BILAGA 1. Innehållsförteckning. Lönesystem 1 GRUNDLÄGGANDE KRAV FUNKTIONELLA KRAV...4

Transkript

1 BILAGA 1 Innehållsförteckning Lönesystem 1 GRUNDLÄGGANDE KRAV FUNKTIONELLA KRAV...4 1

2 ANBUDSGIVAREN FYLLER I TABELLEN OCH KOMMENTERAR. HÄNVISNING TILL BILAGOR KAN GÖRAS. Lönesystem Krav 1 Grundläggande krav 1.1 Lösningen bör följa de öppna standards som finns på marknaden. 1.2 Lösningen skall passa in i Ålands landskapsregerings IT-standard och IT-plattform. Databaslösningen skall bygga på en relationsdatabas med stöd för SQL. Serveroperativsystem skall vara Microsoft Windows, IBM iseries eller likvärdigt. 1.3 Kommunikation mot systemet skall ske via TCP/IP. 1.4 Befintlig utrustning och programvara avseende klienter skall kunna användas. Med detta avses persondatorer, klientoperativsystem Windows XP, Internet Explorer samt Microsoft Office version Inloggningen bör kunna synkroniseras med Ålands landskapsregerings nätverk (Novell Netware 6.5, e- directory, LDAP) så att endast en inloggning krävs för att få tillgång till systemet (s.k. Single signon ) samt i övrigt kunna följa den lösenordsstandard som 2

3 landskapsregeringen tillämpar. 1.6 Möjligheter att lägga upp externa användare (exempelvis landskapsregeringens skolor) skall finnas. 1.7 Användaren bör själv kunna byta sitt lösenord. 1.8 Användargrupper och behörigheter skall kunna anges inom systemet. 1.9 Frånvarorapportering bör kunna skötas via ett webbbaserat gränssnitt Matrikelföring bör kunna skötas via ett webbaserat gränssnitt Dokument som arkiveras bör kunna konverteras till framtidssäkrat format t.ex. TIFF, XML 3

4 2 Funktionella krav 2.1 Systemet skall vara svenskspråkigt med support på svenska 2.2 Lönesystemet, utbetalningsrutiner och redovisningar skall följa lagstadgade krav och uppdateras kontinuerligt vid förändringar. 2.3 Systemet skall kunna generera en http-förfrågan innehållande ett sökbegrepp, exempelvis personbeteckning eller namn, mot landskapsregeringens ärendehanteringssystem W3D3. Syntaxen för förfrågan styrs av ärendehanteringssystemet. 2.4 Systemet bör kunna exportera data och dokument, exempelvis lönekort (TIFF, PDF) till personalakter i landskapsregeringens ärendehanteringssystem W3D3. Det unika löpnummer som identifierar respektive personalakt bör kunna finnas lagrad i lönesystemet. 2.5 Systemet bör kunna visa anställningar via webbgränssnitt med period och avdelning. 2.6 Redundans angående inregistrering skall undvikas. 2.7 Data (personer, löner, matriklar och anställningar) 4

5 från existerande lönesystem (Major Blue Company) och sidosystem i IBM iseries miljö skall konverteras och importeras till det nya systemet. 2.8 Systemet skall klara av att exportera data till ett format som kan hanteras av Microsoft Excel. 2.9 Leverantören bör kunna tillhandahålla funktionalitet för att importera data på ett enkelt och användbart sätt från olika datasystem så som studiestödssystemet i IBM iseries-miljö och Microsoft Excel Systemet bör klara av att importera data från externt tidsredovisningssystem Systemet bör kunna uppdatera namn och adressuppgifter utgående från befolkningsdatasystemet, nyckelbegrepp personbeteckning. Uppdateringar erhålls veckovis, formatet kan vara egendefinierat textformat eller befolkningsregistercentralens standardformat K Frånvarorapportering, enligt dagar eller timmar med datum och orsak skall finnas Systemet bör kunna importera lönetabeller från Microsoft Excel eller textformat Elektronisk överföring av data till skattemyndigheten skall vara möjlig Elektronisk anmälan av anställningar och löneuppgif- 5

6 ter till pensionsanstalter skall vara möjlig Elektronisk överföring av fackföreningsredovisningar, antingen via ett filformat som kan hanteras av Microsoft Excel eller motsvarande kalkylprogram, eller som TYVI-tjänst skall vara möjlig Systemet skall klara av att skapa utbetalningsfiler för överföring till banken via bankkommunikationsprogrammet Opus eller motsvarande program Systemet skall klara av att konvertera och överföra transaktioner till bokföring med minst 30 tecken i 7 kontodelar till ASW-ekonomi eller motsvarande Det bör finnas välutvecklade simuleringsmöjligheter/-verktyg som kan bearbetas i t.ex. Microsoft Excel Det bör finnas möjlighet att bygga egna rapporter i systemet Systemet skall innehålla personaladministration med matrikelföring enligt Matrikellag (FFS) /1010. Summering av anställningstider bör gå att göra Systemet skall klara av arbetstidsformer enligt olika kollektivavtal t.ex. landskapets tjänstekollektivavtal, sjölöner, lärarlöner osv. 6

7 2.23 Systemet skall klara av utbetalningar av löner, arvoden, studiestöd, utbildningsstöd, arbetslöshetsdagpenningar, pensioner, arbetsersättningar och reseräkningar Lönespecifikationer skall kunna skrivas ut eller distribueras elektroniskt per e-post enligt ett standardformat t.ex. PDF Elektroniska brevutskick och löneintyg bör kunna göras enligt olika urval till valda grupper enligt ett standardformat t.ex. PDF Systemet skall klara av att hantera flera lönekörningar och utbetalningsfiler på samma dag Systemet skall klara av att fördela enskilda lönekostnader enligt %, timmar eller löneslag som skall resultera i flera bokföringstransaktioner per person Systemet skall kunna hantera tabellöner och individuell lönesättning som består av olika delar (t.ex uppgiftsbaserad och prestationsbaserad del) Lönejusteringar, t.ex. procentuell förhöjning av alla grundlöner eller valda grupper skall kunna göras Systemet skall klara av att betala löner bestående av olika delar t.ex. grundlön, dyrortstillägg, ålderstillägg mm. enligt %-sats eller fasta belopp. 7

8 2.31 Systemet bör klara av att hantera skatten då personen erhåller lön för flera uppdrag enligt huvudsyssla/bisyssla Systemet bör klara av semesterberäkning enligt olika avtal som tillämpas av Ålands landskapsregering Ålderstilläggsberäkning med frånvarokontroll bör kunna genereras med automatik. Verkställighet bör förutsätta godkännnande i systemet. 8