E-arkiv Kronoberg och Blekinge

Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-413 07 Mobil 0702-431 662 Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 Hemsida www.vaxjo.se E-post elin.jonsson@vaxjo.se

Innehåll 1 INLEDNING... 3 1.1 GODKÄNNANDE... 3 1.2 VERSIONSHANTERING... 3 2 BAKGRUND... 3 2.1 IDÉ... 4 2.2 MÅL... 4 2.3 AVGRÄNSNINGAR... 4 3 UNDERLAG OCH GODKÄNNANDE... 5 3.1 DET HÄR BEHÖVER FÖRSTUDIEN FÅ IN FRÅN DELTAGANDE ORGANISATIONER:... 5 3.2 DET HÄR KOMMER FÖRSTUDIEN ATT LÄMNA TILL NÄSTA ETAPP:... 5 3.3 PROJEKTAVSLUT... 5 4 FÖRSTUDIENS STRUKTUR... 5 4.1 FÖRSTUDIEORGANISATION OCH BEMANNING... 5 Kontaktperson deltagande organisationer... 6 Projektansvarig... 6 Projektledare... 6 Arbetsgrupp... 7 Referensgrupper... 7 4.2 UTBILDNING... 7 5 TIDPLAN OCH RESURSER... 8 5.1 PRELIMINÄR TIDSPLAN... 8 5.2 RESURSBEHOV... 9 6 ARBETSFORMER... 9 6.1 FÖRSTUDIEMODELL... 9 6.2 DOKUMENTSTYRNING... 9 6.3 AVVIKELSE OCH ÄNDRINGSHANTERING... 10 6.4 SEKRETESS OCH SÄKERHET... 10 6.5 INFORMATIONSSPRIDNING... 10 Informationsbrev... 10 Projektarbetsplats och publicering... 10 Rapportering... 10 Mötesstruktur... 10 7 RISKER... 11 8 EKONOMI... 12 2 (12)

1 Inledning 1.1 Godkännande Projektplanen skickas ut via e-post till kontaktpersoner för deltagande organisationer, med möjlighet att komma in med synpunkter inom en vecka. Synpunkter lämnas via ett formulär som skickas med e-postmeddelandet. 1.2 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar 0.1 2013-01-15 Utkast till arbetsgruppen 0.2 2013-01-30 Förslag till kontaktpersoner hos deltagande kommuner. Reviderat efter granskning av arbetsgruppen 0.3 2013-02-08 Version med ändringar markerad som gjorts med anledning av inkomna synpunkter från kontaktpersoner. 1.0 Publicerad version 2 Bakgrund E-arkivet är en central del av e-förvaltningen för att säkerställa informationsförsörjning. Information som skapas och hanteras i elektronisk form ska också kunna bevaras i elektronisk form. E-arkiv är ett prioriterat nationellt projekt och samverkan framhålls som en viktig framgångsfaktor av framförallt E-delegationen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Bakgrunden till förstudien är framför allt föreningen Sambruks projekt elektroniskt bevarande, projektet e-arkiv som drivs av SKL och den upphandling av ramavtal som genomförs av SKL Kommentus Inköpscentral. För att införa e-arkiv behöver varje organisation genomföra behovs- och nulägesanalyser. Förstudien ska fungera som underlag för fortsatt planering, framtida upphandling och införande av e-arkiv. Detta dokument definierar förstudien som kommer att genomföras i samverkan mellan intresserade organisationer i Kronoberg och Blekinge. 3 (12)

2.1 Idé Tanken med förstudien är att deltagande organisationer ska få fördjupade kunskaper om vad det innebär och hur man kan gå till väga för att införa och förvalta e-arkiv på lång sikt. 2.2 Mål Målet är att genomföra grundläggande analyser och ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med e-arkiv, gemensamt eller i mindre grupperingar. 2.3 Avgränsningar Förstudien kommer inte att genomföra alla de fördjupade analyser som behövs för att kunna upphandla arkivsystem och införa en organisation för att hantera e-arkiv. Fördjupade analyser genomförs under hösten 2013 om deltagande organisationer beslutar att gå vidare med gemensamt projekt (etapp 2). Direkta förberedelser inför upphandling ingår inte heller i förstudien. Det beror på vilka vägval som deltagande organisationer gör utifrån de handlingsalternativ som förstudien redovisar. Förberedelser inför upphandling kan ske i etapp 3 och eventuell upphandling i etapp 4 som preliminärt kan komma att genomföras under 2014. Upphandling av ramavtal för systemstöd och tjänster för e-arkiv hanteras av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) och Kammarkollegiet som fungerar som inköpscentraler. SKI:s upphandling sker på uppdrag av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som även arbetar med att ta fram stöd och hjälp och förmedla bra exempel inför upphandling av e-arkivsystem. Specifikationer för hur information ska struktureras och paketeras för leveranser till e-arkiv tas fram inom ramen för Riksarkivets projekt eard (det vill säga ett arkivformat för digital information). Informations- och erfarenhetsutbyte med andra liknande projekt sker inom ramen för olika nätverk inom arkivsektorn som till exempel det nätbaserade forumet Arkivet på Ning (http://arkivet.ning.com/) och arbetsgruppen E- arkiv syd som regelbundet träffas i Hässleholm. 4 (12)

3 Underlag och godkännande 3.1 Det här behöver förstudien få in från deltagande organisationer: Uppgifter om kontaktpersoner. Underlag till analyser. Genom deltagande i planerade aktiviteter och genom att besvara förfrågningar från arbetsgruppen. Underlag godkänns av arbetsgruppen i enlighet med de kriterier som tas fram. Om någon inleverans försenas eller inte godkänns redovisas konsekvenser i förstudierapporten. 3.2 Det här kommer förstudien att lämna till nästa etapp: Resultatet överlämnas till projektorganisation för eventuellt kommande etapp 2. Alternativt till respektive deltagande organisation om det inte blir en gemensam fortsättning. Övergripande målbild och modell för e-arkiv Ordlista Verktygslåda för analyser, utvärdering och utbildning Konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete Deltagande organisationer erbjuds fortlöpande möjlighet att lämna synpunkter på de förslag som tas fram av arbetsgruppen. 3.3 Projektavslut Projektet är avslutat när: Deltagande organisationer har granskat och haft möjlighet att lämna synpunkter på förslag i olika intressentgrupper Alla deltagande organisationer har tagit del av och haft möjlighet att lämna synpunkter på slutrapporten Redovisning för uppdragsgivare Förstudiedokumentationen är rensad och arkiverad 4 Förstudiens struktur 4.1 Förstudieorganisation och bemanning Förstudien innebär i sig inte några formella beslut. Beslut om fortsatt projekt fattas efter att förstudien slutredovisats. Förstudieorganisationen är därför informell och baseras på en arbetsgrupp, kontaktpersoner för 5 (12)

deltagande organisationer samt olika intressent- och nätverksgrupper (referensgrupper). Kontaktperson deltagande organisationer Kontaktpersoner utses av deltagande organisationer och meddelas till projektansvarig. Kontaktpersonen knyter till sig en grupp av personer som kan ge synpunkter på förslag som arbetsgruppen tar fram. Alla organisationer behöver inte ha tillgång till all kompetens utan arbetar utifrån sina förutsättningar. Ansvar: Förankra och kommunicera förstudiens resultat inom den egna organisationen Med hjälp av intern kompetens bidra med underlag till förstudien och ge synpunkter på förslag Befogenheter: Lämna synpunkter på projektdefinitionen och de förslag som tas fram av arbetsgruppen Hantera formella frågor i projektet Projektansvarig Marianne Dalesjö, kanslichef (Växjö kommun) Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera projektledning Hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer Befogenheter: Utse projektledare Godkänna deltagare i arbetsgruppen efter samråd med kontaktpersonerna Projektledare Projektledare: Elin Jonsson, arkivarie (Växjö kommun) Ansvar: Samordna, kommunicera och leda förstudien Hantera projektarbetsplats på nätet Hålla lista med kontaktpersoner uppdaterad och tillgänglig Dokumentera och sammanställa underlag för olika handlingsalternativ Befogenheter: Fördela uppgifter i arbetsgruppen inom överenskomna ramar för förstudien 6 (12)

Tilldela behörigheter till projektarbetsplatsen Föreslå handlingsalternativ för fortsatt arbete Arbetsgrupp Deltagare i arbetsgruppen: Josefina Andersson, arkivarie (Markaryds kommun) Emil Hagelbäck, arkivarie (Sölvesborgs kommun) Anders Karlsson, arkivarie (Ronneby kommun) Anna-Lena Ljungberg, arkivarie (Ljungby kommun) Magdalena Nordin, arkivarie (Karlskrona kommun) Niclas Rosenbalck, arkivarie (Älmhults kommun) Jonas Sjöberg, systemförvaltare (Alvesta kommun) Arbetsgruppen kan förändras vid behov. Ansvar: Delta i aktiviteter Inläsning av material Genomföra de analyser som planeras i gruppen Granska och lämna synpunkter på utkast Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter Godkänna förslag som projektledaren sammanställer Referensgrupper För att förankra förstudiens resultat, identifieras och konsulteras grupper som på olika sätt kan bidra med kunskaper och som är berörda vid införande av e-arkiv. Det nätverk och forum som finns inom ramen för gruppen e-arkiv på forumet Arkivet på Ning kommer också att fungera som referensgrupp och för omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte. 4.2 Utbildning Arbetsgruppen hanterar planering av utbildning utifrån de behov som de deltagande organisationerna har. Utbildningstillfällen läggs i samband med arbetsmöten (1-2 timmar per pass). 7 (12)

5 Tidplan och resurser 5.1 Preliminär tidsplan Detaljerad plan och fördelning av arbetsuppgifter hanteras av arbetsgruppen och redovisas på projektarbetsplatsen. Att göra: Beskrivning: Tidplan: Uppstart Gemensamt uppstartsmöte och inledande möte med arbetsgruppen. Januari 2013 Formalia för projektet. Upprätta projektplan. Målbild och modell Förslag till målbild och övergripande modell för e-arkiv. Grundläggande krav på e-arkiv Intressenter Identifiera vilka grupper som har störst intresse och får mest nytta av ett e-arkiv. Titta på roller och kompetenser Nyttor Identifiera nyttor Titta på förväntade kostnader Ordlista Beskriva och definiera grundläggande begrepp Förslag till gemensam ordlista. Februari 2013 Februari 2013 Februari 2013 Februari mars 2013 Förankring kontaktpersoner Lägesrapport Avstämning och förankring inom deltagande organisationer Möte med kontaktpersoner Gå igenom synpunkter och förslag Mars 2013 Nuläge Genomföra en övergripande nulägesanalys Ett arbetsmöte gemensamt Eget arbete i respektive organisation Sammanställa analys Mars- april 2013 Förankring i referensgrupper Möten för att inhämta information, diskutera och Mars-maj 2013 8 (12)

förankra förstudien. Risker och konsekvenser Övergripande analys av risker och konsekvenser Maj 2013 Redovisning Sammanställning av analyser, resultat och konkreta förslag på handlingsalternativ. Förslag till slutrapport skickas på remiss till deltagande organisationer Slutrapport presenteras på informationsträff/nätverk Juni 2013 5.2 Resursbehov Kontaktpersoner förväntas avsätta några timmar i månaden för att läsa igenom förslag och ta fram underlag till förstudien. Deltagare i arbetsgruppen förväntas lägga ner 3-4 timmar i veckan fördelat under första halvåret 2013. Deltagare i arbetsgruppen bör reservera mer tid i samband med planerad delrapport i mars och slutrapport i juni. Projektledaren arbetar minst 80 % med förstudien. 6 Arbetsformer 6.1 Förstudiemodell Arbetet i förstudien bygger på erfarenheter från andra förstudier som genomförts i samverkan mellan organisationer. Utgångspunkt för arbetet är angränsande projekt, goda exempel samt vedertagna metoder och standarder. Alla organisationer som deltar i förstudien har inte möjlighet att avsätta projektresurs för att delta i arbetsgruppen. För att kunna involvera samtliga organisationer i arbetet med att ta fram underlag till förstudien tas verktyg fram som är enkla att använda. 6.2 Dokumentstyrning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Författare måste framgå av varje dokument. Dokumentation hanteras åtkomlig för deltagare på den gemensamma projektytan. Dokumenten registreras och arkiveras hos Växjö kommun. 9 (12)

6.3 Avvikelse och ändringshantering Projektledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för förstudien. Vid behov samråder projektledaren med projektansvarig som meddelar förändringar till deltagande kommuner. Avvikelser redovisas i rapporten. 6.4 Sekretess och säkerhet Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande kommuner. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen. 6.5 Informationsspridning Informationsbrev Väsentlig information om förstudien sammanfattas regelbundet i form av informationsbrev eller motsvarande. Projektarbetsplats och publicering Arbetsgrupp och kontaktpersoner har åtkomst till gemensam digital projektarbetsplats. På projektarbetsplatsen finns delade dokument, kontaktlistor, kalender, aktiviteter och åtkomst till en blogg om elektroniskt bevarande med mera. Färdigställda dokument publiceras på Växjö kommuns webbplats: http://www.vaxjo.se/e-arkiv Rapportering Den rapporterade projektdokumentationen består av följande dokument: Projektplan Lägesrapport Slutrapport med bilagor Kopior skickas till kontaktpersonerna hos deltagarna via e-post för vidare spridning. Mötesstruktur Arbetsgruppsmöten Plan för arbetsgruppsmöten tas fram av arbetsgruppen. Arbetsgruppen träffas måndagar varannan vecka för att jobba med förstudien. Telefonmöten för kortare avstämningar vid behov. Projektledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen. 10 (12)

Referensgruppsmöten Arbetsmöten för att stämma av delar i förstudien med olika referensgrupper planeras av arbetsgruppen. Syftet med dessa möten är att inhämta information, diskutera och förankra. Projektledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen. Informations- och nätverksträffar Träffar ordnas vid behov för olika referensgrupper. Presentationsmaterial delas på projektarbetsplatsen och skickas ut till samordnare för respektive nätverk. 7 Risker 1. Deltagare i arbetsgruppen kan inte avsätta den tid som behövs för inläsning och att delta i aktiviteter Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt Hög Fortlöpande uppföljning så att projektledningen kan hitta ersättare 2. Nyckelpersoner är frånvarande Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs Medel Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras (senarelägga eller i en andra etapp plocka in extern kompetens) 3. En eller flera kommuner vill gå ur samarbetet Effekt: Sannolikhet: Större kostnad för kvarvarande kommuner och bortfall av kompetens och arbetsresurser Medel 11 (12)

Åtgärd: Bra förankring genom uppstartsmöte och projektplanering 4. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarna Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Minskat intresse för fortsatt samarbete. Medel Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar. 8 Ekonomi Projektledare finansieras gemensamt beräknat efter kommunstorlek i särskild överenskommelse. Varje deltagande organisation står för sina egna kostnader för resor och andra omkostnader. 12 (12)