E t t b o k n i n g s p r o g r a m s p e c i e l lt a n p a s s at f ö r svenska kyrkans verksamhet Aveny Bokning
Aveny Bokning Med Eniac Aveny Bokning bokas enkelt både kyrkliga aktiviteter såsom dop, vigslar, begravningar, gudstjänster såväl som lokaluthyrning och övriga aktiviteter som ungdomsläger, kvällskurser osv. Det går även att synkronisera kalendern med MS Outlooks kalender. Aktiviteterna bokas automatiskt i kalendrar för personer, lokaler och övriga resurser. Dubbelbokningar kan valfritt tillåtas eller inte tillåtas. Det finns även koppling till KBOK, vilket innebär att man kan få aktuella adresser på berörda personer. En kalenderbokning kan enkelt upprepas över en tidsperiod. På sätt kan man t.ex. mycket snabbt boka en lokal varje vardag under en angiven tidsperiod. Aveny Bokning hanterar också grupper av personer t.ex. deltagare i barnaktivitet, kyrkofullmäktige osv. Via integration med MS Word kan man enkelt skriva adressetiketter, PM och brev till dessa grupper av personer. Programmet har tillgång till adresser till landets alla församlingar och samfälligheter. Dessa adresser används sedan när man skapar clearingfakturor. Via integration med Aveny-Order/Fakturering faktureras clearing, lokaluthyrningar såväl som grupper av personer (kyrkans förskola, konfirmandläger osv). 2
Kalender Alla personer, lokaler och övrigt som skall vara bokningsbart kallas resurser. Varje resurs har en kalender där ett obegränsat antal aktiviteter kan bokas på olika dagar och tider. Exemplet ovan visar bokningar för en dag i taget. Är texten på bokningen med svart färg är den definitivt bokad och är texten blå så är den preliminärt bokad. Röd text på bokningen innebär att det finns något som behöver kompletteras eftersom bokningen försetts med ett bevakningsdatum. Via månadsbilden till höger kan man enkelt positionera sig på rätt dag. I månadsbilden visas dagar, som innehåller en eller flera bokningar, med fet text. Utrymmet för att visa data från aktiviteten som bokats är begränsat, särskilt om bokningen endast omfattar mycket kort tid. Fler uppgifter från aktiviteten visas som en hjälptext när man håller muspekaren över bokningen. Man kan också se mer uppgifter om aktiviteten genom att högerklicka på bokningen och välja Visa information. Genom att dubbelklicka på bokningen öppnar man upp aktivitetens inmatningsformulär, där den kan korrigeras. 3
När bokningar skall göras finns det ofta ett önskemål och behov av att få presenterat för sig den sammantagna bokningssituationen för flera resurser. Är begravningskapellet och en speciell präst och kanske en specifik musiker lediga för bokning vid ett speciellt tillfälle. En stor hjälp vid den typen av bokningar är att kunna erhålla en gemensam kalender för alla inblandade resurser. En ny kalender öppnas när du startar rutinen från meny-raden eller när du trycker på knappen. När en ny kalender öppnas får du välja vilken eller vilka resurser kalendern skall visa. Under fliken Avancerat kan Du välja att se flera resurser i samma kalender. Här kan du också spara och hämta fördefinierade urval av resurser t.ex präster, lokaler osv. > 4
För enklare bokningar kan du göra s k snabbokningar. Markera i kalendern tiden som skall bokas, högerklicka, välj Snabboka och fyll i följande formulär: Genom att trycke på knappen kan man snabbt och enkelt boka en eller flera resurser repeterande under ett valfritt antal tillfällen. 5
Aktiviteter En aktivitet kan vara t.ex ett dop, en begravning, ett konfirmandläger osv. Till en aktivitet kan man knyta bokningar i kalendrar för lokaler, personer eller andra resurser. Om aktiviteten skall faktureras så registreras också kunduppgifter för betalaren. Till vissa aktiviteter såsom t.ex ett konfirmandläger kan man knyta valfritt antal deltagare. Aktiviteterna indelas i följande aktivitetstyper: Begravning. Begravningen kan knytas till gravsättning och eventuell övrig aktivitet såsom t.ex begravningskaffe. Dop. Dopen knyts normalt till en dopgudstjänst. Flera dop kan knytas till en och samma dopgudstjänst. Gravsättning. Knyts normalt till en begravning. Gudstjänst. Samtliga gudstjänster, särskilt markeras gudstjänsttyp. Till Dopgudstjänster knyts normalt ett eller flera dop. Vigsel. Övrigt. Läger, kurser, sammankomster osv. Lokaluthyrning används för att hyra ut lokaler här hanterar vi nycklar och kan enkelt fakturera uthyrningen. > 6
Snabbokning. Kan bokas direkt från en kalender utan användning av aktivitetsrutinen, därför finns normalt endast en bokad resurs per snabbokning. Alla typer av aktiviter har en koppling till KBOK, vilket innebär att vi alltid har aktuella adresser på berörda personer. Vid registrering av en ny aktivitet görs först ett aktivitetsval. Genom att markera Kyrklig helg skrivs tiden ut med helgdagens namn på bokningsbekräftelsen. > 7
Beroende på aktivitetstyp visas aktuella flikar på ovanstående aktivitetsformulär. Nedan visas utseende på formulär för bokning av ett dop. Till vänster i fliken sker bokning av resurser. Med inställningar i programmet kan varje användaren själv bestämma vilka resursertyper som skall bokas vid de olika aktivitetstyperna. När fliken Dop är ifylld fortsätter användaren med att registrera uppgifter om föräldrar och dopets beställare på den efterföljande fliken Föräldrar. Generellt gäller för personuppgifter att personnummer, namn, adress och telefonnummer på anhörig kan registreras eller kopieras från adressboken. Finns inte personen i adressboken så kan den hämtas från Svenska kyrkans centrala medlemsregister via det s k K-navet (fullständigt personnummer måste då anges). > 8
Då en aktivitet är bokad, kan man via knappen få möjlighet att skriva ut rapporter såsom t.ex bokningsbekräftelse och deltagarlista. Det finns också ett rikt utbud av statistikrapporter såsom gudstjänst-, begravnings- och församlingsstatistik m m. 9
Resurser Samlingsnamnet för allt som är bokningsbart kallas resurser. Varje resurs har sin egen kalender. Tre huvudtyper av resurser förekommer: 1. Plats Exempel Kyrkor, samlingslokaler, kyrkogårdar, konferenslokaler osv. 2. Person Exempel: Präster, vaktmästare, musiker osv 3. Övrigt Exempel: Dopklänning, filmprojektor, bårtäcke osv. Beroende av typ av aktivitet så registreras ett antal grunduppgifter unden fliken Resurs. Personer kopplas till användarsignatur, man sätter upp regler för om begränsningar skall gälla för hur bokning av resusen får ske, om boknings bekräftelse kan skickas med e-post etc. Har resurserna fasta tider t ex Begravningstider så går det att registrera även detta. De syns sedan som knappar på arbetspassfliken i kalendern eller som gula markeringar i översiktsbilden. Det går även att synkronisera resursernas kalendrar med MS Outlook. Inställningar för det görs här. 10
Grupp av personer För att underlätta administrationen av olika grupper av personer och dess medlemmar som inte har någon direkt anknytning till en specifik aktiviet, finns en speciell rutin. Man kan t.ex ha behov av att registrera grupper av personer som ingår i fullmäktige, kyrkoråd, förskola, konfirmandgrupp osv. En registrerad grupp av personer kan hämtas och kopieras till deltagare i en aktivitet. Samtliga/några deltagare i en aktivitet kan också kopieras och bilda en grupp av personer. Man kan sedan använda denna rutin för att göra utskick till medlemmar i en eller flera grupper. Utskick kan ske i form av brev, e-post- eller SMS-meddelanden. Skulle en person ingå som medlem i flera grupper så skickas enbart ett utskick till denna person. En annan funktion som finns i rutien är att det går att registrera sammankomster och närvaro och sedan redovisa deltagarstatistik. 11
Fakturaunderlag Till varje aktivitet som skall faktureras måste minst ett fakturaunderlag registreras. På fakturaunderlaget registreras förutom fakturarader också kunduppgifter. Flera fakturaunderlag kan knytas till en och samma aktivitet. Utifrån fakturaunderlaget skapas order/fakturor antingen till beställare av aktiviteten (ex dop, dopkaffe) eller till deltagare i aktiviteten (ex kyrkans förskola). Flera fakturaunderlag för en och samma aktivitet kan användas för att t.ex månadsfakturera kyrkans förskola. Nya fakturaunderlag, inklusive fakturarader, produceras normalt direkt och automatiskt inne i rutinen Aktiviteter. Det går även att registrera nya fakturaunderlag manuellt i denna rutin. > 12
Om fakturan avser clearing, t ex av begravning så känner programmet av det själv. Det markeras då med röd text Cleraring längst upp till höger på aktivitetsformuläret. Genom att komplettera programmet med kyrkans organisationsregister går det snabbt och enkelt att fakturera clearing. Programmet känner av vilken församling/samfällighet som skall faktureras och föreslår denna men ger också alternativ enligt nedanstående exempel. När man valt församling eller samfällighet kontrollerar programmet om denna kund redan finns upplagd. I så fall används denna, annars läggs kunden upp med automatik. 13
Fakturering Fakturan skrivs ut i delprogrammet Order/Fakturering. När användaren startar programmet visas samtliga order som är klara att fakturera inom användarens ordinarie faktureringsgrupp. Faktureringen delas in i olika grupper för att ingen sammanblandning skall ske av de olika typer av fakturor som kan förekomma i en förvaltning. Aktuell faktureringsgrupp visas i rutinens rubrik. Om man inte vill skriva ut alla fakturaunderlag som är klara att fakturera så görs detta via knappen. Bokföringsdatum kan väljas t o m dagens datum (detta datum föreslås att vara fakturadatum också, men går att ändra i nästa bild). Är det en stor mängd fakturor som skall skrivas ut, kuverteras och skickas med posten är utskrift i postnummerordning att föredra. De sker genom att man bockar i rutin i bilden. Utskrift av fakturan sker när man klickar på. Som fakturablankett använder man lämpligen en standardblankett med ett förtryckt inbetalningskort (Plusgiro eller Bankgiro). I samband med fakturering skapas automatiskt en bokföringsjournal innehållande en verifikation för varje faktura. Dessa är konterade enligt regler som användaren själv bestämmer (t ex kund, kundkategori, artikel, artikelgrupp etc.) Med en enkel knapptryckning sker sedan bokföring i huvudboken. 14
Statistikrapportering I denna rutin kan man på ett enkelt sätt föra in antal besökare och antal kommunioner (på gudstjänster). Dessa uppgifter ligger sedan till grund när församlingsstatistiken sammanställs. Bokarna markerar de aktiviteter statistik skall föras på och anger antalen. Vill man begränsa statistikrapportering till en viss statistiktyp, viss lokal etc så gör man lämpligen ett standardurval för detta. Genom att regelmässigt sköta statistikrapporteringen är det sedan enkelt att ta fram ett underlag för kyrkostatistiken. Det går även att få fram statisktik på begravningar fördelat per veckodagar och tider samt uppgifter om lokaluthyrningar och aktiviteter per verksamhet och deltagarnas åldersindelning. 15
Ett gränslöst program www.eniac.se sales@eniac.se Telefon 031 708 29 50 Telefax 031 708 29 55 Krokslättstorg 5 431 37 Mölndal