Användarmanual Phonera Växel Datorklient

Användarmanual Phonera Växel Datorklient 1

2 Phonera Växel Datorklient Välkommen som växelkund hos Phonera! I detta häfte har vi sammanställt information som hjälper dig att komma igång med Phonera Växel Datorklient. För mer information eller hjälp är du alltid välkommen att besöka vår hemsida www.phonera.se eller att ringa Kundservice på telefon 040-622 10 00.

3 Innehållsförteckning 1. Kom igång med Phonera Växel 4 Installation av datorklienten Logga in 2. Huvudfönster 6 3. Samtalshantering 8 4. Chatt 16 5. Min närvarostatus 22 6. Kontakter 24 7. Min konferens 30 8. Kommunikationshistorik 35 9. Knappsats 37 10. Hänvisning 38 11. Företagskatalog 44 12. Röstportalen 45 Röstbrevlådan Hänvisning 13. Menyraden 47 Arkiv Redigera Kontakter Telefoni Fler alternativ 14. Inställningar 54 15. Systemkrav 62

4 Phonera Växel Datorklient 1. Kom igång med Phonera Växel Installation Detta avsnitt innehåller de uppgifter som du behöver för att komma igång med datorklienten för Phonera Växel. Datorklienten (Windows och OS X) är tillgänglig i användarpaket Large. Om du har Medium är du välkommen att hämta mobilappen för Phonera Växel i App Store eller Google Play. Installation av datorklienten För att Phonera Växel ska kunna kommunicera behöver brandvägg och proxyservrar eventuellt konfigureras i dina nätverksinställningar. I brevet med kontoinformation för Phonera Växel hittar du de destinationsadresser och portnummer som du behöver för konfigurationen. Ladda ner datorklienten för Phonera Växel på www.phonera. se/kundservice > Guider & Inställningar > Phonera Växel. Windows Dubbelklicka på installationsfilen och följ instruktionerna. Starta Phonera Växel. OS X Dubbelklicka på CD-ikonen. Kopiera programmet till mappen Program. Starta Phonera Växel.

5 Logga in När du startar Phonera Växel första gången behöver du logga in. 1. Skriv in ditt användarnamn och lösenord som du fått av Phonera. Användarnamnet är ditt fasta nummer i formatet +46xxxxxxxx. Har du frågor, kontakta i första hand telefoniadministratören på ditt företag. Det är samma inloggningsuppgifter till datorklienten som till mobilappen. 2. Välj om du vill att datorklienten ska komma ihåg ditt lösenord. 3. Välj om du vill bli inloggad automatiskt nästa gång du startar Phonera Växel. 4. Klicka på Logga in. Första gången du loggar in kommer du att få frågan om Phonera Växel ska visa Outlook-status för dina kontakter. Detta kan du även aktivera senare i datorklientens inställningar.

6 Phonera Växel Datorklient 2. Huvudfönster

7 När du startar Phonera Växel öppnas huvudfönstret. Vid första inloggningen finns det inga kontakter i kontaktlistan, se hur du lägger till kontakter i avsnitt 6 Kontakter. Nedan följer en beskrivning av ikonerna till vänster i huvudfönstret: Min närvarostatus Visar och uppdaterar information om dig själv, såsom status, profilbild och plats. Kontakter Visar dina kontakter som du själv har valt att lägga här. Min Konferens Ditt personliga konferensrum, som deltagare kan ringa direkt till. Kommunikationshistorik Visar tidigare telefonsamtal och chattkonversationer. Knappsats Ringa och hantera samtal. Hänvisning Hantera hänvisningar och andra samtalsinställningar. Företagskatalog Kontaktuppgifter till alla kollegor som är med i växeln.

8 Phonera Växel Datorklient 3. Samtalshantering Utgående samtal Du kan göra tre olika typer av samtal: Ring upp Ring samtalet över datauppkopplingen med högtalare och mikrofon kopplat till din dator. Ring upp från telefon Ring samtalet från din fasta telefon eller mobiltelefon som är kopplad till växeln. Ring videosamtal Ring ett videosamtal över datauppkopplingen med kamera, högtalare och mikrofon kopplat till din dator. Använd något av följande sätt för att ringa: Markera en kontakt i Kontaktlistan eller i Företagskatalogen och välj Ring... Öppna knappsatsen, skriv ett telefonnummer och välj Ring... Skriv ett telefonnummer i fältet Sök och ring och tryck Enter. Dubbelklicka på en extern kontakt (för interna kontakter i växeln öppnas kommunikationsfönstret). Öppna kommunikationsfönstret för en kontakt och välj Ring... Dubbelklicka på ett samtal i kommunikationshistoriken. Om du behöver använda tonvalsfunktioner under ett samtal (exempelvis ange kod i en telefonkonferens eller knappval i en kundtjänst) klickar du på knappsatsen och använder siffrorna.

9 Visning av aktiva samtal Aktiva samtal visas överst i huvudfönstret med en snabbmeny till följande funktioner: Avsluta ett samtal Stänga av mikrofonen Pausa ett samtal Flytta/koppla samtal Lägg till person Öppna menyn eller dubbelklicka på ett aktivt samtal för att öppna kommunikationsfönstret så får du ytterligare möjligheter som att starta videosamtal eller skärmdelning.

10 Phonera Växel Datorklient 3. Samtalshantering Kommunikationsfönster Dubbelklicka på ett aktivt samtal för att öppna kommunikationsfönstret och enkelt chatta, starta röstsamtal, videosamtal samt dela din skärm. Observera att chatt, videosamtal och skärmdelning endast är tillgängligt för kommunikation med kollegor i växeln. Du kan även öppna kommunikationsfönstret genom att dubbelklicka på en kollega i växeln i kontaktlistan.

11 Chatt Starta en konversation med den valda kontakten. Ring upp Ring ett samtal över din datauppkoppling med klienten. Ring upp från telefon Ring ett samtal från din fasta telefon eller mobiltelefon som är kopplad till växeln. Videosamtal Ring ett videosamtal över din datauppkoppling. Starta delning Dela det som syns på din skärm (gäller endast kollegor i växeln). Knappsats Visa knappsatsen på skärmen. Stäng av mikrofon Volymkontroll Alternativ Fler alternativ: Pausa samtalet. Flytta/koppla det pågående samtalet, direkt eller med förfrågan. Parkera samtalet. Observera att när du parkerar ett samtal på en annan anknytning får den anknytningen ingen notifiering om detta.

12 Phonera Växel Datorklient 3. Samtalshantering Inkommande samtal När någon ringer till dig hörs en ringsignal och ett popupmeddelande visas på din skärm. Om du önskar kan du ändra ringsignal, se avsnitt 14 Inställningar. Du kan välja att svara eller avvisa det inkommande samtalet. Om du avvisar samtalet kopplas mottagaren till din röstbrevlåda eller får en upptagetton, beroende på dina inställningar (se avsnitt 14 Inställningar). Inkommande samtal ringer samtidigt i alla enheter som du har kopplade till din anknytning. Om du stänger popupmeddelandet genom att klicka på krysset kan du inte längre välja att besvara eller avvisa samtalet via datorklienten, men samtalet fortsätter att ringa i eventuella andra enheter.

13 Samtal väntar Du kan bara ha ett aktivt samtal åt gången, men med funktionen Samtal väntar får du meddelanden om nya inkommande samtal även om du är upptagen i ett pågående samtal. Om du har ett pågående samtal och väljer att besvara ett nytt inkommande samtal, parkeras det första samtalet. Du kan sedan växla mellan de två samtalen genom att klicka på i huvudfönstret (eller använda Parkera/Återta samtal under Alternativ i kommunikationsfönstret). Avsluta ett samtal genom att klicka på. Aktivera Samtal väntar: slå *43 på knappsatsen. Avaktivera Samtal väntar: slå #43 på knappsatsen. Tjänsten kan även aktiveras/avaktiveras i Hänvisningsportalen.

14 Phonera Växel Datorklient 3. Samtalshantering Flytta/koppla samtal Du kan flytta/koppla ett pågående samtal till ett annat nummer genom att klicka på. I fönstret som öppnas anger du ett telefonnummer direkt eller anger ett namn för att söka bland dina kontakter.

Du flyttar/kopplar samtalet på något av följande sätt: Koppla direkt Samtalet flyttas omedelbart till det nummer du angett och aviseras hos mottagaren som ett vanligt inkommande samtal. Avisera samtalsflytt/avisera med video Dessa två alternativ innebär att det aktiva samtalet parkeras och du ringer upp den nya mottagaren så att du kan kontrollera om vederbörande är tillgänglig innan du flyttar samtalet. I det nya kommunikationsfönstret som öppnas klickar du på Koppla samtal om du vill flytta samtalet eller så stänger du fönstret om du inte vill flytta samtalet. Återta det parkerade samtalet genom att klicka på. 15

16 Phonera Växel Datorklient 4. Chatt Du kan chatta med kontakter som är online. Starta en ny chattkonversation på något av följande sätt: Markera en kontakt i Kontaktlistan eller Företagskatalogen och klicka på. Dubbelklicka på en kontakt. Dubbelklicka på en chattkonversation i historiken. Klicka på i kommunikationsfönstret.

17 När du startar en chattkonversation öppnas kommunikationsfönstret och där skriver du och tar emot meddelanden. Aktiva chattkonversationer aviseras även högst upp i huvudfönstret. När någon skickar meddelanden till dig hörs en ljudsignal och Phonera Växel-ikonen i aktivitetsfältet blinkar. Om kommunikationsfönstret för kontakten är stängt när du får ett inkommande meddelande visas ett popupmeddelande på din skärm. I kommunikationsfönstret för en kontakt visas en historik med tidigare chattkonversationer. Välj överst i fönstret om du vill visa historik för Igår, Förra veckan, Förra månaden eller All historik. Du kan även gå till menyalternativet Kommunikation > Ta bort chatthistorik för att radera chatthistoriken.

18 Phonera Växel Datorklient 4. Chatt Filöverföring I en chattkonversation kan du skicka filer genom att dra och släppa filen i kommunikationsfönstret eller genom att klicka på Sänd fil (endast till andra Phonera Växel-användare med datorklienten, inte mobilanvändare): 1. Klicka på så öppnas dialogrutan Open. 2. Välj den fil som ska skickas och klicka på Open. 3. När du har valt en fil inleds filöverföringen och du kan avbryta den genom att klicka på Cancel transfer. Vid en inkommande filöverföring tar du emot filen genom att välja Accept och spara filen på din dator. Avvisa förfrågan om filöverföring genom att välja Decline. När filöverföringen är klar kan de mottagna filerna öppnas eller visas i din filhanterare genom att klicka på File received, click to open eller Show in Folder.

19 Gruppchatt Starta en gruppchatt genom att markera flera kontakter i Kontaktlistan och klicka på eller lägg till deltagare i en personlig chatt genom att dra och släppa kontakter från Kontaktlistan till kommunikationsfönstret. Det är bara den som äger chatten som kan lägga till och ta bort deltagare. Ta bort deltagare genom att högerklicka på en deltagare och välj Avfärda. Deltagare som tagits bort kan läggas till igen om så önskas. Ägaren kan överföra ägarskapet för chatten genom att högerklicka på en deltagare och välja Befordra till moderator. Fortsättning nästa sida.

20 Phonera Växel Datorklient 4. Chatt Gruppchatt fortsättning Alla kontakter måste vara online för att kunna delta i en gruppchatt. Du kan inte lägga till en kontakt som är offline eller en kontakt som är inloggad på en enhet som inte stödjer gruppchatt. En gruppchatt fungerar likadant som en personlig chatt och alla meddelanden från en deltagare syns för alla i gruppen. Meddelandena från de olika deltagarna visas med bakgrundsfärger. Gruppchattens historik sparas i Kommunikationshistoriken i huvudfönstret, under fliken Chatt.

21 Skärmdelning Starta skärmdelning genom att klicka på. Välj mellan att dela hela skärmen eller bara ett program. När du startar delningen öppnas en ruta med de val du kan göra under pågående delning. Pausa delning tillfälligt. Då syns inte längre din skärm för de som du delar den med. Återuppta delning. Avsluta delning. Ändra vad du vill dela (skärm eller program). Visa förhandsgranskning av vad du delar ut. Låt andra deltagare dela sin skärm Klicka på menyn i kommunikationsfönstret och välj Tillåt deltagare att dela för att ge möjlighet för andra deltagare i gruppchatten, utöver dig som ägare, att dela sin skärm. Tillståndet gäller alla interna deltagare, den som börjar dela ut tar över efter föregående delare. Externa deltagare utanför växeln kan inte dela sin skärm.

22 Phonera Växel Datorklient 5. Min närvarostatus Tillgänglig. Kollegan är ledig och redo att kommunicera. Frånvarande. Kollegan är online, men har angett status frånvarande. Upptagen. Kollegan vill inte bli störd. Offline. Kollegan är offline. Väntar. Kollegan har inte svarat på din förfrågan om visning av närvarostatus. Upptagen i samtal. Kollegan är upptagen i samtal. Möte. Kollegan är i möte. Denna status hämtas automatiskt från Outlook-kalendern. Observera att heldagsmöten samt andra möten där din tid markeras som Ledig inte ger status Möte i växeln. Om möte och samtal pågår samtidigt, visas ikonen för Upptagen i samtal. Närvarostatus används internt mellan kollegor i växeln som delar närvarostatus med varandra. När du lägger till en kollega i din kontaktlista (se avsnitt 6 Kontakter) skickas en förfrågan om att dela närvarostatus. Närvarostatus visas enbart för dina kollegor och påverkar aldrig in- eller utgående samtal. För att indikera att du är upptagen för externa kontakter använder du Hänvisning.

23 Status För att ändra närvarostatus klickar du på den aktuella statustexten, till exempelvis Tillgänglig, och väljer mellan alternativen som visas. Du kan också högerklicka på statusflaggan och välja bland alternativen under Närvarostatus i menyn. Profilbild För att ladda upp en profilbild dubbelklickar du på högst upp i huvudfönstret. Du kan även högerklicka på ikonen/ bilden för att byta eller rensa profilbild. Position För att ange din geografiska position klickar du på texten Ange position och fyller i din position manuellt. Du kan även välja vilken tidszon du befinner dig i. Fritextmeddelande Om du önskar kan du ange ett statusmeddelande som visas för dina kollegor. Det kan vara bra om du vill ge mer information utöver din närvarostatus, till exempel om du arbetar på tåget eller är upptagen i en heldagskonferens. Skriv valfri text i fältet Fritextmeddelande som visas för dina kollegor.

24 Phonera Växel Datorklient 6. Kontakter

25 Under Kontakter skapar du din egen kontaktlista med personer som du vill kommunicera med. Det kan vara både interna kollegor i växeln och externa kontakter. Sök efter kontakter i rutan Sök och ring. Sökningen görs både i din egen kontaktlista och i företagskatalogen med alla kollegor i växeln. Under Kontakter i menyraden högst upp finns inställningar för bland annat hur kontakterna skall sorteras i kontaktlistan, om kontakter som är offline skall visas i din kontaktlista samt om kontakternas status även ska anges med text utöver att indikeras med statusflaggan. Det finns flera kategorier i kontaktlistan: Kontakt: Person som du kommunicerar med. Konferenskontakt: Konferens som du använder för att kommunicera med flera personer samtidigt. Grupp: Samling av kontakter och/eller konferenskontakter. Favorit: Kontakt som du har favoritmarkerat. Visas högst upp i kontaktlistan.

26 Phonera Växel Datorklient 6. Kontakter Lägga till kontakt Lägg till en intern kontakt i växeln genom att öppna Företagskatalog och högerklicka på ett namn och välj Lägg till kontakt. Kollegan får då en förfrågan om att dela sin närvarostatus med dig och kollegan kommer även att se din närvarostatus. Lägg till en kontakt som inte finns i företagets växel genom att klicka på bredvid sökrutan och ange kontaktuppgifter. Om du ofta deltar i en återkommande telefonkonferens kan du lägga till en konferenskontakt och lagra telefonnummer, konferens-id och PIN-kod för enkel uppringning.

27 Skapa grupp Klicka på bredvid sökrutan, välj Lägg till grupp i menyn och skriv in ett gruppnamn. Högerklicka sedan på de kontakter som du vill lägga till i gruppen och välj Lägg till i grupp. Högerklicka på gruppnamnet i kontaktlistan för att kommunicera med hela gruppen samtidigt samt redigera gruppnamn eller ta bort gruppen.

28 Phonera Växel Datorklient 6. Kontakter Redigera kontakt Högerklicka på en kontakt för att öppna en meny med olika alternativ. Sätt som favorit När en kontakt sätts som favorit visas den högst upp i kontaktlistan under kategorin Favoriter. Lägg till i grupp/ta bort från grupp Lägg till eller ta bort kontakten från en befintlig grupp.

29 Se profil Öppnar dialogrutan Kontaktuppgifter, där du kan lägga till, redigera och ta bort information om kontakten. Detta gäller både för vanliga kontakter och konferenskontakter. Redigera profil Snabbval för att komma till redigeringsfliken i dialogrutan Kontaktuppgifter. Säg upp prenumeration Avslutar visningen av närvarostatus mellan dig och den aktuella kontakten. Det betyder att du inte längre kommer att se kontaktens närvarostatus och kontakten kommer inte att kunna se din. Välj Prenumerera för att återuppta visningen av närvarostatus. En kontakt som du inte delar närvarostatus med visas i kontaktlistan utan statusflagga. En kontakt som inte har någon aktiverad status visas på samma sätt. Observera att om du avmarkerar Visa offline-kontakter i menyn Kontakter kommer bara kontakter med närvarostatus att visas. Ta bort kontakt Raderar kontakten från kontaktlistan.

30 Phonera Växel Datorklient 7. Min konferens Min konferens är din egen personliga chatt, telefon- och videokonferens som du når via ikonen. Här kan du även dela din skärm. När du öppnar Min konferens är chatten igång automatiskt, du kan sedan välja att lägga till röst, video och/eller skärmdelning. Filöverföringar stöds inte i Min konferens. Läs mer om skärmdelning i avsnitt 4 Chatt. Du har en egen kod till Min konferens för deltagare att ringa in med, se information under Dial-in info. Beroende på användarpaket kan 3, 7 eller upp till 30 personer totalt delta i din konferensbrygga i Min konferens. Observera att det inte finns någon spärr för vilka kollegor som kan komma in i din konferens på chatten, endast telefonkonferens kan stängas för ytterligare deltagare.

31 Önskas mer kontroll över vilka deltagare som kan ansluta rekommenderar vi en Gruppchatt. Bjuda in deltagare Du kan bjuda in interna och externa deltagare genom att skicka ut ditt Konferensnummer och Konferens-ID. Klicka på menyn bredvid ditt namn i Min konferens och välj att e-posta en inbjudan direkt, kopiera inbjudan till Urklipp på datorn eller att bara kopiera länken för att skicka ut på annat sätt. Kollegor i växeln kan hitta till din konferens genom att gå via dina kontaktuppgifter. Interna deltagare kan läggas till under pågående konferens genom att dra dem från Kontaktlistan i huvudfönstret och släppa i Min konferens. Externa och interna deltagare kan läggas till under pågående telefonkonferens genom val 6 i röstportalen. Observera att deltagarna inbjudna via chatten måste lägga till röst- eller videosamtal efter att de har gått med i din konferens om det är en telefonkonferens. Lägg till röstsamtal i konferensen genom att klicka på och videosamtal genom att klicka på. I menyn nere till höger väljer du som ägare om du vill låta deltagarna dela ut sin skärm i konferensen.

32 Phonera Växel Datorklient 7. Min konferens Externa deltagare Externa deltagare deltar i din konferens genom att klicka på länken de får i inbjudan. Observera att länken är giltig tills du själv väljer att återställa den, då behöver en ny länk skickas ut till deltagarna. Deltagare behöver ange namn och sedan får du som ägare till konferensen acceptera att släppa in dem i mötet. Deltagare kan chatta från början, samt lägga till röst och videosamtal genom att klicka på symbolerna eller, och får då en fråga om åtkomst till mikrofon och/eller kamera som deltagaren behöver acceptera. Delar du ut din skärm eller ett program ser deltagaren detta så fort du börjar dela. Deltagaren kan även bli uppringd genom att mata in sitt telefonnummer under Ytterligare samtalsalternativ. Observera att kostnaden för samtalet debiteras ditt företag.

Tekniken som används kallas för WebRTC och finns i de flesta moderna och uppdaterade webbläsare men för närvarande uppnås full funktionalitet med samtal och video endast i Chrome. Notera att eventuella brandväggar på deltagarens sida kan hindra åtkomst till funktionen. Det går dock alltid att ringa in till konferensen. 33

34 Phonera Växel Datorklient 7. Min konferens Hantera pågående telefonkonferens För att hantera konferensen används Röstportalen. Öppna Knappsatsen och tryck * för att höra menyn. Följande val finns tillgängliga för konferensens ägare under en pågående röstkonferens: 1. Tyst läge: Din mikrofon stängs av, samma som att välja stäng av mikrofon. 2. Läser upp antal deltagare i konferensen (inklusive ägaren) 4. Stänga eller öppna konferensen En stängd konferens tillåter inte fler deltagare att ringa in, dock kan de delta i chatten. 6. Ring upp ny deltagare. Detta är enda sättet att bjuda in externa deltagare direkt till konferensen. 8. Avsluta röstkonferensen, chattrummet är fortfarande öppet för alla. # Lämna röstmenyn och återgå till konferensen För deltagare i konferensen finns endast alternativen 1 och 2 tillgängliga via Röstportalen.

35 8. Kommunikationshistorik Under Kommunikationshistorik visas tidigare samtal och chattkonversationer. Missade samtal, chattar eller oavlyssnade röstmeddelanden indikeras med en siffra ovanpå ikonen. Samtal Phonera Växel sparar en historik över inkommande, utgående och obesvarade samtal. Välj mellan att visa samtalshistorik eller chatthistorik. Dubbelklicka på ett namn i listan för att ringa upp. Chatt Chatthistoriken visar alla tidigare konversationer. Klicka på ett namn eller en gruppchatt i listan för att visa historiken. I kommunikationsfönstret som öppnas väljer du om du vill visa historik för Igår, Förra veckan, Förra månaden eller All historik. Du raderar historiken för den aktuella chatten genom menyalternativet Kommunikation > Ta bort chatthistorik. En oläst chatt indikeras med fetstil, klicka på den för att visa den och markera den som läst. Röstmeddelande Här visas dina inkommande röstmeddelanden. Markera ett meddelande och klicka på spela upp/pausa eller högerklicka för att radera meddelandet.

36 Phonera Växel Datorklient 8. Kommunikationshistorik Högerklicka på ikonen Kommunikationshistorik för att öppna en snabbmeny med alternativen Markera alla som lästa, Markera chatt som läst, Markera samtal som sedda och Markera röstmeddelande som hört.

37 9. Knappsats Med knappsatsen kan du slå nummer genom att klicka på sifferknapparna eller genom att använda siffrorna på datorns tangentbord. Du kan även klistra in nummer som du har kopierat. Om du vill du lägga in en paus i uppringningen, för att till exempel ange siffror i ett talsvar eller en kod till en telefonkonferens, skriver du ett kommatecken mellan telefonnumret och koden.

38 Phonera Växel Datorklient 10. Hänvisning Här bestämmer du vilket telefonnummer som skall visas vid utgående samtal och hur inkommande samtal skall släppas igenom till anknytningen vid aktiv hänvisning. Om du inte har tillgång till datorklienten eller mobilappen kan du nå Hänvisningsportalen på www.phonera.se/ kundservice (Guider & Inställningar > Phonera Växel). Du loggar in med samma inloggningsuppgifter som för datorklienten.

Fliken Hänvisning Här kan olika hänvisningar aktiveras, precis som under Samtalsinställningar. 39

40 Phonera Växel Datorklient 10. Hänvisning Fliken Inställningar Röstbrevlåda Välj om du vill få SMS vid nya röstmeddelanden. Nya meddelanden indikeras även i Kommunikationshistoriken. Samtalsinställningar Samtal väntar: Välj om Samtal väntar ska vara aktivt. Inkommande samtal: Välj om inkommande samtal ska gå via mobilnät eller via Phonera Växel-appen (datauppkoppling). Denna inställning är praktisk om du exempelvis är utomlands och vill att samtalen ska gå över WiFi. Observera! Gäller endast om du har en integrerad mobil i växeln. Min Konferens-inställningar (Large) Startar endast med dig: Välj om mötet endast ska startas när du som ordförande är med. Avslutas när du lämnar: Välj om mötet ska avslutas automatiskt när du som ordförande lämnar mötet.

41

42 Phonera Växel Datorklient 10. Hänvisning Fliken Profiler Här väljer du visningsnummer för olika hänvisningsprofiler. Under profil Ingen väljer du det nummer som ska visas när ingen hänvisning är aktiv. Glöm inte att trycka på Spara längst ner när du ändrat i dina profiler. Notera att ändrade inställningar inte börjar gälla förrän nästa gång profilen aktiveras, du behöver alltså aktivera hänvisningen igen om den redan var aktiv när du gjorde ändringen. För varje profil kan du välja om du vill att hänvisningen ska gälla för inkommande samtal till fastnumret, mobilnumret eller båda numren. Om inget alternativ markeras släpps alla samtal igenom till din anknytning och om båda alternativen markeras släpps inga samtal igenom, utan hänvisningen läses upp för alla inkommande samtal. Observera att om du har flera enheter (t.ex. både fast och mobil telefon) så ringer det på alla anslutna enheter när ett samtal släpps igenom, oavsett vilket nummer som ringts upp. Ett inkommande samtal till mobilnumret som släpps igenom ringer alltså även på den fasta telefonen.

43

44 Phonera Växel Datorklient 11. Företagskatalog När du öppnar Företagskatalogen visas alla interna kontakter som är anslutna till växeln. Sök efter en kontakt i fältet Sök och ring. I Företagskatalogen görs sökningar på för- och efternamn. Så snart några resultat hittas visas de i en separat lista i huvudfönstret. Det kan även finnas sökresultat från andra kontaktlistor som Outlook. Phonera Växel söker efter kontakter och kalenderposter knutna till standardkontot som är angivet i Outlook. Sökning görs endast bland lokala Outlook-kontakter (dvs. de som är sparade i adressboken på datorn) inte på Exchange-servern. Läs mer om hur du hanterar kontakter i avsnitt 6 Kontakter.

45 12. Röstportalen Röstbrevlådan Ring 9999 eller håll inne siffran 1 på Knappsatsen ett par sekunder för att nå Röstportalen. Du har här två val; tryck 1 för att komma till din röstbrevlåda eller tryck 2 för att hantera dina hänvisningar. Genom att trycka * backar du ett steg i menyerna. Genom att trycka # repeteras den meny du för tillfället lyssnar på. Röstportalen nås från extern telefon genom att ringa 075-665 60 60. Observera att du även kan hantera dina röstmeddelanden i datorklienten under Kommunikationshistorik. Följande menyval finns tillgängliga i röstbrevlådan: 1. Lyssna på dina meddelanden 2. Repetera meddelande 5. Läs upp datum och numret på den som lämnade meddelandet 6. Gå till nästa meddelande 7. Radera meddelande 9. Spara meddelandet 2. Ändra hälsningsfras vid upptaget 3. Ändra hälsningsfras vid ej svar 4. Radera alla meddelanden 5. Ändra din PIN-kod 6. Spela in ditt namn

46 Phonera Växel Datorklient 12. Röstportalen Hänvisning i Röstportalen Följ de talade instruktionerna för att aktivera, stänga av eller byta hänvisning. Observera att i Röstportalen går det inte att ställa in tider eller perioder för hur länge hänvisningen skall vara aktiv utan hänvisningen sätts tills vidare. I Hänvisningsportalen, se avsnitt 10, kan du sätta egna tidsintervall för hänvisningarna. Tryck * för att backa ett steg i menyn och att avsluta samtalet till Röstportalen. För att snabbt ställa in hänvisningar kan menyvalen slås utan att du behöver vänta på de talade instruktionerna. Exempelvis kan du aktivera Talad hänvisning Möte genom att ringa upp Röstportalen och slå 2 4 * *. Följande hänvisningar finns tillgängliga: 1. Tjänsteresa 2. Gått för dagen 3. Lunch 4. Möte 5. Vård av barn 6. Tillfälligt ute 7. Utbildning 8. Sjuk 9. Semester

47 13. Menyraden Arkiv Om Phonera Växel Visar information om datorklienten, bland annat vilken version av programmet som är installerad. Uppdatera lösenord Här kan du byta det lösenord som används när du loggar in med din anknytning. Inställningar Se avsnitt 14 Inställningar. Logga ut När du loggar ut från Phonera Växel blir din status Offline hos dina kontakter. Inloggningsrutan öppnas så att en annan användare kan logga in.

48 Phonera Växel Datorklient 13. Menyraden Arkiv fortsättning Avsluta Phonera Växel Datorklienten stängs. Följ dessa steg för att logga ut/stänga av: Windows 1. Klicka på Phonera Växel-logotypen i huvudfönstrets namnlista. 2. Välj Logga ut/stäng av OS X 1. Välj Åtgärder från huvudmenyn. 2. Välj Logga ut/stäng av. OBS: Om du enbart stänger huvudfönstret (inte inloggningsfönstret) avslutas inte programmet, utan minimeras till meddelandefältet. På så vis kan du fortsätta att ta emot samtal och meddelanden utan att visa Phonera Växel på skärmen. Redigera Används för att redigera text, exempelvis som skrivs i knappsatsen eller i sökrutan.

49 Kontakter Ny kontakt/ny grupp Lägg till kontakt eller grupp, se avsnitt 6 Kontakter. Grupper Redigera eller ta bort befintliga grupper av kontakter.. Sortera på förnamn/efternamn Välj sortering i kontaktlistan. Visa offline-kontakter Aktivera för att visa alla dina kontakter, annars visas endast de som är online. Visa profilbild Välj om du vill visa profilbild på dina kontakter. Visa Status Välj om du vill visa status i text på dina kontakter (utöver flagga för närvarostatus). Om du har valt en kontakt i listan kommer även valmöjligheter för att inleda en kommunikation med kontakten att visas.

50 Phonera Växel Datorklient 13. Menyraden Telefoni Stäng av mikrofon/höj volym/sänk volym Hantera mikrofon och volym för samtal. Vidarekopplingar Här kan du snabbt aktivera och inaktivera dina vidarekopplingar. Det finns stöd för flera olika sorters vidarekoppling, t.ex. vidarekoppling direkt, vidarekoppling vid upptaget eller vidarekoppling vid ej svar. För att ändra vilka nummer som du vill vidarekoppllingarna skera till klickar du på Inställningar i den na här menyn.och anger nummer. HalvMEX Inställningar för HalvMEX, dvs. om du har halv mobilintegration till växeln. Samtalsinställningar Administrera vidarekopplingar, inställningar för HalvMEX och om du vill visa dolt nummer. Du kan dölja eller visa ditt nummer när du ringer till eller kommunicerar med andra parter eller kontakter. Kryssa för rutan Aktivera för att dölja ditt nummer.

51 Överta samtal från min andra enhet Funktionen Överta samtal flyttar ett pågående samtal från en enhet till en annan (t.ex. från en mobiltelefon till Phonera Växel). Du kan även slå siffrorna *11 på knappsatsen för samma funktion. Hämta parkerat samtal Hämta upp ett samtal som du eller någon annan har parkerat på en anknytning. Välj mellan att plocka upp samtalet i Phonera Växel eller din fysiska telefon (om du har någon). Följ de talade anvisningarna. Röstbrevlåda Visa dina röstmeddelanden eller ring upp röstbrevlådan för att lyssna av meddelanden.

52 Phonera Växel Datorklient 13. Menyraden Fler alternativ Konversationer Min konferens Öppnar din personliga konferens, precis som att klicka på. Inbjudan till Min konferens Välj att e-posta en inbjudan till din konferens, kopiera inbjudan till Urklipp på datorn eller att bara kopiera länken för att skicka ut på annat sätt. Du kan även återställa länken med inbjudningen, detta innebär att en ny länk behöver skickas ut till deltagarna. Pågående kommunikationer Här visas aktiva samtal och chattar.

53 Visa Välj om du alltid vill att Phonera Växel ska visas överst av dina fönster på datorn. I den här menyn kan du även öppna olika funktioner i Phonera Växel. Hjälp Via Hjälp öppnas supportdelen av Phoneras hemsida i webbläsaren. Här hittar du guider och användarmanualer samt mer information om Phonera Växel. På hemsidan finns även en länk till Hänvisningsportalen så att du kan administrera dina hänvisningar även om du inte har tillgång till datorklienten eller mobilappen. Du når sidan på www.phonera.se/kundservice (Guider & Inställningar > Phonera Växel) och loggar in i Hänvisningsportalen med samma inloggningsuppgifter som för datorklienten.

54 Phonera Växel Datorklient 14. Inställningar Du administrerar datorklientens inställningar genom att klicka på Arkiv > Inställningar. Allmänt

55 Allmänt fortsättning Språk Välj språk för datorklienten (svenska eller engelska). Logga in Välj om du ska loggas in automatiskt när Phonera Växel startas. Välj om Phonera Växel ska startas automatiskt när du startar datorn. Bekräftelse Med standardinställningarna visas ett popup-meddelande som begär en bekräftelse varje gång du raderar en kontakt eller en post i samtalshistoriken. Du kan stänga av dessa bekräftelser genom att kryssa ur en eller flera rutor. Du kan också välja om du vill se popup-meddelanden vid publicering av din platsinformation. Detta visas vanligtvis i samband med inloggning. Loggning Loggar används för att underlätta felsökning. I samband med felsökning kan du bli ombedd att aktivera loggning i Phonera Växel och skicka en loggfil till den som hjälper dig.

56 Phonera Växel Datorklient 14. Inställningar Ljud

57 Röstuppspelning Utgångsenhet (högtalare) Välj ett headset, din dators inbyggda högtalare eller externa högtalare som ljudutgång. Din externa uppspelningsenhet väljs som standard (om en sådan finns ansluten). Röstinspelning Ingångsenhet (mikrofon) Välj ett headset med mikrofon, datorns inbyggda mikrofon eller en extern mikrofon som ska användas under röstsamtal. Din externa inspelningsenhet väljs som standard (om en sådan finns ansluten). Klicka på Test för att testa mikrofonen och se om den registrerar ljud (grön indikering). Du kan också välja Använd automatisk ljudvolymkontroll. Ringsignal Välj vilken enhet du vill att ringsignalen ska höras på. Ringande enhet: Om du använder ett headset så kan du välja här om det ska ringa i högtalare eller bara i headset. Använd som detta ljud som standardringsignal: Välj vilken ringsignal som ska spelas upp när du får ett inkommande samtal. Du kan också välja din egen ringsignal. Ljud Välj när ljud ska spelas upp. Om du vill stänga av ett ljud avmarkerar du rutan. Välj ett ljud och klicka på Spela upp för att höra ljudet.

58 Phonera Växel Datorklient 14. Inställningar Video Välj inspelningsenhet (videokamera) och önskad videostorlek. Större videostorlek ger högre kvalitet på inspelningen, men ställer också högre krav på din datauppkoppling.

59 Proxy Välj hur http-proxy ska hanteras. Standardinställningen är att ingen proxy används. Du kan välja att använda operativsystemets proxyinställningar, eller göra dina egna proxyinställningar i Phonera Växel. Om du gör egna proxyinställningar ska du definiera http- och https-proxyinställningar samt portnummer.

60 Phonera Växel Datorklient 14. Inställningar Tillägg

61 Outlook Välj om du vill aktivera sökning efter Outlook-kontakter. Välj om du vill aktivera synkning med Outlook- kalendern. Inställningar för tillägg Du kan tillåta tredjepartsprogram (Outlook Add-in eller kompatibelt headset) att hämta information från Phonera Växel. Du kan även aktivera eller inaktivera popup-meddelanden när ett tredjepartsprogram begär information från Phonera Växel. Du kan välja om dessa förfrågningar från tredjepartsprogram ska avvisas eller accepteras som standard. Hantera tillägg Välj att aktivera eventuella tillägg.

62 Phonera Växel Datorklient 15. Systemkrav Systemkraven för Phonera Växel är följande: Operativsystem: Mac OS 10.8 Mountain Lion, Mac OS 10.9 Mavericks, Mac OS 10.10 Yosemite, Windows 7, Windows 8/8.1 eller Windows 10 (Classical view only). Programmet tar upp cirka 125 MB på OS X och 215 MB på Windows. För röstsamtal krävs ett ljudkort, högtalare och en mikrofon eller ett headset. För videosamtal krävs även en webbkamera. Datorn behöver ha minst 2 GB arbetsminne (RAM). Minsta rekommenderade processorhastighet är 1,5 GHz, samt dual core CPU Open Graphics Library (OpenGL) 1.5 eller högre rekommenderas. Outlook-integrationen (integration av sökning och kalender) i Windows kräver att någon av följande Outlook-versioner finns installerade på din dator: Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013

Phonera erbjuder helhetslösningar inom kommunikation 63 Phonera är en helhetsleverantör som utöver vår prisbelönta företagsväxel erbjuder anpassningsbara tjänster inom telefoni, bredband samt konferens. För mer information eller hjälp är du alltid välkommen att besöka vår hemsida www.phonera.se eller att ringa Kundservice på telefon 040-622 10 00.

64 Kontakta oss Du är alltid välkommen att kontakta Kundservice när du har frågor. P-MA001-1609 Telefon 040-622 10 00 E-post info@phonera.se www.phonera.se