Skype för företag utbildningsmaterial för PC
Upplägget av utbildning i Skype för företag för PC Utbildningen innehåller följande avsnitt gärna med paus mellan avsnitten Inloggning och inställningar för ljudoch videoenheter Samtal, vidarekoppling, din närvaro och integrationen med Outlook Snabbmeddelande, visa skrivbord, hur man ringer vanliga telefonnummer och grupper i Skype för företag Möten i Skype för företag med interna och externa användare. Inspelningar. Support och hjälpen i Skype för företag Diskussion och frågor
Starta din dator Skype för företag startar automatiskt om allt är installerat korrekt
Logga in på Skype för företag Om du loggar in på din dator med ditt CAS (ad) konto känns du igen automatiskt när du skriver in din generiska e-postadress. Den ska avslutas med @umu.se.
Logga in på Skype för företag om du inte loggar in på din dator med ditt CAS (ad) konto Den första inloggningen sker i två steg. Först skriver du in din generiska e- postadress. Den ska avslutas med @umu.se. Klicka sedan på Logga in
Logga in på Skype för företag om du inte loggar in på din dator med ditt CAS (ad) konto Först nu får du fylla i dina riktiga användaruppgifter. Ange din CAS inloggning där användarnamnet ska föregås av ad\ och ditt lösenord på CAS. Klicka sedan på Logga in. Nu kan du klicka på Ja
Logga in på Skype för företag Nu är du inloggad på Skype för företag. Alla inställningar, grupper och annat som du har angett i tidigare visas. Vi ska visa senare hur man lägger in sådana uppgifter
Koppla in headset Man bör sträva efter att alltid använda headset när man kör Skype för företag. Det går att prata direkt i en bärbar dator eller en datorplatta men räkna då med att ljudkvaliteten blir lidande. Koppla in ditt headset i en USB-kontakt på datorn. Om det är första gången du gör det visas Installerar enhetsdrivrutiner.
Drivrutinerna installeras Fönstret Installation av drivrutiner visas Eventuellt måste man starta om datorn
Välj din primära enhet Om du klickar längst ned i fältet till vänster ska du se ditt headset. Välj det som primär enhet.
Inställningar för ljudenhet Det vanligaste problemet är ljudet. Se till att ställa in ljudenheten och försäkra dig om att allt fungerar. Börja med att gå längst ned till vänster igen men välj nu Inställningar för ljudenhet
Se till att Headset är valt. Här kan du ställa in volymer på högtalare, mikrofon och ringsignal Inställningar för ljudenhet
Inställningar för ljudenhet Klicka på Kontrollera samtalskvalitet och testa att allt låter som det ska. Du kommer då att få ett testsamtal.
Kontrollera samtalskvalitet - igen Ha för vana att kontrollera samtalskvaliteten varje morgon när du loggar in på datorn En snabb sätt att göra detta på är att klicka längst ned i fältet till vänster och välja Kontrollera samtalskvalitet
Se till att det även ringer i högtalarna Markera Ring även: så ringer det också i dina datorhögtalare. Markera också Slå på ljud när telefonen ringer
Lägg till video Det finns lite olika vägar att nå din videoenhet. I exemplet går man från det lilla kugghjulet och väljer verktyg och Inställningar för videoenhet
Välj kamera i detta exempel Microsoft LifeCam Studio och klicka på OK. Nu kan du använda kameran i exempelvis videomöten Välj kamera
PAUS
Ring med Skype för företag Du kan ringa vem som helst med Skype för företag. Vi börjar dock med ett exempel där du söker efter en person på Umeå universitet. Skriv in namnet. Du ser då personens närvaroinformation.
Ring med Skype för företag Personen är tillgänglig (grön). Klicka sedan på telefonen så ringer du ett samtal med Skype för företag. Du kan också expandera telefonsymbolen genom att klicka på den lilla pilen och välja hur du vill ringa
När du ringer När du ringer visas personen du ringer till i ett eget fönster Meddelandet Ringer upp visas.
När personen svarar Visas fortfarande bilden men nu visas tiden där det tidigare stod Ringer upp Samtalet avslutas genom att klicka på
Ring med Skype för företag den som blir uppringd Den som blir uppringd kan välja att svara genom att klicka på Om man inte vill svara alls klickar man på Ignorera Klickar man på alternativ svarar man kanske vanligtvis med ett snabbmeddelande om när man blir tillgänglig. Man kan också välja att ange inställningen Stör ej.
Om du klickar på videosymbolen får du en förhandsgranskning av bilden. Klicka sedan på Starta min video Starta din video
Om den du ringer till också startar sin video ser ni varandra. Man ser sig själv som en liten bild (som kan minimeras) Videosamtal
Om du klickar på får du ett nytt litet fönster där du bland annat kan byta enhet och justera volym. Klickar du på får du fram fönstret för snabbmeddelanden. Samtalsfönstret
Samtalsfönstret överföra samtal Fönstret som dyker upp när du klickar på kan också användas för att överföra samtal till en annan person som finns på universitetet eller i din kontaktlista. Klicka på och Överför. Ett exempel ser du här till höger. Du kan också skriva in ett telefonnummer att överföra till. När du överför samtalet kopplas ditt samtal med personen bort och de andra personerna kan fortsätta att prata med varandra
Samtalsfönstret Undantag Det finns också en knapp som heter Undantag. Om du klickar på den så parkerar du samtalet. Du kan återuppta samtalet med den person du har parkerat genom att klicka på Återuppta samtal Denna funktion kan du använda dig av om någon annan ringer dig och du ber den du pratar med att vänta en stund.
Om samtalsfönstret döljs eller minimeras ser du en liten bild med några enkla kontroller. Har du aktiverat video ser du också bilden på den som är aktiv (pratar). Ser du video får du fram kontrollerna genom att låta pekaren sväva över bilden. Samtalsfönstret
Vidarekoppling av samtal En viktig funktion i Skype för företag är möjligheten att vidarekoppla samtal så att det samtidigt ringer på ett annat nummer som du själv väljer. Klicka längst ner på den lilla telefonen och välj Inställningar för vidarekoppling av samtal
Om du exempelvis vill att samtalen också ska gå till din mobil markerar du Ring samtidigt och skriver in ditt mobilnummer Om du har en tjänstemobil rekommenderar vi att du ställer in att det ringer samtidigt på denna Ring samtidigt
Vidarekoppling av samtal Du kan också välja under vilka tider som vidarekopplingen ska ske. Klicka på Hela tiden och välj Under arbetstider som anges i Outlook. Klicka på Läs mer om arbetstid i Outlook så får du anvisningar om hur du kan göra.
Din närvaro - tillgänglighet Du kan själv bestämma om du ska visas som tillgänglig eller inte.
Din närvaro stör ej Om kontakten som försöker ringa dig finns i gruppen Vänner och familj eller Arbetsgrupp får du frågan om du vill ta emot samtalet även om du har angett Stör ej. Alla andra hänvisas till växeln.
Alla kontakter hamnar automatiskt i gruppen Kolleger Ändra sekretessrelationen genom att högerklicka på kontakten och välj Ändra sekretessrelation Sekretessrelation
Få reda på när någon blir tillgänglig I Skype för företag kan du få reda på när någon person som du väljer ändrar sin tillgänglighet. Det är framförallt användbart om du vill veta när personen blir tillgänglig. Högerklicka på kontakten och välj Tagga för aviseringar om statusändringar
Var är du och vad gör du? Om du vill kan du ange var du befinner dig och vad du gör Du kan också skriva in om du är bortrest, på semester eller annat
Hänvisning och röstbrevlåda Hänvisning kan användas snabbt och enkelt direkt från Skype för företag. Du måste aktivera din röstbrevlåda för att hänvisningen ska fungerar fullt ut.
PC - Hantera hänvisning och röstbrevlåda med Lync När du hänvisar ringer det inte på din Lync. Samtalet tas istället om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak (se tabellen till höger). Den som ringer kan tala in ett meddelande i din röstbrevlåda och de som ringer externt kan också få tala med telefonist. Hur du hänvisar i Lync Skriv in koden i Lync i fältet ovanför ditt namn, ett mellanslag och tiden för när du är tillbaka. Avsluta med Enter. Om du skriver ett klockslag (som i exemplet 15:00) gäller det för samma dag som när du skriver in uppgiften. Om du återkommer en annan dag än när du skriver in meddelandet anger du månad och dag. Exempelvis sam 1024 vilket innebär att du är åter den 24:e oktober. Om du bara skriver koden och kolon gäller den förinställda tiden. Om du skriver in ett semikolon efter koden kommer det att ringa på din Lync. Om du då inte svarar tas samtalet om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak Om du behöver ändra hänvisningen Om du behöver ändra din hänvisning måste du radera hela texten och skriva in kod och tid på nytt. Orsak Hur du når växeln i Lync Om du behöver hjälp kan du alltid ringa växeln så får du tala med en telefonist. Telefonisterna är första linjens support i Lync. Skriva bara in UMU växel i kontaktfältet. Även om det visas som Offline är det bara att ringa. Kod i Lync Förinställd tid Deltid DEL 1 dag Gått för dagen GFD 1 dag Lunch LUN 1 timme Övrigt OVR Tillsvidare Sammanträde SAM 2 timmar Semester SEM 1 dag Sjuk SJK Tillsvidare Tjänsteärende TJA 2 timmar Tjänstledig TJL 1 dag Tjänsteresa TJR 1 dag Undervisning UND 3 timmar Tillfälligt ute UTE 30 minuter Vård av barn VAB Tillsvidare
Röstbrevlådan inställningar i Lync För att använda dig av röstbrevlådan måste du göra en inställning i Lync. Gå till Inställningar för vidarekoppling av samtal. Där klickar du på den blå texten (Ingen röstbrevlåda ). Så här ska det se ut: Klicka på OK. Klicka på pilen till höger om Inget och välj Nytt nummer Lyssna av röstbrevlådan Ring till röstbrevlådan genom att skriva in röstbrevlåda i kontaktfältet. Du får anvisningar hur du ska göra för att lyssna av brevlådan och hur du gör för att ändra kod med mera. Om du har fått ett röstmeddelande i din röstbrevlåda får du mail om detta. Du kommer nu till fönstret Vidarekoppla samtal. Sök fram röstbrevlåda och klicka på OK, och OK.
Skype för företag är synkroniserad med din kalender i Outlook. Om du har bokat tider i kalendern visas du som Upptagen Kalendern i Outlook
Konversationshistorik i Outlook I Outlook lagras också din konversationshistorik.
Missade samtal i Outlook Om du missar ett samtal får du mail Har du ett röstmeddelande bifogas detta och du kan lyssna på det direkt Öppnar du mailen finns uppgifter om vem som ringt med telefonnummer. Om det är en användare på universitetet får du ytterligare uppgifter som namn med mera.
Du kan också boka in Skypemöten i Outlook Skicka e-posten till den eller de personer du vill ska delta Mottagaren kan då acceptera mötet i sin kalender Onlinemöte i Outlook
Samtalshistorik i Skype för företag Du kan också visa alla samtal, missade samtal och samtal direkt i Skype för företag Klicka på Outlook visar fler samtal än Skype för företag (äldre samtal)
PAUS
Du skriver snabbmeddelanden genom att klicka på symbolen Snabbmeddelande
Snabbmeddelande skicka blommor Snabbmeddelanden kan också användas för att skicka blommor (dra och släpp)
Snabbmeddelande skicka blommor Mottagaren tar emot bilden och kan spara den. Filen hamnar under Dokument Mina mottagna filer.
Snabbmeddelande skicka dokument Du kan också skicka dokument. Dra och släpp dokument i snabbmeddelanderutan Mottagaren öppnar dokumentet genom att dubbelklicka eller sparar dokumentet.
Snabbmeddelande ett litet tips Du kan använda snabbmeddelanderutan för att få överblick över flera användare. Klicka bara på för en person utan att skriva något meddelande. Klicka på för ytterligare en eller flera personer Nu kan du se direkt om någon blir tillgänglig.
För att visa ditt skrivbord klickar du på skärmsymbolen under bilden på din kontakt och väljer Visa skrivbordet Visa skrivbordet
Här klickar du på Presentera. Du får en varning klicka OK. Visa skrivbordet
Visa skrivbordet - mottagaren Den som får inbjudan måste acceptera mötesinnehållet genom att klicka på Acceptera mötesinnehåll
Visa skrivbordet - mottagaren Nu ser mottagaren ditt skrivbord.
Visa skrivbordet - mottagaren För att visa ditt skrivbord på hela skärmen expanderar man först som vanligt genom att klicka på Därefter klickar man på Mottagaren kan skifta och dela sitt skrivbord genom att klicka på skärmsymbolen. Man kan också överlåta kontrollen genom att klicka på Begär kontrollen
Hur ringer man till ett vanligt Skriv in telefonnumret inklusive riktnummer. +46 läggs till automatiskt och första nollan tas bort Observera att även 090 måste skrivas in Sedan är det bara att dubbelklicka på numret telefonnummer? Utlandssamtal
Skapa en grupp Du kommer att ringa många kontakter i Skype för företag. För att organisera kontakterna kan du skapa en grupp Klicka på och välj Skapa en ny grupp Du får då en Ny grupp som du kan döpa om till ett lämpligt namn (i exemplet heter den Privat )
Du kan nu lägga in kontakter i gruppen Högerklicka på en person eller ett telefonnummer, välj Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp du vill lägga kontakten i. Du kan också dra och släppa en kontakt till en grupp Befolka en grupp
Lägg till nummer som ringer in Om någon som du inte har i din kontaktlista ringer dig utifrån visas bara telefonnumret. Du kan spara detta nummer genom att först klicka på deltagarsymbolen Du ska nu se telefonnumret till vänster. Dra och släpp numret i den grupp du vill spara numret i. I exemplet har numret sparats i gruppen Privat
Lägg till kontaktuppgifter till numret Börja med att klicka på telefonsymbolen för numret du just lade till. Klicka sedan på kontaktkortet så som du ser här till vänster. Klicka sedan på Lägg till Nu kan du kopiera numret till Telefonnummer i kontakter och skriva in namnet på personen och spara. Personen visas nu med namn i din kontaktlista.
PAUS
Starta ett möte Gå till kugghjulet och välj Möte nu. Du startar nu ett möte (som heter Konversation) där du själv är ensam deltagare till att börja med.
Bjud in personer till mötet användare i Skype för företag Sök en person i Skype för företag och dra och släpp personen in i Konversationen (mötet). Nu har du skapat ett möte där två personer pratar med varandra. Du kan starta video om du vill.
Om du vill bjuda in fler personer till samtalet drar du bara och släpper personen i samtalsfönstret Bjud in fler deltagare
Dela dokument i möten Du kan dela dokument i möten och samtal genom att dra och släppa dokumentet in i samtalsfönstret.
Om du startar ett möte med en person kan du spela in hela konversationen inklusive allt som visas på skärmen. Klicka på och välj Starta inspelning Spela in samtal
Du får en rekommendation att tala om att du spelar in vilket du alltid bör göra. En ny knapp visas som anger att du spelar in. Längst ned finns två knappar där du kan göra paus eller stoppa inspelningen Spela in samtal
Spela in samtal När inspelningen är klar klickar du på igen och väljer Hantera inspelningar. Du kommer till Inspelningshanteraren där du kan spela upp och spara inspelningen via Publicera
Skypemöte med externa personer Om du vill ha ett möte med någon som inte själv har Skype för företag börjar du med att klicka på det lilla kugghjulet och väljer Möte nu Klicka sedan på den lilla figuren Lync WebApp
Skypemöte med externa personer Lync WebApp Nu öppnas ett Deltagare till vänster. Klicka på Deltagaråtgärder. Klicka på Bjud in via e-post.
Skypemöte med externa personer Nu öppnas en ny e- post där du skriver in mottagarens adress (eller mottagarnas adresser) E-posten innehåller den länk som mottagaren måste klicka på Anslut till Lync-möte Lync WebApp
Skypemöte med externa personer Mottagaren kommer att se Lync Web App och behöver installera några få Plug-in program Det är viktigt att mottagaren slår på sitt ljud Lync WebApp
Skypemöte med externa personer Lync WebApp Nu kommer du att se personen i ditt mötesfönster Om du vill att personen ska kunna visa video, dela skrivbord med mera måste du ändra behörigheterna till Presentatör Högerklicka på namnet och välj Gör till presentatör
PAUS
Support Support telefonisterna i växeln Sök på växel i Skype för företag IT-support Sök på servicedesk Ring 786 6300 Ärende i Servicedesk
Hjälpen i Skype för företag För att få fram den inbyggda hjälpen i Skype för företag klickar du på kugghjulet och väljer Hjälp och Skype för företag-hjälp.
Frågor och diskussion