Tid och plats H-salen, Växjö kommun kl. 13.30-14.30 Beslutande Ledamöter Bert Sundström (S), ordförande Hannington Lubwama (M) Yvonne Ekaremål (C) Eva Kjellberg (S) Ulla Svensson (M) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Nils-Erik Carlström (FP) Bengt-Göran Sandell (S) Carina Elmefall, kanslichef Martin Fransson, gruppledare sekretariat Fredrik Pettersson, sekreterare Justering Justerare Plats och tid Kommunkansliet Justerade paragrafer 16-24 Underskrifter Sekreterare Fredrik Pettersson Ordförande Bert Sundström Justerare Hannington Lubwama 1(14)
Bevis om anslag av protokoll valnämnds protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag 2015-09-17 Anslaget tas ner 2015-10-09 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Fredrik Pettersson 2(14)
Förteckning över valnämndens ärenden den 10 september 2015 16 Dnr 2928-15 Justering... 4 17 Dnr 2928-93 Information/utbildning om Ciceron Assistent, pekplattor och arvodeshantering... 5 18 Dnr 2015-00009 s delårsbokslut efter augusti 2015... 6 19 Dnr 2015-00012 s internbudget för 2016... 7 20 Dnr 2015-00008 Redovisning av anordnande av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun... 9 21 Dnr 2015-00011 Delegationsordning för valnämnden... 10 22 Dnr 2015-00006 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden... 12 23 Dnr 2015-00004 Meddelanden till valnämnden... 13 24 Dnr 2928-16 Övrigt... 14 3(14)
16 Dnr 2928-15 Justering Hannington Lubwama (M) utses till att justera protokollet. 4(14)
17 Dnr 2928-93 Information/utbildning om Ciceron Assistent, pekplattor och arvodeshantering s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Sekreteraren förevisar sammanträdesverktyget Ciceron Assistent, pekplattor samt digital arvodeshantering. 5(14)
18 Dnr 2015-00009 s delårsbokslut efter augusti 2015 s beslut godkänner delårsbokslut efter 8 månader och prognosen för helåret 2015. Bakgrund Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna delårsrapporter till kommunledningsförvaltningen. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunledningsförvaltningen överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 27 augusti redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valnämnden efter 8 månader förbrukat cirka 116 000 kronor av budgeten på 172 000 kronor. Det är aningen högre än beräknat och beror främst på hyreskostnader från valåret 2014 som p.g.a. av sen fakturering belastar 2015 års budget. genomförde i maj förtidsröstning till omvalet till kommunfullmäktige i Båstad. Växjö kommun mottog för detta ett statsbidrag på 125 000 kronor och av dessa har 8 065 kr använts till annonsering och som ersättning för personalkostnader i samband med omvalet. Återstående medel har återbetalats till valmyndigheten. fick därmed full täckning för förtidsröstningen från staten. Sammanfattningsvis bedöms prognosen för helåret 2015 vara noll mot budget. har hittills i år haft två sammanträden och ytterligare två är inplanerade. anordnade den 4-8 maj 2015 förtidsröstning till omvalet till kommunfullmäktige i Båstad. Inga röster mottogs under förtidsröstningen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 6(14)
19 Dnr 2015-00012 s internbudget för 2016 s beslut antar förslag till internbudget för 2016. Bakgrund Växjö kommunfullmäktige har beslutat om budget för Växjö kommun 2016 med verksamhetsplan för 2017 2018 vid sitt sammanträde den 16 juni 2015. I budgeten framgår nämndernas budgetanslag för 2016, övergripande mål och prioriteringar för de tio målområdena. Nämnder och styrelser ska upprätta en internbudget för 2016. har tilldelats en driftbudgetram på 175 000 (etthundrasjuttiofemtusen) kronor för 2016. Budgetanslaget är baserat på att inget val ska genomföras under 2016. Beslutsunderlag Kommunchefen har lämnat förslag till interbudget för valnämnden för 2016 samt i en skrivelse redogjort för budgeten. Av skrivelsen framgår bland annat att inga ordinarie val ska genomföras under 2016. I övrigt ska nämnden besluta om delårsbokslut, svara på interna remisser från kommunstyrelsen och externa remisser från regeringen, samt, i den mån nämnden finner nödvändigt, påbörja planeringen inför nästa val 2018. Ett prioriterat område inför nästa val är rekrytering av röstmottagare, framförallt ordförande och vice ordförande. Medelåldern bland dessa är relativt hög och det bör planeras för att många nya kan komma att behövas. har i 20/2014 antagit en uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun. Den ska säkerställa att rätt personer rekryteras till detta enormt viktiga förtroendeuppdrag. Växjö kommun har ett avtal med Göteborgs stad om att använda dess valdatasystem för den lokala administrationen och organiseringen av val, dvs. uppgifter om vallokaler, röstmottagare osv. För detta betalar Växjö kommun support- och underhållsavgifter varje år. 7(14)
Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 8(14)
20 Dnr 2015-00008 Redovisning av anordnande av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun s beslut godkänner redovisningen Bakgrund beslutade i 10/2015 att anordna förtidsröstning i samband med omvalet till kommunfullmäktige i Båstad den 10 maj 2015. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 17 augusti lämnat en redovisning av anordnandet av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun. Av skrivelsen framgår att valkansliet genomförde förtidsröstning enligt valnämndens beslut den 4-8 maj 2015. Inga röster mottogs under förtidsröstningen. Annonsering skedde i lokalpressen och information om omvalet fanns på kommunens webbplats. Av statsbidraget på 125 000 kronor har 8 065 kr använts till annonsering och som ersättning för personalkostnader i samband med omvalet. Återstående medel har återbetalats till valmyndigheten. Beslutet skickas till Kommunchefen (kanslichefen) 9(14)
21 Dnr 2015-00011 Delegationsordning för valnämnden s beslut antar förslag till delegationsordning för valnämnden daterad 2015-08-19. Bakgrund saknar i dagsläget en delegationsordning. Enligt 6 kap. 33 KL kan en nämnd delegera till utskott, en ledamot eller ersättare i nämnden eller en anställd i kommunen att fatta beslut på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Speciellt i valtider är valnämndens och kommunledningsförvaltningens arbete intensivt och uppkomna situationer av olika slag kan kräva snabba beslut. Dessutom är många av de beslut och åtgärder som måste vidtas med kort varsel ofta av rutinmässig karaktär eller väldigt detaljinriktade, varvid ett inkallande av hela valnämnden kan bedömas vara ett slöseri med tid och resurser. Beslutsunderlag Kommunchefen har lämnat förslag till delegationsordning för valnämnden samt i en skrivelse redogjort för dess innehåll. Av skrivelsen framgår att det är av ovan nämnda anledningar lämpligt att valnämnden beslutar att upprätta en delegationsordning för att underlätta sitt eget och kommunledningsförvaltningens arbete i samband med val. Kommunledningsförvaltningen har lämnat ett förslag till en sådan ordning. Delegationsordningen berör ärenden av allmänkommunal karaktär, upphandling/anskaffning av tjänster och varor, personal- och organisationsfrågor vid val samt ärenden som rör rutinmässig kontakt med Länsstyrelsen och Valmyndigheten. Alla delegationsbeslut som fattas ska enligt lag redovisas för nämnden vid nästkommande sammanträde. Beslutet skickas till 10(14)
Kommunchefen (kanslichefen) 11(14)
22 Dnr 2015-00006 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Valmyndighetens nyhetsbrev 2015:4, 2015:5, 2015:6 och 2015:7 presenteras för valnämnden. 12(14)
23 Dnr 2015-00004 Meddelanden till valnämnden s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Följande beslut och skrivelser av intresse har inkommit till valnämnden sedan föregående sammanträde: Information från Sveriges Kommuner och Landsting om 2014 års kommun- och landstingsval. Kommunfullmäktiges beslut om revisionsberättelse för Växjö kommun för 2014. Kommunfullmäktiges beslut om årsredovisning för Växjö kommun för 2014. Kommunfullmäktiges beslut om nya arvodesbestämmelser för förtroendevalda från och med 1 juni 2015. Information från Sveriges Kommuner och Landsting om förstagångsväljare vid val till kommunfullmäktige 2014. Kommunstyrelsens beslut om budgetuppföljning efter maj med prognos för helåret 2015. 13(14)
24 Dnr 2928-16 Övrigt Inga övriga frågor behandlades på dagens sammanträde. 14(14)