1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om vilka handlingskategorier som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) samt var handlingarna förvaras. Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra museets och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien. MUSEICHEF Styrelseprotokoll Diarieförs årsvis Arkivet Bevaras Bilagor bilägges Minnesanteckningar, ledningsgrupp Pärm, kronologiskt Kontor Bevaras MBL-Protokoll (samverkansrådet) Diarieförs årsvis Arkivet Bevaras DIAREFÖRDA HANDLINGAR Diariet Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Handlingar från museets engagerande i externa föreningar/organisationer Pärm Kontor/Arkiv Bevaras
2(15) KANSLIET BOKSLUT Huvudbok Arkivkartong Arkivet Bevaras Revisionsberättelse Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Resultaträkning Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Förvaltningsberättelse Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Finansieringsanalys Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Delårsrapport Diarieföres Arkivet Bevaras Skickas till Landstinget Attestförteckning Arkivkartong Kansliet/Arkivet Bevaras Kontotabell Arkivkartong Kansliet/Arkivet Bevaras Leverantörsfakturajournal Pärm Arkivet 10 år Utbetalningsjournal Pärm Arkivet 10 år Fakturajournal Pärm Arkivet 10 år Inbetalningsjournal Pärm Arkivet 10 år Kontoutdrag, bank-, +-giro Pärm Arkivet 10 år VÄRDEHANDLINGAR Avtal Pärm Kansliet 2 år Efter inaktualitet Hyreskontrakt Diarieföres Arkivet minst 2 år enl. lag Efter inaktualitet Aktier, andelar Kassaskåp/närarkiv Vid försäljning Förvaras inlåst
3(15) KANSLIET forts. VERIFIKATIONER Kassaverifikat Arkivkartong Arkivet 10 år Arkivlägges efter slutrevision Leverantörsfakturor Arkivkartong Arkivet 10 år (varje 10:e år Arkivlägges efter bevaras) slutrevision DEBITERING Debiteringslistor Arkivkartong Arkivet 10 år Lägges tillsammans med fakturakopian ÖVRIGA RÄKENSKAPER Deklarationer Arkivkartong/pärm Kansliet 10 år Statistik Pärm Kansliet Vid inaktualitet Anläggningsregister Pärm Kansliet 10 år Stiftelsen Björkå AB, Minnesfond Pärm, årsvis Arkivet Bevaras Arkivläggs efter Slutrevision Rekvision ang lönebidragsanställda Pärm Kansliet/Arkivet 10 år PERSONALHANDLINGAR Anmälan om arbetsskada/tillbud Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Original till Försäkringskassan Arbetsbetyg Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Original till den anställde Beslut från försäkringskassan Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Ang förtidspension Lönebeslut Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Beslut om lönebidragsanställda Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Personalakter Namnordning A-Ö Personalansvarig/Arkiv Bevaras Avställda till arkivet
4(15) KANSLIET forts Lönerevisioner Diarieförs Arkivet Bevaras Tjänsteansökningar Diarieförs Arkivet Bevaras Även annonsunderlag mm. Ersättn/avdrag för utlagda kostnader Arkivkartong Arkivet 10 år P-nr. ordning Ledighetsansökningar Arkivkartong Arkivet 10 år A-Ö Sjukfrånvaro Arkivkartong Arkivet 5 år Tjänstgöringsrapport Arkivkartong Arkivet Bevaras Underlagsmaterial Lönespecifikationer Arkivkartong Arkivet 10 år Registreringsunderlag Arkivkartong Arkivet 5 år Slutlig lönelista Arkivkartong Arkivet 10 år Nettolönelista Arkivkartong Arkivet 10 år Kontrolluppgifter Arkivkartong Arkivet 10 år Tidredovisning, uppdrag Pärm Kansliet Vid inaktualitet Reseräkningar, traktamente Arkivkartong Arkivet 10 år Styrelsearvoden Arkivkartong Arkivet 10 år Kronologisk ordning POLICYDOKUMENT Personalhandbok Pärm/digital Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos personaladm Säkerhetsplan Pärm Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos personaladm Systematiskt arbetsmiljöarbete Pärm Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos personaladm
5(15) KANSLIET forts DIARIUM Diariet Digitalt Server med backup Bevaras Utskrifter i nr och dossiéordning Diarieförda handlingar Diarienummerordning Arkivet Bevaras Till arkivet vid avslut Diarielistor dossié- och nummerordn. Kansliet/Arkivet Bevaras Skrivs ut årsvis Diarieplan Pärm Kansliet/Arkivet Bevaras Förnyas på båda ställen Vid uppdatering Postlistor, inkommande Pärm Kansliet 2 år
6(15) STAB FORSKNINGSSTRATEGI Projekthandlingar Diarieföres Arkivet Bevaras Rapporter/utredningar Diarieföres Arkivet Bevaras Även ett ex i bibliotek Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras Bilder Biläggs ärende/rapport Ärendet Bevaras Digitalt ex gallras efter utskrift Minnesanteckningar, möten Kronologisk ordning Pärm på kontor/arkivet Bevaras Handlingar från museets engagemang i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer ABM RESURS Projekthandlingar Ordnas inbördes Diariet/Arkivet Bevaras Projektet upphör under 2006 och övergår till en permanent verksamhet.
7(15) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras Ex sändes till arkivarie för arkivläggning Insamlingsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras Handlingar från museets engagerande i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer KONSERVERING Enhetsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras KONSERVERINGSÄRENDEN Diarieföres Arkivet Bevaras Konserveringsrapport Diarieföres Ärendet Bevaras Vårdprogram Diarieföres Ärendet Bevaras Dagbok Diarieföres Ärendet Bevaras Korrespondens Diarieföres Ärendet Bevaras Mottags- och återlämningskvitto Pärm, kronologisk Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Förfrågningar m.m. Diarieföres Arkivet Bevaras Avsyningslista temp/luftfuktighet Pärm Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Avsyningslista skadedjur Pärm Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Vårdrapporter, egna föremål Pärm Konserveringen/ kontor Bevaras
8(15) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts FÖREMÅL DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Insamlingsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Utsorteras i egen serie Depositions och externa- Diarieföres Arkivet Bevaras låneärenden Interna låneärenden I utställningsakten Arkivet Bevaras Handläggs av I & U Kassationsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Ett ärende som går till museichefen Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Föremålsärenden Arkivkartong Arkivet Bevaras I samma serie som insamlingsärendena Föremålsliggare Liggare Föremålsvården/kontor Bevaras Till arkivet vid avställning Arbetsrutiner Pärm Föremålsvården/kontor Bevaras Uppdateras ständigt FOTO DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Fotobeställningar, externt Pärm Foto/ kontor Vid inaktualitet Fakturahanteringen sköts av kansliet Fotobeställningar, internt Pärm Foto/ kontor Vid inaktualitet Förfrågningar om bilder Pärm Foto/ kontor Bör Bevaras Bör diarieföras Större beställningar Diarieföres Arkivet Bevaras Fotografigåvor Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvoärende av fotoutrustning Diarieföres Arkivet Bevaras Sköts av föremålsansvarig
9(15) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts Avtal, upphovsrätt Diarieföres Arkivet Bevaras ARKIV DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvo-/depositionsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Arkivlån, intern Pärm Kontor Vid inaktualitet Arkivlån, extern Diarieföres Arkivet Bevaras Fakturor, inköp Sköts av kansliet Fakturering, externt Sköts av kansliet BIBLIOTEK DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvo-/bytesärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Pliktexemplar Pärm Kontor Fakturor, inköp Sköts av kansliet Följesedlar Pärm Kontor Vid inaktualitet Statistik, biblioteket Pärm Kontor Vid inaktualitet Fjärrlån Pärm Kontor Vid inaktualitet Interna/externa lån Pärm Kontor Vid inaktualitet Lista på ISBN/ISSN Pärm Kontor Bevaras MUSIK DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis (övrigt, se ARKIV)
10(15) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts DOKUMENTATION Projekthandlingar Diarieförs Arkivet Bevaras Mötesanteckningar Diarieförs Arkivet Bevaras Del av projektmappen Insamlat källmaterial Kartong Arkivet Bevaras hänvisning till dnr Rapporter och manuskript Diarieförs Arkivet Bevaras ex även biblioteket SAMDOK Diarieförs Arkivet Bevaras
11(15) KULTURMILJÖ AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Länsstyrelsens beslut Register/pärm Kontor Vid inaktualitet Övergår till museets diarium vid eventuell handläggning Handlingar från museets engagerande Pärm Kontor/Arkiv Bevaras i externa föreningar/organisationer BEBYGGELSE DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diariet Arkivet Bevaras Nummer-/Årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Bebyggelseärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Fotografier Nummerordning Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS Utställningshandlingar Diarieföres Utställningsmappen Bevaras Sköts av I & U DIGITALA HANDLINGAR Inkomna digitala handlingar -- -- -- Skrivs ut Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras
12(15) KULTURMILJÖ forts. HEMBYGD/TURISM Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej DIGITALA HANDLINGAR Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras ARKEOLOGI Arkeologiska ärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Kopior av relevanta handlingar kan tillföras det topografiska arkivet Rapporter Diarieföres Arkivet Bevaras Även i digital form på hemsidan, även bevaras på KMA Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Fotografier enl. fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS DIGITALA HANDLINGAR Digitala foton Enl. fotodagbok Ärende Bevaras Lagras på CD Kart-/ritningsmaterial digitalt Efter diarienummer Server/Backup Bevaras Databaser -- Server/Backup Bevaras
13(15) INFORMATION OCH UNDERVISNING AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Protokoll utställningsgrupp Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Annonstexter Pärm Kontor/handläggare Vid inaktualitet Handlingar från engagerande i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer PEDAGOGER Ärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Program/tryck Arkivkartong Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Fotografier Nummer-/fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS-avd FRILUFTSMUSEET Mötesprotokoll Pärm Handläggare Bevaras Ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Om djuren på museet Diarieföres Arkivet Bevaras Info om varje miljö på Murberget Pärm Handläggare Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt
14(15) INFORMATION OCH UNDERVISNING forts UTSTÄLLNINGAR Utställningsförslag Diarieföres Arkivet Bevaras Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Utställningar interna Diarieföres Arkivet Bevaras Lyfts ur till egen serie Utställningar externa Diarieföres Arkivet Bevaras Lyfts ur till egen serie Fotografier Biläggs ärendet Arkivet Bevaras DIGITALA HANDLINGAR Foto, digitala Biläggs ärendet Arkivet Bevaras Lagras på CD Digitala produktioner Biläggs ärendet Arkivet Bevaras CD/DVD/Server TRYCK/HEMSIDA Bokprojekt Diarieföres Arkivet Bevaras Hemsida (aktuellt) Diarieföres Arkivet Bevaras I utskriven form Hemsida -- Digitalt/Backup Bevaras Uppdateras ständigt Trycksaker Kronologiskt Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras HEMSLÖJDSKONSULENTER Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Program/tryck Arkivkartong Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Fotografier Nummer-/fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS-avd/foto
15(15) TEKNISKA Avdelningsmötesprotokoll -- -- -- Protokollförs ej Fastighetsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Bidragsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Tekniska ärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Reparationsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Utställningsbyggnation Diarieförs Arkivet Bevaras Handläggs av I & U Ritningar, ej diarieärenden -- Arkivet Bevaras