Betala Rebus-faktura via betalsite 2016-11-04: Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson Med hjälp av den här extramodulen till Rebus kan ni göra det möjligt för era kunder att själva betala fakturor från er via internet. I en e-post från er, där ni skickar fakturan som en PDF-fil, länkar ni även till en betalsite som är kopplad direkt till aktuell faktura och kunden går in där och betalar med sitt kreditkort. Tidigare har bara de som arbetar med Rebus Arrangörs-modul och dess Internet-bokning kunnat låta kunderna göra egna kortbetalningar. Nu kan även de som använder Rebus Resebyrå-modul och Rebus Kundfaktura-modul få tillgång till denna tjänst. För att få det att fungera måste tre saker vara uppfyllda: 1. Ni måste ha denna tjänst från oss. Vi sätter upp en betalsite som ni får tillgång till. Tjänsten kräver en installation tillsammans med era tekniker. Betalsiten måste ha koppling till Rebusdatabasen och måste därför kunna kommunicera genom brandväggar. 2. Ni måste ha ett kortinlösenavtal med antingen Paynova eller epay. Använder ni redan Rebusmodulen för kortbetalning online för säljarna (som alltid använder Paynova) så är det naturligt att fortsätta med Paynova även i denna tjänst eftersom det då bara fungerar. Samma avtal gäller. Ska ni använda epay måste ni sluta avtal med dem. 3. Kunderna kan bara betala utställda fakturor. Inte betalningar direkt på beställningar/order. Vi tar en engångsavgift för uppsättning av siten samt att vi därefter har en löpande fast månadskostnad för att vi hanterar och underhåller driften av siten d.v.s. ser till att den är uppe och fungerar på våra servrar och internetledningar mot Rebus-databaser och kortinlösare. 1
Inställning av betallänk, konto och textmall När man e-postar en faktura i PDF-format till kunden kan man automatiskt få en informationstext längst ner i e-posten som beskriver hur kunden ska klicka för att komma till betalsiten för att göra sin betalning. Inställningen av dessa uppgifter görs i Kundfaktura-modulen, menypunkten Grunduppgifter och rutinen Generella Kundfakturadata. Gå till flik 2 Betalningsvillkor. Skriv in länken till betalsiten. Ni får länken av oss när uppsättningen av betalsiten är klar. Ange vilket konto som betalningarna som kommer från internet ska bokföras på. Saknar du rätt konto måste det läggas upp i kontoplanen. Ange en beskrivningstext för hur betalningen ska göras. Texten läggs till sist i e-posten när man skickar PDF-fakturan. 2
Utskrift av faktura När man skickar en faktura till kunden måste det göras via den nya utskriftsrutinen. Programmet måste veta att fakturan skickas som en PDF-faktura, d.v.s. skickas via e-post. När man valt ut fakturor och klickar på E-post -knappen för att sända fakturan till kunden får man upp urvalsfönstret där man talar om till vem man ska skicka och vad som ska stå i e-posten. 3
Klicka på Sänd så skickas e-posten med fakturan iväg till kunden. Förutom den text som skrivits in vid sändning av e-post kommer även den betalinformationstext som registrerades i generella data med i e-posten. I exemplet ser kundens e-post ut så här. En PDF med fakturan är medskickad. 4
Öppnar vi den medskickade fakturan kan den se ut så här. För att betala en faktura via betalsiten krävs ett fakturanummer och en betalkod. Betalkoden är unik för varje faktura och den kan man skriva ut på fakturan om man vill. Inbetalning av fakturan kan inte göras utan denna betalkod som verifikation. Vi kan i designläget lägga till betalkoden på fakturan för de som inte har den, den finns inte som standard. Klickar man däremot på betallänken som skickades med i e-posten så är både fakturanumret och betalkoden inlagda i länken. Kunden behöver då inte känna till den. 5
Klickar man på betallänken öppnas betalsiten i webläsaren. Fakturan blir automatiskt framläst och lite information om fakturan visas. Klickar kunden på fliken Betala din resa visas denna bild. Fakturans totalsumma visas och kunden kan klicka på knappen Betala med kontokort för att göra sin betalning. 6
I detta exempel kommer en betalruta från Paynova upp där kunden ska mata in sina kortuppgifter. För de som använder epay dyker deras motsvarande betalfönster upp. Registrera namn, kortnummer och giltighetsuppgifter och klicka sedan på Fortsätt. 7
Om betalningen går bra visas följande kvittoruta. Kortet är nu debiterat och en e-post skickas till kundens e-postadress. Hos företaget är betalningen på fakturan registrerad och den är konterad och klar. Bokföringsunderlaget för kundbetalningar kan se ut så här efter gjord betalning. 8