Kom igång med Avtalsfakturering Avtalsfakturering är ett utmärkt verktyg för att hantera återkommande och löpande fakturering t ex vid serviceavtal, hyror, prenumerationer. När du vill skicka flera fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Du sparar mycket tid och får bättre kontroll på hanteringen. Företagsinställningar Om du ska skicka avier på dina avtalsfakturor ska du börja med att ställa in en egen nummerserie för avier. Gå till Arkiv -Företagsinställningar - Fakturering 1 (Affärssystem: Inställningar Företag - Fakturering 1) och på raden Avi anger du en nummerserie för dina avtalsfakturor. Tänk på att använda ett nummerintervall som ligger utanför de övriga fakturanummerserierna. Om du ska skicka avtalsfakturan som en vanlig faktura istället för avi så används den vanliga fakturanummerserien som är angiven på raden Normal och du behöver då inte ändra några inställningar. Det är på dina avtalstyper du styr om avtalsfakturorna ska aviseras eller faktureras. Läs mer om detta i avsnittet avtalstyper. Avtalstyper Lägg upp de avtalstyper du vill dela in dina avtal i t ex Hyra, prenumeration. Det finns ingen begräsning i hur många avtalstyper du kan registrera, vilket är en stor fördel. Avtalstyperna kan användas som avtalsmallar för att snabbare kunna lägga upp nya avtal. Ju mer uppgifter du anger på avtalstypen desto mindre uppgifter behöver du ange när du registrerar nya avtal då många av de uppgifter du angett på avtalstypen automatiskt ligger med på de nya avtal du lägger upp med denna avtalstyp. I registret avtalstyper anger du om avtalet skall förlängas automatiskt och i så fall med hur många månader. Det är också viktigt att ange om det är fakturor eller avier som ska skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att vid avisering redovisas momsen inte vid själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Därför måste du för avtalstypen avisering också ange vilket konto som skall användas istället för artikelns/uppdragsartens normala intäktskonto. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalningen sker, då ombokningen görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. 1
På avtalstypen kan du också registrera olika standarduppgifter som automatiskt läggs på de avtal som knyts till avtalstypen, t ex ett speciellt fordringskonto för avier. Om avtalet ska vara löpande kan du lägga in ett uppsägningsdatum som sedan bevakas av programmet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha varningen en månad innan uppsägningsdatum. Varningen sker sedan genom att aktuella avtal automatiskt markeras i avtalslistan och påminnelsen visas till dess du justerat uppsägningsdatum eller avslutat avtalet. Avtalet kan också förlängas automatiskt om du lagt in denna markering på avtalstypen. Gå till Bearbeta-Avtal och välj Bearbeta-Avtalstyper. Klicka därefter på Arkiv-Ny avtalstyp och du kommer till följande bild. Här anger du namn på avtalstypen och gör de inställningar som ska gälla för denna avtalstyp under respektive flik i bilden nedan. Klicka därefter på Spara. TIPS! Om du vill kunna följa upp olika avtalstyper i kundreskontran rekommenderar vi i dagsläget något av följande alternativ: Ge varje avtalstyp ett eget kundfordringskonto, då kan du via rapportcentralen ta ut reskontrajournalen på respektive kundfordringskonto och får därigenom en uppföljning. Alternativt kan du välja att arbeta med resultatenheter på balanskonton. Styr varje avtalstyp till en resultatenhet. Då kan du följa kundfordringskontots resultatenhet i reskontrajournalen. 2
Registrera avtal Uppläggning av ett avtal kan liknas vid uppläggning av en fristående faktura. Det finns en koppling mot kundregistret så att förändringar av adressuppgifter och liknande som görs där, också slår igenom på alla befintliga avtal. Om du inte har lagt in några standarduppgifter på en avtalstyp så hämtas uppgifterna istället från kund, artiklar, projekt osv när du lägger upp ett nytt avtal. Tänk på att vissa uppgifter på avtalet inte går att ändra när du börjat fakturera avtalet t ex Startdatum. För att lägga upp ett nytt avtal går du till Bearbeta - Avtal och Arkiv - Nytt Avtal och fyller i alla uppgifter som ska gälla för avtalet under respektive flik i bilden nedan. Klicka därefter Spara. Fakturera Avtal Det skapas en faktureringsplan i programmet baserat på avtalstidens längd, första angivna faktureringsdatum och period fram till nästa faktureringstillfälle. Ett avtal kan t ex faktureras en gång per kvartal med en faktura för hela kvartalet eller med tre fakturor om en månad vardera. I planen framgår faktureringsdatum, avtalsperiod för faktureringstillfället, att fakturering har skett och det fakturanummer som genererades (det sistnämnda skapas när fakturan är utskriven och godkänd). I samband med att betalningen bokas i ekonomisystemet så visas även detta i faktureringsplanen. Gå till Bearbeta-Avtal och Arkiv-Faktureringsplan för att se faktureringsplanen för dina avtal. 3
För att fakturera dina avtal går du till Bearbeta-Avtal och Bearbeta-Fakturera/Avisera. Ange det fakturadatum till och med som du vill fakturera och klicka OK. Nu listas de avtal som är godkända för fakturering. Markera kryssrutan under Fakturera för att markera alla avtalen samtidigt eller markera de separata avtal som ska faktureras. Klicka därefter på Fakturera. 4
När du valt ut de avtal som skall faktureras för perioden så flyttas dessa till fristående faktura, där de skrivs ut på det sätt som angivits på kunden. Rutinen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen som sagt inte skall bokas förrän då betalning sker. Gå till Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta Fakturaunderlag) för att skriva ut och godkänna avtalsfakturorna. 5
Underhåll och Rapporter Ett avtal kan ändras tills dess att första fakturan är skapad. Efter detta är det enbart vissa uppgifter som kan ändras. Du ändrar eller förlänger avtalet genom att ändra uppgifterna för avtalet, du kan dock aldrig skapa en faktura med ett tidigare faktureringsdatum än den senaste du skapat Du kan enkelt avsluta ett avtal genom att öppna upp avtalet och på fliken Diverse ange ett datum då avtalet ska vara avslutat. I Rapporter - Rapportcentral finns ett eget rapportavsnitt för avtalsrapporter. Där finns en faktureringshistorik som visar vad som är fakturerat på avtalen, avtalslistor som visar information om avtalen samt prognoser som visar kommande faktureringar. 6