STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-14413/09 SID 1 (6) 2009-12-21 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2009:30 Micasa Fastigheter i Stockholm AB BOLAG Micasa Fastigheter i Stockholm AB BESLUTETS OMFATTNING Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) om gallring och bevarande av nedanstående analoga och digitala handlingar med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Handlingar som ska gallras Påskrivna kvittenser för hyresgäster gallras tillsammans med hyreskontrakt 10 år efter upphörande. Kvittenser för personal, entreprenörer och konsulter gallras vid inaktualitet när passerbrickan inte används längre och spärras i systemet. Nedanstående digitala handlingar gallras ur systemen efter 5 år, 2 år, eller vid inaktualitet. Uttrycket vid inaktualitet innebär här att uppgifter raderas ur system eller databas. Business (uppgifter och sammanställningar för budget och prognoser) 5 år. Competence Plus (ansökningshandlingar, ej anställda) 2 år efter avslutad rekrytering. Vid inaktualitet: Aptus Låssystem (logglistor för inpassering) Aptus Låssystem (uppgifter om hyresgäst) Competence Plus (spontanansökningar) Hyperdoc, ritningar (VVS, ventilation, brand, mark och el) East Coast (besöks- och statistikuppgifter) Serv Ad (utföraruppgifter)
SID 2 (6) Intranätet (gallras efter att uppgifterna som anges till bevarande nedan har tagits ut på fil). Externa Webbplatsen (gallras efter att uppgifterna som anges till bevarande nedan har tagits ut på fil). Reqs (myndighetsbesiktningar) Hogia Personal (Grunduppgifter om den anställde som överförs till registret Anställda i Hogia Lön) Hogia PA-administrator (attesterade tidrapporter som överförs till Hogia Lön) Uppgifter ur Hogia Lön (registret Anställda) som ska gallras vid inaktualitet, efter att bevarandeuppgifterna (se under uppgifter som ska bevaras nedan) har förts över till historikfilen i Hogia Lön. De kursiverade uppgifterna i tabellen innebär rubriker. Registret Anställda Information om den anställde, arbetsgivaravgift och skatt Information om semester Uppgift c/o-adress Utdelningsadress (utom sista registrerade) E-post Land Postadress (utom sista registrerade) Telefon 1 Telefon 2 Telefon internt Arbetsgivaravgift Ej arbetsgivaravgift Gräns 1000 kronor eller ½ basbelopp Nedsättning % (procenttal anges) Skatteberäkning Ej automatisk eller Automatisk från xx kr Skattetabell Kolumn Engångsskatt % Utbetalningsfrekvens Ingen jämkning eller jämkning kr eller jämkning % eller sidoinkomst % Upplysning för löneförrättaren Semester Betalda dagar Obetalda dagar Uttagna dagar
SID 3 (6) Registret Anställda Information om statistik m m Personaladministrativ information Information om utbetalning och försäkring Uppgift Förskottssemester Kvarvarande dagar Uttagna dagar Skuld Sparad semester Summa dagar Bokföring Konto Kostnadsbärare Projekt Resultatenhet Typ av kontrolluppgift som lämnas till den anställde Standard eller Särskild inkomstskatt för utomlands boende eller Pensionsgrundande inkomst och utbyte av kontrolluppgifter (KU14) eller Ej kontrolluppgift Specifikationsnummer Får lönespecifikation på PA-intranet Ja/Nej Webb Medarbetaren registrerar sina avvikelser/tid på webben Personalansvarig/rapportmottagare Utbetalningssätt Bankkontonummer Uppgifter som ska bevaras: En ögonblicksbild från var och en av de tre översta nivåerna av bolagets externa webbplats, en bild av intranätets startsida, samt den första sidan från varje underavdelning, ska tas ut på fil och anges till bevarande två gånger/år. Uppgifter ur systemet Reqs rörande resultat vid radonmätningar ska tas ut och bevaras i pappersform. Stadsarkivets gallringsbeslut (SSA 2007:37) upphävs härmed i den del som rör denna handlingstyp, Radonmätning per fastighetsammanställningar, till att gälla gallring vid inaktualitet av digitala uppgifter ur systemet, samt bevarande av uppgifterna på papper.
SID 4 (6) Uppgifter ur Hyperdoc som ska bevaras: Arkitekt/planritningar Konstruktionsritningar Uppgifter ur Hogia Lön som ska bevaras. De kursiverade uppgifterna i tabellen innebär rubriker. Registret Anställda Information om den anställde Uppgift Anställningsnummer Namn Utdelningsadress (sista registrerade) Postadress (sista registrerade) Sekel + personnummer Urvalskategori Anställningsdatum Avgångsdatum Avgångsorsak Personliga löneuppgifter P1 Månadslön faktisk P2 Månadslön heltid P3 Timlön P5 Eget val lön P6 Fast månadstillägg P7 Vikariatsersättning P8 Arbetstid/vecka P9 Arbetstid heltid P10 Aktuell sysselsättningsgrad P12 Eget val pension P13 Pensionskostnad Information om semester och föräldraledighet Semesterrätt Antal dagar Brutto/nettodagar Ensam vårdnadshavare Semesterberäkning Grund/avtal för semesterberäkning Senaste semesterberäkning Föräldraledighet Barn Uttagna dagar
SID 5 (6) Information om statistik m m Personaladministrativ information Information om utbetalning och försäkring Information om schema Registret Lönearter Lönehändelser (lagras årsvis i historikfilen) Arbetstidskonto val Ej valt Betald ledig tid Pensionspremie Kontant Ingår ej Datumbevakning Pensionsålder Löneuppflyttningsdatum Särskilt bevakningsdatum Särskild bevakningsorsak PA-fält Befattning Tjänstekod Fria PA-fält: Anm 1 (anställningsform) Anm 2 (avdelning) Anm 3 (resultatenhet) Anställningsform Försäkringar AFA Arbetare/tjänsteman/ej AFA VD Ja/Nej Kollektivavtal Arbetare blev tjänsteman (datum) Schema Schema Period Må i startvecka Bevaras med kodnyckeln som förklarar koderna i klartext. Anställningsnummer Löneartsnamn From (datum) Tom (datum) Antal (timmar eller dagar) A-pris (timme eller dag) Belopp (summa)
SID 6 (6) Datum för beslut Stockholm den 2009-12-21 På Kulturnämndens vägnar Björn Jordell Stadsarkivarie