Upphandling av varudistributionslösning till Halmstads kommun KS 2005/0180

Upphandling av varudistributionslösning till Halmstads kommun KS 2005/0180 Ni inbjuds att komma in med anbud avseende ovanstående upphandling till Halmstads kommun. Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller förutsättningar för anbudsgivningen. Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara angiven adress tillhanda senast den 20 juni 2007. För sent inkommet anbud får inte upptas till prövning enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Välkomna med ert anbud! Med vänlig hälsning Halmstads kommun Magnus Rehnström Upphandlare

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND OCH OMFATTNING...5 1.1 BAKGRUND...5 1.1.1 Särskilt förbehåll...5 1.2 UPPHANDLINGENS OMFATTNING...5 1.2.1 Kommunens egna godsleveranser, nuläge...6 1.2.2 Införande av optimal distributionslösning för leverans av varor till kommunens verksamheter...6 1.2.3 Upphandlingens omfattning...6 1.2.4 Ytterligare information...6 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER...7 2.1 UPPHANDLINGSFORM...7 2.2 ANBUDSADRESS...7 2.3 ANBUDETS GILTIGHET...7 2.4 ANBUDSUTFORMNING...7 2.5 PRESENTATION AV ANBUDET...7 2.6 FRÅGOR FRÅN ANBUDSGIVARE...7 3 BEDÖMNING ANBUDSGIVARE OCH ANBUD...8 3.1 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE...8 3.1.1 Registreringar mm...8 3.1.2 Teknisk förmåga och kapacitet...8 3.1.3 Personal...8 3.1.4 Kvalitetssystem Kvalitetssäkringsfrämjande rutiner...8 3.1.5 Miljöarbete och uppsatta miljömål...8 3.2 UTVÄRDERING AV ANBUD...8 3.2.1 Utvärdering...8 3.3 MEDDELANDE ANGÅENDE TILLDELNINGSBESLUT...9 4 KRAVSPECIFIKATION...9 4.1 MÅL OCH VISION...9 4.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR UTFÖRANDE AV SAMORDNADE GODSTRANSPORTER...10 4.2.1 Geografiskt område för transporter...10 4.2.2 Varuvolymer...10 4.3 KRAV PÅ DISTRIBUTIONSLÖSNINGEN...10 4.3.1 Logistiksamordnare...11 4.3.2 Förslag till utformning av uppdraget...11 4.3.3 Krav på varuleverantören...11 4.3.4 Fordon...11 4.3.5 Organisation och uppbyggnad av distributionslösningen...11 4.3.6 Rutiner för hantering av livsmedel m.m....12 4.4 PRISER...12 4.4.1 Tilläggstjänster...12 5 KOMMERSIELLA FÖRUTSÄTTNINGAR (AVTALSVILLKOR)...12 5.1 AVTALSHANDLINGAR...12 5.2 AVTALSPARTER...12 5.3 AVTALETS SYFTE...12 5.4 AVTALETS OMFATTNING...12 5.4.1 Tjänster...13 5.4.2 Logistiksamordnare...13 5.4.3 Distributionstjänsten...13 5.4.3.1 Kundtjänst...13 5.4.3.2 Drift av distributionscentral...13 5.4.3.3 Transporter mellan distributionscentral och leveransmottagare....14 2 (24)

5.4.3.4 Grundtjänster...14 5.4.3.5 Tilläggstjänster...14 5.4.3.6 Statistik...14 5.4.3.7 Hantering av gods...14 5.4.3.8 Ansvar för hantering...15 5.4.3.9 Avisering av leverans...15 5.4.3.10 Avlämnande av gods...15 5.4.4 Fordon...15 5.4.4.1 Alkolås...15 5.4.4.2 Backkameror...15 5.4.4.3 Däck...16 5.4.4.4 Kylaggregat...16 5.4.4.5 Service o reparation...16 5.4.4.6 Sparsam körning...16 5.4.4.7 Personal...16 5.4.5 Transportliggare...17 5.4.6 Krav på leveranskvalitet...17 5.4.7 Former för samverkan mellan parterna...17 5.4.7.1 Kontaktpersoner...17 5.4.7.2 Avstämningsmöten...17 5.4.8 Parternas åtagande...17 5.4.8.1 Entreprenörens åtagande...17 5.4.8.2 Kommunens åtagande...17 5.4.9 Specifika rutiner för uppbyggnadsfasen...18 5.4.9.1 Kommunens deltagande i uppbyggnadsfasen...18 5.4.9.2 Förändringar under uppbyggnadsfasen...18 5.4.10 Trafiksäkerhet...18 5.5 UPPFÖLJNING AV AVTALAD VERKSAMHET...18 5.5.1 Trafiksäkerhets- och miljörevision...18 5.5.2 Åtgärder och påföljder vid brister i transporternas utförande...19 5.5.3 Kvalitetsuppföljningar...19 5.5.4 Uppföljning och utvärdering...19 5.5.5 Åtgärder och påföljder vid brister...19 5.6 ENTREPRENÖRENS ÅTAGANDE...19 5.7 ÅTAGANDETS UTFÖRANDE...20 5.8 AVTALSPERIOD...20 5.8.1 Förlängning av avtal...20 5.9 KONTAKTPERSONER...20 5.10 PRISLISTA - TJÄNSTER...20 5.11 ELEKTRONISKA MEDDELANDEUTBYTEN MELLAN PARTERNA...20 5.12 PRISJUSTERINGAR...20 5.13 RATIONALISERINGAR OCH EFFEKTIVISERINGAR...20 5.14 PERSONAL...21 5.14.1 Utbyte av personal...21 5.15 UNDERLEVERANTÖRER...21 5.16 TIDPUNKT FÖR DRIFTSTART...21 5.17 LEVERANSFÖRSENING...21 5.17.1 Driftstart...21 5.18 BETALNINGSVILLKOR...21 5.19 SEKRETESS...22 5.20 MILJÖHÄNSYN...22 5.21 INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING...22 5.22 FORCE MAJEURE...22 5.23 ANSVAR...22 5.23.1 Sakskador...22 5.23.2 Övriga skador...23 5.24 FÖRSÄKRINGAR...23 3 (24)

5.25 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL...23 5.26 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG...23 5.27 LAGAR OCH BESTÄMMELSER...23 5.28 ENTREPRENÖRENS FINANSIERINGSSKYLDIGHET...23 5.29 AVSTEG FRÅN AVTALADE VILLKOR...23 5.29.1 Aviseringsskyldighet...23 5.29.2 Uppsägning av avtal...23 5.30 FÖRBEREDELSER INFÖR AVTALETS UPPHÖRANDE...24 5.31 TVIST...24 5.32 ÖVRIGA VILLKOR...24 5.33 AVTALETS OMFATTNING OCH IKRAFTTRÄDANDE...24 4 (24)

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Halmstads kommun inbjuder er att delta i upphandling av samordnad varudistributionslösning till kommunen. Halmstads kommun med nära 90 000 innevånare är landets till storleken 17:e kommun. Den kommunala verksamheten, med cirka 7 000 anställda omsätter mer än 4,5 miljarder kronor årligen. Mer information om Halmstad finns på www.halmstad.se. 1 BAKGRUND OCH OMFATTNING 1.1 Bakgrund Klimatfrågan diskuteras nästan dagligen i media och i politiken. EU talar om att minska utsläppen av koldioxid med 20 % till 2020 och lokalt diskuteras bl. a. fordonsval och alternativa bränslen. I Halmstads kommun skall vi genom ett offensivt miljöarbete jobba för en hållbar utveckling och en långsiktigt hållbar tillväxt. Transportsektorn står för närvarande för hälften av koldioxidutsläppen i Halland. Samordning av varuleveranser skapar gynnsamma förutsättningar för lokala producenter och leverantörer samtidigt som det ger en tryggare och bättre livsmiljö genom att den tunga trafiken minskar i innerstan och på skolgårdar. Under två veckor 2006 genomfördes en omfattande loggning av samtliga leveranser till Halmstads kommuns verksamheter. Med denna loggning som grund har en simulering av varuflöden genomförts. Analysen visar att det finns en stor potential till förbättringar av Halmstads kommuns logistik genom att samordna och styra logistiken bättre. Att minska den tunga trafiken i stan och till våra verksamheter ger bara fördelar. Många effekter kommer att märkas direkt såsom minskade utsläpp, förbättrad service och säkerhet. En viktig långsiktig aspekt är att genom att skapa förutsättningar för att fler leverantörer skall kunna leverera så tror vi att konkurrenssituationen blir bättre och därmed också ger ett bättre ekonomiskt utfall än med nuvarande system. 1.1.1 Särskilt förbehåll Efter genomförd utredning har Kommunstyrelsen i Halmstads kommun fattat beslut om att en distributionslösning för kommunen skall upphandlas. Upphandlingen sker med förbehållet att kunna avbryta upphandlingen om lösningen i det bästa anbudet visar sig vara väsentligt mindre fördelaktig än vad den genomförda utredningen förespeglar. 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser Halmstads kommun med kommunala bolag. Förutom Halmstads kommun kommer Laholms kommun, Hylte kommun och Falkenbergs kommun genom optioner att delta i upphandlingen. Optionerna innebär att respektive kommun skall ha rätt och möjlighet att gå in i ett eget logistikprojekt och teckna egna avtal. Tillsammans har dessa tre optionskommuner en befolkningsmängd på ca 75 000 och ca 5 800 kommunanställda, vilket innebär att en anbudsgivare måste vara införstådd med att den slutliga volymen kan bli väsentligt större än om upphandlingen enbart hade omfattat Halmstads kommun. Volymerna som är angivna i underlaget är enbart Halmstads kommuns. Upphandlingen avser ett totalåtagande innefattande upprättandet av en funktion för samordning av varuleveranser till och från kommunens förvaltningar och bolag samt utförandet av dessa transporter. Upphandlingen avser en avtalstid om fyra år med möjlighet till förlängning två plus två år. 5 (24)

Anbud skall omfatta samtliga i kravspecifikationen beskrivna tjänster. Anbud kan inte lämnas på endast delar av uppdraget. 1.2.1 Kommunens egna godsleveranser, nuläge Kommunen har ca 420 leveransmottagningar som har behov av regelbundna varuleveranser för att kunna fullgöra sina åtaganden (äldreboenden, skolor, förskolor, dagverksamheter m.m.). Enligt den genomförda loggningen sker idag ca 1 300 leveranser i veckan till kommunen. Under de två veckorna loggningen genomfördes skedde leveranser från ca 290 leverantörer och användes ca 105 olika distributörer. Idag sker leveransen direkt till kunden från resp. leverantör. Enheterna beställer direkt av leverantör via telefon, fax eller dator. Leverans sker ofta dagen efter beställning, vilket innebär att om en förnyad beställning sker t.ex. dagen efter sker ingen samordning av dessa bägge leveranser. Om beställning sker hos olika leverantörer sker ingen samordning. I huvudsak sker leveranser av beställda varor utan samordning. Inga tydliga krav ur miljö- och trafiksäkerhetshänseende ställs på transporterna. 1.2.2 Införande av optimal distributionslösning för leverans av varor till kommunens verksamheter Halmstads kommun har för avsikt att minimera transporterna för beställda varor genom samordning av olika varuflöden. Det skall ske genom att alla varuflöden strålar samman i en leveranspunkt (distributionscentral) för att, under bibehållen rörelse, samordnat spridas till de slutliga varumottagarna. Målet är att en varumottagare normalt endast skall behöva ta emot varor vid högst ett eller två tillfällen per vecka, sk vissdagsleverans. Undantag kommer att medges för verksamheter med lagringsproblem eller där varans kvalitet kan komma att påverkas, t ex vissa livsmedel. Möjlighet till expressleveranser skall finnas i akuta fall. Särskilda miljökrav kommer att ställas på transporterna. Den leverantör som efter genomförd upphandling erhåller uppdraget skall därmed förbinda sig att anskaffa fordon som svarar mot de krav som kommunen ställer. Trafiksäkerheten tillvaratas bl. a. genom bättre samordning (hög fyllnadsgrad = färre transportkilometer) samt önskemål om en begränsning av fordonens storlek. I så stor utsträckning som möjligt skall mindre transportfordon väljas. Mindre fordon innebär även minskat buller och utsläpp. Det kan dock förekomma sammanhang där mindre fordon ger en sämre miljöeffekt genom att mindre lastkapacitet kan ge upphov till fler körningar. 1.2.3 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar tillhandahållande av följande tjänster. Anbud kan ej lämnas på delar av uppdraget. Halmstads kommun önskar endast en avtalspart för hela åtagandet. Logistiksamordning och utveckling inkl kundtjänst Drift av distributionscentral Transporter mellan distributionscentral och slutkund/leveransmottagare. Innebörden av detta är att anbudsgivaren kan svara för hela tjänsten själv eller i sin tur kontraktera en eller flera underleverantörer. 1.2.4 Ytterligare information Via Halmstads kommuns hemsida www.halmstad.se/upphandling är det möjligt att nå diverse material. Dokumenten som finns att tillgå här är; Tjänsteskrivelse, Projektrapport, Logivias rapport Förbättrad kommunlogistik genom samordning, Nulägesrapport från Why Communication samt sammanställning av loggning Loggning av leveranser v19-20 2006. 6 (24)

2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som öppen upphandling enligt LOU:s regler för upphandling av tjänster över tröskelvärdet (5 kap. LOU). Observera att denna upphandlingsform inte medger några möjligheter till förhandlingar av lämnat anbud. 2.2 Anbudsadress Skriftligt anbud i original märkt Varudistributionslösning skall vara oss tillhanda senast 2007-06-20 till adress: Halmstads kommun Stadskontoret Box 153 301 05 Halmstad Observera att kommunen inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. 2.3 Anbudets giltighet Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 oktober 2007. 2.4 Anbudsutformning Bilagda svarsbilaga skall användas. Anbudsgivaren skall i anbudet visa att i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningar och krav är uppfyllda. Vi vill poängtera att kommunen bara har möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller ställda krav. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav kommer alltså inte att antas. 2.5 Presentation av anbudet För att säkerställa att kommunen uppfattat uppgifterna i anbudet korrekt kan det efter öppnandet av anbud komma att uppstå behov av en muntlig presentation, där anbudsgivaren redogör för innehållet i anbudet. 2.6 Frågor från anbudsgivare Kommunen rekommenderar anbudsgivare att så snart som möjligt ta del av de krav som framgår av detta underlag. Ett skäl till detta är att kommunen har större möjligheter att lämna förtydliganden och kompletteringar i tidigt skede (bl.a. därför att svar på frågor och annan information av likabehandlingsskäl normalt skall meddelas samtliga anbudsgivare). Det är angeläget att anbudsgivare tar kontakt om något är oklart. Vi ser helst att frågor ställs skriftligt till: Magnus Rehnström, Upphandlare magnus.rehnstrom@halmstad.se 035-13 75 14/073-8000 880 Semester 8/6 3/7 Eller till: Stefan Agmarken, Miljökoordinator stefan.agmarken@halmstad.se 035-13 73 40/070-373 56 93 7 (24)

3 BEDÖMNING ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 3.1 Kvalificering av anbudsgivare 3.1.1 Registreringar mm Anbudsgivaren skall vara registrerad för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer skall även dessa företag uppfylla dessa krav. Blankett SKV 4820 behöver inte bifogas anbudet. Uppgifter kan komma att begäras in som styrker att anbudsgivaren uppfyller ovanstående. Utländsk anbudsgivare skall kunna visa motsvarande dokumentation som intygar att föreskrivna registreringar och betalningar är fullgjorda i hemlandet. 3.1.2 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivare skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en bekräftelse att ställda krav uppfylls. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda logistikuppdrag. 3.1.3 Personal För genomförandet av uppdraget skall anbudsgivare kunna tillhandahålla en projektansvarig som svarar för ledningen av avtalat åtagande. Den person som skall utföra uppgifterna skall redovisas i anbudet enligt de anvisningar som anges nedan. Anbudet skall innehålla a) Redovisning av vilken namngiven person som anbudsgivaren avser att använda som projektansvarig. b) CV som redovisar projektansvarigs kunskapsbakgrund. CV:t ska innehålla namn, teoretisk utbildning, yrkeserfarenhet. 3.1.4 Kvalitetssystem Kvalitetssäkringsfrämjande rutiner Anbudsgivaren skall tillämpa kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att hela det avtalade åtagandet genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Anbudet skall innehålla c) En beskrivning av de kvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivaren tillämpar 3.1.5 Miljöarbete och uppsatta miljömål Anbudsgivaren skall kunna visa på ett aktivt miljöarbete och ha uppsatta miljömål. d) En beskrivning av ovanstående. 3.2 Utvärdering av anbud 3.2.1 Utvärdering I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen och uppfyller samtliga obligatoriska krav (skallkrav). Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som har den lägsta justerade totalkostnaden och därmed är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen. Vid utvärderingen beräknas en årlig totalkostnad. Kravet är att det skall vara möjligt att räkna fram en årlig totalkostnad utifrån följande parametrar: För utvärderingen används följande förutsättningar: 420 leveransmottagare besöks två gånger per vecka, d.v.s. totalt 840 stopp per vecka. 8 (24)

Levererad kvantitet, räknat i kilo, bedöms per stopp uppgå till 25 kg. Antalet expressleveranser beräknas per vecka uppgå till 30 stopp Värdet på det som levereras via distributionscentralen beräknas till 120 miljoner kr per år. Notera att beräkningsunderlaget för utvärdering av totalkostnad endast utgör en beräkningsmodell för att rättvisande utvärdera de priser som anbudsgivaren erbjuder. Den faktiska omfattningen av leveranserna och kommunens faktiska avrop kan komma att avvika från den som används vid prisutvärderingen. Här bedöms distributionslösningen och de svar som anbudsgivaren lämnar i svarsbilagan. Varje delfråga är poängsatt och kommer att bedömas efter vilket mervärde som kommunen bedömer finns i efterfrågat svar. Maxpoäng är 100. Följande delfrågor poängsätts: Anbudsgivarens förslag till utformning av uppdraget 50 Krav på varuleverantören 15 Fordon 15 Rutiner för hantering av livsmedel mm. 10 Organisation för uppbyggnad av distributionslösningen 10 Justerad totalkostnad beräknas genom att totalkostnad räknas upp med procentuell skillnad mellan maxpoäng och tilldelad poäng. Kvalitetsavdragets tyngd vid beräkningen bestäms av en uppräkningsfaktor. Uppräkningsfaktorn i upphandlingen är: 0,5. Formeln för att räkna fram justerat pris är ((((Maxpoäng - tilldelad poäng)/maxpoäng) x uppräkningsfaktor) +1) x totalkostnad. Vilket ger ((((100 - tilldelad poäng)/100) x 0,5) +1) x totalkostnad. 3.3 Meddelande angående tilldelningsbeslut Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut som visar vilken anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt enligt ovan. Meddelande om detta, s.k. tilldelningsbesked, skickas ut till samtliga anbudsgivare. Avtal tecknas tidigast 10 dagar från den dag då informationen har nått anbudsgivaren. Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantör undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt. 4 KRAVSPECIFIKATION 4.1 Mål och vision Kommunen avser att i samverkan med utvald Entreprenör skapa en distributionslösning för leverans av varor till kommunens verksamheter. Vinsterna är av såväl miljömässig som ekonomisk och trafiksäkerhetsmässig natur. Kommunens syfte är att genom samordning av olika varuflöden minimera behovet av transporter till, från och mellan kommunens förvaltningar och bolag. Det skall uppnås genom att alla varuflöden strålar samman i en eller flera distributionscentraler för att samordnat omedelbart spridas till leveransmottagarna. I visionen sker alla beställningar genom ett rationellt beställningssystem som samverkar med andra system för att optimera varuflödet till kommunen. I utredningen genomfördes en loggning av kommunens varutransporter under två veckor. Denna loggning har legat till grund för en simulering av varuflöden. Simuleringen pekar på vinster redan vid en överföring av nuvarande beställningsmönster men målet är att respektive leveransmottagare normalt endast skall behöva ta emot varor vid bestämda leveransdagar och leveransintervall t.ex. ett tillfälle per vecka, för livsmedel två gånger per vecka. I kalkylen ber vi er räkna på två leveranstillfällen per vecka till alla enheter. 9 (24)

De krav som anges i denna kravspecifikation syftar till att uppnå kommunens mål och är därmed funktionellt beskrivna och anger i första hand de resultat som skall uppnås. Det är således upp till anbudsgivaren att, utifrån de krav som ställs i kravspecifikationen, i anbudet föreslå den, enligt anbudsgivaren, bästa lösningen på hur åtagandet skall utformas och organiseras för att ställda krav skall uppfyllas och åtagandet skall kunna vidareutvecklas. 4.2 Förutsättningar för utförande av samordnade godstransporter Under hösten 2007 kommer kommunen att upphandla livsmedel där samordning av godstransporterna kommer att vara en av utgångspunkterna för de anbud som lämnas. Övriga upphandlade varugrupper kommer att slussas in successivt. Efter att avtal tecknats upprättar parterna en gemensam planering för när olika aktiviteter skall vara genomförda. Detta innefattar även en planering för när de olika varugrupperna lyfts in i lösningen. Avtal som sluts med varuleverantör kommer att innehålla villkor som anger hur varorna ska förpackas och att dessa skall märkas med slutlig adressat. Leveranser av varor till kommunen skall genom varuleverantörens försorg transporteras till entreprenörens distributionscentral. 4.2.1 Geografiskt område för transporter Distribution skall kunna ske till samtliga adresser belägna inom kommunens gränser, befintliga och tillkommande. 4.2.2 Varuvolymer I Halmstads kommun är följande varugrupper aktuella för samordning successivt från och med 1 februari, 2008: Diverse förbrukningsvaror, böcker och trycksaker, IT-relaterade produkter, sällanköpsvaror. Målsättningen är att även varor som köps vid ett fåtal tillfällen skall styras via distributionscentral för att möjliggöra ett minskat antal leveranser till enheterna. Förbrukningsartiklar. Ett relativt stort antal avtal gällande varor av förbrukningskaraktär, t.ex. Kemtekniska produkter Sjukvårdsmateriel Papper- o plast Kontorsmaterial Skol- och lekmaterial, El-material, mm. ca 64 mkr Böcker och trycksaker ca 14 mkr IT-relaterade produkter ca 15 mkr Aktuellt för samordning tidigast 2008-05-01 Livsmedel totalt ca 50-55 mkr Fördelat på grossist Bageri Frukt/grönt Mejeri Chark ca 30-35 mkr ca 3 mkr ca 6 mkr ca 6 mkr ca 5 mkr Samtliga volymer är historiska och kan därmed komma att över- eller understigas under avtalsperioden. Distributionslösningen skall utformas så att den kan hantera ovanstående volymer inom ramen för de krav som anges i denna kravspecifikation och vara så utformad att den med bibehållen avtalad kvalitetsnivå kan ta hand om tillkommande volymer. 4.3 Krav på distributionslösningen Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter. Logistiksamordning och utveckling inklusive kundtjänst 10 (24)

Drift av distributionscentral Transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. De detaljerade kraven på åtagandet redovisas i följande avsnitt av kravspecifikationen samt i de kommersiella villkoren. Entreprenören skall upprätta en distributionslösning med en distributionscentral samt samtliga för transporttjänsterna erforderliga funktioner och rutiner. Distributionslösningen skall vara upprättad vid den tidpunkt när distributionstjänsterna skall påbörjas. 4.3.1 Logistiksamordnare Under avtalsperioden skall logistiksamordnaren tillsammans med representanter för kommunen successivt fortsätta utvecklingen med nya godsflöden, förbättrad trafiksäkerhet och optimala lösningar för miljö och ekonomi. Kompetens inom logistikområdet i kombination med flexibilitet och samarbetsförmåga kommer därför att vara en förutsättning för uppdraget. Logistiksamordnaren kommer att vara den part som praktiskt styr såväl distributionscentral som entreprenör/transportör. Logistiksamordnaren kan själv svara för de uppgifter som ingår i åtagandet men har också möjlighet att använda underleverantörer för att utföra delar av uppdraget. 4.3.2 Förslag till utformning av uppdraget I svarsbilagan lämnas en övergripande redovisning av anbudsgivarens förslag till utformning, omfattning och innehåll för åtagandet. Beskrivningen skall omfatta samtliga delar som krävs för att bygga upp och utföra distributionstjänsten. 4.3.3 Krav på varuleverantören Kommunen bedömer att en av de positiva effekterna av samordnad varudistribution är att förutsättningarna ökar för mindre företag och lokala företag att kunna lämna anbud i kommunens upphandlingar. Därför ser vi helst att kraven som måste ställas på varuleverantören för att distributionen skall fungera är enkla och billiga att uppfylla. I svarsbilagan ber vi er redovisa vilka krav som ställs på varuleverantören när det gäller etiketter, överföring av eventuella elektroniska meddelanden, aviseringar mm för att få distributionen att fungera. 4.3.4 Fordon Fordonen skall vid uppdragets start uppfylla kraven för Miljöklass 2005 (motsvarande Euro IV) eller bättre. Vi ser gärna att mindre fordon används där detta är det bästa alternativet med hänsyn till miljö och möjlighet att optimera transportflödet. Vi ser positivt på om fordonen som används är klassade som miljöfordon eller har en högre Euroklassning än Euro 2005. Fordonens bromsar bör kontrolleras och godkännas av Svensk Bilprovning eller ackrediterad verkstad minst en gång per halvår. I svarsbilagan lämnas en redovisning av hur anbudsgivaren avser att uppfylla kraven på fordon. Redovisa vilken typ av fordon som kommer att finnas vid avtalets start samt hur kravet i avtalet på att minst 25 % av fordonen skall drivas med förnybara drivmedel senast 2011-06-30 kommer att uppfyllas. 4.3.5 Organisation och uppbyggnad av distributionslösningen I svarsbilagan skall anbudsgivaren beskriva hur anbudsgivaren kommer att organisera och genomföra uppbyggnaden av distributionslösningen. 11 (24)

4.3.6 Rutiner för hantering av livsmedel m.m. I svarsbilagan lämnas en redovisning av hur anbudsgivaren avser att säkerställa att gällande krav på hantering av livsmedel avseende temperatur av varan från mottagandet, under förvaring på terminal samt under distribution till kommunens leveransmottagare. 4.4 Priser Pris anges exklusive moms i SEK. Om pris på transporter baseras på vikt beräknas denna på fraktdragande vikt. Med fraktdragande vikt avses den största av verklig vikt eller skrymmevikt. Med verklig vikt avses vikt inklusive emballage och lasttillbehör (t ex pallar). Med skrymmevikt avses en sändnings volym (längd x bredd x höjd) uttryckt i m 3, inklusive emballage och lasttillbehör (t ex pallar) Observera att kommunen överlämnar åt anbudsgivaren att föreslå hur debitering skall ske. Det måste dock vara möjligt att räkna ut en årlig kostnad för utvärderingen enligt förutsättningar angivna under punkt 3.2.1 Utvärdering. Prissättningen bör vara enkel att förstå och att hantera. Vi ser positivt på förenklingar som t.ex. pris per stopp eller fast pris för hela tjänsten. 4.4.1 Tilläggstjänster Följande tilläggstjänster skall kunna erbjudas kommunens leveransmottagande mot ersättning. Förutsättningar och pris för detta anges i anbudet. Expressleverans Inbärning av levererat gods till anvisad plats i byggnad som överstiger mer än fem minuters arbete. Uppackning av gods. Återtagande av emballage. Leverans som sker på tider då leveransställets verksamhet är stängd (vanligtvis tidig morgon). En sådan leverans av varor skall innefatta att varorna ställs in i frys eller kyl eller annat särskilt avsett utrymme. Villkor för att hantera erforderliga nycklar, passerkort eller larm överenskommes med respektive leveransställe. 5 KOMMERSIELLA FÖRUTSÄTTNINGAR (AVTALSVILLKOR) 5.1 Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning. Förändringar och tillägg till detta avtal 1. Detta avtal 2. Beställarens förfrågningsunderlag 3. Leverantörens anbud 5.2 Avtalsparter Mellan Halmstads kommun (nedan benämnt kommunen) och Entreprenören AB, organisationsnummer, (nedan benämnt Entreprenören) har denna dag träffats följande avtal avseende varudistributionslösning inom kommunen. 5.3 Avtalets syfte Entreprenören förbinder sig att leverera i detta avtal specificerade tjänster. Åtagandet skall utföras i den omfattning och på de villkor som anges i detta avtal. 5.4 Avtalets omfattning 12 (24)

5.4.1 Tjänster Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter. Logistiksamordning och utveckling inklusive kundtjänst Drift av distributionscentral Transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. 5.4.2 Logistiksamordnare Logistiksamordnaren skall driftsätta och vidareutveckla system för leveranser i enlighet med överenskomna strategier och villkor. Denne skall i samråd med kommunen inledningsvis optimera distributionslösning till kommunens leveransställen. Logistiksamordnaren skall tillsammans med kommunen genomföra informations- /utbildningsinsatser för kommunens berörda personal. 5.4.3 Distributionstjänsten 5.4.3.1 Kundtjänst Entreprenören skall kunna tillhandahålla en samordnande kundtjänstfunktion samt resurser med adekvat kompetens att utföra förebyggande och felavhjälpande underhåll av levererad transporttjänst. Kundtjänst- och ordermottagningsfunktionen skall uppfylla följande krav. Öppettiderna skall vara mellan klockan 07.00 17.00, helgfri måndag fredag. Ärenden skall kunna tas emot dygnet runt elektroniskt eller per fax. Den som lämnat in en reklamation skall få en bekräftelse att ärendet har tagits emot. Den som lämnat in en reklamation skall inom 14 dagar få ett svar på resultatet av den inlämnade reklamationen. 5.4.3.2 Drift av distributionscentral Av kommunen upphandlade varor skall, genom upphandlad varuleverantörs försorg, levereras till Entreprenörens distributionscentral. Entreprenören skall motta kollin för direkt vidaretransport till kommunens leveransställe. Tillfällig lagring kan bli aktuell för tiden från det att varor inkommer till distributionscentralen och aktuellt utleveranstillfälle till kommunens leveransställe. Leverans skall så långt det är möjligt ske enligt principen Just-in-time där hela leveranskedjan från varuleverantören till leveransmottagaren är koordinerad så att leveranstiden minimeras och mellanlagring undviks. Varor som anländer till distributionscentralen före 08:00 helgfri måndag-fredag skall levereras till leveransmottagaren samma dag i enlighet med överenskomna tidsfönster. Distributionscentralen skall därmed kunna leverera varor till leveransmottagare enligt följande: Leverans skall alltid ske samma dag om varorna inkommit senast kl. 08.00 samma dag. Leverans av varor som skall vara levererade inom 4 timmar (express) skall levereras samma dag om de inkommer senast kl. 13.00. Leverans skall senast ske påföljande helgfri vardag för livsmedel som inkommit efter kl. 16:00 föregående helgfri vardag. Respektive leveransställe äger rätt att träffa överenskommelse med Entreprenören om att gods får levereras senare än 4 timmar efter det att godset ankommit distributionscentralen. Om leveransställe så begär skall expressleverans av gods kunna ske snabbare än inom 4 timmar från godsets ankomst till distributionscentralen. Kostnad för expressleverans får dock inte debiteras om leverans sker enligt ordinarie leveransschema. Distributionscentralen skall distribuera samtliga inkomna sändningar enligt ovanstående villkor oavsett mängden inkommet gods. 13 (24)

5.4.3.3 Transporter mellan distributionscentral och leveransmottagare. Det upprättade nätet av fasta turer skall bygga på maximal samlastning enligt principen Cross- Docking. Entreprenören ansvarar för att turbilsnätet optimeras utifrån leveransmottagarnas behov och åtar sig därmed att, där så är möjligt inom ramen för detta avtal, tillmötesgå de önskemål som framförs. Underlag till körlistor skall bland annat innehålla angöringstider samt övriga anvisningar för lastning och lossning. Angöringstider skall anges i tidsfönster. Listorna skall revideras löpande i takt med att förutsättningarna förändras. Omhändertagande av returtransport av tomma lastbärare skall ingå i uppdraget. Återtagande av returemballage skall ingå som en extratjänst mot särskild ersättning. 5.4.3.4 Grundtjänster I uppdraget skall följande ingå: Mottagande av inkommande gods, förvaring och omlastning till distributionsfordon Livsmedelshantering enligt lag om obruten kylkedja (Livsmedelsverkets regler för hantering av kyl- och frysvaror) Transport till leveransställe Avlämning och hämtning av gods på av Beställare anvisade platser. Hantering av farligt gods. Hantering/returhantering av lastbärare Korttidslagring av försenat gods där bestämmelserna så tillåter Dokumentation av utförda uppdrag som möjliggör statistikredovisning och rapportering 5.4.3.5 Tilläggstjänster Följande tilläggstjänster skall kunna avropas av kommunens leveransmottagande mot ersättning. Expressleverans Inbärning av levererat gods till anvisad plats i byggnad som överstiger mer än fem minuters arbete. Uppackning av gods. Återtagande av emballage. Leverans som sker på tider då leveransställets verksamhet är stängd (vanligtvis tidig morgon). En sådan leverans av varor skall innefatta att varorna ställs in i frys eller kyl eller annat särskilt avsett utrymme. Villkor för att hantera erforderliga nycklar, passerkort eller larm överenskommes med respektive leveransställe. 5.4.3.6 Statistik Entreprenören skall kostnadsfritt tillhandahålla statistik om utförda transporter med i första hand följande uppgifter. Statistiken skall överlämnas kvartalsvis. Leveransställe Antal leveranser Vikt och volym (per leverans samt per vecka) Varuleverantörens namn Leveranstidpunkt, faktisk (dag och klockslag). Statistiken skall levereras som bearbetningsbara excel-filer. 5.4.3.7 Hantering av gods Entreprenören svarar för att godset omlastas och transporteras i behållare, på vagn, pall eller annat sätt. Behållare, vagnar, pallar eller dylikt skall tas i retur snarast efter det att leveransstället lossat godset. 14 (24)

I åtagande ingår att tillhandahålla erforderligt antal vagnar, pallar eller annat transportmaterial. I detta ingår att tillhandahålla eventuellt tillkommande material som uppkommer genom att mottaget gods splittras på distributionscentralen för distribution till olika leveransadresser. Livsmedel kommer att levereras termoförpackade så att dessa klarar föreskrivna förvaringstemperaturer under transport. Rutinerna för att ta emot, förvara och leverera sådana varor till Godsmottagaren skall utformas så att förvaringstemperaturen upprätthålls. 5.4.3.8 Ansvar för hantering Entreprenören övertar ansvaret för mottaget gods när godset avlämnats av varuleverantören på distributionscentralens avlastningskaj. Entreprenörens ansvar upphör när gods överlämnats till kommunens leveransmottagare och denne godkänt och kvitterat godset. 5.4.3.9 Avisering av leverans För leveranser till leveransställe som besöks enligt upprättat turschema får leverans utföras utan särskild avisering. Övriga leveranser skall aviseras till godsmottagaren. Om leverans enligt upprättat turschema inte kan utföras inom avtalad tid skall detta omedelbart aviseras till berörda leveransmottagare. Entreprenören ansvarar i sådant fall för de eventuella styrkta merkostnader som drabbar Beställaren i form av övertidsersättning etc. 5.4.3.10 Avlämnande av gods Fysisk lastning och lossning skall utföras av lastbilschauffören. All lastning och lossning av gods skall ske på av leveransmottagaren anvisad plats. Leveransmottagaren skall kvittera mottaget gods. Kvittensen skall vara försedd med klockslag när leveransen överlämnas till leveransmottagaren. Saknar leveransmottagaren möjlighet att kvittera godset skall Entreprenören och leveransmottagaren träffa överenskommelse om hur mottagandet skall bekräftas. Överenskommelse kan ange att lastbilschauffören själv får kvittera godset efter kontroll av att antalet kolli till respektive leveransadress stämmer överens med bifogad transportsedel. Eventuella synliga skador på ytteremballaget skall då noteras på transportsedeln. Överenskommelse som innebär att annan än leveransmottagaren godkänner mottagandet får inte innehålla begränsningar som innebär att Beställaren har godkänt skador på levererade varor som visar sig först när ytteremballaget öppnas. I det fall lastning och lossning inte kan utföras på anvisad leveransplats skall avvikelsen dokumenteras, så att tid, plats och orsak till avvikelsen framgår. 5.4.4 Fordon Fordonen skall vid uppdragets start uppfylla kraven för Miljöklass 2005 (motsvarande Euro IV) eller bättre. Vid nyanskaffning av fordon under avtalsperioden skall alltid bästa tillgängliga miljöklass väljas eller fordon som drivs med alternativa drivmedel. Senast 2011-06-30 skall minst 25 % av fordonen drivas med alternativa drivmedel. Kommunen ser gärna att mindre fordon används där detta är det bästa alternativet med hänsyn till miljö och möjlighet att optimera transportflödet. 5.4.4.1 Alkolås Samtliga fordon skall vara utrustade med alkolås. 5.4.4.2 Backkameror Samtliga fordon skall vara utrustade med backkamera eller motsvarande som ger föraren god sikt runtom hela fordonet. 15 (24)

5.4.4.3 Däck Av Entreprenören använda däck skall inte vara dubbade. Däcken skall därutöver, så långt detta är möjligt, vara fria från PCA (polycykliska aromater) i processoljan som används i gummiblandningen. Om sådana däck inte finns att tillgå för fordonet skall Entreprenören rapportera det till kommunen med en förklaring av vilka åtgärder som vidtagits för att få fram rätt däck och varför det inte varit möjligt. 5.4.4.4 Kylaggregat Fordon som används för att transportera livsmedel skall vara utrustade med kylaggregat och ha en temperatur i lastutrymmet som följer Livsmedelsverkets normer för kyltransporter av livsmedel. Kylaggregaten skall om möjligt drivas med annan energi än diesel, till exempel koldioxid. 5.4.4.5 Service o reparation Fordonen skall underhållas på verkstäder och tvättanläggningar som inte har några ej åtgärdade förelägganden från tillsynsmyndighet. Det åligger Entreprenören att förvissa sig om att de verkstäder som anlitas, för service och reparationer, uppfyller ställda lagkrav vad gäller hantering av farligt avfall som uppkommer vid fordonsunderhåll. Fel på fordon får inte leda till försenade leveranser för annat turschema än det som direkt berörs av det inträffade felet. Om Entreprenören som ersättning för fel på eget fordon tillfälligt tar in reservkapacitet i form av fordon från annan leverantör behöver inte ovanstående fordonskrav uppfyllas. 5.4.4.6 Sparsam körning Samtliga förare som utses att utföra transporter för kommunens räkning skall vara utbildade i sparsam körning vid trafikstart. Samtliga tillkommande förare skall erhålla motsvarande utbildning. Mätning och uppföljning av respektive fordons bränsleförbrukning skall utföras kontinuerligt under hela fordonets användningstid. 5.4.4.7 Personal Av Entreprenören eller underleverantör anlitad förare skall ha en sådan hälsostatus att denne är bedömd lämplig att köra yrkesmässig trafik. Kommunen skall äga rätt att begära att Entreprenören låter förare genomgå hälsokontroll för att säkerställa lämpligheten som förare. Det åligger Entreprenören att svara för att kundservicepersonal är väl utbildad och har god kännedom om de tjänster som tillhandahålls. Samtliga förare skall under färd använda bilbälte. Förare skall delta i den utbildning och information som Entreprenören och kommunen ger i anledning av avtalets utförande. Förare skall vid behov delta i planerings- och uppföljningsmöten mellan Entreprenör och av denne anlitade underleverantörer, kommunen och andra berörda parter. Om förare vid minst tre dokumenterade tillfällen har brustit i utförandet av uppdraget på ett sådant sätt köruppdraget inte har utförts i enlighet med vad som anges i detta avtal, skall kommunen ha möjlighet att begära att föraren avstängs från samtliga köruppdrag som utförs för kommunens räkning. Entreprenören svarar ensam för de arbetsrättsliga konsekvenserna av att en förare avstängs från uppdraget. 16 (24)

5.4.5 Transportliggare Uppgifter som fordon, förare och transporternas utförande skall löpande dokumenteras i en transportliggare Transportliggaren skall hållas i datoriserad form. Av transportliggare skall följande framgå: Vilka fordon som används för uppdraget. För varje enskilt fordon när besiktningar, bromskontroller och däcksbyten har gjorts, liksom val av däckstyp och ålder på däcken. Vilka förare som används för transportuppdragen, vilken typ av förarbevis de har samt, vid nyanställningar, vilken tidigare erfarenhet de har av att köra den aktuella fordonstypen. Inträffade olyckor och olyckstillbud vid eller i anslutning till transportuppdragets utförande. Andra brister som kan vara av betydelse för trafiksäkerheten. Transportliggaren skall finnas tillgänglig hos Entreprenören. Kommunen eller av denne utsett ombud skall äga rätt att ta del av transportliggaren. Brister som kommunen påtalat skall finnas dokumenterade så att det framgår vad som har inträffat, när det skedde och vem som har iakttagit eller rapporterat bristen. Kommunen kommer fortlöpande att informera Entreprenören om de brister i transporternas utförande som är av betydelse för trafiksäkerheten. 5.4.6 Krav på leveranskvalitet Avtalade tjänster skall utföras med god kvalitet, dvs. Leverans skall sammanfalla med utlovad tid (överenskommen leveranstid +/- 15 min). Leverans skall utföras med kolli-, paket- eller burvagn enligt leveransställets önskemål. De faktiska ledtiderna för turtransporter och expressbeställningar skall överensstämma med de ledtider som överenskommits med respektive leveransställe. Hanteringen av returer och felaktiga leveranser skall överensstämma med upprättade rutiner. Transportfordonen skall vara rena och rätt anpassade enligt upprättade föreskrifter. 5.4.7 Former för samverkan mellan parterna 5.4.7.1 Kontaktpersoner Av kommunen respektive Entreprenören utsedd projektledare för genomförandet av avtalat åtagande skall vara ansvariga för att samarbetet mellan parterna utformas så att det avtalade åtagandet kan genomföras enligt de förutsättningar och villkor som avtalet anger. Projektledarna skall företräda parten i samtliga frågor som berör genomförandet av avtalat åtagande. 5.4.7.2 Avstämningsmöten Entreprenörens projektledare ansvarar för att sammankalla parterna till möten när ställningstaganden av betydelse för det fortsatta arbetet är aktuella. Samtliga avstämningsmöten skall dokumenteras skriftligt. Kommunen skall ha möjlighet att sammankalla till avstämningsmöten där Entreprenören presenterar en nulägesrapport över avtalat åtagande. 5.4.8 Parternas åtagande 5.4.8.1 Entreprenörens åtagande Entreprenören skall bära ansvaret för att avtalat åtagande utförs på sådant sätt att avtalade villkor uppfylls. I ansvaret ingår att bedriva arbetet självständigt och kreativt. 5.4.8.2 Kommunens åtagande Kommunen skall, efter anmodan från Entreprenören, tillhandahålla för åtagandet erforderlig information som Entreprenören inte kan erhålla på annat sätt. 17 (24)

I avtalat åtagande ingår att av Entreprenören levererade tjänster skall svara mot de specifika behov och krav som gäller för kommunen. Kommunen skall tillhandahålla erforderliga resurser för att tillförsäkra att Entreprenören erhåller nödvändig information för att uppnå detta. Kommunen ansvarar för att Entreprenören har tillgång till ett aktuellt register över kommunens leveransställen och omgående får meddelande om förändringar i registret. 5.4.9 Specifika rutiner för uppbyggnadsfasen 5.4.9.1 Kommunens deltagande i uppbyggnadsfasen Kommunen skall inom ramen för kraven i kravspecifikationen ha möjligheter att lämna synpunkter och förslag samt i övrigt kunna föreslå förändringar som ur kommunens synvinkel innebär förbättringar. Som en del ingår även att kommunen skall verka för att distributionslösningen skall uppfattas som rationell, miljöeffektiv och trafiksäker. 5.4.9.2 Förändringar under uppbyggnadsfasen Om av kommunen lämnade synpunkter på avtalat åtagande påverkar åtagandets omfattning utöver vad som anges i kravspecifikationen, eller om detta påverkar den överenskomna tidsplanen för framtagningen av distributionslösningen, äger Entreprenören enligt villkoren i avtalet rätt att i motsvarande grad ändra avtalad kostnad och tidsplan. Om denna situation skulle uppkomma skall Entreprenören skriftligen meddela kommunen detta med redovisning av de konsekvenser som begäran medför. Om detta inte sker äger Entreprenören inte rätt att förändra avtalade villkor. Samtliga överenskommelser om förändring av i kravspecifikationen angivna förutsättningar och krav skall för sin giltighet fastställas skriftligt. Överenskommelse skall vara skriftligen godkänd av båda parter innan förändringen genomförs eller det tillkommande arbetet påbörjas. 5.4.10 Trafiksäkerhet Samtliga transporter skall utföras på ett sådant sätt att kraven på en hög trafiksäkerhet tillgodoses med avseende på omgivande trafikanter. Samtliga tillämpliga trafikregler skall följas. Hämtning och lämning av gods skall ske på ett sådant sätt att kraven på en hög trafiksäkerhet för omgivande trafikanter tillgodoses. Olyckor eller olyckstillbud som inträffar i samband med transporterna, skall av Entreprenören omedelbart rapporteras till kommunen och noteras i föreskriven transportliggare. 5.5 Uppföljning av avtalad verksamhet Kommunen skall äga rätt att kontrollera och följa upp avtalad verksamhet. Kommunen skall för detta ändamål äga tillträde till de lokaler där verksamheten bedrivs samt få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som kommunen anser vara erforderliga. 5.5.1 Trafiksäkerhets- och miljörevision Trafiksäkerhets- och miljörevision av utförd verksamhet kommer att utföras av kommunen. Revisionen kommer att utföras av en från parterna oberoende organisation med erforderlig kompetens att utföra uppdraget. Kommunen kommer, i god tid före revisionen, att informera Entreprenören om vem som utsetts att utföra revisionen. Den eller de personer som genomför revisionen skall vid besök hos Entreprenören kunna styrka att de har kommunens uppdrag att utföra revisionen. Revisionen utförs genom besök hos Entreprenören, mätning av hastigheter, observationer vid lastning och lossning av gods, observationer under transport samt kontroll av fordon och förare i anslutning till transporternas utförande. Utförare av trafiksäkerhetsrevisionen äger rätt att stoppa och kontrollera fordon i samband med hämt- och avlämningsplats, eller när fordonet av annat skäl står stilla. 18 (24)

Revisionen innefattar följande: Kontroll av transportliggare och de uppgifter som där skall finnas dokumenterade. Kontroll av att transporterna utförs i enlighet med gällande lagstiftning och enligt de särskilda trafiksäkerhetsmässiga krav som uppställts av kommunen. I detta ingår att följa upp att gällande hastighetsbestämmelser följs. Den upprättade revisionsrapporten kommer att tillställas Entreprenören. Av rapporten kommer att framgå vad revisionen omfattat, vilka brister som har iakttagits och på vilket sätt och inom vilken tid bristerna skall åtgärdas. Eventuella konstaterade brister kommer att behandlas vid ett möte mellan Entreprenören, Kommunen och revisorn. Parterna åtar sig att tillsammans med revisorn finna lämplig åtgärd för att undanröja bristen. Trafiksäkerhetsrevisionen innebär inte ett godkännande av vare sig fordon, förare eller det sätt varpå transporterna utförs. 5.5.2 Åtgärder och påföljder vid brister i transporternas utförande Brister som framkommer vid trafiksäkerhetsrevisionen, kontroller eller som i övrigt framkommit på annat sätt skall åtgärdas inom den tidsrymd som framgår av revisionsrapporten. Den som är ansvarig för bristen skall svara för samtliga kostnader detta medför. Den som är ansvarig för bristen skall skriftligt redovisa sina åtgärder till den andra parten och utsedd revisor. Av den skriftliga redovisningen skall tydligt framgå på vilket sätt och inom vilken tidsrymd påtalade brister åtgärdats. Parterna kan kalla till samråd om så krävs för att åtgärda trafiksäkerhetsmässiga brister. Förare och andra berörda hos Entreprenören eller av denne anlitade underleverantörer är skyldiga att medverka vid sådana överläggningar. 5.5.3 Kvalitetsuppföljningar Entreprenören skall följa upp att avtalat åtagande utförs i enlighet med uppställda krav och förutsättningar. Kontroll- och uppföljningsarbetet skall bedrivas på ett sådant sätt att avvikelser från avtalade villkor och krav inte uppstår. 5.5.4 Uppföljning och utvärdering Kommunen och Entreprenören skall vid gemensamma planeringsmöten följa upp att transporterna har utförts på överenskommet sätt. Entreprenörens transportliggare skall finnas tillgängliga vid dessa möten. Planeringsmöten kan påkallas av såväl kommunen som Entreprenör. Parterna skall följa upp kvaliteten vid avstämningsmöten minst fyra gånger per år. 5.5.5 Åtgärder och påföljder vid brister Brister som framkommer vid uppföljningar eller som i övrigt framkommit på annat sätt skall åtgärdas inom en av parterna överenskommen tidsrymd. Entreprenören skall skriftligt redovisa sina åtgärder till kommunen. Av den skriftliga redovisningen skall tydligt framgå på vilket sätt och inom vilken tidsrymd påtalade brister åtgärdats. Parterna kan kalla till samråd om så krävs för att åtgärda brister. 5.6 Entreprenörens åtagande Entreprenörens åtagande skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i detta avtal med tillhörande bilagor. I åtagande ingår att Entreprenören under avtalsperioden förbinder sig att tillsammans med representanter för kommunen delta i vidareutvecklingen av uppdraget, exempelvis när det gäller 19 (24)

framtagningen av nya godsflöden, förbättrad trafiksäkerhet och optimala lösningar för miljö och ekonomi. 5.7 Åtagandets utförande Entreprenören skall utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som kommunen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. 5.8 Avtalsperiod Från och med tidpunkten för avtalets tecknande fram till och med den 31 januari 2012. För att underlätta avveckling eller omställning av det åtagande som pågår vid avtalstidens utgång skall kommunen ha möjlighet att under de påföljande fyra månaderna avropa de tjänster som krävs för att åtagandet ska avslutas eller överlämnas. För sådant arbete skall samma avtalsvillkor tillämpas som de villkor som gällde vid avtalets utgång. Denna möjlighet gäller även i det fall avtalet förlängs enligt punkt 5.8.1 nedan. 5.8.1 Förlängning av avtal Möjlighet finns att förlänga avtalet i två steg med två år vardera (2 + 2 år) om parterna kommer överens om detta. Dessa förlängningar sker i övrigt till oförändrade villkor. 5.9 Kontaktpersoner Kommunen [ ], tfn [ ] Entreprenören [ ], tfn [ ] 5.10 Prislista - Tjänster Enligt prislista 5.11 Elektroniska meddelandeutbyten mellan parterna Halmstads kommun inför successivt olika former för utbytande av elektroniska affärsmeddelanden i kontakterna mellan beställare och leverantör. Standardiserade (eller väl kända) format är avsett att nyttjas. Entreprenören (logistiksamordnaren) skall under avtalsperioden arbeta för att kunna översända fakturor elektroniskt till kommunen. Driftsättningsstart och detaljerade specifikationer av sådant meddelandeutbyte överenskommes separat mellan parterna. Entreprenören (logistiksamordnaren) skall kunna hantera elektronisk information avseende kommande transportvolymer. 5.12 Prisjusteringar Priserna skall gälla fasta fram till och med 31 december, 2008. Parterna har därefter möjlighet att justera avtalade priser enligt följande. Transportprisindex för vägtransporter av gods, SNI 60.240. Som basmånad gäller maj 2007. Vid beräkning skall preliminära index användas. Prisjustering får ske med ett procenttal motsvarande högst 80 procent av indexets förändring för den aktuella perioden. Begäran om prisjustering skall anmälas till motparten skriftligen. Motparten skall skriftligen inom en kalendermånad lämna sina synpunkter i det fall den begärda prisjusteringen inte svarar mot faktiska förhållanden. Prisändring får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter det att en månad förflutit från det begäran om prisjustering lämnades. Av parterna överenskommen prisförändring skall gälla fast under minst ett år. 5.13 Rationaliseringar och effektiviseringar Under utförandet av avtalat åtagande skall Entreprenören aktivt sträva efter att utveckla åtagandet i syfte att uppnå effektiviseringar och kvalitetsutveckling. När Entreprenören under avtalstiden finner att åtagandet kan utföras effektivare skall Entreprenören kontakta kommunen för att 20 (24)