Seminarie Affärssystem Ska vi verkligen investera mer pengar i vårt affärssystem?

Transkript

1 Seminarie Affärssystem Ska vi verkligen investera mer pengar i vårt affärssystem? HerbertNathan & Co Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik

2 Agenda Strategi Upphandling Implementering Marknad och trender

3 Våra senaste rapporter BI-System i Skandinavien AX-Partners in Scandinavia 2009 Affärssystem i Sverige 2010 Ekonomi- och HR-system för Kommuner 2011 Affärssystem för små-/medelstora företag 2013 HR-System i Sverige 2014 Affärssystem i Sverige 2014 BI-System i Skandinavien 2014 AX-partners in Scandinavia Molnbaserade Affärssystem Molnbaserade Affärssystem Publiceras inom kort: 2014 Ekonomi- och HR-system för Kommuner 2014 Molnbaserade affärssystem

4 Strategi Vad vill vi uppnå genom att byta affärssystemet?

5 Vanliga motiv till en förstudie Ej uppgraderat på många år. Står inför kostsam uppgradering. Uppgradera eller byta? Äldre lösning baserad på stor del egenutveckling. Står inför risk med plattformsproblem och bristande support. Företag som efter stark tillväxt vuxit ur nuvarande system och osäker på vägval inför framtiden. Systemmiljö baserad på flera olika system med många integrationer. Kostsamt underhåll och känslig miljö. Växande koncern med behov av konsolidering för att likforma processer och effektivisera. Företag på väg mot internationell tillväxt med förändrade behov av systemstöd och support. Koncern med förändring av affärsmodell och förändrade behov av systemstöd. Företag där leverantören och systemet vuxit ifrån kunden med behov av ny form av leverantör och partner. Företag med ökade krav på rapportering och styrning med behov av utvecklad systemmiljö.

6 Exempel på orsaker till att byta affärssystem Olika system System och teknik Instabil infrastruktur Supporten upphör Hinder för utveckling Organisation Nya funktionsbehov Ineffektiva processer Förändrad styrning/rapportering Kostnad Besparingspotential

7 Har vi en plan/strategi? Vision Styrning Ledning Organisation Processer Styrning Ledning Kultur Människor Styrning Ledning Kultur Människor Organisation Processer IT-Stöd Kultur Människor Organisation Processer IT-Stöd IT-Stöd????? Vart ska vi börja? Vad behöver vi göra? När är det rätt tid att börja? I vilken ordning bör det utföras? Har vi en plan?

8 Val av driftsform Exempel:

9 Upphandling Hur ser vägen ut hur tar vi oss dit?

10 Förstår vi värdet av ett nytt affärssystem? Kritiska frågor: 1. VAD kommer att förändras? 2. HUR kommer förändringen se ut? 3. Vilken NYTTA kommer förändringen att skapa? 4. Hur STOR är nyttan som kan skapas? 5. Kan nyttan ÖKAS ytterligare? 6. Vilken KOSTNAD krävs för investeringen? 7. Vilka HINDER kan motverka att nyttan realiseras? 8. VEM ansvarar för att realisera nyttan? 9. NÄR kan nyttan realiseras?

11 Vet vi vilka krav som egentligen är viktiga? Nytta Lägre kostnader Högre intäkter Lägre säljkostnad Lägre orderkostnad Lägre inköpskostnad Lägre lagerkostnad Minskad arbetstid Minskad övertid Minskad sjukskrivning Mindre tid för att söka efter information Mer korrekt lagersaldo Mindre fel vid registrering av order Kortare tid frisläppning av order Mindre antal låsningar i systemet Mindre antal Korrigeringar av order Tillgång till leveransdag vid reg. av kundorder Införande av e-order Automatiska kontroller vid e-order Frisläppning av plocklista direkt vid order Inga låsningar i systemet Införande av PC på lagret Goda sökmöjligheter i systemet Behov Krav

12 Investeringsanalys (Business case) Ca 40% av företagen genomför någon form av investeringsanalys Används primärt för att få igenom investeringen Skall vara de riktmärken som projektet löpande skall styras efter Skall vara de faktorer som avgör huruvida projektet varit en framgång eller ett misslyckande

13 Vad ingår i upphandlingen?? Rätt driftsform Rätt system Rätt leverantör/partner

14 Utmaningen På 3-6 månader klara ut: Vilka system är tänkbara för vårt företag/bransch? Hur ser en effektiv process ut för utvärdering? Hur förberedda är vi internt med avseende på: Processer - börläge Styrmodell förändringar? Organisation - mottagare Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik

15 Vad påverkar tidplanen? Organisationens medverkan/påverkan Komplexitet i processer / antal moduler Tidigare erfarenheter av området Krav på tidpunkten för driftstarten Påverkan utifrån organisation/omvärld Budget och resurser Antal leverantörer som lämnar offert

16 Upphandlingens faser Projekt initiering Behovsanalys Urvalsprocess Avtalsprocess! VAL Månad

17 Upphandlingens aktiviteter Projekt initiering Projektbudget och Tid/Aktivitetsplan Förankring Projektorganisation Behovsanalys Urvalsprocess Processbeskrivningar Styrmodell/informationsmodell Nyttovärdering Anbudsförfrågan med Kravspecifikation Anbudsinsamling och kvalificering Systempresentationer Fördjupningar Avtalsprocess Fastställande krav/installation Testkörning Förhandling/avtal

18 Införande Att bygga i rätt ordning?

19 Vad säger statistiken? 4 av 5 projekt uppnår inte sina mål

20 Huvudaktiviteter vid implementering Projektledning, tidplaner och möten Mappning processer och system Konvertering och integration Uppsättning grunddata, bilder, rapporter mm Eventuell utveckling Utbildning Tester o leveransgodkännande Förändringsledning

21 Vanliga misstag Otillräcklig kommunikation och ledarskap "Varför gör vi det här projektet? Vi har mer akuta problem! Vi har inte tid med det här, kom tillbaka nästa månad! "Det är bara ännu ett IT projekt. Konsulterna kommer att ta hand om allt... "Våra chefer inte kan svara på någon av våra frågor, det är självklart det här projektet är inte viktigt för dem." Bristande förståelse av konsekvenserna, övergången improviseras "Om denna uppgift automatiseras, vad kommer att hända med mitt jobb? "Det här är inte mitt ansvar! Personalen i (redovisning... försäljning... inköp...) har alltid gjort detta! "Det här är perioden med högst arbetsbelastning, hur förväntar man att vi ska hinna med utbildningen?" Otillräcklig kunskapsöverföring "Jag är ledsen kära Kund, men jag kan inte hitta din beställning... Du förstår, vi har just infört det nya affärssystemet och vi har alla möjliga problem. Kan du ringa tillbaka en annan gång? " "Vad är det här om en" godkänd lista på leverantörer ", jag behöver den här delen nu! Hur kan jag lösa detta utanför affärssystemet?

22 Kommunikation och ledarskap Vad man säger, till vem, när, och hur Mediet är budskapet: topp och mellanledare demonstrerar ledarskap och engagemang genom att Förstärka viktiga budskap Lyssna och ta itu med anställdas oro Hjälpa till att göra personal och verksamhet till att bli redo för det nya systemet. Kommunikation och ledarskap görs i fyra cykler: projektets kickoff, realisering, slutliga förberedelser, och go-live På frågan vad de skulle göra annorlunda nästa gång, svarade företag som implementerat ett affärssystem, att de skulle ägna mer tid åt kommunikation och förändringsarbete

23 Ändringskostnader Möjligheten att påverka är som störst när kostnaden är som lägst Ändringskostnad Behovsanalys Utforma krav Välja leverantör Lösningsdesign Implementera - från as is till to be - Bruttolista - Nettolista - verifiera design - Installera - Skicka ut inbjudan - Demo, användarfall - kontrakt införande - Testa - Utvärdera svar - kontrakt förstudie - Konvertera - Godkänna Möjlighet till påverkan

24 Trender och marknad?

25 Affärssystemets utveckling Från papper till dator - Registrering - Lagring Från fristående till integrerat - Processer - E-handel Från windows till web - Gränssnitt - SaaS IV Från utdata till beslutstöd -Analys -Verksamhetsstyrning

26 BI Från rapporter till analysstöd

27 Generationsväxling www (SaaS) SAP Business Suite Infor ERP LN IBS Enterprise Monitor Agresso Business World Maconomy IFS Applications PP7 Affärssystem Oracle ebusiness Suite CDC Supply Chain MS Dynamics NAV Jeeves Universal Speedledger FDT Affärssystem SoftOne ComActivity Business Suite 24SevenOffice ATAIO Enterprise SoftOne internet Visma Severa Hogia Smart Office Visma Cloud Rexor Exact Globe Enterprise Lawson M3 Pyramid Business Studio Balans HansaWorld Enterprise Mamut Enterprise Visma Business Briljant Oracle JD Edwards EnterpriseOne Visma PX Control BL Administration MS Dynamics AX NetSuite OneWorld RAMOS e-conomic UNI_BAS Fortnox Specter Business Management Xledger Jeeves Selected Epicor 9 BL ebokföring

28 SaaS tar över som affärsmodell 100 % Andel företag som väljer att hyra ett internetbaserat system istället för att köpa system enligt traditionell affärsmodell Små företag 50 % Medelstora företag Stora företag

29 Företagspyramiden Globala företag Stora företag Medelstora företag Mindre företag Fåmansföretag Enmansföretag Många leverantörer som krigar om ett fåtal kunder Storlek Antal >

30 Kamp om mittfältet

31 Marknadsandelar Företag med +250 anställda Privat sektor SAP Infor M3 Agresso Microsoft AX IFS Applications Visma Adm Microsoft NAV Visma Control Jeeves Oracle EBS

32 Fokusområden Vilka områden där kunderna nu lägger fokus framåt: Beslutstöd i topp Uppgradering (öka livslängden) CRM/mobilitet (Molnet ) HR allt mer i fokus

33 Trender Microsoft, Microsoft, Microsoft, Microsoft Molnet växer exponentiellt Konsolidering av partners Stort fokus på Beslutstöd Mobilitet (tillgänglighet) HR-system till alla Integration (informationsutbyte) Branschfokusering

34 Tack! och lycka till Jonas Andersson Mikael Hveem Stockholm Göteborg Lund Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik