Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende kontanthantering inom Fritids- och turistnämnden Stadsrevisionen i Örebro kommun 2008-06-10 Bert Hedberg, certifierad kommunal revisor Oscar Hjelte
Innehållsförteckning Sammanfattning...1 1 Inledning, syfte och metod...2 2 Avgränsning...2 3 Metod...2 4 Granskningsresultat...3 4.1 Rutiner vid inköp och leverans av varor...4 4.1.1 Bedömning...4 4.2 Dokumenterade riktlinjer för registrering och avstämning av kostnader och intäkter4 4.2.1 Bedömning...5 4.3 Rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel.5 4.3.1 Bedömning...6 4.4 Efterlevnad av avtal med leverantörer...6 4.4.1 Bedömning...7 4.5 Övrigt...7
Sammanfattning Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen inom Fritids- och turistnämnden. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om nämnden har tillförlitliga och säkra rutiner för inköp och försäljning samt om kontanthantering sker på ett tillförlitligt och säkert sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts vid Eyrabadet. Utifrån genomförd granskning bedömer vi: att rutinerna för inköp av varor är tillförlitliga att en mindre brist i dokumentationen avseende kontanthantering finns att rutinen för fakturerad försäljning helt saknar dokumentation att rutinerna för förvaring av dagskassor, insättning på bank och avstämning av kontanta medel är ändamålsenliga och tillförlitliga. 1
1 Inledning, syfte och metod Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska internkontrollen avseende kontanthantering inom Fritids- och turistnämnden. Stadsrevisionen har nyligen genomfört en granskning av kontanthanteringen vid några av kommunens restauranger. Revisorerna har i sin senaste väsentlighets- och riskanalys bedömt att en granskning ska göras av internkontrollen i väsentliga rutiner vid ytterligare några av de verksamheter som hanterar kontanter. Revisionsfrågan som ska besvaras handlar om tillförlitlighet och säkerhet. Projektet har inriktats mot att granska och bedöma de rutiner som tillämpas för att säkerställa att inköp och försäljning samt kontanthantering sker på ett tillförlitligt och säkert sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen omfattar nedanstående granskningsmål. Att det finns ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner vid inköp och inleverans av varor samt attest/godkännande av prestationer dokumenterade riktlinjer för hanteringen med avseende på registrering och avstämning av verksamhetens kostnader och intäkter ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel avtal med leverantörer som efterlevs. 2 Avgränsning Projektet avgränsas till att omfatta rutinerna vid Eyrabadet inom Fritids- och turistnämnden. Granskningen har även avgränsats till att omfatta rutiner för inköp och försäljning samt hanteringen av kontanter och fakturerad försäljning. 3 Metod Skriftligt material som inhämtats är: rutiner och riktlinjer som används inom enheten (gemensamma för kommunen, redovisningsriktlinje nr. 6), förteckning över kommunens ramavtal med leverantörsförteckning samt internkontrollplaner för nämnden. Vidare har rutiner för kassa- och kundmottagning, rutiner av dagskassor, hantering av dagskassorna och vid händelse av rån erhållits. 2
Från kommunens ekonomikontor har transaktionsfiler för 2007 för Eyrabadet inhämtats och bearbetats med hjälp av registeranalysprogrammet IDEA. Vidare har en fil med intäkter för åren 2005 2007 inhämtats. Vid besök på aktuella enheter har tillämpade rutiner granskats och verifierats. Intervjuer med ansvariga har genomförts. Kontaktrevisorer i granskningen har varit Leif Lewin, Bengt Hallström och Jan Rohlén. 4 Granskningsresultat Under 2007 har fritid- och turismförvaltningen, enligt nämndens internkontrollplan, bl a granskat kontanthantering. De har inte noterat några brister. Vi har granskat rutinerna vid Eyrabadet, vars verksamhet består av badet, vattengymnastik, simskola, försäljning av badprodukter, marknadsföring, café, bollhall, gym, solarium och massage. Verksamheterna café, solarium, gym och massage drivs av fristående entreprenörer. Intäkterna för solarium och gym administreras och redovisas av kommunens personal till huvudmännen för solariet och gymmet. Med redovisningen till huvudmännen bifogas även besöksstatistik och ingångna avtal. Ansvarig för verksamheten är föreståndaren. Förutom badvakter och annan personal har kommunen två anställda, som sköter kassan vid varje arbetspass (två arbetspass/dag). Den ena av de två i kassan ansvarar för avstämningen. Varje arbetspass avslutas med ett z- utslag 1 och kontrollräkning av kassan. Badet har ett datoriserat kassaregister. Totalt har kommunen 11 anställda vid badet. Gymmet har egen personal. Verksamheten bedrivs helt utifrån de intäkter man får. Kommunen skjuter inte till några skattemedel. 1 Z-utslag är en standardbeteckning för summering av inslag. Summeringen gäller för alla inslag sedan förra z-utslaget gjordes. Det finns även andra typer av utslag, x-utslag, som ger en subtotal. Z-utslagen påverkar inte ackumulerade värden i kassaregistret. Z-utslag bör göras varje dag och i samband med att kassan räknas. 3
4.1 Rutiner vid inköp och leverans av varor Under 2007 uppgick Eyrabadets totala kostnader till 8 800 538 kr (inkl utbetalningarna till gymmet och solariet). De totala intäkterna (inkl betalningar till gymmet och solariet) uppgick till 9 101 995 kr. Nämnden har slutit särskilda avtal avseende driften av gymmet och solariet. För den granskade perioden har vi noterat 61 olika leverantörer. Beställning av varor utförs av en anställd vid Eyrabadet. Mottagning av varor görs av personal på plats, i regel någon i kassan. Avstämning av mottagna varor görs mot följesedel i regel av förståndaren. Attestering av inköpta varor görs av mottagande personal och föreståndaren (beslutsattest). Kontantförsäljning och fakturerad försäljning attesteras av personalen i kassan och beslutsattesteras av föreståndaren. 4.1.1 Bedömning Vi bedömer att Eyrabadet rutiner för inköp av varor är tillförlitliga. Inköp och leverans kontrolleras av minst två personer. 4.2 Dokumenterade riktlinjer för registrering och avstämning av kostnader och intäkter Inom kommunen finns en central redovisningsriktlinje nr 6 om kontanta medel. Den innehåller följande: Ansvar Kassaregister Rutin vid felslag Öppning av kassalåda utan inslag Utbildning kassahantering Växelkassans storlek Dagskassans förvaring Kontantförsäljning Rutin för kontrollremsa Hur gör vi när vi har differens i växelkassan? Handlingsplan i samband med rån, hot eller överfall Vid Eyrabadet finns dokumenterade rutiner för kassa- och kundmottagande, rutiner för dagskassor (med rutiner för hämtning av dagskassor av vaktbolag), hantering av dagskassor och rutiner i händelse av rån. Dokumentationen av kassahanteringen saknar dock rutiner för felslag och kassadifferenser. Det framgår inte av handlingarna om nämnden har fastställt dessa. Det framgår inte vem som har gjort dem eller när de gjordes. 4
Differenser registreras löpande. Uppgift om differenser och ansvarig för kassan när differensen uppstod lämnas vid månadsredovisningen till förvaltningen centralt. Enligt tillgänglig statistik består omsättningen till 80 % av kortbetalningar. Detta minskar riskerna med kontanthanteringen. Personalen vid Eyrabadet har själva upprättat underlagen för den fakturerade försäljningen sedan drygt ett år tillbaka. Dokumenterade rutiner för den fakturerade försäljningen saknas helt. Fakturerad försäljning sker till främst externa kunder (100 130 st/år), men intern försäljning till skolor och anställda förekommer. Den fakturerade försäljningen består främst av gymkort, men även försäljning av badkort förekommer. Rutinen för den fakturerade försäljningen ser ut som följer: För att få köpa kort genom fakturerad försäljning måste köparen ha en rekvisition med sig. (Lärare vid skolor, som har elever med sig skriver noterar sitt namn och skolans i pärmen och anger hur många elever som ska bada). Pärmen med rekvisitionerna och noteringarna sköts och förvaras av personalen i kassan. Avtal med Nautilus fylls i vid kassan. En kopia av avtalet behålls av kunden, en kopia lämnas till föreståndaren och en kopia skickas till Nautilus. En gång i månaden skrivs underlagen till fakturering ut ifrån dessa uppgifter i pärmen av föreståndaren. Registrering i faktureringsprogrammet görs av föreståndaren. Underlagen för fakturering lämnas till förvaltningen centralt. Fakturajournal stäms av mot avtalen. Fakturering görs av förvaltningen centralt. 4.2.1 Bedömning Rutinerna för den kontanta försäljningen har dokumenterats. Denna dokumentation bör fastställas av nämnden. Den kontroll och registrering av differenser, som görs vid kassaavstämningarna, bedömer vi dock vara tillfyllest. Rutinen behöver dock dokumenteras. Vi bedömer att rutinen för den fakturerade försäljningen är tillräcklig ur en internkontroll synvinkel, men att rutinen bör dokumenteras. 4.3 Rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel Kommunen administrerar intäkterna från badet, vattengympan, simskolan, shopen, bollhallen, solariet och gymmet. Betalningsmedel är främst bankkort, men även kontanter fö- 5
rekommer. Registrering av intäkter görs i ett datoriserat kassaregister. Kunderna får ett inpasseringskort. Kortet används för inpassering vid grindarna. Varje inpassering registreras och kommunen kan redovisa besöksstatistik för varje verksamhet. Skolungdomar, som besöker bollhallen för att ha sin skolidrott, använder sina matkort för inpassering vid grindarna. Även dessa besök registreras. Detta leder till att samtliga besök, utom besöken till cafeterian och rena inköp i shopen, registreras i besöksstatistiken. Dagskassan avslutas två gånger om dagen. Två personer sköter kassan vid varje skift, varav en är utsedd som ansvarig. Dagskassan förvaras i säkerhetsskåp till dess vaktbolag kommer och hämtar kassorna. Det finns dokumenterat hur mycket kassan får innehålla. Om denna gräns uppnås finns en säkerhetsbox där personalen kan sätta in sedlar av större valör. Det finns en väl dokumenterad rutin för hur dagskassorna ska räknas, förvaras och överlämnas till vaktbolag. Vaktbolaget meddelar föreståndaren om de har noterat differenser i dagskassorna. Kassaregistret är datoriserat och därmed svårare att manipulera än en kassaapparat. Kassaregistret har en tryckkänslig skärm med samtliga typer av försäljningar förprogrammerade. Försäljning av träningskort till gymmet registreras både i kassaregistret och enligt särskilda numrerade avtal. Kortens nummer är därmed registrerade på två olika ställen. Intäkter, avtal och besöksstatistik redovisas till huvudmannen för gymmet. Motsvarande uppgifter redovisas även till huvudmannen för solariet. På solarieutrustningen finns även särskilda räkneverk, varigenom avstämning/kontroll av intäkterna möjliggörs. Cafeterian och massageverksamheten omhänderhas inte av kommunens personal. Till central förvaltning skickas uppgifter om besöksstatistik, differenser, intäkter (både kontant betalning och kortbetalning), dagskassor och kontrolluppgifter från bank. Intäkterna går att stämma av både lokalt och centralt. 4.3.1 Bedömning Vi bedömer att rutinen för förvaring av dagskassor, insättning på bank och avstämning av kontanta medel är ändamålsenlig och tillförlitlig. Även intern kontroll avseende redovisning av intäkter är tillräcklig. 4.4 Efterlevnad av avtal med leverantörer Kommunens upphandlingsenhet registrerar centralt tecknade avtal dels på kommunens intranät, Ior, dels i en särskilt tryckt folder. 6
Köptrohet kan vara något svårt att bedöma utan att granska samtliga fakturor. Trots ramavtal kan inköp göras hos konkurrerande leverantörer beroende på om varan finns eller ej hos avtalspart. Vidare överlämnar vissa leverantörer sina fakturor till finansbolag för bevakning av fordringarna eller fakturerar i ett annat namn än butiksnamnet. Slutligen har noterats några brister i kommunens tryckta broschyr över ramavtal för 2007/2008 samt att anställda klagar på sökfunktionen på den version, som finns på intranätet Ior. Men enligt vår översiktliga beräkning ligger de kommunala delarna av Eyrabadets köptrohet på ca 96 %. Enligt kommunens policy bör köptroheten uppgå till minst 80 %. 4.4.1 Bedömning Vi bedömer att Eyrabadet följer de ramavtal, som kommunen har tecknat. I praktiken kan man inte uppnå en köptrohet på 100 % då belopp under förutbestämda prisbasbelopp inte behöver upphandlas. 4.5 Övrigt Eyrabadets resultat för de tre senaste åren ser ut som följer: Verksamhet 2005 2006 2007 Differens 2006-2007 Badet 2 223 756 2 271 623 1 856 775-414 848 Vattengymnastik 175 580 288 765 179 890-108 875 Simskola 620 492 626 783 571 395-55 388 Shopen 106 593 96 424 121 161 24 736 Bollhall 1 053 311 1 081 787 1 121 144 39 358 Solarium 373 762 564 843 484 568-80 275 Nautilus 5 705 713 5 390 971 4 745 313-645 658 Massage 14 790 18 000 18 000 0 Mål 3 0 26 320 3 750-22 570 Total omsättning 10 273 998 10 365 516 9 101 996-1 263 520 Omsättningen har minskat kraftigt mellan åren 2006 och 2007. Framförallt omsättningen vid gymmet har minskat kraftigt. Personalen anger följande orsaker till denna minskning: Anläggningen dras med ett problem med avloppen. Sedan december 2007 sker en slamsugning av avloppen var 14:e dag. Detta är en tillfällig lösning. Under byggnationer i omgivningarna har byggbolagen disponerat en stor del av badhusets parkering. Det har påverkat, i första hand, gymmet. Gymmet har fått ökad konkurrens från framförallt Friskis och Svettis nya anläggning. 7
Nautilus anläggning vid Eyrabadet är deras första i landet. Den är över 15 år gammal. Den har byggts ut för några år sedan, men omklädningsrummen skulle kunna vara större och duscharna skulle kunna vara fler. Personalen anger dock att omsättningen har ökat igen sedan ombyggnationerna i omgivningarna har färdigställts. Uppgifterna kring badets omsättningsminskning bygger på personalens egna bedömningar. 8