommuns debitering av konsumtionsavgifter gällande VA/Renhållning administreras av kommunens ekonomiavdelning. Avdelningen svarar även för kravhantering och intentionen är att integrera det nya debiteringssystemet så att en reskontra (ekonomisystemets Raindance) kan användas. Anbudet avser inköp av: - programvara/licens för elektroniskt fakturahanteringssystem - installation av detta system i Herrljunga kommun och integration med ekonomisystemet Raindance och andra aktuella system, t ex GIS-system. - löpande support/underhåll och utveckling av det debiteringssystemet - utbildning av personal som ska använda systemet - eventuell fjärrövervakning av systemet Införandet av systemet planeras ske under hösten Systemmiljö Herrljunga kommun har ett lokalt ekonomisystem som heter Raindance med version 2004b. Systemet använder en databas som heter MAXX. Leverantör är WM-Data AB. Kommunen använder sig av integrationsprogrammet Decapus för konvertering, sändning och hämtning av filer. Volymuppgifter Kommunen har ca renhållningsabonnenter och VA-abonnenter. VA och renhållning debiteras på gemensam faktura och totala antalet fakturor per år är ca stycken. Utveckling I framtiden förväntar vi oss kompletterande system till kund- och debiteringssystem med kärlidentifikation och ruttplaneringsverktyg. Även komplettering med framtida GIS-system kan ske. För närvarande faktureras abonnenten tre gånger per år, men avsikten är att detta ska kunna förändras i framtiden.

2 Herrljunga kommun IT-infrastruktur Det offererade systemet skall vara anpassat till kommunens IT-tekniska miljö. Det skall även ha möjlighet till en koppling (integration) med nuvarande ekonomisystem, Raindance och ett framtida GIS-system. Herrljunga kommuns IT-strategi innehåller bl a operativsystemet MS Windows 2000/2003 som applikationsplattform, Novell Netware som nätverksoperativsystem, Windows XP som användargränssnitt samt GroupWise 7.0 som grupprogramvara. För de nya system inom kommunen innebär IT-strategin följande krav: Central databas på Windows 2000/2003-server, MS SQL alternativt Oracle. Persondatorer som arbetsplatser, anslutna till kommunens Ethernet-LAN med protokollet TCP/IP (Netware 6) Windows XP som användargränssnitt Office 2003 som kontorsinformationssystem, Novell GroupWise 7.0 som elektroniskt postsystem För de olika arbetsenheterna sker kommunikation i kommunens datanät via fiber eller xdsl-teknik beroende på geografisk placering.

3 Herrljunga kommun Instruktion angående kravspecifikation Anbudsgivaren bör speciellt beakta följande: Fullständiga anbud Varje fråga och skallkrav måste besvaras, om inget annat framgår av texten. Ofullständiga anbud kommer inte att behandlas. Teknisk bilaga Hänvisning till teknisk bilaga bör om möjligt undvikas. Om så ändå sker måste hänvisningen vara så tydlig att risk för missförstånd ej föreligger. Under utveckling Om kravspecifikationen efterfrågar funktioner som är under utveckling och ännu inte har driftsatts, skall dessa kommenteras och införandet tidssättas. Alla frågor skall bevaras genom att eller markeras. Dessutom skall anbudsgivaren klart redovisa på vilket sätt ställda krav uppfylls. Dessa görs i de textfält som följer direkt efter varje fråga.

4 Herrljunga kommun Kravspecifikation 1. Funktioner allmänt a) Systemet skall ha sökfält där användaren skall kunna söka på personnummer, kundnummer, namn, anläggnings- och debiteringsadress, anläggningsnummer, mätarnummer och fakturanummer. b) Systemet skall vara svenskspråkigt och teckenuppsättningen enligt svensk standard och ha menyer, och/eller hjälpfunktion på svenska. c) Systemet skall kunna hanteras fullt ut med enbart tangentbordet, som komplement till mushantering under MS Windows. d) Systemet skall ha support under kontorstid. e) Det skall finnas ett pris- och taxeregister för varje verksamhetsområde med särskilda taxor. f) Systemet skall spara historik på avläsning och på mätare, fakturor, ändringar mm.

5 Herrljunga kommun B. DEBITERING VATTEN OCH AVLOPP 1. Systemet skall hantera de lagkrav som finns. Det gäller t ex utsökning för mätarrevision. 2. Systemet skall producera avläsningskort. 3. Systemet bör tillhandahålla avläsningslistor. 4. Systemet bör generera blanketter för mätarbyten. C. ÖVRIGA KRAV 1. Systemet skall ha krav på person- eller organisationsnummer. 2. Systemet bör vara öppet för integration med Herrljunga kommuns nuvarande ekonomisystem, Raindance. Det avser integration av kundfakturor och kundregister. 3. Systemet skall ha en funktion för betalning via autogiro. Ange hur detta kan ske.

6 Herrljunga kommun Det bör finnas möjlighet att skicka e-faktura till abonnenter som önskar detta. Ange hur detta kan ske. D) INTEGRATION a. Systemet bör vara kompatibelt med kommunens ekonomisystem Raindance. Hur kommer systemet att kommunicera med Raindance? Vilken information är nödvändigt att överföra mellan systemen, och med vilken periodicitet? Ex kunduppgifter, kontoplaner m m. Ge teknisk beskrivning nedan: E) SUPPORT, UNDERHÅLL och FJÄRRÖVERVAKNING a. Leverantören skall beskriva sin serviceorganisation med kundsupport, öppettider, åtgärdstider m.m. b. Kundstöd/support skall finnas i form av service via telefon och e- post. c. Nödvändiga förändringar i programvaran på grund av ändrad lagstiftning skall tillhandahållas löpande och ingå i eventuellt underhållsavtal.

7 Herrljunga kommun d. Nya versioner med förbättrad och/eller utökad funktionalitet skall tillhandahållas löpande och ingå i eventuellt underhållsavtal. e. Systemet bör uppdateras i takt med utveckling av operativsystem och databasprogramvaror. M) LEVERANTÖREN och PROJEKTGENOMFÖRANDE a. Leverantören skall presentera en översiktlig projektplan för införandet av systemet i Herrljunga kommun. Projektplan bör innehålla förslag till organisation, tidplan aktivitetsplan och resurser. O) ANPASSNING TILL BEFINTLIG IT-INFRASTRUKTUR I KOMMUNEN a. Systemet skall vara anpassat till ekonomisystemets Raindance systemkrav. b. Beskriv vilka hård- och mjukvarukrav som gäller för: - Server - Databas - Klient - Operativsystem - Intern kommunikation - Extern kommunikation