ANBUDSINBJUDAN EU-KONSULT

ANBUDSINBJUDAN EU-KONSULT Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 1 (11)

1 ANBUDSINBJUDAN... 4 2 ALLMÄN INFORMATION... 4 2.1 OM SMHI... 4 2.2 OM DENNA UPPHANDLING... 4 2.3 OMFATTNING... 4 2.4 DOKUMENTATION... 4 3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 5 3.1 UPPHANDLINGSFORM... 5 3.2 TIDPLAN... 5 3.3 SKRIFTLIGT... 5 3.4 SPRÅK... 5 3.5 SKALL KRAV... 5 3.6 SVARSFORMULÄR... 5 3.7 UNDERTECKNANDE AV ANBUD... 6 3.8 AVSÄNDARE AV ANBUD... 6 3.9 INLÄMNANDE AV ANBUD... 6 3.10 SISTA DAG FÖR ANBUD... 6 3.11 GILTIGHET FÖR ANBUD... 6 3.12 KOSTNADER FÖR ANBUD... 6 3.13 OFULLSTÄNDIGA UPPGIFTER... 6 3.14 TILLDELNINGSBESLUT... 6 3.15 SEKRETESS... 6 3.16 FRÅGOR OM ANBUDSINBJUDAN... 6 3.17 UPPHANDLANDE ENHET... 7 3.18 KONTAKTPERSON... 7 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 7 4.1 EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING... 7 4.2 KVALITETSSYSTEM... 7 4.3 MILJÖ... 7 4.4 FÖRSÄKRING... 7 4.5 LAGENLIGA KRAV... 7 4.6 SÄKERHETSKONTROLL... 7 4.7 UTESLUTNING AV LEVERANTÖR... 7 4.8 TYSTNADSPLIKT... 8 4.9 REFERENSER... 8 4.10 RUTINER VID ÖVERTAGANDE... 8 4.11 ÖVRIGT... 8 5 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 8 5.1 SKALL-KRAV... 8 5.2 BÖR-KRAV... 9 6 PRISER... 9 7 KOMMERSIELLA KRAV... 9 7.1 ALLMÄNNA AVTALSVILLKOR... 9 7.2 AVTALSTID... 9 7.3 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR... 9 7.4 FAKTURERINGSADRESS... 10 8 KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING... 10 8.1 STEG I FINANSIELL FÖRMÅGA... 10 8.2 STEG II KVALIFIKATIONSKRAV... 10 8.3 STEG III UTVÄRDERING... 10 Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 2 (11)

9 BILAGOR... 11 9.1 B1: SVARS- OCH KONTROLLBILAGA FÖR STÄLLDA KRAV... 11 9.2 B2: AVTAL (FRAMEWORK AGREEMENT)... 11 Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 3 (11)

1 Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende EU-konsult till SMHI. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Anbud kommer att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället ska lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, Anbudsjournalens databas, samt i tillägget till Europeiska unionens officiella tidning, tillgängligt på TED:s webbplats. 2 Allmän information 2.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida www.smhi.se. 2.2 Om denna upphandling SMHI söker en konsult som skall fungera som stöd i samband med ansökningar av EU-projekt, och som administrativt stöd vid genomförande av erhållna EU-projekt. 2.3 Omfattning SMHI deltar för närvarande i över 30 projekt inom bl.a. FP7-, Interreg- och BONUSprogrammen Under de senaste åren har ca 1000 timmar avropats för den typ av tjänster som denna upphandling omfattar. Någon garanterad volym kan dock inte anges. 2.4 Dokumentation Denna anbudsinbjudan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: http://www.smhi.se/omsmhi/upphandlingar/aktuella-upphandlingar-1.8169. Sök där efter Upphandling EU-konsult Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 4 (11)

På samma plats kommer inkomna frågor om upphandlingen och SMHIs svar på dessa frågor att publiceras. Anbudsgivare bör regelbundet kontrollera denna webb-plats för att fånga upp om ny information om upphandlingen har lagts ut, då detta är enda plats för publicering om denna. Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. 3 Administrativa bestämmelser 3.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling, enligt 4 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: www.kkv.se. 3.2 Tidplan 2011-05-13 Annonsering 2011-07-11 2011-07-24 Semesterperiod (ev. frågor kan ej besvaras) 2011-08-05 Sista dag för frågor 2011-08-15 Sista dag för anbud 2011-08-16 Anbudsöppning 2011-08-16 2011-10-13 Anbudsutvärdering 2011-10-14 Beslut om vinnare av upphandlingen 2011-10-14 Tilldelningsbeslut skickas ut 2011-10-25 Kontrakt tecknas 2011-11-01 Nytt avtal startar 3.3 Skriftligt Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Anbud EU-konsult 2011/88/12. Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Kopian kan med fördel vara i digitalt format. Anbud per fax eller mail accepteras inte, då anbudssekretessen då inte kan garanteras. 3.4 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska eller engelska. 3.5 Skall krav Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda skall-krav och ett antal bör-krav. Alla ställda skall-krav måste uppfyllas för att bli aktuell som leverantör. Av de leverantörer som uppfyller alla skall-krav sker en utvärdering av hur väl de uppfyller bör-kraven. Ofullständiga anbud får inte behandlas, och kommer därför inte att tas upp till utvärdering. 3.6 Svarsformulär Det svarsformulär som bifogas denna anbudsinbjudan (bilaga B1) skall bifogas ifyllda med anbudet. Bilaga B1 är en svars- och kontrollbilaga. Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 5 (11)

3.7 Undertecknande av anbud Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare för att vara giltigt. 3.8 Avsändare av anbud Anbudet skall tydligt ange vem som är avsändare av anbudet, dvs. företag, adress, organisationsnummer och kontaktperson (under anbudstiden). Se bilaga B1. 3.9 Inlämnande av anbud Anbud (märkt Anbud EU-konsult 2011/88/12 ) kan skickas med post till: SMHI Registrator 601 76 Norrköping Anbud kan också lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16:00. 3.10 Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommit senast till 2011-08-15. 3.11 Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med 2012-03-31, vilket skall bekräftas i anbudet. 3.12 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen. 3.13 Ofullständiga uppgifter Anbud med ofullständiga uppgifter kommer att förkastas som ofullständigt anbud. 3.14 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör. 3.15 Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. 3.16 Frågor om anbudsinbjudan Frågor gällande förfrågningsunderlaget sänds via e-post till upphandling@smhi.se Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. (Se www.smhi.se under Om SMHI /Aktuella Upphandlingar / EU-konsult). Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 6 (11)

Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden. 3.17 Upphandlande enhet SMHI Ekonomi Inköp 601 76 Norrköping 3.18 Kontaktperson Thomas Palmér Tel 011 495 8126 E-post upphandling@smhi.se 4 Krav på anbudsgivaren 4.1 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning och kunna styrka sin riskklass enligt information i Upplysningscentralens eller annat motsvarande instituts databas. Minst riskklass 3 krävs från UC (www.uc.se) eller motsvarande. Inga intyg behöver skickas in, då SMHI själva hämtar aktuell information från UC. 4.2 Kvalitetssystem Anbudsgivaren skall redogöra för det kvalitetssystem som tillämpas. För de fall anbudsgivaren är certifierad av tredje part kan certifikatet bifogas anbudet. Detta krav gäller inte anbudsgivare med färre än 5 konsulter. 4.3 Miljö Anbudsgivaren skall redogöra för det miljösystem som tillämpas. För de fall anbudsgivaren är certifierad av tredje part kan certifikat presenteras. (Gäller inte för anbudsgivare med färre än 5 konsulter). 4.4 Försäkring Anbudsgivaren skall ha godkänd ansvarsförsäkring; certifikat på försäkringen skall bifogas. 4.5 Lagenliga krav Anbudsgivare skall intyga att de uppfyller i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Inga intyg behöver skickas in, utan inlämnat anbud medger SMHI rätten att kontrollera detta. 4.6 Säkerhetskontroll SMHI förbehåller sig rätten att säkerhetskontrollera antagen anbudsgivares personal. 4.7 Uteslutning av leverantör Av LOU 10 kap 1 framgår under vilka omständigheter SMHI skall utesluta en leverantör fån att delta i upphandlingen. Av 10 kap 2 framgår under vilka omständigheter SMHI får utesluta en leverantör. Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 7 (11)

4.8 Tystnadsplikt Anbudsgivaren skall ansvara för att all personal inom dennes verksamhet iakttar tystnadsplikt gällande uppgifter som anbudsgivaren och dess personal kan få kännedom om i samband med uppdragets utförande. 4.9 Referenser I anbudet skall ingå en övergripande presentation av anbudsgivarens företag och personalresurser. Anbudsgivaren skall ha utfört minst tre liknande åtagande som anbudet avser, under de senaste tre verksamhetsåren. Lämna uppgift om uppdragens omfattning och tidpunkt. Det skall även finnas med uppgifter om tre relevanta referenser från de senaste två åren, med namn, företag och telefonnummer till kontaktpersonerna. 4.10 Rutiner vid övertagande De EU-projekt som SMHI deltar i och som påbörjats med deltagande av annan konsult än den som kommer att väljas ut i denna upphandling kommer att slutföras med hjälp av den konsulten som påbörjat projektet. 4.11 Övrigt Anbudsgivare skall i anbudet skriftligt bekräfta att s.k. svart arbetskraft inte kommer att användas. Om så skulle uppdagas, har SMHI rätt att omedelbart häva avtalet. 5 Krav på tjänsten 5.1 Skall-krav Anbudsgivaren skall ha och kunna uppvisa: I. minst 5 års dokumenterad erfarenhet av EU-projekt (främst inom FP och Interreg), särskilt att ha verkat som stöd i koordinatorsprojekt. Anbudsgivaren skall redovisa: Antal år, antal projekt i respektive program, projektens inriktning och konsultens roll i projektet. Anbudsgivaren skall också redovisa minst 3 referensprojekt med referenspersoner II. särskild kännedom om regelverk och procedurer avseende FP, Interreg, LIFE och COST III. detaljkunskaper och erfarenhet av EUs ansöknings- och förhandlingsprocess samt visa dokumenterade godkända ansökningar per anställd under de senaste 5 åren IV. färdigutvecklade väl fungerande mallar/system för ansökningsprocessen, t ex för ekonomisk budget, avtal, dokument mm V. minst 5 års dokumenterad erfarenhet av projektledning VI. minst 5 års dokumenterad erfarenhet av rapporterings- och analysarbete inom EU-finansierade projekt VII. dokumenterad erfarenhet som utvärderare i EUs utvärderingsprocess beträffande projektansökningar för EU-finansiering VIII. IX. dokumenterad erfarenhet som expert i EUs tekniska projektgranskningsprocess beträffande EU finansierade projekt dokumenterad erfarenhet som deltagare i konsortium vid EUs ansöknings- och förhandlingsprocess vid EU-finansiering Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 8 (11)

X. dokumenterad vana och erfarenhet av att hålla utbildningar inom området EUfinansierade projekt och program XI. mycket goda kunskaper i engelska XII. ett system för kompetensöverföring (gäller inte för anbudsgivare med färre än 5 konsulter) 5.2 Bör-krav Anbudsgivaren bör ha: (se 8.3 för hur %-sats påverkar Jämförelsepriset) I. dokumenterad erfarenhet inom följande verksamhetsområden: 0-6 % II. - Luft - Vatten - Havsmiljö - Klimat 6 Priser dokumenterade referenser/kontakter vid EU-kommissionen och dess sekretariat och kommittéer: 2 % Priset skall anges i EURO per timme. Det angivna priset skall innefatta samtliga ersättningar till konsulten, såsom exempelvis traktamente eller annan kostnadsersättning. SMHI har inget ansvar för eventuella socialförsäkringskostnader eller liknande kostnader, som kan uppstå för uppdragstagaren. Ersättning utöver det angivna timpriset kommer endast att utgå i samband med överenskomna resor med ersättning för styrkta kostnader för resa i ekonomiklass, eller motsvarande, samt uppehälle på motsvarande trestjärnigt hotell. För det fall anbudsgivaren väljer att ange priset i flera nivåer kommer den högsta nivån att läggas till grund för utvärderingen. 7 Kommersiella krav Följande grundläggande avtalsvillkor skall gälla. 7.1 Allmänna avtalsvillkor Se bilaga 2 Framework agreement 7.2 Avtalstid Avtalstiden är tre (3) år från avtalets tecknande, med option på ytterligare 2år. Avtalet förlängs automatisk på två (2) år, om inte någon av parterna säger upp avtalet senast sex (6) månader före avtalets utgång. Efter eventuell förlängning, löper avtalet ut utan särskild uppsägning. 7.3 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 9 (11)

Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. 7.4 Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress: SMHI Faktura 601 76 Norrköping 8 Kvalificering och utvärdering 8.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II 8.2 Steg II Kvalifikationskrav Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven är på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, finansiella och ekonomiska ställning. Observera att alla skall-krav ska vara besvarade och uppfyllda se kontrollbilaga B1. Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som tillfredsställande uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 8.3 Steg III Utvärdering SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som har det lägsta Jämförelsepriset. Vid fastställande av anbudsgivarens Jämförelsepris kommer Anbudsgivarens timpris enligt punkt 6, ovan, att reduceras i enlighet med anbudsgivarens redovisning av uppfyllda bör-krav enligt punkt 5.2, ovan, vilket maximalt kan ge avdrag på 8 % av timpriset. Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 10 (11)

För det fall anbudsgivaren angivit timpriset i punkt 6 ovan, i flera nivåer kommer den högsta nivån att läggas till grund för Jämförelsepriset. 9 Bilagor 9.1 B1: Svars- och Kontrollbilaga för ställda krav 9.2 B2: Avtal (Framework Agreement) Dnr 2011/88/12 2011-05-09 Sid. 11 (11)