20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte, protokoll, PapperIT* K Kron. ordn. mötesanteckningar (socialnämnd, barn- och ungdomsnämnd, gymnasienämnd 1) ) Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning Bilagor ingår i diarieförda handlingar ------- Originalhandlingarna återfinns hos barnoch ungdomsnämnden. 1) Gymnasienämnden upphörde 2012-12- 31 Samverkan, protokoll, e.d. LSG, FSG, ledningsgrupp, MBL Protokoll från andra förvaltningar och nämnder PapperIT* O Kron. ordn. PapperIT* K Olika rum Samlas på administrativa avdelningen. APT-protokoll samlas hos resp. enhetschef för arkivering, se dhp Gemensamt alla avdelningar. Dnr ------- Gallras i samband med arkivering Stiftelsen för Vänersborgs skollovskolonier, protokoll Kommunala pensionärsrådet, KPR, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. PapperIT* O Kron. ordn. Bilagor, såsom ansökningar, ingår i diarieförda handlingar Bilagor ingår i protokollet
21 Kommunala rådet för funktionshinderfrågor, KRF, protokoll. Kommunala handikapprådet, KHR 1). PapperIT* O Kron. ordn. Bilagor ingår i protokollet 1) Namnbyte 2012-02-01 till KRF Styrgruppen för drogförebyggande/ DFR Drogförebyggande Rådet (politisk grupp men kommunala handlingar), protokoll, bilagor PapperIT* O Handläggare IFO Kron. ordn. Delegationsbeslut PapperIT* O Kron. ordn. Föredragningslistor, dagordningar, PapperIT* O Syst. ordn. kallelser till sammanträden e.d. Olika rum Diarium: Ärendekort PapperIT* O Förv.exp. Kron. ordn. IT, pärm e.d. 2 år Samlas på administrativa avdelningen -------- Dagordning / ärendelista, som används som register, bevaras tillsammans med protokoll Ärendekortet för ej ade ärenden arkiveras efter ningsdatum Diarieförda handlingar PapperIT* O Dnr Händelsekort PapperIT* O Kron. ordn. Registrerade handlingar på händelsekort PapperIT* O / K Kron. ordn. (H-kort) -------- Ej ade ärenden arkiveras efter ningsdatum, om ej annat anges. Bagatellartade kan gallras. Rensas från ovidkommande papper e.d.
22 Postöppningsfullmakt PapperIT* O Dnr Organisationsplan PapperIT* O Exp. Syst. ordn. Verksamhetsberättelse med PapperIT* O / K Dnr mål- och budgethandlingar -------- Kommunens web-sidor arkiveras på Kungl. Biblioteket Arkiveras även via kommunstyrelsens ekonomikontoret. Underlag från respektive enhetschef gallras efter 1 år Patientsäkerhetsberättelse PapperIT* O Dnr Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. -------- Överförs till Socialstyrelsen Klagomål / synpunkter och sammanställning PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Dnr Läggs i samlingsakt 1 gång/år Avtal / kontrakt, anbud PapperIT* O / K Dnr efter Anbud, ej antagna PapperIT* O / K Dnr Avtal / kontrakt, anbud, av rutinmässig PapperIT* O / K Dnr Vid nytt avtal art eller efter Diarieakt Se även dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen - upphandlingsavdelning -------- Gallras efter anbudsförfarandet -------- Se även IFO
23 Avtal mellan socialnämnden och arvoderad uppdragstagare, såsom kontaktperson, stödfamilj PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. efter -------- Om ej annat anges Hyresavtal individuella, särskilda boenden Papper O / K På resp. enhet Syst. ordn. efter -------- Om ej annat anges Livsmedel, handlingar rörande, såsom kontroll, beslut, inspektionsrapport PapperIT* O / K Dnr -------- arna återfinns hos miljö- och hälsoskyddsnämnden Domar, från länsrätt, kammarrätt etc. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. -------- Om ej annat anges ar rörande anmälningar lex Sarah, lex Maria och HSAN (Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd) PapperIT* O Dnr Originalhandling i diariet med hänvisning i personakt. Om anmälan föranleder disciplinär åtgärd finns denna i personalaktskåpet. Remiss-svar t.ex. länsstyrelse, JO PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. ar i individärenden, se Arbetsordningar, reglementen, vägledningar/riktlinjer, instruktioner, handböcker e.d. Dnr PapperIT* O Dnr personakt för resp. avdelning / enhet Nyckeltal PapperIT* O Dnr Redovisas även i årsredovisning
24 Ansökningar om bidrag från sociala föreningar e.d. Beslut om bidrag Sammanställning PapperIT* O Dnr Samlas på administrativa avdelningen. Se även IFO Ansökningshandlingar Korrespondens PapperIT* O Dnr -------- Om sammanställning gjorts, samt för ansökningar med avslag Fonder/stiftelser såsom Graménska fonden, Petrés stiftelse, bidrag ur: Ansökningshandlingar 1) Sammanställning Beslut PapperIT* O Handläggare Dnr 1) Ansökningshandling gallras efter, om sammanställning och beslut finns ar rörande värdeautomater/ automatspel, remisser Se dokumenthanteringsplan för IFO PapperIT* O Dnr -------- Samlas på administrativa avdelningen och överlämnas till Lotteriinspektionen, vilka ansvarar för arkivering Tillståndsgivning i alkoholfrågor / restaurangrapporter Se dokumenthanteringsplan för IFO PapperIT* O Dnr Samlas på administrativa avdelningen Datalistor och statistik från andra myndigheter, företag etc. PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet --------
25 Sammanställningar av egna enkäter samt unik statistik rörande egna verksamheten Svar på externa enkäter (t.ex. Socialstyrelsen) PapperIT* O Dnr PapperIT* O / K Dnr Underlaget kan gallras då sammanställning gjorts Statistiska uppgifter som har lämnats till statlig myndighet (t.ex. Socialstyrelsen, SCB) Förteckningar över och beskrivningar av ADB-register PapperIT* O / K Dnr PapperIT* O Dnr Samlas på administrativa avdelningen vid ny förteckning Systemdokumentation PapperIT* O / K Dnr, samma dnr som ovanstående Loggningsfiler, inklusive lista med blankett (ProCapita) PapperIT* O Server Handläggare Syst. ordn. Rapport över loggningsresultat Papper O Handläggare Syst. ordn. Statsbidragsansökningar PapperIT* O / K Dnr 10 år -------- Underlag till statsbidragsansökningar PapperIT* O Dnr 2 år -------- Får gallras först när systemet inte längre används (även arkiverad information räknas med) Se även kommunstyrelsens IT-avd. 10 år -------- Loggningsfilen gallras efter utskrift av lista, och ersätts av utskriven lista. Kan innehålla sekretessuppgifter. 10 år -------- (se Dokument: Loggningsrutin ProCapita)
26 EKONOMI Ekonomihandlingar PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Avgifter inom Vård och omsorg, Omsorg om funktionshindrade, Individ- och familjeomsorg Debiteringsunderlag PapperIT* O Handläggare Vid inaktualitet -------- -------- Originalen till kommunstyrelsens ekonomikontor. Handhas liknande enligt dokumenthanteringsplan kommunstyrelsens ekonomikontor Debiteringslistor ur avgiftssystem Kundreskontra PapperIT* O / K Handläggare 10 år -------- Jfr även kommunstyrelsen, ekonomikontoret Beslut PapperIT* O Handläggare Överklaganden PapperIT* O Handläggare 10 år efter 10 år efter efter -------- Vårdtagare födda 5, 15 eller 25 i varje månad bevaras, övriga gallras INFORMATION / ÖVRIGT Personaltidning Solklart PapperIT* O Alla rum Syst. ordn. Omedelbart Nämndens/förvaltningens information på hemsidor IT* O Server Diariet Utskrift omedelbart och till diariet. Bagatellartad information och information, som redan finns i annan form, gallras vid inaktualitet