VÄLKOMNA TILL 2016 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION
Dagens meny: En god blandning av lite av varje som kan vara nyttigt och bra att känna till
Orderintegration mellan inköpssystem och ekonomisystem EKONOMIENHETEN
Integration av orderrader från Proceedo till AGRESSO Innebär Att vi samlar all fakturahantering i ett system, dvs ekonomisystemet. Inköpssystemet kommer endast att användas för att lägga och attestera beställningar.
Integration av orderrader från Proceedo till AGRESSO Varför? Gränssnittet för fakturahantering i Proceedo är inte användarvänligt, ännu central hantering Saknade/felplacerade referenser medför arbete med flytt av fakturor mellan systemen Problem m fakturabilder, dels för inköpsfakturor och dels för vilda fakturor (försvårar attest) Ger möjlighet att ta emot pappersfakturor för till inköpssystemet anslutna leverantörer Ej uppgift om attestant på betalningsförslag i AGRESSO Vid köp av catering, krångligt att ändra moms i Proceedo
Vinster Ej längre weblänk på textrad i huvudboken OBS! Beställningens namn kräver anpassning, beräknad leverans strax innan jul Möjligt att ändra moms via webben Alla fakturor i samma system Alla fakturabilder i dokumentarkivet Möjligt att se huruvida leveranskvittens gjorts i inköpssystemet via ekonomisystemet Möjligt att se lagda beställningar i inköpssystemet via ekonomisystemet Ingen informationsförlust på fakturorna pga överföring mellan systemen. Allt leverantören anger syns på fakturan. Om leverantören anger ordernr i fel fält eller glömmer, kan fakturan lätt flyttas till rätt flöde Om leverantören av misstag skickat en pappersfaktura kan fakturan ändå matchas mot beställningen
Att tänka på Två sorters leverantörsfakturor för administratören i ekonomisystemets uppgiftslista; inköpsfakturor och inkommande fakturor Inköpsfakturor behöver hanteras då något avviker från den leveranskvitterade beställningen, t ex belopp eller antal Därefter går fakturan (som idag) på attest Lathund på AGRESSO manualer och lathundar Information i kommande nummer av Ekonomi- och inköpsnytt
SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2016 EKONOMIENHETEN
Vad är samlad årsuppföljning? Den samlade årsuppföljningen ska följa upp uppfyllelsen av lagar, regler och uppsatta mål samt få in underlag för att utveckla verksamheten, både för universitetet och fakulteteten/institutionen/enheten. MÅL: Gemensamma förvaltningen vill samla och samordna universitetets olika årliga uppföljningar. Ett led i att underlätta för mottagarna av uppföljningarna. METOD: Anvisningar, mallar och information kommuniceras samlat. Uppföljningarna lämnas in vid ett gemensamt rapporteringsdatum till en gemensam epost-adress.
Samlad årsuppföljning 2016 flera olika delar Uppföljning av verksamhetsplaner Uppföljning riskanalyser Uppföljning miljö och hållbar utveckling Uppföljning systematiskt arbetsmiljöarbete Uppföljning säkerhetsarbetet Nytt 2016 Årsredovisning Intern uppföljning GURIA
Samlad årsuppföljning för vem? Uppföljningarna är ett viktigt underlag för uppföljning av universitetets samlade verksamhet till: Universitetsledning och -styrelse Regeringen Riksrevisionen Målet är att uppföljningarna också ska kunna vara ett verktyg för fakulteten/institutionen/enheten.
Hela universitetet måste bidra i uppföljningen Fakultet, institution Leverera underlag från uppföljning av årets verksamhet. Rapportera data i rätt tid, med hög kvalitet (ekonomi, personal, student). Fakultet Sammanställa och kvalitetssäkra informationen för fakulteten. Leverera text, data, uppföljningsinformation utifrån återrapporteringskrav. Gem. förvaltn. Sammanställa och kvalitetssäkra informationen per område. Göra avvägningar mellan områden för att skapa en samlad återrapportering. Ledning, styrelse Information och beslut utifrån de samlade uppföljningarna. Intyga att årsredovisningen ger rättvisande bild av universitetets resultat och ställning. Årsredovisningen är ett viktigt underlag för regeringens uppföljning av och dialog om universitetets verksamhet.
Samlad årsuppföljning viktiga tidpunkter 19 sep: Avstämn. ÅR ledningen 13 okt: Startmöte 21 okt: fakulteter etc. Publicering material webb 17 jan: Inlämn. material 22 feb: ÅR till regeringen 16 feb: Beslut styrelsen 25 apr: Intern uppföljn. styrelsen Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mars April 2016 2017 Uppföljningsarbete 17 januari 2017 kl.12.00 Inlämning samlad årsuppföljning: Skickas till arsuppfoljning@gu.se Rapporteras och signeras i GURIA
Rapportera data i rätt tid, med hög kvalitet LADOK: Registreringar och resultat avseende 2016 ska rapporteras senast 12 januari kl.17.00 Utbildning på grund- och avancerad nivå (intern avräkning 16 jan.) Forskarutbildning aktivitet, försörjning och examen GUP: Kontrollera att alla publikationer utgivna 2016 är registrerade på ett korrekt sätt senast 8 januari 2017. Egenrapportering/Palasso: Kontrollera och attestera händelser (frånvaro, ledigheter, resor) i Egenrapporteringen senast 8 december. Rapportera i PalassoRes senast 12 december.
Mallar, anvisningar finns på Medarbetarportalen http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/ samladarsuppfoljning/
Följa upp inköp EKONOMIENHETEN
Inköp 2015 - leverantörstrohet 26% 4% 18% 52% Avtalsleverantör Köp stat, kommun, landsting Ej upphandlingsbart Övriga inköp Avtalsleverantör 577 286 759 Köp stat, kommun, landsting 193 346 211 Ej upphandlingsbart 43 409 063 Övriga inköp= N-leverantör 283 626 478 Totalt 1 097 668 511
Metod relation på leverantör i Agresso R=Ramavtal K= Köpeavtal (objektsupphandlingar) S= Statliga ramavtal O= Köp stat, kommun, landsting H= Hyresleverantör I= Ej upphandlingsbart (Chalmers, GU Ventures) N= Avtal finns ej
Följa upp inköp EKONOMIENHETEN
Direktupphandling EKONOMIENHETEN
Målsättning 22% 4% 4% 18% 52% Avtalsleverantör Köp stat, kommun, landsting Ej upphandlingsbart Direktupphandling Övriga inköp
Vad gör vi med leverantörsfakturorna? EKONOMIENHETEN
Leverantörsfakturor Fakturor som avser år 2016 måste ha inkommit för skanning senast den 5/1 2017 till fakturaadress: Göteborgs universitet Inst/ motsv namn Box 115 405 30 Göteborg Korrekt beställarid = snabbare hantering Rekvisition med statlig motpart ska vara helt klar den 29/12 Obs! ändra förfallodatum till senast den 29/12! För att få en faktura bokförd på 2016 måste den vara belastningsattesterad senast 12/1 2017 Fakturor med fakturadatum 20161231 eller tidigare läses in på år 2016
Internfakturor Ställ ut internfaktura som avser 2016 senast 12/1 2017 Följ upp internfakturor både som leverantör och beställare Alla internfakturor gällande 2016 ska vara godkända/attesterade senast 17/1 2017
EKONOMIENHETEN GÖTEBORGS UNIVERSITET Kundfakturorna då?
Kundreskontra att tänka på Värdering kundfodringar skall skickas in till ekonomienheten (4040@gu.se) senast 14 december. Rapporten tas ut tidigast 3 december och är på förfallna kundfordringar per 30 november. Konto 1584 Vidarefaktureras snarast Rensa bort valuta-/öresdiffar. Ni hittar dem genom: Egen meny/utdata/kund/åldersfördelat kundsaldo. Kontrollera regelbundet status på utställda fakturor för att undvika att ärenden går till inkasso.
Utredningskonton 25991 25992 25995 saldo: 48 721 kr saldo: 9,9 mnkr saldo: 6,3 mnkr Kontrollera om det är några belopp som ni känner igen och meddela oss så omför vi till rätt verksamhet (4040@gu.se). Medel med statlig motpart skall omföras löpande till resp. verksamhet.
EKO att tänka på Rekvisitioner med statlig motpart - måste hanteras omgående i båda riktningarna Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart skickas senast 15/12 för motpartsavstämningarna. Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart efter 15/12 Motparten måste kontaktas så att de kan bokföra innan sista dag. Registrera kontrakt så fort ni kan, prioritera statliga för att inbetalningar skall kunna bokas rätt. Kontrakt/gåvohandlingar inkomna diarieåret 2016 ska registreras senast 5/1. Den 7/1 kan nya kontrakt/gåvohandlingar inkomna 2017 börja registreras. Inga motpartsproblem inom staten
och även anläggningarna måste omhändertagas
Anläggningstillgångar EKONOMIENHETEN
Kontrollera att: Poster i Skapa anläggningar från fakturor töms löpande Nyttjandekontering är korrekt Inventering är gjord innan årsskiftet Underlag för utrangering har inkommit till ekonomienheten innan 15/12 Anskaffningsvärdet på anläggningar konterade på konto 10001 och 39941 inte understiger 20 000 kr
Förbättringsutgifter på annans fastighet Blankett för avslut av byggprojekt ska innehålla följande information: Ifylles av fastighetsavdelningen - Anläggningsnummer om det är tillkommande utgifter på ett redan existerande projekt - Anläggningsgrupp - Avskrivningstid Ifylles av mottagande fakultet/motsvarande - Ägaransvar - Konto - Nyttjandeverksamhet
Nya redovisningsregler 2016 Komponentavskrivning, tex: - Fastigheter - Fartyg - Forskningsanläggningar - Specialbyggda fordon
Stiftelse- och donationsmedel Några korta komihåg
Rekvirering av stiftelse- och donationsmedel Rekvisitioner för medel ur universitetets anknutna stiftelser och donationer måste vara ekonomienheten tillhanda senast den 19 december. För rekvisition krävs, förutom beslut från behörig person eller nämnd: Rekvisitioner på över 50 000 kr Eko rekvisition Utbetalning av stipendier Undertecknad rekvisitionsblankett (originalet skickas till ekonomienheten) Kontakta Johanna Lissman vid frågor johanna.lissman@gu.se / ankn 4316
Verksamheter med saldon på både tillgångsoch skuldsidan får vi inte ha! Varför...? Vi får inte ha upplupna bidragsintäkter när vi samtidigt har oförbrukade bidrag på samma verksamhet men olika ansvar.
Verksamheter med både upplupna intäkter och oförbrukade bidrag Detta uppstår främst när det bokförs poster med olika ansvar på en och samma verksamhet. Medför en felaktig redovisning då vi ser ut att ha mer oförbrukade medel och upplupna intäkter än vi faktiskt har.
Så var det, det här med periodiseringar nu igen, varför gör vi det och vad ska vi göra?
Periodiseringar Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Om en intäkt eller kostnad har bokförts i period 1 men avser period 2 ska den periodiseras. Detta innebär att resultaträkningens poster hamnar i rätt period, vilket ger ett rättvisande resultat. Periodiseringar är en del av Riksrevisionens granskning som alltid återkommer och vi behöver därför se till att vi har rätt i vår bokföring gällande detta.
Vid periodisering gäller följande: Ska göras för poster över 50 000 kronor för kostnader och över 1 000 000 kronor för intäkter Balanskonton som används är 16*, 27* Resultatkonton som används slutar normalt på 9 Underlag ska bifogas verifikationen, digitalt Intäkter av anslag ska aldrig periodiseras! http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/periodiseringar/
Periodisering av kostnader Förutbetald kostnad En faktura (kostnad) som bokförs i period 1 men som avser en händelse eller leverans i period 2 ska periodiseras som en förutbetald kostnad. Period 1 Debet konto 16191 (statlig motpart) 16192 (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2 Verifikationen reverseras
Exempel på förutbetald kostnad EKONOMIENHETEN
Periodisering av kostnader Vid förutbetald kostnad för hyror så gäller kontona nedan. Period 1 Debet konto 16111 (statlig motpart) 16112 (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2 Verifikationen reverseras
Periodisering av kostnader Upplupen kostnad Om vi får utfört ett arbete/händelse eller leverans i period 1 och fakturan (kostnaden) kommer först i period 2 har vi en upplupen kostnad i period 1 som ska periodiseras. Period 1 Debet periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Kredit 2717 (motpart Chalmers) Period 2 2718 (statlig motpart) 2719 (ej statlig motpart eller Chalmers) Verifikationen reverseras
Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt Om vi ställer ut en faktura period 1 eller får en inbetalning period 1 som avser en händelse, tjänst, arbete eller vara som utförs/ levereras i period 2 har vi en förutbetald intäkt som ska periodiseras. Här måste vi, förutom motpart, även skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.
Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt - Uppdrag/försäljning Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Kredit 27791 (statlig motpart) 27792 (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras
Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt - Uppdrag/försäljning - för hyror Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto hyror Kredit 2771 (statlig motpart) 2772 (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras
Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt Bidrag Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto bidrag Kredit 27781 (statlig motpart) 27782 (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras
Periodisering av intäkter Upplupen intäkt Vi har sålt en vara, utfört en tjänst eller annat arbete i period 1 men fakturerar eller får inbetalning av bidrag i period 2. Då får vi en upplupen intäkt som ska periodiseras. Även här måste vi, förutom motpart, skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.
Periodisering av intäkter Upplupen intäkt uppdrag/försäljning Period 1 Debet 16791 (statlig motpart) 16792 (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Period 2 Verifikationen reverseras
Periodisering av intäkter Upplupen intäkt bidrag Period 1 Debet 16781 (statlig motpart) 16782 (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto bidrag Period 2 Verifikationen reverseras
Fick vi ha verksamheter med underskott som inte kan finansieras? Svar: Nej
Upplupna intäkter/underskott Upplupna intäkter/underskott får inte uppgå till ett större belopp än det som finns kvar att rekvirera/fakturera enligt skriftligt avtal med extern givare. Är beloppet högre eller att det saknas avtal så måste ett avtal registreras i EKO eller så måste beloppet samfinansieras eller resultatavräknas. Ekonomienheten granskar alla upplupna intäkter över 500 000 kronor vid T1, T2 samt novemberavslutet. De verksamheter som helt eller delvis saknar skriftliga avtal för finansiering av de upplupna intäkterna, får en uppmaning att åtgärda detta. Är det inte åtgärdat till avslut 1 vid bokslutet så resultatavräknas det centralt av ekonomienheten.
Upplupna intäkter/underskott Vid granskningen 2015 T2 av upplupna intäkter på över 500 000 kronor så fanns det 144 verksamheter med ett totalt belopp på 192 miljoner. Av dessa så var det 52 verksamheter som helt eller delvis saknade skriftliga avtal för finansiering av ett totalt belopp på 43 miljoner. Vid granskningen 2016 T2 av upplupna intäkter på över 500 000 kronor så fanns det 137 verksamheter med ett totalt belopp på 195 miljoner. Av dessa så var det 43 verksamheter som helt eller delvis saknade skriftliga avtal för finansiering av ett totalt belopp på 25,8 miljoner.
Specifikationer till bokslut 2016 Specifikationerna skickas via mejl till per.a.sjoberg@gu.se Ett konto = ett dokument/specifikation Dokumentet ska döpas till ansvar och konto t.ex. A9151 K25995
GÖTEBORGS UNIVERSITET Innan vi äter julbordet, tänk på: Beloppsgränsen: 500:- exkl moms Julbordet räknas som en av de två personalfester per person och år som är skattefria. Vill man äta mer=förmånsbeskattad Justera momsen: 10,80 per person, resterande del blir en kostnad och konteras på representationskontot Julgåvan: max 450:- inkl moms=skattefritt
Kort sammanfattning av Korta redovisningsdagen Finansiering av transfereringar, ska vara 0 i saldo Rätt konto och rätt motpart Rätt konto och rätt verksamhet Blanda inte interna och externa motparter i samma verifikation Internhandel - omföringar http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativtstod/ekonomienheten/informationsmoten/
Tidplanen: Följer vi den och gör enligt den kan inget gå fel!
Tidplan bokslutsarbetet 8/12 - kontrollera och attestera i Egenrapporteringen 12/12 - rapportering i PalassoRes 15/12 - sista dag för skicka fakturor och rekvisitioner till statliga mottagare, skickas de senare måste kontakt tas med mottagaren 15/12 - underlag för utrangering av anläggningar till 4040@gu.se 29/12 - kl 12.00, rekvisitioner till statlig mottagare för betalning 5/1 - sista dag för skanning av levfakturor avseende 2016 5/1 - sista dag för registrering av kundfakturor 8/1 - publikationer utgivna 2016 registrerade i GUP 12/1 - kl 20, belastningsattest för levfakturor ska var gjord=bokföring 12/1 - sista dag för att ställa ut internfakturor 12/1 - kl 17.00 Registrering i Ladok
13/1 - triggerkörning, avslut 1 = resultat 17/1 - sista dag för omföringar och periodiseringar 17/1 - sista dag för att godkänna/attestera internfakturor 18/1 - morgonen, triggerkörning, 18/1, fm 19/1 kl 23.59 - nollställning av vgrupp 3 och 4 samt manuell samfinansiering 18-19/1 - får endast bokföringar göras som inte skulle ha påverkat triggerkörningen den 18/1 20/1 - avslut 2 = resultat 23/1 - rapportuttag 26/1 - institutionerna klara med checklistor och specifikationer till balanskonton 26/1 - inköp, uppföljning och återrapportering, sista dag för inlämning 30/1 - fakulteterna klara
Tyvärr försöker andra ibland att lura oss EKONOMIENHETEN
Falska utbetalningsinstruktioner EKONOMIENHETEN
Dåliga affärer Inköp av värdelösa renhållningsprodukter Attityder kring inköp Förståelsen av innebörden av attestering
Förebygg oegentligheter Handla via GU:s avtal så långt det är möjligt Kontakta upphandlingssektionen vid frågor Sunt förnuft
Tack för oss och LYCKA TILL med bokslutsarbetet! EKONOMIENHETEN Kontaktuppgifter: 4040@gu.se Webbsida: Bildspelet kommer att läggas ut på webben http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativtstod/ekonomienheten/informationsmoten/