Sammanträdesdatum Sida 1 (18) Plats och tid Mötesrum hos Marks Bostads AB, klockan 17.00 19.05 Beslutande M Ann Iberius-Orrvik, ordförande C MBP S Tommy Västerteg Henry Sandahl Göran Andersson S Ann-Christine Asp Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare M Rolf Skarin MBP Lennart Svensson FP Börje Frisk S Tony Ragnarsson Tjänstemän Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 75-90 Tomas Persson Ordförande Ann Iberius-Orrvik Justerande Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
Sammanträdesdatum Sida 2 (18) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 75 Presentation projektledare Rydalsfastigheten 76 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 77 Skrivelser/meddelanden 78 Julirapport 79 Delårsrapport 80 Underhållsplan 81 Internkontroll 82 Fastigheten Rydal 2:11 83 Fastigheten Assberg 5:23 84 Fastigheten Lockö 1:37 85 Fastigheten Hajom 12:4 86 Fastigheten Kråkebacka 4:1 87 Fastigheten Assberg 1:82 88 Övriga frågor 89 Nästa sammanträde 90
Sammanträdesdatum Sida 3 (18) 75 Fastställande av dagordning Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs med tillägget att mötet inleds med att ny projektledare för Rydalsfastigheten, Lennart Forsman, presenterar sig.
Sammanträdesdatum Sida 4 (18) 76 Presentation projektledare Rydalsfastigheten Marks kommun har utsett en ny projektledare för Rydalsfastigheten Lennart Forsman. Vid dagens möte gör Lennart Forsman en kort presentation av sig själv och sin arbetsuppgift. Lennart kommer att på en deltid arbeta med att hitta nya verksamheter i fastigheten i och med att han även arbetar med Campus Mark. Vd för Marks Fastighets AB har kontakt med Lennart Forsman för att diskutera projekt som gäller Rydalsfastigheten.
Sammanträdesdatum Sida 5 (18) 77 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 8 juni 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Vd har undersökt möjligheterna för de olika fastigheterna att ansluta till fibernätet. Hittills har anslutning till fibernätet beställts till Maskingatan i Assberg. Vd har beställt läsplattor till samtliga styrelseledamöter, men inte hört något i frågan. Beslut Protokollet läggs till handlingarna.
Sammanträdesdatum Sida 6 (18) 78 Skrivelser/meddelande a) Hyresfordringar För en hyresgäst har Kronofogden meddelat utslag där hyresgästen är förpliktigad att inbetala 25 502 kr inkl ränta och kostnader. Någon inbetalning har ännu inte gjorts. Eftersom ärendet har stannat av har ansökan om verkställighet lämnats till Kronofogden, som har meddelat att ärendet är registrerat. Handläggningen hos Kronofogden fortsätter tills skulden är betald. I övrigt finns en hyresfordran.
Sammanträdesdatum Sida 7 (18) 79 Julirapport Vd och ekonom redovisar månadsrapport per 2015-07-31. Resultatet för perioden är 865 tkr. Projektredovisningen i Hajom respektive Hyssna är per 2015-07-31 inte redovisad som investering/underhåll. Beslut Månadsrapport per 2015-07-31 läggs till handlingarna.
Sammanträdesdatum Sida 8 (18) 80 Delårsrapport Vd och ekonom redovisar delårsrapport per 2015-08-31. Resultatet för perioden är 365 tkr. Projekten i Hajom och Hyssna är redovisade under investering/underhåll. Prognosen för helåret är 445 tkr. Vd kommenterar att kostnad för rivning av förrådet i Rydal ingår i prognosen, men det är inte säkert att det hinner genomföras före årsskiftet. Beslut Styrelsen godkänner delårsrapport per 2015-08-31 för vidarebefordran till Spinnerskan i Mark AB.
Sammanträdesdatum Sida 9 (18) 81 Underhållsplan Vd presenterar underhållsplan för 2015. I budgeten har underhållskostnaderna beräknats till 1 500 tkr, prognosen för helåret är 1 457 tkr. Kostnad för att riva förrådet i Rydal har uppskattats till 400 tkr, men det är osäkert om det hinner genomföras före årsskiftet. Beslut Styrelsen godkänner underhållsplan för 2015.
Sammanträdesdatum Sida 10 (18) 82 Internkontroll Vd redovisar förslag till internkontrollplan för bolaget. Internkontrollplanen består av tre huvudprocesser; förvaltningsprocess, uthyrningsprocess samt ekonomi, vilka i sin tur är uppdelade i delprocesser. Styrelsen diskuterar förslaget utifrån olika aspekter. Ordföranden föreslår att internkontrollplanen diskuteras ytterligare vid nästa möte. Beslut Förslaget till internkontrollplan diskuteras vidare nästa styrelsemöte.
Sammanträdesdatum Sida 11 (18) 83 Fastigheten Rydal 2:11 Vd rapporterar om marknadsvärdering av fastigheten som utförts av NAI Svefa. Fastighetens marknadsvärde uppskattas till 7 mnkr. Värderingen överstiger fastighetens bokförda värde som är knappt 3 mnkr och därmed finns inget nedskrivningsbehov för fastigheten. Vd redovisar rapport om mätning av radon som utförts av SP. Resultatet är i huvudsak bra med något högre värden i källaren. Ordföranden inleder en diskussion om förrådet som är tänkt att rivas. Vid studiebesök den 9 september uppkom förslaget att hyra ut förrådet till uthyrare av garage till husbilar. Därutöver används förrådet för närvarande till garage för fastighetsskötarens fordon. Styrelsen diskuterar frågan. Göran Andersson lyfter frågan om ett internationellt vävcentrum i Rydal. Förslaget har presenterats vid en kulturarvsdag i Rydal och diskuterats i Marks kommun. Styrelsen diskuterar frågan. Beslut Marknadsvärdering av Rydalsfastigheten som utförts av NAI Svefa läggs till handlingarna. Rapport från SP om mätning av radon i fastigheten läggs till handlingarna. Vd får i uppdrag att hämta in offertförfrågan för kostnaden att riva förrådet. Om kostnaden högst uppgår till 400 tkr fortsätter Vd med ärendet att riva förrådet.
Sammanträdesdatum Sida 12 (18) 84 Fastigheten Assberg 5:23 Vd rapporterar att fastigheten kommer att anslutas till fibernätet efter att beställning har gjorts hos Mark Kraftvärme AB.
Sammanträdesdatum Sida 13 (18) 85 Fastigheten Lockö 1:37 Vd rapporterar om marknadsvärdering av fastigheten som utförts av NAI Svefa. Fastighetens marknadsvärde uppskattas till 3,2 mnkr. Värderingen är något lägre än fastighetens bokförda värde som uppgår till ca 3,3 mnkr. Även om det finns ett mindre undervärde i fastigheten är Vd:s bedömning att det inte finns något nedskrivningsbehov för fastigheten. Vd rapporterar att 100 m² av källaren har hyrts ut till Kapten Krok.
Sammanträdesdatum Sida 14 (18) 86 Fastigheten Hajom 12:4 Vd rapporterar att det i Marks kommun hålls en presidiedag den 22 september med fokus på bolagen. Vid det tillfället gör Vd en presentation av fastigheten i Hajom där också de aktuella företagen presenterar sin verksamhet. Vd rapporterar att Malwa international AB har option året ut att hyra återstående 500 m² som är outhyrda.
Sammanträdesdatum Sida 15 (18) 87 Fastigheten Kråkebacka 4:1 Vd har inget att rapportera.
Sammanträdesdatum Sida 16 (18) 88 Fastigheten Assberg 1:82 Vd har ingen ny information.
Sammanträdesdatum Sida 17 (18) 89 Övriga frågor Ordföranden lyfter frågan om utbetalning av arvoden till styrelsen. Styrelsen diskuterar frågan. För närvarande görs utbetalningar vid två tillfällen per år, vilket uppfattas som för sällan. Det framförs också önskemål om mer detaljerade underlag som visar vilka möten som förevarit osv. Beslut Utbetalning av arvoden görs i framtiden vid fyra tillfällen om året, d v s kvartalsvis. Till utskicket av lönespecifikation bifogas en detaljerad redovisning över vilka möten som förevarit med specifikation över arvoden, ersättning för förlorad arbetsförtjänst samt milersättning.
Sammanträdesdatum Sida 18 (18) 90 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 20 oktober kl 16.00.