Affärssystem. Affärssystem - 1. Affärssystem. Informationssystem (IS) Tobias Nyström

Transkript

1 Affärssystem Affärssystem - 1 Tobias Nyström Affärssystem ERP ERP = Enterprise Resource Planning System (ingen klar definition av ERP i litt.) Tidigare affärsaktiviteter ex. HR, Finans och försäljning etc. program var oberoende och fokuserad på funktion. ERP skär igenom hela verksamheten möjliggör informationsflöden i hela organisationen. ERP täcker och länkar hela kedjan från leverantör till kund. 1 2 Affärssystem ERP utgör arkitekturen som ska möjliggöra flödet av information mellan alla affärsfunktioner inom organisationen och möjliggöra utbyte med externa stakeholders. Verksamhetssystem (Activity System) Informationssystem (Information System) IT- infrastruktur (ICT-System) 3 4 Informationssystem (IS) IS är i detta fall ett ERP system ERP är bryggan mellan verksamhetssystemet och IT-infrastrukturen ERP möjliggör underliggande teknik ERP använder IT-infrastrukturen som verksamhetssupport ERP gör informationshanteringen bättre ERP borde göra verksamheten effektiv 5 Från Beynon-Davies figur 7.2: Key economic actors 1

2 Inköp (Procure-to-Pay) Orderförfrågan Köporder Avisera återförsäljare och skicka order Återförsäljaren Ta emot order Skicka produkter Ta emot produkter och följesedel Leverantörsreskontra Tar emot faktura Betalar faktura Inköpsavdelningen Lager Från Beynon-Davies figur 7.4: Major transactions between buyer and seller 8 Försäljning (Order-to-Cash) Pre-Sale Aktivitet Säljorder Försäljning Produktion Lagerstatus Hämta material Packa material Skicka leverans Fakturera kund Registrera betalning Kundreskontra 9 From Beynon-Davies figur 6.12: A typical ERP package Historia MRP- Materials requirements planning Lager och ordersystem. MRPII Manufacturing resource planning Hantering och övervakning av hela värdekedjan från intag till utmatning. Historia ERP- löste fragmenteringen av information. En integrerad lösning. Modulärt byggt system. Centralisering av data/program. En enda inmatning. Client/Server arkitektur

3 Historia EAI- Enterprise Application Integration Integrering av existerande system. Konverterar befintlig data som delas mellan olika system. SOA- Service Oriented Architecture Arkitektur som är baserad på tjänster och händelser. Undviker att bygga statiska system och strukturer. Genom att använda web services utnyttjas endast nödvändiga system resurser. Byggt på en öppen system arkitektur. SOA forts. SOA- Service Oriented Architecture SOA medför ett friare val av komponenter till ERP. Standardiserad kommunikation mellan komponenter (services=programvarupaket) som har en viss funktion. Det går att välja de komponenter som passar verksamheten på ett bättre sätt, mindre risk för inlåsning SOA forts. Standardiserat utbyte genom: XML (extensible Markup Language): språk för att definera data och metadata. SOAP (Simple Object Access Protocol): XML baserad funktion och metod för att anropa applikation UDDI (Universal Description, Discovery and Integration Services): katalog för att allokera web service funktionalitet. WSDL (Web Service Description Language): beskrivande specifikationer för web service interface. BPEL/BPEL4WS (Business Process Execution Language/for Web Services): specifikationsspråk för att definiera villkor och sekvens för att möjliggöra affärsprocess. 15 Utvecklingstendenser Affärssystem blir större och mer komplexa. Att skapa och införa ett affärssystem är dyrt och tidskrävande. Egenutvecklade system är numera sällsynta. De flesta företag köper standard system. 16 ERP användningsområde Standardisering av arbete (Best Practices) Styrning och kontroll Beslutsstöd (decision support system - DSS) ERP exempel på tillämpning Leverantörer SRM (Supplier relationship management) Resurs & produktionskontroll Order/fakturering (reskontra) Finans (ex cash-flow, project risk) Projekt management och riskhantering 17 Kundhantering CRM (customer relationship management) samt KAM (key account management) Marknadsföring & inköp Service & underhåll 18 3

4 Skäl till att implementera ERP Tekniskt Mer flexibilitet. Lägre IT-kostnader (färre system). Förbättrar rutiner Standardiserar rutiner som används i hela organisationen. Strategiskt Mer och bättre information att basera beslut på. Support och förståelse för hela organisationen ökar. Förändra IT-infrastrukturen och arbetsprocesser (ERP kan användas inom Change Management) Konkurrensfördelar Hålla takten med konkurrenter och kanske ligga steget före. 19 Möjliga vinster Direkta Reduktion av lager Reduktion av kostnader för material och arbetskraft Förbättrad kundservice & försäljning Förbättrad ekonomisk och finansiell kontroll Indirekta Bättre besluts support Överflödig personal bättre använd någon annanstans i organisationen? Förhoppningsvis mindre överraskningar 20 Struktur av ERP Kärna en central databas. Många olika moduler arbetar och får åtkomst till databasen. Klient/Server struktur. Olika vyer baseras på användare (roller). Konfigurering av moduler beror på verksamhet. All data är lagrad centralt för omedelbar databehandling. 21 Från Beynon-Davies figur 7.5: The value chain Affärsändamål En verksamhet måste skapa ett värde (Porters värdeskapandekedja). Exempel på värdeskapande: Forskning & utveckling Inköp & lager Produktion Distribution Marknadsföring & försäljning Service Verksamheten behöver support processer såsom administration. Målet för ett affärssystem är att ge support för all verksamhet. Samband mellan verksamhet och system Affärslogiken kopplar verksamheten och systemet samman. Ett exempel är SAP. SAP = Systemanalyse und Programmentwicklung Systeme, Anwendungen und Produkte SAP används mest av stora tillverkande företag. SAP systemet är baserat på en kärna och moduler läggs sedan till ett integrerat system

5 SAP R/3 overview SAP-modules in a business Affärssystemskaraktär Lagrar olika typer av information. Har stort antal och omfång av funktioner. Många kopplingar mellan olika moduler. Komplexiteten ökar vid ökad funktionalitet och fler moduler. Standardiserade system De flesta affärssystem är standardiserade. S.system paket och lösningar tillverkas av en tillverkare. S.system tillverkas baserat på erfarenhet. S.system skapar en affärsprocesstandard Fördelar med standardiserade systems Nackdelar med standardiserade systems Kostnadseffektiv att utveckla och underhålla. Snabb installation. Bättre bedömning av kostnaden. Systemets inbyggda erfarenhet. Bättre samordning av verksamhetsorganisation. Konkurrensfördelar (Competitive Advantage)? 29 Risk med för snabba beslut. Underskattat behov av kundanpassning. Problem och risk med för mycket kundanpassning av systemet. Beroende av leverantör/tillverkare. Ökade kostnader att underhålla. Problem att implementera i organisation. 30 5

6 Nackdelar med standardiserade systems forts. Interna- och intra-organisatoriska måste anpassas till systemet Minskad kreativitet? Kundanpassning Ett standardsystem är aldrig helt anpassat för en verksamhet. En ömsesidig anpassning av både verksamhet och system är nödvändigt (IS and Business in alignment). Verksamhet Affärs system Kundanpassning Kundanpassning är oftast den svåraste processen vid system införande. En avgörande faktor att utröna för om det ska bli en succé eller misslyckande. Genomförs vanligen av specialister. Problem med kundanpassning har tidigare ruinerat stora företag (en del har t.o.m. tvingats gå i konkurs). Affärssystem idag Standardiserade system dominerar. Trend mot mer öppna system (SOA). Konsolidering bland tillverkarna? Open Source Cloud Computing? Exempel på tillverkare (PeopleSoft & JD Edwards) (Dynamics NAV) Open Source: Från Sverige: International Business Systems

7 SAP (reskontra) Visma (kundreskontra) PeopleSoft (reskontra) 39 7